Gestion de la scolarité

1. Gestion de la scolarité D.E Zegour Institut National d’Informatique Oued Smar, Alger

2. Plus de saisie des étudiants à chaque rentrée scolaire !  Comment ?

3. Plus de saisie des notes en fin d’année scolaire! !  Comment ?

4. Plus de contrôle des notes pendant les délibérations !  Est-ce vrai ?

5. Plus de recherche de l’historique des étudiants pendant les délibérations!!  Et comment ?

6. Si seulement c’était vrai !!!

8. Voyons comment fonctionne ce logiciel ?

9. Phase d’initialisation Phase de saisie Étudiants / Matières( Administration ) Phase de saisie Notes ( Administration ou Enseignant) Phase de traitement Phase post-traitement Cycle du logiciel

10. La phase d’initialisation consiste à mettre en place le système. Elle est faite une seule fois.

11. Phase d’initialisation • Construit la base de données ‘Historique’ à partir de l’existant. • Cette base contient les résultats des années 1, 2, 3, .. de l'année antérieure. • Pour chaque étudiant, il y a sa moyenne annuelle de juin et éventuellement sa moyenne après rattrapage pour chaque année passée.  • Pour chaque étudiant, il est mentionné toutes les informations sur son cursus (rachat, discipline, absence, ...)

12. Phase d’initialisation • Sur cette base on peut faire les tris par nom, matricule, … • On peut aussi faire des recherches par nom, année, … • A partir de cette base, on établit les bases de données Etudiants pour les années 1, 2, 3, … de l'année en cours. • Il est possible de les visualiser. • En plus des vérifications au moment de l'introduction des données , une compilation est entreprise pour vérifier pour chaque enregistrement que • les années d'études se suivent. • la dernière année existe • l'année en cours est compatible avec les années scolaires passées. • Etc … Fenêtre de compilation

13. Une fois la phase d’initialisation terminée, la phase de saisie est entamée. Ceci est fait par l’administration.

14. Phase de saisie Permet : • Saisie des étudiants et des matières • Consultation de l’historique et de l’archive • Construction et consultation des fiches Z

15. Phase de saisie/ Étudiants • Permet de Saisir des nouveaux étudiants ( Année 1)  • Met à jour éventuellement les bases de données étudiants des années 2, 3,… • On peut trier chaque base de données étudiant par groupe, matricule, par nom • On peut faire des recherches par nom ou se positionner sur un groupe donné • On peut établir les fiches Z

16. Phase de saisie / Matières • Permet de saisir les matières et les coefficients pour toutes les années

17. Phase de saisie / Fiches Z • On peut créer des fiches Z à partir des bases de données étudiants. Ce sont des fichiers établis par groupe pour la saisie des notes.  • On peut visualiser les fiches Z. On peut les imprimer et donner les listes ( fiches) aux enseignants concernés ou de préférence donner les fichiers correspondants. • Les enseignants pourront alors les remplir en utilisant Formule-Z. Dans le premier cas, c’est l’administration qui reprend les fiches pour introduire les notes en se servant de Formule-Z.  

18. Phase de saisie / Historique • La base Historique contient tous les résultats des étudiants en cours de formation. • Consultation de l’historique des étudiants avec possibilité de rappeler les résultats de chaque étudiant : • Possibilité de mettre en forme les résultats globaux de chaque étudiant (Global). • Possibilité de récupérer toutes les notes pour chaque année d’étude (Détails).

19. Phase de saisie / Historique • Résultats globaux de toutes les années pour un étudiant donné • Rappel des notes sur une année donnée pour un étudiant donné

20. Phase de saisie / Archive La base Archive contient tous les résultats des étudiants qui ne sont plus en cours de formation. De même que la base Historique on peut : • Consulter tous les resultats des étudiants archivés.

21. Grâce au logiciel FORMULE Z (Excel simplifié) les notes sont saisies. Ceci peut être fait par les enseignants ou par l’administration.

22. Formule Z Formule-Z (Excel simplifié) est un logiciel intégré permettant de saisir les notes sur les fiches Z. La saisie sur ces fiches est complètement contrôlée : • On ne peut modifier la liste des étudiants • Contrôle sur les notes • Possibilité de défaire les dernières modifications sur les notes • Colonnes prédéfinies pour la Moy, Synt, Rat et MG(Moyenne générale) • avec Moy est une formule utilisateur et Mg une formule prédéfinie = Max (Max(Moy, Synt), Rat) • On peut ajouter ou supprimer une colonne, la modifier ou la vider • On peut ajouter, supprimer des formules, changer l'ordre d'application des formules • Recalcul dynamique des moyennes au moindre changement.

