Sisäinen tarkastus ja riskienhallinta, liiketoimen johtokuntien koulutus 19.2.

1. Sisäinen tarkastus ja riskienhallinta, liiketoimen johtokuntien koulutus 19.2. Sisäinen tarkastus tarkastusjohtaja Keijo Lappalainen

2. KUNNAN VALVONTA Valtion valvonta, Eu-valvonta Ulkoinen valvonta Sisäinen valvonta Johdon ja luottamushenkilöiden valvonta (tarkastustoimikunta) Tarkastus- lautakunta Tilintarkastaja JHTT Sisäinen tarkastus Esimiesten päivittäinen valvonta Tarkastussuunnitelma (koordinointi ja yhteensovitus) KUNTALAISET

3. Hyvä johtamis- ja hallintajärjestelmä • Johtamis- ja hallintojärjestelmällä tarkoitetaan toiminnan ja talouden johtamiseen ja ohjaukseen liittyvää läpinäkyvää tilivelvollisuus- ja vastuujärjestelmää • Tilivelvollisuus • tilivelvolliset toimielimet (kunnanhallitus, lautakunnat, johtokunnat ja toimikunnat), joiden jäsenet ovat tilivelvollisia luottamushenkilöitä ja • tilivelvolliset viranhaltijat (lähinnä toimielinten esittelijät). • Järjestelmän perusta • kuntakonsernin toimintaa ohjaavat hyvän hallinnon periaatteet, • strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, • asiakkaiden tarpeet, eri sidosryhmien odotukset, • toiminnan ja tuloksellisuuden arvioinnin menettelyt ja raportointi

4. KUNTIEN SISÄINEN VALVONTAJÄRJESTELMÄ • Järjestelmän asianmukaisesta toiminnasta vastaa kunnanhallitus ja konsernijohto • liikelaitosten, tuotantoalueiden ja toimintayksikköjen vastuulliset: TILIVELVOLLISUUS • Ei yleensä erillisiä toimielimiä – Tampereella tarkastustoimikunta (audit committee) • Suurissa kaupungeissa johdon apuna sisäinen tarkastus • Erillinen ”Sisäisen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa (yleis) ohje” (mm. suuret kaupungit) • konserniohje ja/ tai corporate governance ohje • toimialueilla omat ohjeet

5. TAMPEREEN KAUPUNGIN SISÄINEN TARKASTUS 1.1.2009 KAUPUNGINHALLITUS TARKASTUS- TOIMIKUNTA (Audit Committée) KAUPUNGINVALTUUSTO TARKASTUSLAUTAKUNTA PORMESTARI SISÄINEN TARKASTUS JA RISKIENHALLINTA Tarkastussihteeri Pirjo Nummela Tarkastusjohtaja Keijo Lappalainen, JHTT SISÄINEN TARKASTUS RISKIENHALLINTA Tarkastuspäällikkö Pirjo Toivo, JHTT sivistyspalvelut, hyvinvointipalvelut Riskienhallintapäällikkö Jarmo Salmi ATK-tarkastaja Irja Peltoniemi henkilöstöhallinto, palvelukeskukset ja atk-avusteinen tarkastus Sisäinen tarkastaja Piritta Haapahuhta, JHTT sosiaali- ja terveyspalvelut Sisäinen tarkastaja Jukka Piirto, HTM liikelaitokset Tietojärjestelmätarkastaja Kaj Palenius, CISA tietojärjestelmät, tietohallinto ja tietotekniikkakeskus Riskienhallinnan asiantuntija Janne Kotilahti Tarkastaja Marja Pärssinen palkat Tarkastaja Anne Perttala projektit

6. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta • Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kuntakonsernin hyvää johtamis- ja hallintojärjestelmää sekä operatiivista johtamista, jonka tavoitteena on varmistaa 1. lain, viranomaisohjeiden ja johdon päätösten noudattaminen 2. strategisten sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, 3. moitteetonta varainhoitoa l. resurssien asianmukaisesta käyttöä ja hoitoa sekä 4. päätöksenteossa käytettävän tiedon oikeellisuutta, riittävyyttä sekä ajantasaisuutta ja luotettavaa raportointia

7. Kunnan johtaminen • Pormestari johtaa kaupunginhallituksen alaisena kaupungin (kuntalaki 24§): • hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Konsernijohto (kuntalaki 25a§): • Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja tai pormestari ja muut johtosäännössä määrätyt viranomaiset. • Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä.

8. Kuntalaki: liikelaitos (87 c §) • Liikelaitoksella on johtokunta • Johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa • Johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. • Liikelaitoksella on johtaja (87 d§: … huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan järjestämisestä)

9. Hallitus ja tilivelvolliset toimielimet • Toimielinten velvollisuus on arvioida, seurata ja valvoa riskien arvioinnin ja hallinnan menettelyiden toimivuutta. • Hallitukselle ja muille toimielimille tulee raportoida suoritetuista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden arvioinneista ja niiden perusteella toteutettavien toimenpiteiden vaikuttavuudesta. • Tilivelvollisten viranhaltijoiden tulee asiantuntijoina omalla vastuualueellaan järjestää sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimintoihin ja prosesseihin hallituksen ohjeistamalla tavalla ja valvoa niiden tehokkuutta.

