Administração de Projetos

Administração de Projetos Prof. Luis Pérez Zotes, D.Sc.

Administração de ProjetosConteúdo programático • Análise Financeira de Projetos • Alavancagem Operacional, Financeira e Combinada • Administração e Estrutura Organizacional • O Planejamento e o Projeto. • Características de Projetos • Análise da Localização de Projetos • O Lado Humano dos Projetos • Controle de Projetos • Risco e Incerteza • Estudo de Mercado • Plano de Negócios

Administração de Projetos Um bom projeto não se sustenta na eloqüência do grande, mas sim no acerto do pequeno.

Administração de ProjetosDefinição • É um ramo da ciência da administração que trata do planejamento e controle de projetos. • Administrar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução antes de iniciar e acompanhar a sua execução.

Administração de ProjetosObjetivos • Distinguir os conceitos básicos e as variáveis intervenientes na Administração de Projetos. • Explicar os procedimentos recomendados para um gerenciamento eficaz de projetos.

Administração de ProjetosObjetivos • Utilizar as principais técnicas e ferramentas gerenciais no planejamento, programação, execução e controle de projetos. • Avaliar a importância do desenvolvimento de habilidades de comunicação interpessoal, de negociação, de administração de conflitos e de trabalho em equipe para o gerenciamento de projetos.

Administração de ProjetosOrganização por Projeto • É uma forma de organização temporária instituída para alcançar um determinado objetivo e administrada por um grupo diversificado de profissionais técnicos e pessoal originários da própria organização base. • Este tipo de organização enfatiza e adota um sistema de autoridade horizontal, exercida lateralmente e através das funções.

Implantando a Gerência de Projetos nas Organizações • Existe um comprometimento da alta administração. • A organização por projetos foi implantada para se envolver com o cenário de constante mutação que se exige das empresas nos dias atuais. • A figura do gerente do projeto é formalmente reconhecida. • Para cada projeto existe um único responsável pelo seu planejamento e execução: o gerente do projeto.

Implantando a Gerência de Projetos nas Organizações • Para cada projeto são estabelecidas metas que devem ser cumpridas. • As práticas de planejamento e controle de projetos são padronizadas e obedecidas. • Em empresas que executam projetos em número elevado, pode existir um órgão responsável pela fiscalização e auditoria no planejamento e execução de projetos.

Estrutura Matricial • Características operacionais • Formulada a partir de objetivos previamente identificados. • Alocada dentro da organização administrativa existente e voltada para atender metas e/ou objetivos específicos. • Os recursos são alocados em programas com orçamento específico para atender as suas necessidades. • Determina os orçamentos para os componentes do projeto.

GERENTE Garantia da Qualidade Planejamento Programação e Controle ENGENHARIZAÇÃO SUPRIMENTOS CONSTRUÇÃO PROJETO “A” PROJETO “B” Estrutura Matricial

Estrutura Matricial • Pessoal especializado agrupado, porém conservando sua dependência aos departamentos funcionais, embora recebam instruções e designações de trabalho do Gerente de Projeto quanto ao desenvolvimento do projeto.

Estrutura Matricial • Poder de comando sobre o projeto às vezes dificultado pela vinculação institucional, uma vez que as pessoas envolvidas no projeto se subordinam hierarquicamente aos departamentos funcionais a que pertencem. Assim sendo, o Gerente do Projeto pode selecioná-los ou liberá-los, mas não os contrata nem os despede.

O Planejamento e o Projeto • Relacionar os projetos e o planejamento, de modo que estes possam maximizar sua participação nos objetivos do plano, requer o conhecimento de relações entre eles, tanto no que se refere às relações institucionais como na redefinição dos valores e dos preços, dos bens e dos recursos, enfocados de um ponto de vista social.

O Planejamento e o Projeto • Ao planejamento cabe definir os critérios de avaliação e parâmetros que conduzam aos objetivos do plano  retroalimentação de informações entre planejadores e executores.

INTERNO Diagnóstico Predominância de Pontos Fracos Predominância de Pontos Fortes EXTERNO Predominância de Ameaças Predominância de Oportunidades O Planejamento e o Projeto Manutenção Estabilidade Nicho Especialização Sobrevivência Redução de Custos Desinvestimento Liquidação do Negócio Desenvolvimento Mercado Produto Financeiro Capacidade Novos Empreendimentos Diversificação Crescimento Inovação Internacionalização Expansão Fusão

O Planejamento e o Projeto • A decisão de investir • Sinergia • Expansão X Diversificação • Diversificação • Saturação de mercados. • Falta de oportunidades para investir. • Quedas nas taxas de retorno da expansão. • Rentabilidade superior na diversificação. • Disponibilidade de recursos após garantida a sua posição no mercado.

