Les outils collaboratifs en ligne

1. Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda partagé, fichiers partagés…. Emmanuel DE SAINT STEBAN

2. Technologiæ • Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC • 14 membres • Des compétences diversifiées : • stratégie, organisation, management • communication, marketing, médias sociaux • informatique, systèmes d’information • un site internet : www.technologiae.org • Des actions au service de l’Église • Veille • Conseil • Formation Modèle de présentation Technologiae

3. Emmanuel DE SAINT STEBAN • Ingénieuretudes et développement • Ingénieur EFREI • Actuellement en mission chez TF1 • Développement WEB • veillepermanente sur les nouvelles technologies • Membres d’association Etudiante • Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne facebook.com/emmanueldesaintsteban @manudss facebook : nouveautés et changements

4. Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne Les outils collaboratifs en ligne

5. Travail et collaboration Modèle de présentation Technologiae

6. Travail et collaboration :Comprendre le travail réel Modèle de présentation Technologiae

7. Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ? (idées reçues) • Des outils faits pour collaborer • Un truc à la mode • C’est pour les geeks • Une lubie des chefs • Une perte de temps • Inutile, on collabore déjà efficacement … Modèle de présentation Technologiae

8. Allez, reprenons… • Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l’on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définitions de Serge K. Levan) • La communication • La coopération • La coordination • En gros, cela permet donc : • De partager des informations, des données • De travailler ensemble sur un projet commun • De répartir les actions, coordonner l’ensemble Modèle de présentation Technologiae

9. En gros, ça ne sert à rien … • Ben oui, quoi : • Je communique par mail • Je coopère par les tâches qu’on me dit de faire • On se coordonne en réunion Modèle de présentation Technologiae

10. Sauf que .. • Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails échangés, ou des discutions. • Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails • On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document • C’est la galère pour trouver une date commune • On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a besoin • On croule sous le nombre de mails • On oublie toujours quelque chose • On refait trois fois la même chose • … Modèle de présentation Technologiae

11. Et si on faisait autrement ? • Ouais… on pourrait collaborer ? Modèle de présentation Technologiae

12. D’abord, quelques règles • Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire • Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but précis • Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y aura forcément des hauts et des bas • Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas simple à gérer et doit être prévu • Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte Modèle de présentation Technologiae

13. Ensuite, rester modeste • Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à l’échec • Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition • En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre • Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges…. Modèle de présentation Technologiae

14. Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ? • Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : • Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé) • Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel) • Création de formulaires (enquêtes, études de marché) • Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word) Modèle de présentation Technologiae

15. Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ? • Les avantages sont multiples : • Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment • Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément • Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet (ex: à la maison) • On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Iphone, Smarphone) • Simple d’utilisation • Partage efficace d’information Modèle de présentation Technologiae

16. Assez philosophé… • D’abord, voici quelques exemples … Modèle de présentation Technologiae

17. Les forums • Il y a des questions et des réponses • Discussions par thèmes • Moteur de recherche • Garde tout l’historique • Ex: phpBB, Modèle de présentation Technologiae

18. Groupe de discussion • Tout le monde est au courant • Les réponses sont visibles par tous • On oublie personne • Un historique • Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion Modèle de présentation Technologiae

19. Partage de documents • Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail • Les documents sont tous au même endroit • Avoir toujours la dernière version • Collaborer • Google docs, dropbox Modèle de présentation Technologiae

20. Collaboration sur un document • Google Docs : • Word, Excel, Powerpoint • Travail à plusieurs • Collaboration en temps réel • Accessible partout Modèle de présentation Technologiae

21. Les moyens de communication • Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants • Besoins de réunions à distance. • Netmeeting devient facile et abordable • Google Hang Out sur Google + • Skype Modèle de présentation Technologiae

22. Trouver une date, ou voter une idée • Doodle : • Trouver la meilleure date • Simple • Facebook sondage : • permet de poser une seule question • Et laisser chacun y répondre. • Viralité, buzz • Formulaire Google docs : • si besoin de sondages plus complets Modèle de présentation Technologiae

23. Inscription en ligne : • Google docs : • Formulaire personnalisé • Envoi direct par mail • Enregistrement dans un Excel • Permet un accès à plusieurs • Automatique • Evénement Facebook : • Visibilité • Viralité, buzz • Permet de répondre brièvement (oui, non, peut-être) • Partage d’infos sur l’événement Modèle de présentation Technologiae

24. Mais n’oublions pas … • Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d’apprentissage ne sont pas à négliger. • Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication, et de collaboration… • Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). • L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons plutôt appris à être individualiste ! • Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir avec les outils ! Modèle de présentation Technologiae

25. Démo Modèle de présentation Technologiae

26. Merci ! Emmanuel DE SAINT STEBAN photo Technologiæ emmanuel@desaintsteban.fr www.technologiae.org Modèle de présentation Technologiae