10. JOHDON VALVONTA/ Johtokunta • hyväksyä strategian • hyväksyä liikelaitoksen talousarvio, taloussuunnitelma ja vuosisuunnitelma sekä valvoa niiden toteuttamista • hyväksyä vuosiraportit ja konsernihallinnon ohjeiden mukaiset väliraportit • hyväksyä ehdotus tilinpäätökseksi toimintakertomuksineen • hyväksyä hyvään johtamis- ja hallintotapaan, riskienhal- lintaan ja sisäiseen valvontaan liittyvät menettelytavat • päättää palvelujen ja suoritteiden hinnoitteluperusteista • päättää liikelaitoksen investoinneista, lainan otosta • päättää toimitusjohtajan ottamisesta ja erottamisesta • päättää henkilöstösuunnitelmasta • tilivelvollisen vastuu • poliittinen vastuu

11. JOHDON VALVONTAviranhaltijavalvonta varmistaa • toiminta-ajatus ja tavoitteet toteutuvat • toimitaan lakien, määräysten ja ohjeiden mukaan • informaatiojärjestelmä on luotettava • sisäinen valvontajärjestelmä on kunnossa • hyvä hallinto- ja johtamistapa asianmukainen • riskit tiedossa, ennakoidaan ja hallitaan • organisoi toiminnan – päättää toimintasäännöstä • virkavastuu • tilivelvollisvastuu

12. Hyvä johtamis- ja hallintotapa / johtosäännöt 1.1.2009 Kaupunginhallituksen johtosääntö: • Kaupunginhallituksen tehtävänä on 5§ 22: • hyväksyä hyvään johtamis- ja hallintotapaan, riskienhallintaan ja sisäiseen valvontaan liittyvät menettelytavat sekä 5 § 14: • vastata kaupunkikonsernin konserniohjauksen täytäntöönpanosta ja konsernivalvonnasta • Pormestarin tehtävänä on 11§ 5: • vastata hyvän johtamis- ja hallintotavan, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä kaupunginhallituksen hyväksymien menettelytapojen mukaisesti

13. Liikelaitosten johtokunta • ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. • vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä • vastaa valtuuston ja kaupunginhallituksen asettamien strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta sekä • konsernimääräysten noudattamisesta alaisensa toiminnan osalta. • vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaista

14. Tilivelvollisuus Kuntalain mukaisia tilivelvollisia ovat ainakin: • kaupunginhallituksen jäsenet • lautakuntien jäsenet • johtokuntien jäsenet • toimikuntien jäsenet • kunnan muiden toimielinten jäsenet • pormestari ja apulaispormestarit • konsernihallinnon johtajat • Toimielimien alaisten tehtäväalueiden johtavat viranhaltijat (yleensä esittelijät)

15. Tilivelvollisuus • tilivelvollisella henkilökohtainen vastuu • kuntalaki 75 § • vastuuvapaus ja muistutus • tilivelvollisen toiminta valtuuston arvioitavaksi • tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus tilintarkastuskertomuksessa • tilivelvolliselle voidaan myöntää vastuuvapaus • Muistutus ja vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä • tilintarkastajalla harkintavalta • (toimittu vastoin lakia tai valtuuston päätöstä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen)

16. Tilivelvollisuus • arvioinnin taustalla • Kuntalaki (valtuusto arvioi) • jos ei vastuuvapautta myönnetä niin joko: • Vahingonkorvauslaki (tuomioistuin) tai • Rikoslaki (tuomioistuin)

17. MITEN VASTUUTA ARVIOIDAAN • ONKO VIRANOMAINEN TÄYTTÄNYT LAIN VAATIMUKSET (kuntalaki tai erityislaki esim. hyvinvointipalvelut) • ONKO VIRANOMAINEN TOIMINUT VALTUUSTON HYVÄKSYMÄN JOHTOSÄÄNNÖN MUKAISESTI • ONKO VIRANOMAINEN TOIMINUT VALTUUSTON HYVÄKSYMIEN PÄÄTÖSTEN MUKAISESTI • arviointityökaluna esim. arviointimalli:

18. KUNNAN TOIMINTAKERTOMUS • Kilan kuntajaoston yleisohje kunnan tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta, sen mukaan siinä: • 1) On annettava arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista • 2) on annettava selonteko kunnan sisäisen valvonnan ja • 3) konsernivalvonnan järjestämisestä • Selonteko pakolliseksi vuoden 2008 toimintakertomukseen (siis keväällä 2009) • ANNETTAVA MYÖS LIIKELAITOSTEN TOIMINTAKERTOMUKSESSA

19. Johtokunnan selonteko • Sisäisen valvonnan kohdealueita, joihin selonteossa on Kilan mukaan aiheellista ottaa kantaa: • Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus • Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen • Riskienhallinnan järjestäminen • Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta • Sopimustoiminta • Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä • Jos kunnan sisäisessä valvonnassa on havaittu puutteita ja virheitä, on niistä tehtävä selkoa ja esitys niiden korjaamisesta.

