Planificación Estratégica en organizaciones públicas

1. Curso Internacional: Políticas Presupuestarias y Gestión Pública por Resultados 24 de Noviembre al 4 de Diciembre de 2008 Planificación Estratégica en organizaciones públicas Marianela Armijo Consultora Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

2. Quién planifica y para qué (hipotéticamente)? • Los gobiernos …(para apoyar el establecimiento de prioridades de política pública) • Los Ministerios o Secretarías….(para alinearse a los Planes Nacionales de Desarrollo o Lineamientos Estratégicos de Gobierno, y como base para la programación presupuestaria… • Las Entidades y/o programas..(planifican pero aisladamente…en la mayor parte de los casos planificación..)

3. Cuáles son algunos de los desafíos de la Planificación hoy día….en el contexto de América Latina… • Apoyar el proceso de diseño e implementación de políticas públicas (innovadoras, creíbles…y efectivas) • Apoyar la priorización del gasto público y su calidad…(objetivos estratégicos…sectoriales vinculados a los OEN) • Servir como herramienta de apoyo para rendir cuentas….(Sistemas de Indicadores de resultados de uso estratégico..Presidencia..)

4. En qué ámbitos de decisión gubernamental está aplicándose la Planificación …..?Estratégica? Marcos Institucionales Existencia o no de Leyes que regulan los Sistemas Nacionales de Planificación Vínculos con los Procesos Presupuestarios Niveles de articulación entre los niveles de toma de decisión gubernamental • Nacional • Regional • Local • Ministerial-Institucional • Programas y Entidades

5. En qué ámbitos de decisión gubernamental está aplicándose la Planificación …..?Estratégica? • Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos Estratégicos • Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales) • Prioridades Estatales • Planificación Estratégica Institucional- Ministerial • Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc) • Programación Anual Operativa

6. El foco de la PE en este curso….

7. La PE como herramienta que apoya el tránsito hacia una Gestión Orientada a Resultados a nivel de las Organizaciones: Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto La fase de PE facilita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados. La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar La PE “permitiría” proveer información sobre lo que las entidades “quieren” hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales) La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar La PE “permitiría” facilitar la identificación de objetivos y metas asignando responsables por la gestión Los indicadores que se crean a partir de la PE “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas La PE posibilita generación indicadores estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

8. ¿Qué es la Planificación Estratégica? “Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas” La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de gestión (*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

9. La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento Misión Indicadores de Desempeño Objetivos Quienes somos,que hacemos y para quienes Como sabemos que llegamos Que esperamos lograr, donde queremos ir Cómo podemos llegar Estrategias

10. ¿Por qué hacer PE en el ámbito público?

11. Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación, evaluación • Apoya el proceso de definición de prioridadesypolíticas de gobierno • Como insumo para la programación y formulación presupuestaria • Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMAS COMO MEDIR Y EVALUAR COMO ASIGNAR RECURSOS

12. Al interior de las entidades Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato…. Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……

13. ¿Cuál es la especificidad de la PE en el ámbito público?

14. Especificidades PE ámbito público • Análisis del entorno y del ambiente interno • Usuarios-ciudadanos v/s clientes • Dificultad para establecer los fines, propósitos y resultados esperados • Muchas veces es solo una herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria

16. Planificación Estratégica para las instituciones públicas • Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos: • Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestación) • Orientada a servir de apoyo como información complementaria al presupuesto orientado a resultados • Apoyar la rendición de cuentas

17. (*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

18. Plan Nacional de Desarrollo Plan Financiero Multianual Plan Nacional de Inversiones METAS SECTORIALES Planes Estratégicos Institucionales Plan Operativo Institucional Presupuesto Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados Planificación Estratégica Programas???

19. La Subsecretaría de Telecomunicaciones centró sugestión durante el año 2006 en tornoa tres ejes fundamentales: Obtener los mayores niveles de igualdad en el acceso a los servicios avanzadosde telecomunicaciones, favoreciendo con ello la equidad; incentivar a los mercados de telecomunicacionesa alcanzar el máximo desarrollo con sus propios mecanismos, logrando con ello la competitividad del país;y velar en todo momento porque los derechos de los ciudadanos, sea en su calidad de tales, o comoconsumidores de servicios de telecomunicaciones, se respeten y, más aún, estén en el centro delfuncionamiento de la industria, permitiendo con ello la protección social.

20. EL proceso de Planificación Estratégica

21. RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO MISION PROPOSITOS FUNDAMENTALES FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD VISION ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO OBJETIVOS ESTRATEGICOS QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO ESTRATEGIAS PLANESTRATEGICO METAS o LINEAS DE ACCION PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRESUPUESTO MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS INDICADORES

22. Los distintos niveles organizacionales determinan diferentes tipos de indicadores Muchas veces no se da una Integración ordenada Y formalizada Planificación Estratégica Dirección Planificación Estratégica DIVISIONES/DEPARTAMENTOS AREAS DE APOYO

24. Conceptos Visión Misión: Productos-Usuarios Objetivos Estratégicos Metas Indicadores

25. VISION Valores y principios de la organización que orienta y dar el marco para el accionar de su propósito, imagen objetivo. “SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD” Instituto de Normalización Previsional

26. ¿Cómo se redacta? • Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.

