Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

1. Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

2. Ablauf der Demonstration • Demonstration der Anwendung • Start-Bildschirm • Erfassung neuer Publikationen • Autoren • Titel • Publikationen anzeigen • Favoritenlisten nutzen • Informationen zu SEP

3. Start-Bildschirm 1. Aufrufen der Anwendung:https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP Anmelden -Buttondrücken Anmelden

4. FUDIS-Anmeldung 2. Anmeldung erfolgt mit dem FU-Account: Benutzername Passwort Achtung: Jeder mit FU-Account ist berechtigt, Publikationen auch für andere zu erfassen!

5. Start-Bildschirm Hier können persönliche Einstellungen (Favoriten für Autoren und ISSN-/ Zeitschriftenlisten) angelegt undgespeichert werden Hier werden alle erfassten Publikationen angezeigt Hier können neue Publikationen erfasst werden

6. Hinweis auf anstehende Aufgaben Aufgaben: (die aus einer vorherigen Anwendung übrig geblieben sind) Publikationen in Erfassung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen von diesem Erfasser eingegeben und noch nicht an die UB übermittelt wurden (evtl. für Kontrolle durch Professoren) Publikationen zurückgewiesen: Angezeigt wird, wie viele Publikationen bei der Qualitätskontrolle nicht akzeptiert werden konnten. Der Meldende hat eine E-Mail über die Ablehnung des betreffenden Titels erhalten, die Begründung der Ablehnung steht im Bemerkungsfeld des erfassten Titels und der Bearbeitungsstatus wird für die Korrektur auf „in Erfassung“ zurückgesetzt.

7. Erfassung von neuen Publikationen Hier können neue Publikationen in unterschiedlichen Erfassungsmasken erfasst werden.

8. Auswahl einer Publikationsart Die Auswahl einer Publikationsart führt zu unterschiedlichen Erfassungsbildschirmen

9. Erfassungsmaske für Monographien Die Autoren werden in einem eigenen Schritt erfasst.Dies ist bei allen Masken gleich Autor hinzufügen (hiermit wird begonnen)

10. FU-Autorensuche kontextsensitive Hilfe

11. FU-Autorensuche 1. Suche in FUDIS, SAP (mit Wildcards * möglich) 3. Auswahl treffen 2. Suchergebnisse

12. FU-Autorensuche Die jüngere Historie der Person an der FUB wird angezeigt (Wechsel des akademischen Titels, der Organisationseinheit, der Kostenstelle, des Drittmittelprojekts) 1. Auswahl treffen 2. Angaben übernehmen

13. Ergebnis der FU-Autorensuche Mit diesem Button können Autorendatenübernommen und ggf. verändert werden, z.B. bei Künstlernamen, Teil eines Doppel-namens ist der Publikationsname, Vornamen erscheinen abgekürzt in der Publikation. Naumann U. Diese Daten werdenbei FU-Autoren automatisch aus FUDIS undSAP-HRzugespielt Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden. Dieses Ergebnis wird dann gespeichert

14. Externen Autor erfassen Mit diesem Button können Autorendatenwieder übernommen und ggf. verändert werden. Kann belegt werden, wenn die Publikation einem bestimmten Drittmittelprojekt zugeordnet werden soll. Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden.

15. Erfassungsmaske für Monographien 2. Möglichkeit: Listenerfassung Autoren benutzen

16. Listenerfassung externer Autoren Mit dem + -Zeichen können weitere Zeilen eingefügt werden Mit der vereinfachten Listenerfassung für externe Autoren(also ohne FUDIS-Abfrage) können weitere (bis zu 24) Autoren eingetragen werden, die nicht FU-Mitglieder sind.Mit „Übernehmen“ werden sie der Autorenerfassung zugefügt.Weitere Autoren müssen im Feld „Bemerkung“ (in der Publikationsmaske) erfasst werden.

17. Erfassungsmaske für Monographien 3. Möglichkeit: Benutzen der Favoritenliste

18. Benutzen der Favoritenliste Die Favoritenliste kann anstelle der Suche nach FU-Autoren und sonstigen Autoren benutzt werden und erleichtert das Erfassen: 1. die Box und 2. „Autor übernehmen“ anklicken. Längere Favoritenlisten können mit Wildcards (*) durchsucht werden.

19. Ergebnis der Autorenerfassung Durch die Pfeile kann die Reihenfolge der Autoren „urkundengenau“ (also wie in der Publikation genannt) verändert werden. Fälschlich erfasste Autoren können nach dem Anklicken in der Box gelöscht werden.

