Datenschutz in der Personalarbeit und anderen Bereichen

1. Datenschutz in der Personalarbeitund anderen Bereichen Hamburg – 6. November 2013

2. Eingangsfall 1: Arbeitgeber A führt mit länger als 6 Wochen erkrankten Mitarbeitern grundsätzlich ein sog. Krankenrückkehrgespräch. Die Erkenntnisse aus den jeweiligen Gesprächen legt er in handschriftlichen Notizen nieder. Die nach Krankheit zurückkehrende Mitarbeiterin K gibt Auskunft, beschwert sich aber sodann beim Landesdatenschutzbeauftragten. Was hat A zu befürchten?

3. Eingangsfall 2: Arbeitgeber A hat sich eine Excel-Tabelle mit besonders förderungswürdigen Mitarbeitern angelegt. Mitarbeiter M ist dort mit verschiedenen Leistungseinschätzungen verzeichnet. Als M davon erfährt, verlangt er von A a) Auskunft über alle erfassten Daten b) Berichtigung der Eintragung bei „Zuverlässigkeit“ und c) Löschung aller übrigen Daten mangels Erforderlichkeit Hat M dahingehende Ansprüche?

4. Eingangsfall 3: Arbeitgeber A beauftragt den leitenden Angestellten L damit, die Kundendienstfahrzeuge heimlich mit GPS-Sendern auszustatten, um die Einhaltung von Pausenzeiten der Monteure überwachen zu können. L gibt den „Auftrag“ an Mitarbeiter M weiter, der ihn ausführt. Die Sache fliegt auf. Was haben A, L und M zu befürchten?

5. I. Datenschutzrechtliche Grundlagen Neufassung des § 32 BDSG Besondere Probleme in der Personalarbeit Folgen von Datenschutzverstößen Beteiligung des Betriebsrats Datenschutzrelevante Phasen im Arbeitsverhältnis Aktuelle Fälle

6. I. Datenschutzrechtliche Grundlagen

7. Datenschutz Datensicherheit geschützt: Hard- und Software, Daten durch Verfahren, technische Vorrichtungen, Gesetze geschützt: natürliche Person durch Gesetze

8. BDSG LDSGe • Abgrenzung zwischen BDSG und Landes-DS-Gesetzen: • Landesdatenschutzgesetze betreffen öffentliche Dienststellen der Länder • Bundesdatenschutzgesetz betrifft - öffentliche Dienststellen des Bundes - private Unternehmen

9. Europarecht • Europarechtliche Grundlagen des Datenschutzes: • Richtlinie 95/46/EG vom 24.10.1995 (DSRL) • derzeit verhandelt: Entwurf DatenschutzgrundVO

10. Zentrales Gesetz: BDSG • Neuregelung betreffend Beschäftigungsverhältnisse zum 01.09.2009 (§ 32 BDSG) • Schutzbereich:personenbezogene Daten natürlicher Personen • Datenschutz ist Querschnittsmaterie • weitere datenschutzrelevante Gesetze:SGB, BGB, StGB, Telekommunikationsgesetze, HGB, AO, BetrVG

11. BDSG §§ 27 - 38: Datenverarbeitung der nichtöffentlichen Stellen = Unternehmen der Privatwirtschaft Subsidiarität BDSG nur einschlägig, wenn kein bereichsspezifisches Gesetz einschlägig ist (z.B. TKG)

12. Datenschutzrechtliche Regelungen außerhalb des BDSG: • Telemedien (Internet) • § 12 TMG – Grundsätze:(1) Der Dienstanbieter darf personenbezogene Daten zur Bereitstellung von Telemedien nur erheben und verwenden, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift, die sich ausdrücklich auf Telemedien bezieht, es erlaubt oder der Nutzer eingewilligt hat. …

13. BDSG • Grundbegriffe: • personenbezogene Daten / Betroffene • Umgang mit personenbezogenen Daten • verantwortliche Stelle • Zulässigkeit der Datenverarbeitung

14. BDSG • personenbezogene Daten: • § 3 BDSG: Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener)

15. BDSG • Anonymisierte und pseudonymisierte Daten: • absolut anonym: kein Personenbezug • faktisch anonym: Personenbezug nur mit unverhältnismäßigem Aufwand herstellbar • pseudonym: Personenbezug wegen Zuordnungsregel besteht

16. BDSG • Besondere Arten personenbezogener Daten: • § 4 a Abs. 3 BDSG(Rasse, politische Meinung, Gesundheit, Sexualleben pp.) • besondere Anforderungen, ausdrückliche Einwilligung