23. Formule Z Formule Z offre une calculette pour introduire des formules. La saisie des formules peut se faire uniquement avec la souris .

24. Formule Z • Possibilité de saisir les notes des groupes séparément. • Existence d’une opération de GROUPEMENT des fiches d'une même matière avec compilation ( vérification sur les colonnes, vérification de l’équivalence des formules utilisées, ..)

25. Vers la fin de l’année scolaire les délibérations arrivent. C’est la phase de traitement.

26. Phase de traitement • Regroupe les fiches (notes )de toutes les matières dans une même fiche, établit le classement en tenant compte des coefficients des matières. • 2 types de traitement sont effectués : • Traitement pour une session normale ( session de Juin) • Traitement pour une session après rattrapage ( session de Septembre) • Pour une session normale, une seule moyenne est considérée. Pour une session après rattrapage, deux notes sont considérées, la moyenne de juin et celle de septembre. • Pour une session après rattrapage, les notes des matières sont les notes après rattrapage c'est à dire Max( note normale, note après rattrapage). • On ne peut modifier les notes. • On ne peut modifier la liste des étudiants

27. Phase de traitement • Un click sur le bouton droit de la souris sur une ligne quelconque de la grille offre un menu avec les opérations : Historique, Mise en forme, Détail des notes et Photo. • L’opération ‘Historique’ est équivalente au double click sur un étudiant ( nom, prénom ou matricule). Elle dresse l’historique de l’étudiant. • L’opération ‘Mise en forme’ met en forme la ligne relative au curseur. Sur une fiche, les notes sont récapitulées. • L’opération ‘Détail des notes’ dresse un état récapitulant toutes les notes des matières avec les formules de calcul des moyennes. Fiche principale • L’opération ‘Photo’ montre la photo de l’étudiant sous curseur.

28. Phase de traitement L’opération ‘Historique’ ou un double click sur un étudiant ( nom, prénom ou matricule) sur la fiche principale donne l’historique de cet étudiant.

29. Phase de traitement Un double-click sur une moyenne à l’intérieur de l'historique rappelle les moyennes pour chaque matière de chaque année.

30. Phase de traitement Encore plus, un double-click sur une moyenne donne le détail des notes ainsi que la formule de calcul.

31. Phase de traitement L’opération ‘Mise en forme’ met en forme la ligne relative au curseur. Sur une fiche, les notes sont récapitulées.

32. Phase de traitement L’opération ‘Détail des notes’ dresse un état récapitulant toutes les notes des matières avec les formules de calcul des moyennes.

33. Phase de traitement Un double-click sur une note d'une matière, donne les notes de l'année pour cette matière ainsi que sa formule de calcul.

34. Phase de traitement • Pour une session après rattrapage, les notes des matières sont les notes après rattrapage c'est à dire Max( note normale, note après rattrapage). Un double-click sur une note d'une matière, donne les notes de l'année pour cette matière ainsi que sa formule de calcul et éventuellement celle de rattrapage. • Pour une session après rattrapage, un double-click sur la moyenne de juin rappelle les notes des matières de juin.

35. Phase de traitement Délibération assistée par ordinateur avec visualisation pour un étudiant donné : En option : Délibérations automatiques en fonction de critères prédéfinies paramétrables …. • de toutes les notes pour toutes les matières pour toutes les années • des mesures disciplinaires à son encontre. • du nombre d’absences • de sa photo. Délibérations plus objectives 

36. Une fois tous les traitements terminés, on lance la phase de Post-traitement qui consiste à préparer les nouvelles promos pour l’année scolaire suivante.

37. Phase de Post-traitement A partir des résultats des traitements de toutes les promotions (résultats après rattrapage), on peut : • préparer les listes des étudiants (base de données étudiant )pour l'année scolaire suivante • mettre à jour la base de donnée Historique de l'année en cours • préparer la base de données Matière pour l'année scolaire suivante.

38. Phase de Post-traitement On peur visualiser les listes des étudiants (base de données étudiant )pour l'année scolaire suivante.

39. Phase de Post-traitement On peut visualiser l’historique. Sur l’historique on peut faire des recherches par nom ou par matricule.

40. A ce stade là, un cycle du logiciel est terminé pour l’année scolaire courante. Le cycle pour l’année scolaire suivante débute par la phase de saisie.

41. Et vous avez à la fin tous les documents qu’il faut : • Carte d’étudiant • Certificat de scolarité • Bulletin scolaire de n’importe quelle année d’étude • P.V de délibération • Listes des étudiants par groupe • Bulletin global de toutes les années d’études • Notes de l’année pour une matière donnée pour une année scolaire donnée