SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

1. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI OLEH: ABD RASHID BIN SULAIMAN

2. ISO ISO - International Organization of Standardization ( IOS ) – nickname ISO - Bahasa Yunani iaitu ISOS bermaksud berkekalan MS - Malaysian Standard - Keperluan standard 2008- Versi keluaran ( setiap 5 tahun )

3. ISO Pertubuhan bukan kerajaan di Geneva, Switzerland. Ditubuhkan pada 28 Februari 1947 Keahlian 150 negara yang diwakili oleh Badan Persijilan ( SIRIM ) Mempunyai lebih 180 JK Teknikal meliputi pelbagai sektor industri dan produk JK Teknikal akan menyemak standard ISO

4. Keperluan Kualiti PKPA Bil 1/1992 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh ( TQM ) Bagi Perkhidmatan Awam PKPA Bil 2/1996: Garis Panduan Bagi Melaksanaan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam PKPA 1/2002: Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan. Penstrukturan di BPSH, KPM 2008 - Sektor Jaminan kualiti .Fungsi Sektor Jaminan Kualiti.

5. OBJEKTIF KUALITI SPSK JOHOR 100 % P & P dilaksanakan 100 % Aduan dan Maklumbalas pelanggan dilayan. 100 % Murid dapat Perkhidmatan Bimbingan Peningkatan 3 % atau 65 % lulus keseluruhan Tanpa Teguran Audit

6. PROSEDUR KUALITI ( PK ) PK 01 - P. Panatia PK 02 - P. Jadual Waktu PK 03 - P. Pengajaran & Pembelajaran PK 04 - P. Pencerapan PK 05 - P. Peperiksaan PK 06 - P. Semakan Hasil Kerja Murid PK 07 - P. Mesyuarat PK 08 - P. Aduan Pelanggan PK 09 - P. Pusat Sumber PK 10 - P. Perkembangan Staf PK 11 – P. Perolehan dan Pembelian PK 12 - P. Kawalan Dokumen dan Rekod PK 13 - P. Bimbingan PK 14 - P. Audit Dalam PK 15 - Perkhidmatan Yang Tidak Akur PK 16- Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan PK 17- Kajian Semula Pengurusan

7. LANGKAH 1 Isikan maklumat latarbelakang sekolah dan muatkan dalam MANUAL KUALITI m/s 16 Bahagian 3.1.1 Isikan maklumat piagam pelanggan sekolah pada m/s 19 Bahagian 3.9 Cap “SALINAN TERKAWAL” pada muka hadapan sebelah atas MANUAL KUALITI. Isikan lampiran PK12/1, PK12/4 dan PK 12/6 sebagai bukti penerimaan salinan dokumen terkawal. Simpan dalam Fail Induk SPSK (wujudkan dan daftarkan fail ini).

8. CONTOH SALINAN TERKAWAL Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen – Senarai Nama Edaran Contoh: Pengetua SMK Taman Tun Aminah No Senarai Edaran – 52 PK - 52 – 01 PK HEM -52 – 02 PK KOKO - 52 - 03

9. CONTOH SALINAN TERKAWAL Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen – Senarai Nama Edaran daripada PK 1 Ketua Bidang Bahasa - 52-01/01 Ketua Bidang Tek&Vok - 52-01/02 Ketua Bidang Sains - 52-01/03 Ketua Bidang Kemanusian -52-01/04 S/U Peperiksaan - 52-01/05 Guru GBK - 52-01/06

10. Langkah 2 Tubuhkan J/K SPSK sekolah iaitu: J/K Induk SPSK Pengurus Kualiti : PK 1 (SM) / GB (SR) Pen. Pengurus Kualiti: Setiausaha: S/U Kurikulum sekolah Ahli-Ahli : Pentadbir lain Ketua-ketua Bidang, Ketua Panitia, Guru Media, kaunselor, s/u pep. Jika boleh, ahli-ahli menjadi auditee kepada Prosedur Kualiti tertentu. Senarai J/K SPSK juga di masukkan dalam Fail Induk SPSK

11. Langkah 3 Buat salinan dokumen kualiti dan Lampiran kualiti dan edarkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskannya. Capkan “SALINAN” pada dokumen tersebut. Pastikan lampiran PK 12/5 diisi oleh penerima dan lampiran ini di simpan dalam fail induk SPSK.

