JANEIRO 2008

1. Atenção Importante! Manual de procedimento de troca de cartas fretes para os Postos Conveniados receber o reembolso da Votorantim Cimentos e emitir as futuras Notas Fiscais solicitadas JANEIRO 2008

2. QUAIS SÃO AS EMPRESAS DA VOTORANTIM CIMENTOS? CIMENTEIRAS • VOTORANTIM CIMENTOS BRASIL (VCB) • VOTORANTIM CIMENTOS NORDESTE (VCNE) EMPRESA PARCEIRA DO GRUPO VOTORANTIM • INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL)

3. Como é a nova Carta Frete da Votorantim (4) Recibo de pagamentos à autônomos(RPA); (3) Autorização de abastecimento/Liquidação (2) Recibo de Adiantamento/ Pedágio (RAC);(1)Autorização de abastecimento/Adiantamento

4. COMO RECEBER A CARTA FRETE • CARTAS FRETES DAS VCB e VCN/NE - RPA e RAC com as suas respectivas autorizações de abastecimentos; - 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente • CARTAS FRETES DA INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL) - RPA+RAC e as suas respectivas autorizações de abastecimentos; - 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente; - Canhoto da 1 ª via do conhecimento (CRTC) da ITL assinado e carimbado pelo cliente; - 2ª via do conhecimento da ITL assinado e carimbado pelo cliente - Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes e também da Votorantim Cimentos Nordeste), - RAC deve conter o canhoto de autorização para pagamento de adiantamento da carta frete. OBS: N ° DO CANHOTO NF = N° DO CAMPO DA NF INSERIDO NA CARTA FRETE COMPROVANTES DE CARRETO NÃO TEM VALOR COMO RECIBO, FAVOR NÃO ENVIAR JUNTO COM AS CARTAS FRETES. • Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal;

5. Anexo 1 – Forma de envio da RPA das Cimenteiras PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO. PREFERENCIALMENTE UTILIZAR CARIMBO DO CNPJ OU DA EMPRESA RECEBEDORA. NA FALTA DO CARIMBO DEVERÁ SER ASSINADO E PREENCHIDO O NOME POR EXTENSO E O Nº DA IDENTIDADE DA PESSOA QUE RECEBEU A MERCADORIA. CASO ESTES CAMPOS NÃO ESTIVEREM DEVIDAMENTE PREENCHIDOS O FRETE NÃO SERÁ PAGO. OBS: SE NO CAMPO DA NOTA FISCAL NÃO CONSTAR NENHUM NÚMERO, NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF. TAMBÉM NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF PARA AS FILIAIS DE CAJATI E CAPIVARI DE BAIXO.

6. Anexo 2 – Forma de envio da RPA da ITL 1 via do canhoto da NF Assinado e carimbado pelo cliente 2 via do CRTC da ITL Anexado atrás da carta frete 1 via do canhoto do CRTC da Interávia Transportes, assinado e carimbado pelo cliente, anexado na 2 via do CRTC da Interávia.

7. Não receber cartas fretes: • Sem a documentação necessária; • Quando a RPA estiver somente com o carimbo da Cimento (por ex: Votorantim Cimentos Brasil). Esse procedimento é para segurança da empresa e não para comprovar a entrega da mercadoria; • Quando a RPA estiver com o valor liquido 0,00(zerado), isso quer dizer que o transportador é cativo ou inscrito isso quer dizer que que já foi pago o frete. • Quando a RPA estiver solicitando Conhecimento da Transportadora: (emitir ctrc usar o valor .........).Isso acontece porque eles irão receber diretamente da Votorantim. NÃO CONFUNDIR COM O CRTC DA ITL. • RESUMINDO: Quando tiver valor 0,00 (ZERADO) no valor liquido do RPA, NÃO RECEBA!!! • Ao ter dúvidas na troca do frete, favor ligar para a nossa Central de Atendimento.

8. Anexo 4 - Enviar as RPA’s pela Internet • Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp • Inserir o login e a senha • Clicar no link GERAR LOTE DE RPA, escolher a empresa; • Adicionar as cartas no lote (máximo 24 CF) e enviar;

9. Anexo 5 - Recibo de envio de RPA’s

10. Recibo de envio de RPA’s • Após enviar, anote o numero do lote, espere 3 horas, entre no site novamente e digite o numero do lote, imprima a relação das cartas pagas, onde consta status Pago e anexar as respectivas cartas fretes nessa relação conforme os modelos anteriores; • Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal; • Não enviar nada além da carta frete e seus devidos canhotos. (Ex:canhoto de soma, papeis de pesagem) • Enviar os lotes da Internet uma vez por semana para Curitiba; • Para os postos que não tem Internet e mandam manualmente para Curitiba, fica a critério do posto a periodicidade do envio.

11. RPA’s e RAC’s que o Posto de gasolina não conseguiu enviar pela Internet? • O QUE FAZER?? - Separar as cartas fretes que deram o status Erro-carta frete não localizada ou paga na Relação de cartas fretes passadas na internet; - Fazer relatório a parte contendo a Razão Social do Posto, CNPJ, dados bancários e as informações da carta frete com problema (n° e valor); - Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes), -Mandar o relatório com as respectivas cartas fretes para Curitiba; - Não esquecer de destacar as autorizações de abastecimentos para a emissão das notas fiscais, pois o valor delas está contido no código de barras da carta frete; - Após o envio, o Posto poderá consultar essas cartas fretes na Internet.