PRODUTO PRODUTOR PRIVADO PÚBLICO PRIVADO PÚBLICO O Planejamento e o Projeto Produção privada para o mercado Produção privada de produtos sujeitos a tarifas e/ou regulação Produção estatal para o mercado Produção estatal gratuita ou não para o consumidor

Fase I Inicialização do projeto Fase II Definição do projeto Fase III Controle do projeto O Planejamento e o Projeto Estabelecer a Propriedade do Projeto Delinear as Fronteiras & Interfaces do Projeto Definir o Projeto Estabelecer Pontos de Controle Implementar Avaliação de Desempenho Realimentação & Controle

PLANEJAMENTO Escolha de Metas CONTROLE Monitorar e Medir ORGANIZAR Trabalho conjunto LIDERANÇA Coordenação O Planejamento e o Projeto

Líder atuante Incentiva para alcançar alto desempenho Cria ambiente de trabalho positivo Gera oportunidades para alcançar alto desempenho Componentes chaves para um gerenciamento efetivo GERENTE EFETIVO

Ciência do Gerenciamento Foco principal na tomada de decisão Dependência em critérios econômicos efetivos Abordagem da ciência do gerenciamento Dependência de computadores e softwares Dependência sobre modelos matemáticos formais

O Planejamento e o Projeto • Os projetos de indústrias, estradas, ferrovias, eventos entre outros, correspondem a manifestações microeconômicas do que o plano propõe a nível macroeconômico. • O projeto como instrumento de análise e observação das conseqüências do uso de determinados recursos em relação aos objetivos macroeconômicos do plano de desenvolvimento.

Ambiente Geral Fatores Sociais Ambiente Operacional Fatores Políticos Ambiente Interno Mercado Comer-ciali-zação Admin.& Finanças Forne-cedores Fatores Tecnoló-gicos Produção Agentes Financia-dores Demais Empresas Ambiente Geral do Projeto

Funções de Gerenciamento Moderno e o Conhecimento Necessário Planejamento Escolha de metas Gerenciar serviços e organizações Conhecimento clássico Conhecimento comportamental Controle Monitorar e medir Organizar Trabalho conjunto Gerenciar produção e operação Gerenciar pessoal Liderança Coordenação Conhecimento de ciência do gerenciamento

Estratégia Corporativa Estratégia Financeira Estratégia de Operação Marketing Estratégico Gerenciamento do Empreendimento Pessoas Projeto Partes Processos Materiais e Fornecedores Produtos e Serviços Planejamento e Controle Entrada Saída Sistema de Produção Tomando Decisões no Empreendimento Mercado

Áreas da Gerência por Projetos segundo o PMI INTEGRAÇÃO RISCO TEMPO ESCOPO RECURSOS HUMANOS SUPRIMENTO QUALIDADE CUSTO COMUNICAÇÃO

EQUACIONAMENTO SELEÇÃO REALIZAÇÃO AFERIÇÃO O Planejamento e o Projeto • Oportunidades • Desenvolvimento de Alternativas • Análise das Alternativas • Avaliação das Alternativas • Escolha entre as Alternativas Viáveis • Projeto de Execução • Implementação • Acompanhamento • Aferição

Hierarquia Voz de comando USAR TAREFA RESUMO DIRETRIZ B e n c h m a r k i n g Requerimentos PROGRAMA Metas PROJETO Voz do Processo ATIVIDADES

Características dos Projetos • Para um Projeto ser bem gerido faz-se necessário estabelecer alguns passos fundamentais a fim de garantir o sucesso do processo. Este passos são: • Definir claramente os proprietários do projeto • Definir as fronteiras do projeto • Estabelecer e documentar o fluxo do projeto • Estabelecer os pontos de controle do projeto • Estabelecer indicadores e avaliação de desempenho • Controlar os desvios do processo

Critérios para um Projeto • Orientado para metas • Somente podemos planejar se conhecemos a meta. • Sistemático • As atividades que compõem um projeto são todas interligadas através de um conceito coerente.

Critérios para um Projeto • Capaz • O projeto deve atingir as metas de qualidade do produto em condições operacionais. • Legítimo • O projeto evolui através de canais autorizados.

