Réinventer l’accès aux systèmes GI/TI dans les pays en voie de développement

1. Réinventer l’accès aux systèmes GI/TI dans les pays en voie de développement Projet de décentralisation à l’AgenceCanadienne de Développement International (ACDI)

2. Points importants

3. Points importants

4. Points importants

5. Points importants

6. Décentralisation des affaires • Aide internationale • Budget d’aide de 2.9 milliards • Présence dans 40 pays • 2007 - Plan d'action pour accroître l'efficacité de l'aide • Mandat clair du parlement • 80% des ressources dans 20 pays ciblés

7. Décentralisation des affaires • Déplacer plus de fonctions vers les pays où le programme est réalisé • Besoin d’accéder les systèmes GI/TI • Situation de départ: • Employés de l’ACDI en dehors du Canada utilisent une solution 100% Ministère des Affaires Étrangères et du Commerce International (MAECI) • Accès aux systèmes de l’ACDI uniquement disponibles à Gatineau

8. Scénario initial (problématique) Lundi, 9h, une gestionnaire à Gatineau écrit un document et demande à un analyste en Tanzanie d’ajouter une section au document. La gestionnaire envoie le document en pièce jointe par courriel en Tanzanie

9. Scénario initial (problématique) Lundi, 9h, une gestionnaire à Gatineau écrit un document et demande à un analyste en Tanzanie d’ajouter une section au document. Le courriel est reçu à 16h en Tanzanie (fuseau horaire différent). La pièce jointe est rejetée par le système de courriel.

10. Scénario initial (problématique) L’analyste envoie une demande au bureau de service le mardi matin pour récupérer la pièce jointe.

11. Scénario initial (problématique) En considérant un délai raisonnable de service et les retards dus aux fuseaux horaires, le document est récupéré et dans la boîte de courriel de l’analyste le jeudi matin.

12. Scénario initial (problématique) Les tableaux sont illisibles puisque les versions du logiciel ne correspondent pas. L’analyste demande de l’aide. Il peut enfin travailler dans le document et ajouter sa section le vendredi matin.

13. Scénario initial (problématique) Il envoi le document en pièce jointe par courriel le vendredi.

14. Scénario initial (problématique) Une erreur se produit. La taille du fichier dépasse la limite permise. Une nouvelle version est envoyée le lundi.

15. Scénario initial (problématique) Le document est finalement reçu lundi matin, avec des problèmes de tableaux (différentes versions).

16. Scénario initial (problématique) Délai très réaliste de ce scénario 1 SEMAINE • Ce scénario met en situation le système de gestion de documents. • Des scénarios semblables s’appliquent pour: • Système financier (demande de rapports) • Ressources humaines (demandes de congés) • Accès aux outils, gabarits • etc…

17. Solution technique -Première ébauche (été 2010) • Offrir un accès à distance aux pays de la première vague de décentralisation • 4 pays • Bangladesh • Tanzanie • Ghana • Ukraine • Connection satellite entre les pays et HQ • Insatisfactiongénérale des utilisateurs • Coopération entre l’ACDI et le MAECI

18. Solution technique -Options – Projetpilote (Mars 2011) • Discussions avec d’autresministères • Evaluations des options • Continuer et améliorer la solution CITRIX • Utiliser le réseau du MAECI + applications ACDI • Installer un réseau haute-vitesseparallèle pour l’ACDI • Projetpilote aux Barbades • Sondage – Résultatsconcluantsconfirmantl’option 3 • Lancement du projet

19. Solution Technique (été 2011)

20. Solution technique • Connection terrestre haute vitesse de niveau commerciale: 2Meg/sec dans chaque direction • Réseau avec bas délai de transit (lowlatency) • Connection satellite: ~1600ms • Connection terrestre: <300ms • Connection VPN entre l’ambassade et le bureau central de l’ACDI • Accélérateur Riverbed (Steelhead): Augmente l’efficacité des transferts de données. En moyenne 25X plus rapide • Serveur local pour les documents, Active Directory, gestion des imprimantes, antivirus, images et mises à jours • Accès à 4 ordinateurs partagés du MAECI par mission • Applications Web du MAECI accessibles à l’ACDI

21. Innovation • Profiter de la disponibilité accrue des connections haute-vitesse dans tous les pays. • Architecture complexe pour optimiser les transferts de données à plusieurs niveaux.

