Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

1. Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

2. Die Power-Point-Show soll Sie damit bekannt machen • wie Sie sich am Erfassungssystem anmelden, • welche Auswahlmöglichkeiten das System bietet • wie Sie Autoren erfassen können • wie Sie Titel eingeben können • wie Sie sich erfasste Publikationen anzeigen lassen können • wie Sie sich die Arbeit durch Favoriten erleichtern können • Zum Schluss folgen noch Hinweise zu den Zielen des Systems

3. Ablauf der Demonstration • Demonstration der Anwendung • Start-Bildschirm • Erfassung neuer Publikationen • Autoren • Titel • Publikationen anzeigen • Favoritenlisten nutzen • Informationen zu SEP

4. Start-Bildschirm 1. Schritt: Aufrufen der Anwendung:https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP Tipp: Bei häufigerer Anwendung sollten Sie diese Adresse in Ihre Bookmarks legen Anmelden - Button drücken Anmelden

5. FUDIS-Anmeldung 2. Schritt:Die Anmeldung erfolgt mit dem FU-Account: Benutzername Passwort Achtung: Jeder aktiv Beschäftigte ist mit seinem FU-Account berechtigt, Publikationen auch für andere zu erfassen!

6. Start-Bildschirm Hier können persönliche Einstellungen (Favoriten für Autoren und ISSN-/ Zeitschriftenlisten) angelegt undgespeichert werden Hier werden alle erfassten Publikationen angezeigt Hier können neue Publikationen erfasst werden

7. Hinweis auf anstehende Aufgaben Aufgaben: (die aus einer vorherigen Anwendung übrig geblieben sind) Publikationen in Erfassung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen von diesem Erfasser eingegeben und noch nicht an die UB übermittelt wurden (evtl. für Kontrolle durch Professoren) UB-Rückfragen zur Meldung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen bei der Qualitätskontrolle zu Rückfragen geführt haben. Der Meldende hat bereits eine E-Mail über die Rückfrage zu dem betreffenden Titel erhalten, die Rückfrage steht im Bemerkungsfeld des erfassten Titels und der Bearbeitungsstatus wird für die Korrektur auf „in Erfassung“ zurückgesetzt.

8. Erfassung von neuen Publikationen Hier können neue Publikationen in unterschiedlichen Erfassungsmasken erfasst werden.

9. Auswahl einer Publikationsart Die Auswahl einer Publikationsart führt zu unterschiedlichen Erfassungsbildschirmen

10. Erfassungsmaske für Monographien Die Autoren werden in einem eigenen Schritt erfasst.Dies ist bei allen Masken gleich Autor hinzufügen (hiermit wird begonnen;es wird dann die auf der folgendenFolie abgebildete Erfassungs-maske geöffnet )oder: aus der bereits vorhandenenFavoritenliste kopieren

11. FU-Autorensuche Überall in der Anwendung finden Sie kontextsensitive Hilfen , z.B.:

12. FU-Autorensuche 1. Schritt: Suche in FUDIS und SAP 2. Anzeige der Suchergebnisse 3. Auswahl des Autors treffen

13. FU-Autorensuche Nach der Übernahme eines bestimmten Autors wird die jüngere Historie der Person an der FUB angezeigt (Wechsel des akademischen Titels, der Organisationseinheit, der Kostenstelle, des Drittmittelprojekts): 1. Auswahl des Zeitpunktes treffen, nach dem die Publikation erschienen ist 2. Angaben übernehmen

14. Ergebnis der FU-Autorensuche Mit diesem Button können Autorendatenübernommen und ggf. danach verändert werden, z.B. bei Künstlernamen; oder: wenn nur Teil eines Doppelnamens der Publikationsname ist, oder: wenn Vornamen abgekürzt in der Publikation erscheinen . Naumann U. Diese Daten werdenbei FU-Autoren automatisch aus FUDIS undSAP-HRzugespielt Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden. Dieses Ergebnis wird dann gespeichert

15. Sonstigen Autor hinzufügen Der Erfassungspunkt „Sonstigen Autor hinzufügen“ kann für FU-fremde Autoren, aber auch für FU-Mitglieder, die keine aktiv Beschäftigten sind und daher bei der FUDIS-Suche nicht als FU-Mitglieder erkannt werden (Studenten, Doktoranden, korporative Mitglieder wie z.B. Emeriti) genutzt werden.

16. Sonstigen Autor hinzufügen Name und Vorname des sonstigen Autors werden erfasst: Seadle Michael Durch die Zuordnung zu einer der Statusgruppen (FU-Status als Pflichtfeld !) wird die Voraussetzung für das Abspeichern geschaffen. Seadle M. Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden. Dieses Erfassungs-Ergebnis für einen sonstigen Autor wird dann gespeichert

17. Listenerfassung sonstiger Autoren 3. Möglichkeit: Listenerfassung sonstiger Autoren benutzen Beim Anklicken öffnet sich eine weitereMaske, in der die Autoren in der Reihen- folge ihres Erscheinens in der Publikationeingetragen werden können.

18. Listenerfassung sonstiger Autoren Mit dem + -Zeichen können weitere Zeilen eingefügt werden Mit der vereinfachten Listenerfassung für sonstige Autoren(also ohne FUDIS-Abfrage) können weitere (bis zu 24) Autoren eingetragen werden, die nicht aktive FU-Beschäftigte sind.Mit „Übernehmen“ werden sie der Autorenerfassung zugefügt.Weitere Autoren müssen im Feld „Bemerkung“ (in der Publikationsmaske) erfasst werden.