20. Sisäisen valvonnan arviointi Työkaluna ns. “Arviointimalli”, jota sisäinen tarkastus on kehittänyt ja soveltaa kaupungin eri yksiköissä. • Malli perustuu “Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa”- ohjeeseen, jossa viisi asiakokonaisuutta • (1. Johtamistapa- ja valvontakulttuuri, 2. Riskienhallinta, 3. Valvontatoimenpiteet, 4.Raportointi ja tiedonvälitys sekä 5. Seuranta) • Arviointimallin avulla arvioidaan johtajan/johdon vastuulla olevaa toimintaa sisäisen valvonnan ja hyvän johtamis- ja hallintotavan näkökulmasta • Arviointi antaa mahdollisuuden kehittämistoimenpiteiden kartoittamiseen • Arviointimalli toimii myös vastuuhenkilön itsearvioinnin välineenä • Arviointimalli, lukittu.doc

21. VALVONTAJÄRJESTELMÄ: JOHDANTO JOHTAMISJÄRJESTELMÄ SISÄINEN VALVONTA VALVONTAJÄRJESTELMÄ TOIMIVALTA JA VASTUUT TOIMINNALLISET PROSESSIT: PÄÄTÖKSENTEKO HENKILÖSTÖASIAT TALOUS JA STRATEGIA KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE OMAISUUDEN HALLINNOINTI OMISTAJAOHJAUS TIETOHALLINTO ja TIETOTURVA MUUT ASIAT Väärinkäytösten ehkäisy Avustukset Sopimuksen ja niiden valvonta Projektitoiminta Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa- ohje

22. Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa- ohje • Antaa yhtenäiset toiminnalliset ja “eettiset” periaatteet, vastuuttaa toiminnot • Hyvä hankintatapa • Lahjusten otto/ antokielto, hankinnat logistiikan kautta • Kilpailulainsäädäntöä noudatettava, suorahankinta perusteltava poikkeus • Rala ry rakentamisessa, Maanrakennusalan omat ohjeet, liiketoimen lahjonnan vastaiset ohjeet, isot sopimukset aina lakimiesten kautta • Esteellisyys • Muista jäävätä itsesi, esteellinen ei saa olla mukana valmistelussakaan • Väärinkäytösten estäminen • Johto näyttää esimerkin, poikkeamiin suhtautuminen, toimiva valvonta- ja riskienhallintajärjestelmä ehkäisee itse väärinkäytöksiä

23. Suunnitelmat kunnan tasolla Kuntalaisen hyvinvoinnin ja turvallisuuden varmistaminen Alueellinen/paikallinen turvallisuussuunnitelma Varautuminen häiriötilan- teisiin ja poikkeusoloihin Oman toiminnan varmistaminen Valmiussuunnitelma Riskienhallintasuunnitelma Talouden ja toiminnan riskienhallinta

24. Hyvä esimies – kyselyn tuloksia(heky) • oikeudenmukainen, läsnä, luotettava, hyväkäytöksinen • ei suosikkijärjestelmää, rehellinen ja avoin, • säännölliset yhteydet alaisiin, välittää informaation reaaliaikaisesti • pitää alaisten puolta, antaa palautetta: sekä positiivista että negatiivista, ottaa myös itse vastaan palautetta • tietää mitä muutoksia on menossa ja kuinka ne vaikuttavat omaan yksikköön • ei pidä kiinni vanhoista rutiineista vaan kannustaa uusiin toimintatapoihin • kannustaa koulutukseen ja kursseille – eikä mitätöi niitä • tuntee alaisensa nimeltä

25. Hyvä luottamushenkilö – sitar • oikeudenmukainen, läsnä, luotettava, hyväkäytöksinen • tutustuu asioihin, ottaa selvää, lukee listat ennakkoon • säännöllinen yhteys toimitusjohtajaan, välittää informaation reaaliaikaisesti • pitää oman yksikön puolta, antaa palautetta: sekä positiivista että negatiivista, ottaa myös itse vastaan palautetta • tietää mitä muutoksia on menossa ja kuinka ne vaikuttavat omaan yksikköön • ei pidä kiinni vanhoista rutiineista vaan kannustaa uusiin toimintatapoihin • luottamushenkilö on päättäjä – johtaa asioita, ei organisaatiota • tuntee hyvän hallintotavan perusteet ja toimii niiden mukaisesti