20. Die Autoren wurden in einem eigenen Schritt erfasst Nun werden die Publikations-daten in einer relativ grobengefelderten Struktur erfasst oder über die ISSN / ISBN / DOI eingespielt (Quellen: ZDB, Worldcat, CrossRef) Bei vielen Feldern ist einHilfetext unterlegt. ?

21. Erfassungsmasken Für die unterschiedlichenPublikationsarten werdenverschiedene Unter-masken eingespielt TV/Radio Patent Rezens. ZSS-HRSG. Buch-HRSG. Aufsatz-Buch Aufsatz-ZS Publ.-FormUnbekannt Buch Unbekannt

22. Erfassung abschließen Rückmeldung nach dem Speichern TITELAUFNAHME IN VERSCHIEDENEN MASKEN 1. 2.

23. Erfassung abschließen Buchveröffentlichun Mit diesem Schritt werden die Publikationsdaten in SEP an die Arbeitsstelle Universitätsbibliographie zur Qualitätskontrolle übertragen.

24. Publikationen anzeigen Mit Wildcards (*) kann in allen Feldern als Präfix-, Postfix- und Substring gesucht werden. Beim Anklicken werden sofort angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)

25. Publikationen anzeigen Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)- alle Publikationen mit Status „Erfassung beendet“ sowie Status „übertragen“ (Dublettencheck möglich) Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können die Suchergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden Die so erzeugte Liste kann durch Anklicken des Excel-Buttons ausgegeben werden

26. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Häufig vorkommende Autoren werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oderhier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

27. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Wie gewohnt erfassen (FU-Mitglied oder Maske für Externe), danach speichern. 1. 2.

28. Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Autor aus der persönlichen Favoritenliste löschen: In die Box klicken, dann „Autor entfernen“ betätigen 2. 1.

29. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Häufig vorkommende ISSN werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oderhier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

30. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Suche von Zeitschriftentitelnoder ISSN in der persönlichen Favoritenliste, evtl. mit Wildcards (*) Nach dem Anklicken in der Box kann ein Zeitschriftentitel gelöscht werden 1. 2. oder: Neue Zeitschrift in Favoritenliste eintragen (siehe nächste Folie)

31. Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Favoritenliste ISSN/Zeitschriften ausfüllen, dann speichern Die Eintragungen werden an dieser Stelle (Direkteintrag)nicht auf Richtigkeit geprüft!

32. Abmeldung

33. Und nun: Probieren geht über Studieren ! Aufrufen der Anwendung:https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

34. SEP als Teil der Universitätsbibliographie und der SAP-Statistikdatenbank Das SEP ist Teil einer komplexen DV-Struktur, in der mehrere Anwendungen über Webservices zusammenarbeiten: FUDIS dient zur Identifizierung des Erfassenden und Zuordnung der Autoren SEP ist eine WEB-basierte formulargestützte Erfassung von Publikationen Universitäts-bibliographie

35. Neuer Ablauf und Ziele des Verfahrens • Kernverfahren bleibt die Universitätsbibliographie • Die Daten werden über ein Web-Interface durch die wissenschaftlichen Arbeitsbereiche erfasst und per Workflow elektronisch an die UB übermittelt. • Dabei ist die Erfassung für jeden Titel zweigeteilt: a) Erfassen der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter b) Erfassen des Titels • zu a) Bei der Erfassung der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter werden über FUDIS (FUDirectory and Identify System) durch Abfragen am SAP-Personal-System Autoren so identifiziert, dass Kostenstellen, Personalnummern und KLR-Bezüge (im Hintergrund; nicht sichtbar) zugeordnet werden. • zu b) Für das Erfassen der Titel sind verschiedene Eintragungs- masken hinterlegt

36. Neuer Ablauf und Ziele des Verfahrens • Die Angaben der Wissenschaftler werden von der UB qualitativ geprüft und nach bibliographischen Anforderungen ergänzt • Die qualitätsgesicherten Daten werden von der UB aus SEP automatisiert nach ALEPH und in die SAP Statistik-Datenbank überspielt • Nach einer weiteren Überprüfung und Anpassen an die ALEPH-Datenbank-Regeln werden die Titel-Daten von ALEPH nach SAP geliefert und vorhandene Titel gegebenenfalls überschrieben • Für Auswertungen (Controlling und Evaluationen) innerhalb der SAP Statistik-Datenbank stehen zusätzlich die Werkzeuge der SAP Statistik-Datenbank und der Forschungsdatenbank zur Verfügung • Weil die Autoren so differenziert erfasst wurden, können die Auswertungen können nun mehrpersonen- und kostenstellenscharf vorgenommen werden.