17. BDSG • Grundbegriffe: • personenbezogene Daten / Betroffene • Umgang mit personenbezogenen Daten • verantwortliche Stelle • Zulässigkeit der Datenverarbeitung

18. BDSG • Erhebung • Verarbeitung • Speichern • Verändern • Übermitteln • Sperren und Löschen • Nutzen

19. BDSG • Grundbegriffe: • personenbezogene Daten / Betroffene • Umgang mit personenbezogenen Daten • verantwortliche Stelle • Zulässigkeit der Datenverarbeitung

20. BDSG • Verantwortliche Stelle: • funktionale Betrachtung • Entscheidungsverantwortlichkeit und Verantwortungsstruktur • aktueller Fall:ULD Schleswig-Holstein ./. private UnternehmenFacebook-Fanpages

21. BDSG • Verantwortliche Stelle: • „für sich“ –Verarbeitung • In-House-Verarbeitung • Auftragsverarbeitung, wenn Auftragnehmer weisungsgebunden (§ 11 BDSG)

22. BDSG • Grundbegriffe: • personenbezogene Daten / Betroffene • Umgang mit personenbezogenen Daten • verantwortliche Stelle • Zulässigkeit der Datenverarbeitung

23. BDSG • Zulässigkeit – „Goldene Regeln“: • Zulässigkeit / Rechtmäßigkeit • Einwilligung • Erforderlichkeit • Zweckbindung • Transparenz • Datensicherheitund Kontrolle

24. BDSG • Rechtmäßigkeit nach dem BDSG: • Verbot mit Erlaubnisvorbehalt • § 4 BDSG: nur zulässig, soweit BDSG selbst oder andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat • Erlaubnis im BDSG: § 28

25. Prüfung der Rechtsmäßigkeit nach dem BDSG: • Ist eine bereichsspezifische Sonderregelung einschlägig? • Erfolgt die Datenverarbeitung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses? • Vertragszweck? • Wille des Vertragspartners? • DV vom Vertragszweck gedeckt? • Besteht ein berechtigtes Interesse? • Schutzwürdige Belange? • Sind die Daten allgemein zugänglich? • Liegt eine Einwilligung vor?

26. BDSG • Zulässigkeit – „Goldene Regeln“: • Zulässigkeit / Rechtmäßigkeit • Einwilligung • Erforderlichkeit • Zweckbindung • Transparenz • Datensicherheitund Kontrolle

27. BDSG • Einwilligung: • Hervorhebung der Einwilligungserklärung • i.d.R. Schriftlichkeit • Ausnahmen: elektronischer Rechtsverkehr, Telefonbanking pp.

28. § 13 TMG: • (2) Die Einwilligung kann elektronisch erklärt werden, wenn der Diensteanbieter sicherstellt, dass […] • der Nutzer seine Einwilligung bewusst und eindeutig erteilt hat, • die Einwilligung protokolliert wird, • der Nutzer den Inhalt der Einwilligung jederzeit anrufen kann und • der Nutzer die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. • (3) Der Diensteanbieter hat den Nutzer vor der Erklärung der Einwilligung auf das Recht nach Abs. 2 Nr. 4 hinzuweisen.

29. BDSG • Zulässigkeit – „Goldene Regeln“: • Zulässigkeit / Rechtmäßigkeit • Einwilligung • Erforderlichkeit • Zweckbindung • Transparenz • Datensicherheitund Kontrolle

30. BDSG • Grundsätze: • Datenvermeidung und Datensparsamkeit • offene Erhebung und direkte Erhebung • zivilrechtliche Schadensersatzpflicht

31. Rechte der Betroffenen • Benachrichtigung (§ 33 BDSG) • Auskunft (§ 34 BDSG) • Berichtigung (§ 35 BDSG) • Sperrung (§ 35 BDSG) • Löschung (§ 35 BDSG) • Anrufung der Aufsichtsbehörden (§ 38 BDSG)

32. Verpflichtung auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG) • für Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen • gilt auch für das Fernmeldegeheimnis • Schriftform • gilt auch für leitende Angestellte • Auswahlrecht des Arbeitgebers

33. Datenschutzbeauftragter • Bestellungspflicht (§§ 4 f, g BDSG): • für jede verantwortliche Stelle, die personenbezogene Daten automatisiert erhebt und • in der Regel mindestens 10 Personen ständig in der automatisierten DV oder • in der Regel mindestens 20 Personen ständig in der konventionellen DV beschäftigt