12. Langkah 4 Salin/taip semula Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti m/s 23 dalam MANUAL KUALITI untuk di sebar luaskan di sekolah.

13. Langkah 5- PK01 Pengurusan Panitia Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan panitia diurus dengan cekap dan teratur supaya prestasi setiap mata pelajaran bagi peperiksaan pertengahan tahun, akhir tahun dan peperiksaan awam meningkat 3 % atau minimum 65 % keseluruhan dalam tahun semasa.

14. Apa yang perlu ada dlm PK 01 J/K Kurikulum – mesy. Minimum 2 x /thn Ketua Panitia – mesy. Minimum 4x / thn Ada 10 fail panitia yang dikemaskini (PK01/1). Ada program peningkatan mata pelajaran (PK01/3) Ada laporan program.(PK 01/2)

15. PK 02 – Jadual Waktu Prosedur ini diguna pakai untuk memastikan jadual waktu disiapkan dalam tempoh 7 (tujuh) hari sebelum sesi persekolahan dimulakan. Perlu ada: Load guru serta agihan kelas dan m/pel. Jadual waktu guru dan master serta t/t Jadual waktu kelas dan master serta t/t Jadual dan slip guru ganti.

16. PK 03 – P&P Prosedur ini bagi memastikan proses Pengajaran dan Pembelajaran yang telah dirancang dan dilaksanakan 100 % berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan, melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah.

17. Pengurusan P&P samb .... Buku Persediaan Mengajar perlu ada: Sukatan, Huraian dan Ranc Tahunan, Takwim persekolahan, Jadual waktu dan senarai nama pelajar. Rancangan Pelajaran Harian: Tajuk, Objektif, aktiviti, nilai/BBM, refleksi.

18. Pengurusan P&P samb…. Semasa P&P: Kelas kondusif Buku kawalan Bilik Darjah (kehadiran murid) Instrumen pencerapan (PK04/1)(instrumen) Borang pinjaman alatan/ bahan (PK03/2) Borang penggunaan Bilik Khas (PK03/1) Rekod pengesanan 100% (PK03/3) Selepas P&P: latihan dan semakan kerja murid.

19. PK 04 - Pencerapan Prosedur ini bertujuan memastikan guru- guru yang mengajar di Sekolah Menengah Negeri Johor dicerap minimum dua (2) kali setahun. Minit mesyuarat kurikulum Jadual pencerapan Instrumen pencerapan dan hasil pencerapan. (PK04/1)

20. PK 05 - Peperiksaan Prosedur ini disediakan untuk memastikan penyediaan soalan dan pengurusan Peperiksaan Pertengahan Tahun dan Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan dengan lancar dalam tempoh 60 hari mengikut perancangan yang telah ditetapkan dalam Takwim Sekolah.

21. PK05- Peperiksaan samb… Apa yang perlu ada: Mesy. J/K peperiksaan awal tahun Jadual/takwim peperiksaan Jika soalan tidak setara daerah atau negeri maka perlu lihat prosedur PK05. Jika setara, maka lampiran PK05/1, PK05/2 dan PK05/3 tidak digunapakai.

22. PK05 – Peperiksaan samb…. Soalan dicetak dan diagihkan ikut bil. Murid dan kelas. Disimpan dalam tempat/bilik/almari berkunci. Jadual pengawasan peperiksaan. Susun atur bilik peperiksaan. Rekod pengambilan kertas soalan (PK05/4) Rekod penyerahan skrip jawapan murid. (PK 05/5)

23. PK 06 – Hasil Kerja Murid Prosedur ini bertujuan untuk memastikan: 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran. Pihak pentadbir memantau semakan hasil kerja murid minimum dua kali setahun.

24. PK06 – HKM samb….. Mesti ada: Jadual Pemantauan yang disahkan. Borang pengesanan (PK06/1) – 5 buku minimum Laporan semakan Buku latihan (PK06/2) – dalam tempoh 14 hari.

