Zasady sporządzania wniosku Beneficjenta o płatność

1. Zasady sporządzania wniosku Beneficjenta o płatność

2. Podstawa prawna „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” – obowiązująca wersja z dnia 25 marca 2009 r.: • Załącznik nr 5 – „Wzór wniosku o płatność”; • Załącznik nr 6 – „ Instrukcja wypełniania wniosku o płatność”. „Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”

3. Cechy dobrego wniosku o płatność: • Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych w obowiązującej wersji • Złożony terminowo w wersji papierowej oraz z wersji elektronicznej, • Podpisany przez osobę do tego upoważnioną; • Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”; • Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone.

4. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność płatność: • Postęp rzeczowy = postęp finansowy; • Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. • Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu; • Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu;

5. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: • Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu; • Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki do wniosku o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli, • Wszystkie dokumenty księgowe (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem WYJĄTEK – Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem

6. Częstotliwość składania • Określona w umowie; • Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące; • Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, • Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu. • Wyjątek: w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek beneficjenta IP2 może zwolnić beneficjenta z obowiązku składania wniosku o płatność w terminie. Przypadek np.: nieponiesienie przez beneficjenta wydatków w okresie, którego wniosek o płatność dotyczy.

7. Kontrola składania wniosków Gdy Beneficjent nie złożył wniosku o płatność w terminie: Pismo z przypomnieniem gdy nie poskutkuje Wniosek o kontrolę doraźną

8. Wnioski cząstkowe możliwe jest składanie tzw. wniosków cząstkowych, rozliczających mniej niż 70% przekazanych transzy, w tym przypadku nie jest przekazywana kolejna transza płatności,

9. Opis dokumentów finansowych w ramach PO KL

10. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

11. W okresie programowania 2007 – 2013 beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia)

12. Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych: • numer umowy o dofinansowanie projektu, • zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, • nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony, • kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich, • informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu, • odniesienie do ustawy z 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych lub informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności– jeśli jest to konieczne

13. OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Wzór opisu dokumentu księgowego Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru) Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem zasady konkurencyjności. Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym ………………………………………………………………. ……………………………………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej)

14. Przy założeniu, że projekt jest realizowany w okresie 01.01.2008-30.09.2008 Harmonogram płatności[1]) WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2008 do 31.03.2008 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: …………………………………………………………………………………… (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: ............................................... (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: …………………………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN):70 000………………………………….. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 150 000………………………………………… 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE

15. Załącznik 1 do wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatkiobjęte wnioskiem(po ich faktycznej refundacji ze środków dotacji rozwojowej)

17. ZAŁĄCZNIK 1 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Rodzaje wydatków: Zakup towaru/usługi Dokumentacja Wynagrodzenie personelu Inne Ewidencja

18. Załącznik 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia

19. ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ • 1.Zgodność danych w odniesieniu do • Definicji • Deklaracji BO • Sprawozdania PEFS • Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp rzeczowy

20. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAEWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY W PROJEKTACH • Zasady ewidencjonowania czasu pracy w projektach znajdują się do pobrania na stronie www.pokl.wup-krakow.pl, w zakładce Dokumenty do pobrania/Finanse projektu

22. GENERATOR WNIOSKÓW PŁATNICZYCH Obecnie obowiązująca wersja 2.1.6 do pobrania na stronach www.efs.gov.plwww.pokl.wup-krakow.pl Instrukcja: „Zasady finansowania PO KL” - zał.6

23. Weryfikacja i zatwierdzanie Okres weryfikacji – 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia (okres dla każdej wersji); W przypadku , gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub jest dokonywana kontrola doraźna – wstrzymanie terminu do dnia przekazania inf. o wykonaniu zaleceń pokontrolnych; Weryfikacja udokumentowana w formie listy kontrolnej; W przypadku stwierdzenia błędów/braków – prośba o poprawę wniosku z wyznaczeniem terminu; Prawo żądania przesłania kserokopii dokumentów księgowych;

24. Weryfikacja i zatwierdzanie • Możliwość poprawy lub uzupełnienia wniosku przez IP2 (np. poprzez przekreślenie i dokonanie korekty na dokumencie wraz z jej parafowaniem...” • IP2 nie może poprawiać ani uzupełniać: • zestawienia dokumentów– chyba, że dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych (np. NIP); • załączonych kserokopii dokumentów – chyba, ze dotyczy to oczywistych omyłek w opisiedokumentów; • Zatwierdzenie = przygotowanie i przekazanie Beneficjentowi „Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność”

25. Rozliczenie końcowe projektu • Beneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków ; • Końcowy wniosek opłatność składany jest w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. • IP2 po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność dokonuje rozliczenia końcowego projektu, w którym zawarte są dane z podziałem na źródła finansowania dotyczące: • środków rozliczonych przez beneficjenta w ramach wszystkich zatwierdzonych wniosków o płatność. • Jeśli będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta zwrócona –istnieje obowiązek zwrotu środków dotacji wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

26. Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dostępne na stronie www.pokl.wup-krakow.pl

27. O czym należy pamiętać : Wypełnianie wniosku w Generatorze Wniosków Płatniczych rozpoczynamy od załącznika nr 1 Jeden dokument należy w załączniku nr 1 wykazywać w jednym zadaniu tylko jeden raz ( w jednym wierszu ) - Wyjątek wydatki związane z cross – financingiem

28. O czym należy pamiętać: W kolumnie 7 kwota dokumentu brutto należy wskazywać pełną kwotę dokumentu W kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty za dokument ( na pełną kwotę dokumentu nie jedynie na kwotę kwalifikowaną ) W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 powinny się znaleźć daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto ( jeżeli daty są różne ) Towary w kolumnie 5 grupujemy wg stawek VAT

29. W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5 Wpisujemy następujące dane : Imię i nazwisko Funkcja/stanowisko w projekcie Informacja o rozliczeniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia Kwota kwalifikowana Okres za jaki wypłacane jest wynagrodzenie

30. W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5 należy podać: Dokumenty te należy umieścić w dwóch wierszach tabeli załącznika nr 1 wniosku o płatność

31. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z wynagrodzeniem jest: lista płac/rachunki (na kwotę brutto wynagrodzenia) ZUS DRA

32. O czym należy pamiętać: Na załączonych do wniosku o płatność wyciągach bankowych przy każdej rozliczanej w danym wniosku o płatność kwocie należy ręcznie dopisać pozycję Załącznik nr 1

33. Dziękuję za uwagę ZESPÓŁ PROGRAMÓW RYNKU PRACY TEL. 012 428-78-34 Małgorzata Miklasińska mmik@wup-krakow.pl