34. Datenschutzbeauftragter • Aufgabe: Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften • kann Angestellter oder Externer sein • keine Selbstkontrolle (z.B. IT-Leiter) • neu: erweiterter Sonderkündigungsschutz

35. II. Neufassung des § 32 BDSG

36. § 32 BDSG – Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zweckes des Beschäftigungsverhältnisses • Neuregelung zum 01.09.2009 • „Beschäftigte“ • zentrales Merkmal: Erforderlichkeit(vorher § 28 BDSG: „dienen“) • besondere Regelung bei Straftaten

37. § 32 BDSG betrifft • Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten • anlässlich Entscheidung über Begründung, für die Durchführung oder die Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

38. BDSG nur automatisierte DV § 32 BDSG auch manuelle DV

39. Merkmal der Erforderlichkeit: • Müssen für diesen Zweck überhaupt Daten erhoben werden? • Müssen gerade diese Daten erhoben werden? • Mindestergebnis oder bestes Ergebnis? • objektiver oder individueller Maßstab?

40. Erforderlichkeit immer gegeben bei gesetzlichen Vorgaben oder Folgen gesetzlicher Vorgaben, z.B. : • Betriebliches Eingliederungsmanagement • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz • Unfallverhütungsvorschriften • Arbeits- und Gesundheitsschutz • Pflegedokumentationen

41. Fazit: • Erforderlichkeitsfeststellung am vom Arbeitgeber verfolgten Zweck • breiter Einschätzungsspielraum • Ausscheiden nur von schlicht überflüssigen Erhebungen • faktisch eine Änderung gegenüber § 28 BDSG

42. Missglückte Regelung bei Straftaten • Vorliegen tatsächlicher Anhaltspunkte • diese sind zu dokumentieren • kein überwiegend schutzwürdiges Interesse des Beschäftigten am Ausschluss der Datennutzung • Verhältnismäßigkeitsprüfung

43. Konkrete Anhaltspunkte • Stichproben (z.B. Arbeitszeitkontrollen)? • überflüssige Innenrevision? • problematisch insbesondere wegen der Ausdehnung auch auf manuelle DV-Vorgänge • Dokumentationspflicht • ewige Aufbewahrungspflicht ./. Löschungpflicht

44. Besondere Probleme des § 32 BDSG • keine Regelungen für ausgeschiedene Mitarbeiter • ungeklärte Frage der geschäftlichen Email-Überwachung bei gestatteter Privatnutzung • Übermittlung von Daten im Konzern

45. Eingangsfall 1: Arbeitgeber A führt mit länger als 6 Wochen erkrankten Mitarbeitern grundsätzlich ein sog. Krankenrückkehrgespräch. Die Erkenntnisse aus den jeweiligen Gesprächen legt er in handschriftlichen Notizen nieder. Die nach Krankheit zurückkehrende Mitarbeiterin K gibt Auskunft, beschwert sich aber sodann beim Landesdatenschutzbeauftragten. Was hat A zu befürchten?

46. Eingangsfall 2: Arbeitgeber A hat sich eine Excel-Tabelle mit besonders förderungswürdigen Mitarbeitern angelegt. Mitarbeiter M ist dort mit verschiedenen Leistungseinschätzungen verzeichnet. Als M davon erfährt, verlangt er von A a) Auskunft über alle erfassten Daten b) Berichtigung der Eintragung bei „Zuverlässigkeit“ und c) Löschung aller übrigen Daten mangels Erforderlichkeit Hat M dahingehende Ansprüche?

47. III. Besondere Probleme in der Personalarbeit

48. Nutzung von öffentlich zugänglichen Daten • Erfassung von Krankheitsdaten • elektronische Personalakte • Erfassen von Positionsdaten (GPS)

49. Nutzung von öffentlich zugänglichen Daten • insbesondere im Zuge von Bewerbungsverfahren • eher irrelevant für laufendes Arbeitsverhältnis • grundsätzlich verwendbar (§ 28 Abs. 1 Nr. 3 BDSG) • Löschungspflicht nach Einstellungsentscheidung • AGG-veranlasste Aufbewahrung bei Ablehnung

50. Erfassung von Krankheitsdaten • im Rahmen BEM (§ 84 Abs. 2 SGB IX) zulässig • weitergehend zulässig mit Einwilligung (§ 4 a BDSG) • erforderlich insbesondere bei- Fragen der Eignung für den Arbeitsplatz- Fragen des Gesundheits- und Arbeitsschutzes- Fragen etwaiger krankheitsbedingter Kündigung • keine Auskunftspflicht bei Krankenrückkehr und BEM