19. Benutzen der Favoritenliste 4. Möglichkeit: Benutzen der Favoritenliste Die Favoritenliste ist für das Erfassen häufig im Bereich vor-kommender Autoren eine große Hilfe, weil damit eine Anfrage beiFUDIS / SAP eingespart wird undsomit die Erfassung schneller vor-genommen werden kann.

20. Benutzen der Favoritenliste Die Favoritenliste kann anstelle der Suche nach FU-Autoren und sonstigen Autoren benutzt werden und erleichtert das Erfassen: 1. die Box anklicken und dann 2. „Autor übernehmen“ anklicken Längere Favoritenlisten können durchsucht werden.

21. Ergebnis der Autorenerfassung Durch die Pfeile kann die Reihenfolge der Autoren „urkundengenau“ (also wie in der Publikation genannt) verändert werden. Fälschlich erfasste Autoren können nach dem Anklicken in der Box gelöscht werden.

22. Publikationsdaten erfassen Die Autoren wurden in einem eigenen Schritt erfasst Nun werden die Publikations-daten in einer relativ grobengefelderten Struktur erfasst oder über die ISSN / ISBN / DOI eingespielt (Quellen: ZDB, Worldcat, CrossRef)

23. Erfassungsmasken Für die unterschiedlichenPublikationsarten werdenverschiedene Maskeneingespielt TV/Radio Patent Rezension ZSS-HRSG. Buch-HRSG. Aufsatz-Buch Aufsatz-ZS Publ.-FormUnbekannt Buch Buch

24. Erfassung abschließen AUTOREN sind erfasst worden TITELAUFNAHMEN sind IN VERSCHIEDENEN MASKEN erfasst worden danach: drücken führt zu folgenden Fenster:

25. Erfassung abschließen • Mit diesem Schritt werden die Publikationsdaten in SEP alternativ • an die Arbeitsstelle Universitätsbibliographie zur Qualitätskontrolle übertragen (Button „Freigeben“) • oder für eine weitere Bearbeitung zwischengespeichert (Button „Zwischenspeichern“).

26. Publikationen anzeigen In allen Feldern kann gesucht werden. Beim Eingeben von Zeichen-ketten werden Vorschläge aus der Datenbank gemacht. Beim Anklicken werden sofort angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)

27. Publikationen anzeigen Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)- alle Publikationen mit Status „Erfassung beendet“ sowie Status „übertragen“ (Dublettencheck möglich) Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können die Suchergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden Die so erzeugte Liste kann durch Anklicken des Excel-Buttons ausgegeben werden

28. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Häufig vorkommende Autoren werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oderhier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

29. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren 1. Hier können Sie mit den (Eingabemasken für FU-Mitglieder oder der Eingabemaske für sonstige Autoren Ihre Favoriten erfassen

30. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren 2. 1. Hier können Sie Autoren aus der persönlichen Favoritenliste löschen: In die Box klicken, dann „Autoren entfernen“ betätigen

31. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Häufig vorkommende ISSN werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oderhier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

32. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Suche von Zeitschriftentitelnoder ISSN in der persönlichen Favoritenliste. Beim Eingeben von Zeichenketten werden Vorschläge aus der Datenbank gemacht. Nach dem Anklicken in der Box kann ein Zeitschriftentitel gelöscht werden 1. 2. oder: Neue Zeitschrift in Favoritenliste eintragen (siehe nächste Folie)

33. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Favoritenliste ISSN/Zeitschriften ausfüllen, dann speichern Die Direkt-Eintragungen in die Favoriten-Liste werden nicht auf Richtigkeit geprüft!

34. Abmeldung

35. Und nun: Probieren geht über Studieren ! Aufrufen der Anwendung:https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

36. SEP als Teil der Universitätsbibliographie und der SAP-Statistikdatenbank Das SEP ist Teil einer komplexen DV-Struktur, in der mehrere Anwendungen über Webservices zusammenarbeiten: FUDIS dient zur Identifizierung des Erfassenden und Zuordnung der Autoren SEP ist eine WEB-basierte formulargestützte Erfassung von Publikationen Universitäts-bibliographie

37. Ablauf und Ziele des Verfahrens • Kernverfahren bleibt die Universitätsbibliographie • Die Daten werden über ein Web-Interface durch die wissenschaftlichen Arbeitsbereiche erfasst und per Workflow elektronisch an die UB übermittelt. • Dabei ist die Erfassung für jeden Titel zweigeteilt: • a) Erfassen der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter • Bei der Erfassung der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter werden über FUDIS (FUDirectory and Identify System) durch Abfragen am SAP-Personal-System Autoren so identifiziert, dass Kostenstellen, Personalnummern und KLR-Bezüge (im Hintergrund; nicht sichtbar) zugeordnet werden. • b) Erfassen des Titels • Für das Erfassen der Titel sind verschiedene Eintragungsmasken hinterlegt

38. Ablauf und Ziele des Verfahrens Die Angaben der Wissenschaftler werden von der UB qualitativ geprüft und nach bibliographischen Anforderungen ergänzt Die qualitätsgesicherten Daten werden von der UB aus SEP automatisiert nach ALEPH und in die SAP Statistik-Datenbank überspielt Nach einer weiteren Überprüfung und Anpassen an die ALEPH-Datenbank-Regeln werden die Titel-Daten von ALEPH nach SAP geliefert und vorhandene Titel gegebenenfalls überschrieben Für Auswertungen (Controlling und Evaluationen) innerhalb der SAP Statistik-Datenbank stehen zusätzlich die Werkzeuge der SAP Statistik-Datenbank und der Forschungsdatenbank zur Verfügung Weil die Autoren differenziert erfasst wurden, können die Auswertungen nun mehrpersonen- und kostenstellenscharf vorgenommen werden.