27. MISION Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a su acción, establece su mandato Fija los los propósitos, fines y límites de la organización Señala la dirección de las acciones a seguir

28. PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: • ¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA? • ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA? • ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS? • ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI. • ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

29. PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: • ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL? • ¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

30. El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL ¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

31. Aspectos a considerar en la declaración de la Misión • Nivel de concreción o abstracción: Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes” Departamento Juvenil de Massachusetts. USA “Reducción de la contaminación” Departamento Medio Ambiental. USA . • Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

32. Utilidad de una “buena” declaración de Misión • Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad • Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante • Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución • Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

33. Misión Institucional: Subsecretaría de Telecomunicaciones • Transformar al sector de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones en motor del desarrollo económico y social del país, promoviendo el acceso a los servicios de telecomunicaciones a calidad y precios adecuados y contribuyendo a impulsar el desarrollo económico, con énfasis en los sectores vulnerables y marginados, mediante la definición de políticas y marcos regulatorios que estimulen el desarrollo de las telecomunicaciones, para mejorar la calidad de vida de la población.

34. Cuando es necesario reformular la Misión • El Programa o Entidad ha tenido una evaluación que recomienda la revisión del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algún tipo de bien o servicio.

35. Cuando es necesario reformular la Misión • A partir de un diagnóstico organizacional se detecta que es necesario una ampliación de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del país, lo cual implica ampliar el ámbito de acción del Programa o la Entidad.

36. Cuando es necesario reformular la Misión • A partir de una política gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dándose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecución de dicha política

37. Análisis de productos y usuarios Para lograr una formulación consistente de la misión QUE-PARA QUIEN, deben definirse cuales son los: PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

38. PRODUCTOS FINALES “Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo” • Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales. • Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva. • Número de transacciones: significativa

39. Productos Finales • Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio). • Importancia para la información externa: Alta

40. PRODUCTOS INTERMEDIOS • Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final • No son productos críticos • No necesitan un monitoreo regular • Baja importancia para la información externa

41. Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación PI 1.1 PI 2.2 PI 4.1 PI 1.2 PI 3.1 PI 4.2 PI 2.1 PI 3.2 PI 4.3 A2.1.1,2 A1.1.1 A4.1.1 A3.1 A1.1.2 A4.1.2 A1.2.1 A3.2 A4. I I I I I I I I I I I I I I I USUARIOS EXTERNOS EVALUACION PRODUCTOS FINALES ESTRATEGICA U1 U2 U3 U4 Cuantos Productos a quienes Costo PF/I Resultado Intermedio Final- Impacto PF1 PF2 PF3 PF4 PRODUCTOS INTERM. OPERATIVA Costo PI/ PI/Nº Trabajadores Costos Insumos Nº de trabajadores

42. Productos Estratégicos Clientes/ Usuarios / Beneficiarios 1.Concesiones, permisos, recepciones de obras, licencias y cobro de gravámenes. -Concesionarios y permisionarios de servicios de telecomunicaciones 2.Normas jurídicas, normas técnicas, decretos tarifarios e informes estadísticos. -Concesionarios y permisionarios de servicios de telecomunicaciones 3.Subsidios del Fondo de Desarrollo de las Telecomunicaciones; Cursos y Seminarios en formación tecnológica, Mesas de coordinación regional de infocentros y Estudios de Inversión y Prospectivos -Usuarios de Telecentros -Beneficiarios de teléfonos públicos rurales -Concesionarios y permisionarios de servicios de telecomunicaciones -Alumnos sector público -Escuelas Rurales 4.Monitoreo del espectro, auditorías, resolución de los reclamos, resolución de las denuncias, cargos por infracción a la normativa y fiscalización de servicios. -Usuarios de los servicios de telecomunicaciones. -Concesionarios y permisionarios de servicios de telecomunicaciones Productos Estratégicos SubTel

43. Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario • Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio • Población potencial corresponde a la población total que presenta la necesidad y/o problema que justifica el programa y por ende pudiera ser elegible para su atención • Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella • Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por elprograma.

44. OBJETIVOS ESTRATEGICOS Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividadesprioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

45. Objetivos Estratégicos • Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

46. OBJETIVOS ESTRATEGICOS • Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de: • programación • procesos • cobertura • calidad • oportunidad del servicio, etc “Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”

47. Cómo se redactan? • Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución • Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc. • Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones) • La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad • Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misión que responde

48. Objetivos Estratégicos SubTel • Realizar las acciones necesarias para que se masifique el acceso a las redes y servicios de Telecomunicaciones, como una forma de extender el uso y aplicación de las TIC en Chile. • Realizar todas las acciones necesarias para que el consumidor pueda elegir libre e informadamente entre los servicios de Telecomunicaciones que se le ofrecen y posteriormente verificar el cumplimiento de normas, estándares y contratos, que afecten a consumidores y competidores • Crear, modificar, actualizar y gestionar el marco normativo necesario para que el sector Telecomunicaciones se desarrolle, aumentando el acceso a redes y servicios, en un ambiente de competencia, que fomente la introducción de nuevas tecnologías y servicios.

50. Estrategias La definición de las estrategias debe permitir: • Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución • Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnología de alto estándar • -Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará • Desarrollar un Plan de Acción (Plan Operativo)