12. Anexo 6 - Consultar os pagamentos das cartas fretes • Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp • Clicar no link CONSULTA DE STATUS DE RPA’S; • Escolha a empresa e digite o numero do lote. • Clique em consultar

13. Anexo 7 - Consultar a Solicitação de Nota fiscal • Clicar no link SOLICITAÇÃO NOTAS DIESEL; • Clicar em cima de uma das datas e aparecerá os dados para emissão da nota fiscal

14. Anexo 8 - Solicitação de NF pela Internet

15. Anexo 9 - Solicitação de NF pelo correio ou Fax

16. Anexo10 - Ex. da N.Fiscal solicitada pela Votorantim (modelo 1 ou 1A, 1ª via) É obrigatório constar no corpo da Nota Fiscal: - ICMS retido por Subst. Tributária” - Base de Calc. ICMS Subst. e ICMS SUBST. O ICMS Subst. é correspondente a alíquota do estado (neste ex. PR = 12%) 0008504 – 9 DIESEL COMUM 060 LT 759,546 1,499 1.138,56 “ICMS retido por Substituição Tributária” BASE DE CÁLC. ICMS SUBST.: 1.138,56 ICMS SUBST: 136,63 - Alíquota.: 12% A Base de Calc. ICMS Subst. Deve ser igual ao valor total dos Produtos O valor da NF tem que ser exatamente igual ao valor solicitado pela relatório de NF da Votorantim Os valores aqui devem ser sempre R$ 0,0 1.138,56 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0

17. ENVIO DAS NOTAS FISCAIS DIESEL PARA CURITIBA • Consultar a Solicitação de NF no site da Votorantim toda Segunda feira; • Imprimir a solicitação; • Emitir as notas fiscais conforme a solicitação e o modelo anterior; • Anexar às Notas Fiscais de Diesel as respectivas autorizações de abastecimento e solicitação; e • Enviar SEMPRE para Curitiba

18. Responsáveis • Central de Atendimento: - EQUIPE SIPAC 41 3355-1136 Ou através do e-mail • cartafrete@votorantimcsc.com.br OBS: O horário de atendimento para consulta de pagamentos é somente das 16:00h até as 17:00h, com nossa central de Atendimento.

19. TODAS OS DOCUMENTOS REFERENTE A CARTAS FRETES E NOTAS FISCAIS DE DIESEL DEVERÃO SER ENCAMINHADAS PARA CURITIBA VOTORANTIM CIMENTOS Rodovia Curitiba Rio Branco, 1303 PR 092 Cep 82130-570 Bairro: Abranches Curitiba – PR A/ C Sipac

20. Procedimentos Obrigatórios do Posto Conveniado junto a Votorantim • Os Postos deverão enviar semanalmente para (Votorantim Cimentos – A/C: SIPAC/DIESEL - Rodovia PR 092, 1303 – Abranches - Curitiba PR – CEP 82130570) • As RPA - Recibo de Pagto a autônomo • As RAC - Recibo de Pagto ao Carreteiro, • Relação de RPA’S • E canhotos de Nota Fiscal • E destacar as autorizações de abastecimentos e arquivar no posto até a chegada da solicitação de Nota Fiscal. Emissão pelos Postos de Notas Fiscais de Diesel. - As autorizações de abastecimentos arquivadas deverão ser enviadas com a NF. - Na relação de cartas fretes devem constar os valores das cartas e autorizações abastecimentos;e o total de todas para o pagamento Obs. O Posto só deverá enviar a NF quando solicitado pela Votorantim 4 Posto Conveniado envia para Curitiba as Notas Fiscais (veja o modelo anexo 1) de diesel anexada ao relatório de solicitação NF. Posto Conveniado 1 5 - Recebimento de Cartas Fretes - Lançamento das Cartas Fretes no Sistema VC (de postos que não possuem leitor) -Pagamento da Carta Frete ao Posto Conveniado ás terças e quintas. • Emissão quinzenal de Relatório de Solicitação de NF para: • Os postos que tem Internet • (Anexo 8) • E para os postos que não tem Internet (Anexo 9) • informando os dados para emissão da nota fiscal Há divergências ? não OK VOTORANTIM sim 2 3 Sistema VC emite relatório de divergências Procedimentos Contingenciais

21. Pagamentos são realizados toda terça e quinta feira, via deposito bancário na conta corrente do posto de gasolina e as cartas fretes deverão ser enviadas toda semana; • As solicitações de nota fiscal são realizadas a cada 15 dias e terão o prazo de 7 dias para serem entregues na Votorantim Cimentos, em Curitiba. OBS: - O POSTO DE GASOLINA QUE NÃO RESPEITAR AS NORMAS DA VOTORANTIM QUANTO AO RECEBIMENTO DE CARTAS FRETES SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO VOTORANTIM; - O POSTO QUE ATRASAR O ENVIO DAS NOTAS FISCAIS E DAS CARTAS FRETES SERÁ BLOQUEADO E AUTUADO PELA VOTORANTIM E EM REINCIDENCIA SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO.

22. AGRADECEMOS A SUA PREFENRÊNCIA EM SER PARCEIRO DO GRUPO VOTORANTIM E PARA QUALQUER DÚVIDA, CONTE CONOSCO. MUITO OBRIGADA SIPAC - DIESEL