Le droit d’accès aux documents des organismes publics

1. Le droit d’accès aux documents des organismes publics Pierre Trudel

2. « Document » • 3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. • Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. • Un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents. • Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l'information visées au paragraphe 2° de l'article 1 sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques. • Art. 3 Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information

3. « document »

4. En vertu de la loi fédérale • «document »: Éléments d’information, quel qu’en soit le support. • Art 3

5. Organismes assujettis Québec Fédéral Ministères Sociétés de la Couronne mentionnées à la Loi • Gouvernement • Ministères • Organismes gouvernementaux • Municipalités • Organismes scolaires • Établissements de santé et services sociaux

6. Le principe du caractère accessible des documents des organismes publics Loi d’accès (Québec) art 9 Loi fédérale, art 4 Sous réserve des autres dispositions de la présente loi mais nonobstant toute autre loi fédérale, ont droit à l’accès aux documents relevant d’une institution fédérale et peuvent se les faire communiquer sur demande : a) les citoyens canadiens; b) les résidents permanents au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. • 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. • Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.

7. Choix du support Art 29, Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information 29. Nul ne peut exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document, à moins que cela ne soit expressément prévu par la loi ou par une convention. De même, nul n'est tenu d'accepter de recevoir un document sur un autre support que le papier ou au moyen d'une technologie dont il ne dispose pas. Lorsque quelqu'un demande d'obtenir un produit, un service ou de l'information au sujet de l'un d'eux et que celui-ci est disponible sur plusieurs supports, le choix du support lui appartient.

8. Les exceptions au droit d’accès • - Documents dont la communication est interdite; • - Documents dont la communication est à la discrétion du détenteur; • - Documents dont la communication comporte un « risque vraisemblable »; • - Documents dont la communication est assujettie au consentement d'un tiers.

9. Documents dont la communication est interdite • documents contenant des renseignements obtenus à titre confidentiel de la part : • - des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes; • - des organisations internationales d'États ou de leurs organismes; • - des gouvernements des provinces ou de leurs organismes; • - des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes

10. Documents dont la communication est interdite, art 33 • Analyses du Conseil exécutif ou du Conseil du Trésor • mémoires ou comptes-rendus des délibérations du Conseil exécutif ou d'un comité ministériel  • liste de titres de documents comportant des recommandations au Conseil exécutif ou au Conseil du Trésor  l'ordre du jour d'une réunion du Conseil exécutif du Conseil du Trésor ou d'un comité ministériel 

11. renseignements visés par l’article 28 • renseignements « contenus dans un document [que l’organisme] détient dans l'exercice d'une fonction, prévue par la loi, de prévention, de détection ou de répression du crime ou des infractions aux lois ou dans l'exercice d'une collaboration, à cette fin, avec une personne ou un organisme chargé d'une telle fonction  • dont la divulgation serait susceptible de causer les effets énumérés aux 9 paragraphes de cet article

12. Art 28 • Par. 1, « d'entraver le déroulement d'une procédure devant une personne ou un organisme exerçant des fonctions juridictionnelles ».  • par 2, « d'entraver une enquête à venir, en cours ou sujette à réouverture; • par 3, « de révéler une méthode d'enquête, une source confidentielle d'information, un programme ou un plan d'action destiné à prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois ». • par 4, «  de mettre en péril la sécurité d'une personne ». • par 5, « de causer un préjudice à une personne qui est l'auteur du renseignement ou qui en est l'objet ». • Puisque le mot « préjudice » n’est pas défini dans la Loi, la Commission a jugé opportun de l’examiner selon son sens usuel. Le Petit Larousse illustré le définit comme : atteinte aux droits, aux intérêts de quelqu’un, tort, dommage. • par 6, « de révéler les composantes d'un système de communication destiné à l'usage d'une personne chargée d'assurer l'observation de la loi » • par 7, « de révéler un renseignement transmis à titre confidentiel par un corps de police ayant compétence hors du Québec ». • par 8, « de favoriser l'évasion d'un détenu ». • par 9 « de porter atteinte au droit d'une personne à une audition impartiale de sa cause ».

13. Documents dont la communication est à la discrétion du responsable de l'organisme détenteur • - secrets industriels ou renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant au gouvernement du Canada ou à une institution fédérale et ayant une valeur importante ou pouvant vraisemblablement en avoir une; • - renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la compétitivité d'une institution fédérale; • - documents datés de moins de vingt ans et contenant des avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre; • - comptes rendus de consultations ou délibérations où sont concernés des cadres ou employés d'une institution fédérale, un ministre ou son personnel; • - projets préparés ou renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom ainsi que les renseignements portant sur les considérations qui y sont liées; • - projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration d'une institution fédérale et qui n'ont pas encore été mis en oeuvre. • Loi sur l'accès à l'information, art 21(1) a.

14. Documents dont la communication est à la discrétion du responsable de l'organisme détenteur • Notes personnelles • Secret industriel • Décret dont la publication est différée • Documents du bureau d’un membre de l’Assemblée nationale • Renseignement obtenu d’un autre gouvernement

15. Documents dont la communication comporte un risque vraisemblable • Une discrétion est reconnue au responsable d'un organisme pour donner accès à des documents dont la divulgation risquerait vraisemblablement • …de causer des préjudices

16. Documents dont la communication comporte un risque vraisemblable • l'existence d'un "risque vraisemblable" est le fait générateur de la discrétion de l'organisme articles 19, 20, 21, 22 al. 2 et 3, 27, 32 et 41 prévoient en effet des situations dans lesquelles les détenteurs de documents ou d'informations peuvent refuser l'accès à un document demandé en invoquant un "risque vraisemblable" prévu dans l'une ou l'autre de ces dispositions

17. Documents dont la communication est assujettie au consentement d'un tiers • secrets industriels de tiers; • renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et traités comme tels de façon constante par ce tiers; • renseignements fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en oeuvre par celle-ci de plans de gestion des urgences (…) • renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité; • renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d'autres fins Le paragraphe 20(1) de la Loi prévoit le régime des documents contenant des informations dans lesquelles les tiers ont un intérêt

18. Documents dont la communication est assujettie au consentement d'un tiers • « Un organisme public doit, avant de communiquer un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers, lui en donner avis, conformément à l'article 49, afin de lui permettre de présenter ses observations, sauf dans les cas où le renseignement a été fourni en application d'une loi qui prévoit que le renseignement peut être communiqué et dans les cas où le tiers a renoncé à l'avis en consentant à la communication du renseignement ou autrement. » [art. 25] Lorsque l’organisme public reçoit une demande d’accès à un renseignement fourni par un tiers, et qu’il veut accorder l’accès, il doit en donner avis au tiers (selon les formalités de l’article 49). Ainsi, le tiers pourra présenter ses observations

19. Renseignements personnels Loi fédérale Loi du Québec "dans un document sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier". ils sont confidentiels sauf si : 1° la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité parentale ; 2° ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l'exercice d'une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. • le responsable de l'accès d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents concernant des renseignements personnels visés à la Loi sur la protection des renseignements personnels

20. Les recours fédéral Québec une commission autonome dotée de larges pouvoirs de réglementation, • mécanisme analogue à celui de l'ombudsman, le Commissaire à l'information.