22. Collaboration avec nos partenaires • Mise sur pied de comités avec le MAECI • Plateforme internationale avec autres ministères • Comité de gestion avec les Dirigeants Principaux de l’Information • Groupes de travail • Services Partagés Canada • Responsables de la plateforme réseau internationale • Centres de donnés dans les ambassades • Mandat clair du parlement justifiant les besoins de l’ACDI

23. Approche par étapes • Pilote aux Barbades et première implémentation au Pérou en 2011 • Introduction des serveurs locaux et entente de support en 2012 • Installation de connections haute vitesse dans 5 pays d’Afrique • Adoption de l’architecture comme solution aux clients des affaires étrangères • Introduction de l’initiative de poste de travail commun entre les ministères

24. Innovation • Ne plus se limiter aux solutions existantes • Oser aller de l’avant avec une nouvelle architecture qui répond aux besoins des clients

25. Engagement des clients • Réalitéssur le terrain • Pannesd’électricité • Technologies, communications • Embassades / Autorité du MAECI • Employéslocaux et canadiens • Fuseauxhoraires / Calendriers • Analyses de sécurité des pays • Identifier les rôles et besoins • Responsabilitésconsulaires • Efficacité, pas de temps à perdre • Communications avec les partenaireslocaux

26. Projet international -Utiliser les Outilsdisponibles • Courriels et messagerie instantanée • Vidéoconférence • Mitnet – Téléphonie IP • Vérifier et confirmer les informations, surtout les noms • Fuseaux horaires – Horloges

27. Horaire de support

28. Implémentation • Opérationnalisation des activités • Plan de communication et engagement des programmes • 3 mois avant la date d’implémentation • Plan de gestion du changement • Rencontres par vidéoconférence avec toute l’équipe • Mission de 2 semaines avec une équipe de 3 participants pour l’implémentation technique, le coaching en gestion de l’information, gestion du changement et du projet • Approche orientée vers le client • Équipe au bureau central disponible aux heures correspondantes

29. Innovation • Utiliser les nouvelles technologies pour engager les clients • Sentiment de proximité et de collaboration peu importe la situation géographique

30. Scénario final (résolution) Lundi, 9h, une gestionnaire à Gatineau écrit un document et demande à un analyste en Tanzanie d’ajouter une section au document. Elle envoie un courriel en Tanzanie avec le lien vers le document dans le système de gestion des documents

31. Scénario final (résolution) L’analyste reçoit le courriel à 16h, clique sur le lien, le document ouvre sans problème.

32. Scénario final (résolution) Il fait les modifications, sauve une nouvelle version du même document et répond au courriel avec le même lien.

33. Scénario final (résolution) Le courriel est reçu dès 10h le même jour, la gestionnaire ouvre la nouvelle version du document.

34. Scénario final (résolution) Délai très réaliste de ce scénario 1 HEURE • Ce scénario met en situation le système de gestion de documents. • Des scénarios semblables s’appliquent pour: • Système financier (demande de rapports) • Ressources humaines (demandes de congés) • Accès aux outils, gabarits • etc…

35. Résultats • Environ 50% des employés de l’ACDI dans les pays ciblés et décentralisés ont été reliés au réseau de l’ACDI. • Le but du projet a été atteint dans ces pays. L’accès aux systèmes est maintenant efficace et la collaboration entre les employés fait partie du quotidien, peu importe leur situation géographique.

36. La suite • Suite à l’annonce du budget 2013, l’ACDI et le MAECI seront fusionnés en 1 seul ministère. • L’implémentation de réseau de l’ACDI dans les missions n’est plus la solution appropriée. • Les leçons apprises et l’architecture de ce projet sont maintenant appliquées à l’implémentation d’un réseau optimisé et de poste de travail commun.

37. Coordonnées Jean-Pierre Harvey – Gestionnaire de projet 819 953-4914 jeanpierre.harvey@acdi-cida.gc.ca