Przygotowanie przez Beneficjenta Raportu końcowego projektu – zakres, trudności i uwagi

1. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Przygotowanie przez Beneficjenta Raportu końcowego projektu – zakres, trudności i uwagi Raport końcowy dla Projektu „Poprawa jakości wody w Białymstoku” Anna Święchowicz Elżbieta Sienkiewicz Wodociągi Białostockie Spółka z o.o.

2. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Rozporządzenie 1264/99/WE z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiające Fundusz Spójności (zmienione rozporządzeniem 1265/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r.): • Terminy: • przygotowanie przez BK/POZR i przekazanie do NFOŚiGW (IPZII) - 2 miesiące od daty zakończenia projektu, określonej w MF/Decyzji KE • (data, do której można ponosić wydatki kwalifikowane); • przekazanie do KE – 6 miesięcy od daty zakończenia projektu. Uwaga: Termin zakończenia określony w MF powinien uwzględniać czas na rozliczenie projektu

3. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii ZAKRES RAPORTU KOŃCOWEGO: • opis wykonanych prac, • wskaźniki rzeczowe, • wydatki sklasyfikowane według kategorii, • działania podjęte na podstawie warunków specjalnych zawartych w decyzji, • informacja o działaniach informacyjnych i promujących, • potwierdzenie, że wykonane prace są zgodne z decyzją o przyznaniu pomocy, • wstępna ocena czy przewidywane założenia zostały osiągnięte: • - rzeczywista data rozpoczęcia projektu, • - sposób zarządzania projektem po jego zakończeniu, • - potwierdzenie prognoz finansowych w zakresie kosztów • operacyjnych i spodziewanych przychodów, • - potwierdzenie prognoz społeczno – ekonomicznych, w szczególności • spodziewanych kosztów i korzyści, • - wskazanie podjętych działań dotyczących ochrony środowiska oraz • ich kosztów, w tym zgodności z zasadą „zanieczyszczający płaci”.

4. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Raport z realizacji naszego projektu „Poprawa jakości wody w Białymstoku” przygotowany został w oparciu o „Wzór Raportu końcowego i Wniosku o płatność końcową” - zamieszczony w Zał. Nr 2 do Podręcznika procedur wdrażania FS, bazujący na formule okresowych Raportów z postępów w realizacji projektu. Uwaga: Dane w Raporcie końcowym winny być zgodne z informacjami podanymi w raportach okresowych.

5. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „1A” - Dane dotyczące projektu • Nazwa projektu • Numer ref. projektu (CCI) • Numer Memorandum Finansowego • Data wydania Memorandum Finansowego • Zmiana Decyzji KE/Memorandum Finansowego – numery i daty wszystkich modyfikacji • Udział Funduszu Spójności zgodnie z Decyzją KE – kwota / % • Data rozpoczęcia Projektu – data podpisania pierwszego kontraktu na roboty • Data zakończenia Projektu

6. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „1B” - PODMIOT ODPOWIEDZIALNY ZA REALIZACJĘ I/LUB BENEFICJENT KOŃCOWY (JEŚLI RÓŻNE) LUB PODMIOT ODPWIEDZIALNY ZA KOORDYNACJĘ (POK) DLA PROJEKTÓW GRUPOWYCH • Dane Beneficjenta Końcowego

7. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „1C” - PODMIOT, NA KTÓRY ZOSTAŁA DELEGOWANA REALIZACJA PROJEKTU (JESLI DOTYCZY) LUB PODMIOTY ODPOWIEDZIALNE ZA REALIZACJĘ PROJEKTU DLA PROJEKTÓW GRUPOWYCH • Dane Podmiotu (nazwa, adres, nazwisko osoby do kontaktu, telefon, e-mail) • Dodatkowe informacje dotyczą: • dokumentu powołującego MAO, • dokumentu powołującego PIU, • Umowy o delegowaniu obowiązków uprawnień i odpowiedzialności • za realizację projektu.

8. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „1” - ZAPISY DECYZJI DOTYCZĄCE OPISU PROJEKTU I ZAKŁADANYCH CELÓW • Opis projektu i zakładane cele (ze Studium Wykonalności) • Opis zadań inwestycyjnych objętych Projektem

9. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „2” - OPIS WYKONANYCH PRAC (1/3) Opis dot. wszystkich kontraktów zrealizowanych w ramach Projektu (roboty i usługi) • Kontrakt nr, nazwa • odstępstwa w stosunku do Memorandum Finansowego/Decyzji KE/ mody- • fikacji (np. powody zerwania kontraktu, przyczyny ograniczenia zakresu • rzeczowego, itp.) • Tryb udzielenia zamówienia • rodzaj przetargu, procedura przetargowa (PRAG, ustawa p.z.p.) • Wartość szacunkowa zamówienia • Data publikacji ogłoszenia • Opóźnienia w procedurach przetargowych • - okres opóźnień podpisania kontraktu w stosunku do planowanej daty w MF • - powody opóźnień: ○ procedury zatwierdzania i weryfikacji materiałów przetargowych ○ zmieniające się wymagania w stosunku do materiałów przetargowych ○ protesty, odwołania, unieważnienie procedury przetargowej

10. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „2” - OPIS WYKONANYCH PRAC (2/3) • - Nazwa wykonawcy • - Data podpisania kontraktu • ▪ data podpisania kontraktu • ▪ daty wszystkich aneksów i umów na roboty dodatkowe • - Warunki kontraktu • - Krótki opis kontraktu • - Wartość kontraktu w dniu podpisania • - Wartość kontraktu po zakończeniu robót i rozliczeniu • - Data zakończenia • Okres obowiązywania gwarancji jakości i/lub rękojmi za wady Uwaga: Informacje w tab. 2 powinny być zgodne z informacjami w Raportach z postępów w realizacji.

11. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „2” - OPIS WYKONANYCH PRAC (3/3) Dodatkowo informacja o gwarancjach • Kontrakty w ramach Projektu „Poprawa jakości wody w Białymstoku” • wymagały złożenia przez wykonawców gwarancji: • należytego wykonania • zwrotu zaliczki • kwot zatrzymanych. W informacji podano wysokości, formy oraz terminy obowiązywania i zwolnienia poszczególnych rodzajów gwarancji.

12. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „3” - RZECZOWA REALIZACJA ZADAŃ W tabeli należy przedstawić wskaźniki rzeczowe dla projektu w podziale na kategorie i podać ich wartości zgodne z memorandum Finansowym/ Decyzją KE/modyfikacją Decyzji KE oraz wartości ostateczne tych wskaźników po zakończeniu realizacji projektu. Wskaźniki rzeczowe • Uwaga: • wskaźniki rzeczowe powinny odpowiadać rodzajom wskaźników z tab. H Raportu z postępów w realizacji • Problem! Nazewnictwo wskaźników zaproponowane we Wniosku nie zostało wiernie przeniesione do MF

13. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Wydatki na Projekcie „Poprawa jakości wody w Białymstoku” wg kategorii kosztów kwalifikowanych Całkowite koszty kwalifikowane zgodnie z MF: …………….. EUR Poniesione koszty kwalifikowane netto: …………….. EUR z tego: Fundusz Spójności: …………….. EUR Środki własne: …………….. EUR • Uwaga: • Wydatki w rozbiciu na kategorie wydatków kwalifikowanych zgodne z Tab. G • Raportu z postępów w realizacji • Tabela podsumowująca wszystkie wydatki kwalifikowane przeniesiona do • Wniosku o płatność końcową

14. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „4” - POTWIERDZENIE ZGODNOŚCI WYKONANYCH PRAC Z ZAPISAMI MEMORANDUM FINANSOWEGO/DECYZJI KE / MODYFIKACJI DECYZJI KE Raport powinien zawierać potwierdzenie zgodności przeprowadzonych prac, osiągniętych celów z zakresem prac i celami zawartymi pkt. 7-8 załącznika I do decyzji (lub pkt.6-7 załącznika I MF). W punkcie tym należy porównać zapisy decyzji dotyczące opisu projektu i zakładanych celów z faktycznie wykonanymi pracami i osiągniętymi celami. POTWIERDZENIE ZGODNOŚCI WYKONANYCH PRAC I OSIĄGNIĘTYCH CELÓW Z ZAPISAMI MF/DECYZJI KE: Realizacja zakresu rzeczowego Projektu Zakres prac zgodnie z zapisami Realizacja rzeczowa Projektu w ramach w Memorandum Finansowym i Decyzji KE poszczególnych kontraktów na roboty Osiągnięcie zakładanych celów Cele zawarte w Memorandum Finansowym Działania w zakresie osiągnięcia zakładanych celów (realizacja kontraktów) Wykorzystanie odsetekzgromadzonych na rachunku bankowym „środków funduszu ISPA/Spójność” – należy podać kwoty i działania, na które wykorzystane zostały odsetki.

15. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Kontrakt 02:Budynek ozonowania wstępnego w stacji Jurowce • TABELA „5” - WERYFIKACJA ANALIZY FINANSOWEJ ZG. Z ZAŁOŻENIAMI • PRZYJĘTYMI WE WNIOSKU APLIKACYJNYM/ STUDIUM • WYKONALNOŚCI • 1. Weryfikacja prognoz finansowych • Przedstawić wartość przyjętą na etapie przygotowania projektu i szacowaną • lub wyznaczoną po jego zakończeniu. • Należy określić trafność wstępnych oszacowań kosztów. • Należy dokonać oceny pierwotnej analizy finansowej. • Weryfikacja dotyczy analizy i opisu różnic w stosunku do danych zawartych we • wniosku o dofinansowanie. • 2. Weryfikacja analizy ekonomicznej • Należy dokonać oceny analizy kosztów i korzyści (CBA) dla potwierdzenia lub • korekty pierwotnych danych. • W naszym Projekcie obliczony poziom luki finansowej i wskaźników ekonomicznych na potrzeby Raportu potwierdziły prawidłowość i zasadność przyjętej dla Projektu struktury finansowania.

16. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „6” - PROBLEMY I ODSTĘPSTWA OD ZAMIERZEŃ W REALIZACJI INWESTYCJI Należy opisać wszelkie problemy, które miały wpływ na prawidłową i terminową realizację projektu. W trakcie realizacji Projektu wystąpiły problemy: 1. Spór z Wykonawcą odnośnie terminu zakończenia 2. Modyfikacja Memorandum Finansowego 3. Opóźnienie w realizacji jednego z kontraktów 4. Dodatkowy dochód z tytułu sprzedaży złomu pochodzącego z robót demontażowych.

17. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii • TABELA „7” - SZCZEGÓLNE WARUNKI ZWIĄZANE Z PROJEKTEM • Warunek środowiskowy • Warunek środowiskowy w MF nie został nałożony. • Warunek związany z Projektem odnoszący się do przyjętych założeń • i statusu własnościowego • Wszystkie obiekty wybudowane i zmodernizowane w ramach Projektu • będą utrzymywane i eksploatowane przez Wodociągi Białostockie. • Realizacja projektu dofinansowanego środkami ISPA/FS nie spowodowała • zmian w warunkach funkcjonowania firmy.

18. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Budowa suszarni osadów ściekowych • TABELA „8” - WPŁYW PROJEKTU NA ŚRODOWISKO • Uwzględnienie zasady „zanieczyszczający płaci”. • W naszym Projekcie spełnienie zasady „zanieczyszczający płaci” uzyskano • poprzez przeniesienie kosztów związanych z wdrożeniem inwestycji oraz • kosztów eksploatacyjnych na końcowych użytkowników (zwiększenie opłat • za wodę i ścieki). • W tabeli 8 przedstawiono potwierdzenie uzyskania efektu ekologicznego • zgodnie z zapisami Porozumienia o realizacji Projektu (zał. Nr 4).

19. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „9” - INFORMACJA O PRZEPROWADZONEJ KONTROLI/AUDYCIE

20. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii • TABELA „10” - WPŁYW PROJEKTU NA WYPEŁNIANIE DYREKTYW • Nadrzędnym celem Projektu było dostosowanie gospodarki wodnej i ściekowo • – osadowej do wymagań dyrektyw Unii Europejskiej i przepisów polskich. • Projekt przyczynił się do osiągnięcia pełnej zgodności z dyrektywami i • normami jakości: • w zakresie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi – • Dyrektywa 80/778/EWG zmieniona przez Dyrektywę 98/83 WE • w zakresie oczyszczania ścieków komunalnych Dyrektywa 91/271 EWG • w zakresie gospodarki osadami ściekowymi – Dyrektywa 86/278 EWG.

21. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii TABELA „11” – SPOSÓB ZARZĄDZANIA PROJEKTEM PO JEGO ZAKOŃCZENIU Należy opisać sposób eksploatacji projektu, skąd pochodzić będą środki finansowe na jego eksploatację oraz warunki funkcjonowania przedsięwzięcia po jego zakończeniu. Wodociągi Białostockie, jako podmiot realizujący projekt, zgodnie z formą zarządzania są właścicielem i operatorem wytworzonych aktywów.

22. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii Kontrakt 06: Modernizacja węzła biologicznego oczyszczalni ścieków w Białymstoku Etap II TABELA „12” - PRZEPROWADZONE DZIAŁANIA W ZAKRESIE INFORMACJI I JEJ UPOWSZECHNIANIA Raport końcowy powinien zawierać krótkie sprawozdanie z przeprowadzonych obowiązkowych i innych działań informacyjnych i promujących (rozporządzenie KE 621/2004/WE z dnia 1 kwietnia 2004 r. oraz „Wytyczne do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności”). W raporcie należy odnieść się przede wszystkim do następujących kwestii: 1. Media 2. Tablice informacyjne 3. Tablice pamiątkowe

23. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii • WNIOSEK O PŁATNOŚĆ KOŃCOWĄ • Opracowany na formularzu Wniosku o płatność pośrednią • Zawiera informację o łącznej wartości wydatków kwalifikowanych • zgodnie z tab. G ostatniego Raportu z postępów • Zawiera wyliczenie wartości płatności końcowej • Uwaga: • W przypadku dochodów incydentalnych Wniosek o płatność końcową • winien być pomniejszony o uzyskany dochód

24. Projekt ten, współfinansowany przez Unię Europejską, przyczynia się do zmniejszenia różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Unii • W PODSUMOWANIU: • Dbałość o rzetelne zapisy w okresowych Raportach z postępów w realizacji (daty, wydarzenia, problemy, kontrole, wskaźniki, informacje o upowszechnianiu). • Termin zakończenia określony w MF powinien uwzględniać czas na rozliczenie projektu. • Ciągła świadomość o konsekwencjach zapisów w dokumentach następujących po sobie: Wniosek → MF → Decyzje modyfikujące → Porozumienie z załącznikami → Raporty.

25. Dziękuję za uwagę