Principais Características dos Projetos • Objetivo Singular • Atividade Finita • Cliente ou Usuário • Recursos Limitados • Incerteza • Administração Específica

Identificando Projetos • Natureza intrínseca de projeto: a atividade tem começo e fim previsíveis ou programados. • Complexidade e especificidade do problema, ou sua diferença em relação às atividades de rotina. • Grau elevado de desconhecimento sobre a solução ou a maneira de atingi-la.

Identificando Projetos • Multidisciplinaridade do problema ou solução e diversidade de recursos e competências envolvidas. • Importância do cliente ou usuário do resultado. • Importância do problema para o cliente ou usuário do resultado.

Tipos de Projetos • Pesquisa e desenvolvimento. • Desenvolvimento e lançamento de um novo produto. • Campanhas de publicidade. • Relocação de escritórios e fábricas. • Aquisições e fusões.

Tipos de Projetos • Primeiras séries de linhas de produção. • Projeto e construção de nova fábrica. • Modernização e expansão de instalações. • Construção de escolas, hospitais e obras públicas. • Construção de estradas, aeroportos e vias urbanas.

COMPLEXIDADE MENOR MAIOR MAIOR INCERTEZA MENOR Categorias de Projetos • Pequeno número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. • Projetos monodisciplinares de pesquisa. • Grande número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. • Grandes projetos multidisciplinares de P&D. • Pequeno número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. • Pequenos projetos de Engenharia, organização de um congresso. • Grande número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. • Visita do Papa, Jogos Olímpicos.

IMPLEMENTAÇÃO C PO U S D E VTE Etapas de um Projeto t VTE = Viabilidade Técnico-Econômica E = Engenharização PO = Pré-operação (e Testes) S = Suprimento U = Utilização C = Construção D = Desmantelamento

Uso de Recursos no Ciclo de Vida de um Projeto Criação + Estudo Viabilidade Recursos Definição de Requisitos Testes EXECUÇÃO Design IMPLANTAÇÃO Tempo

Versão Inicial Versão Intermediária Versão Definitiva Criação Estudo de Viabilidade Definição de Requisitos Design Execução Instalação e Testes Encerramento Plano de Ação durante o Ciclo de Vida

Localização de Projetos • O estudo da localização de um projeto interessa tanto às empresas preocupadas em otimizar o seu desempenho quanto ao Estado, cujos objetivos de desenvolvimento regional ou urbano bem como a redução das desigualdades e desequilíbrios regionais estão sempre em pauta.

Localização de Projetos • A localização pode ser estudada em escala regional quanto em escala urbana: • Regional • Custos de transporte e suprimentos e acesso a mercados. • Urbana • planos diretores das cidades (uso do solo), aluguel da terra, vias de acesso e tempos de deslocamento.

Localização de Projetos • Fatores Básicos • Localização de insumos • Disponibilidade de mão-de-obra • Terrenos disponíveis, clima e fatores topográficos • Distância da fonte do combustível industrial • Facilidades de transporte

Localização de Projetos • Fatores Básicos • Distância e facilidade de distribuição • Dimensão do mercado • Disponibilidade de energia, água, telefonia e rede de esgoto • Condições de vida, leis, regulamentos e incentivos • Estrutura tributária

Localização de Projetos MERCADO CUSTOS TAMANHO LOCALIZAÇÃO ENGENHARIA

Reuniões Periódicas • Avaliar o realizado no período anterior; • Analisar com cada responsável pela execução as causas de atrasos, excessos de custo e baixa qualidade; • Tomada de medidas para evitar que tais fatos se repitam; • Replanejamento do restante do projeto de forma a absorver os efeitos negativos ou minimizar seus efeitos no projeto como um todo; • Planejamento detalhado do que será realizado no próximo período.

Complexidade na Gestão • Multidisciplinaridade ou diversidade de profissões necessárias para a realização do projeto. • Número de instalações usadas e, eventualmente, dispersão geográfica ou distância entre elas. • Diversidade e volume de informações a serem processadas.

Complexidade na Gestão • Duração. • Número de pessoas, organizações ou serviços que precisam ser mobilizados para realizar o projeto. • Quantidade de condições a serem observadas (risco e segurança, por exemplo).

Fatores a serem Gerenciados • Gerenciamento do escopo. • Gerenciamento do tempo. • Gerenciamento do custo. • Gerenciamento da qualidade. • Gerenciamento das comunicações. • Gerenciamento dos recursos humanos. • Gerenciamento dos contratos e fornecimentos.

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