25. PK07 - Mesyuarat Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. Mesti ada: Notis mesyuarat (PK07/1) , Kehadiran (PK07/2), Minit Mesyuarat (PK07/3), Rekod Edaran minit (PK07/4) dan Maklumbalas (PK07/5).

26. PK08-Aduan Pelanggan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian aduan dan maklum balas pelanggan diurus dengan cekap dan teratur melalui tindakan berikut: Mengambil tindakan terhadap semua aduan dan maklum balas pelanggan yang diterima dan direkodkan. Borang maklum balas pelanggan diedarkan kepada murid dua kali dalam tahun semasa.

27. PK08 – Aduan samb…. Terima aduan: Rekodkan (PK08/1) Daftarkan (PK08/2) Maklumkan kepada pengadu (PK08/3) dlm tempoh 3 hari. Laporan Aduan diserah kepada Pengetua dalam tempoh 3 hari (PK08/4) di beritahu kpd pengadu dalam tempoh 7 hari.

28. PK08- Maklumbalas Edar instrumen penilaian P&P (PK08/5) dua kali setahun. Setiap guru dinilai 10 orang murid. Kumpul borang dan buat analisis data (PK08/6). Bincang dengan guru jika didapati tak kompeten.

29. PK09 – Pusat Sumber Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100% murid membuat pinjaman buku di Pusat Sumber di sekolah, minima 10 buah buku dalam setahun persekolahan. Mesti ada peraturan pinjaman/ pemulangan buku. Sistem automasi yang dapat analisis rekod pinjaman dan pemulangan. Keluarkan surat jika murid tak pulang buku. (PK09/1)

30. PK10 - Perkembangan Staf Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua guru di Sekolah Menengah/Rendah Negeri Johor mendapat latihan 7 hari dalam satu tahun, sebagaimana Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 6/2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

31. PK 10 - samb…. Edar borang matrik kompetensi (PK10/1) Buat analisis keperluasn latihan (PK10/2) Sediakan rancangan latihan (PK10/3) P/GB keluarkan surat arahan laksanakan latihan. Uruskan latihan. Edar borang penilaian kursus pd hari terakhir (PK10/4) pd hari terakhir latihan.

32. PK10 - sambungan Rekod dalam Kad Biru. Isi borang pelaporan kursus (PK10/6) setelah tamat kursus. Edar borang Keberkesanan Program selepas 3 bulan berkursus. (PK10/5).Kumpul borang dan nilai keberkesanan kursus.

33. PK 11- Perolehan dan Pembelian Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran.

34. PK11 Samb…. Tindakan – Mesyuarat JK Kewangan Sekolah Memilih Pembekal Membuat Pembelian berdasarkan:- - Keperluan - Kedudukan Kewangan - Pembekal berdaftar ( asrama/KH/Sains ) Kedudukan Stok:- - baki stok - penggunaan bulanan - kekerapan keperluan - tarikh barangan dapat dibekalkan

35. PK 11 samb….. Kebenaran pusat Tanggungjawab ( mohon ) Pesanan Sekolah melebehi RM 100.00 Pajar Wang runcit Dokumen Pembelian: - Salinan asal Pesanan Sekolah, bil, invois - Perakuan penerima (tandatangan dan cap ) - Borang Prestasi Pembekal

36. PK11 Samb… Panitia membuat Anggaran Belanjawan PK 11/1 Mengisi borang nota minta PK 11/2 Syarikat/pembekal mendaftar dengan sekolah. PK 11/3 Sekolah menilai prestasi pembekal PK 11/4 Sekolah menganalisis prestasi pembekal PK 11/5

37. PK 12 P. Dokumen dan Rekod Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. Prosedur ini juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula. Prosedur yang diwujudkan bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti.

38. PK 13 P. Bimbingan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100% murid mendapat Perkhidmatan Bimbingan daripada Guru Bimbingan dan Kaunseling dalam Perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Perkhidmatan Bimbingan Kerjaya, Perkhidmatan Pembangunan Diri Murid dan Perkhidmatan Bimbingan Motivasi, melainkan dalam hal-hal yang bukan kawalan pihak sekolah.