Management tvorby a realizace projektu

1. Martin Dolný Euredis, a.s. Management tvorby a realizace projektu Seminář Internetizace knihoven, Havlíčkův Brod, 18.-20.2.2004

2. Obsah • Principy projektového řízení 1.1. Co je projekt 1.2. Matice projektového řízení 1.3. Typy projektů • Základní pojmy PM 2.1. Všeobecné pojmy 2.2. Lidé v projektu 2.3. Struktura projektu

3. Obsah • Projektové plánování orientované na cyklus 3.1. Analýza problémové situace 3.2. Určení cílů, výstupů, přínosů 3.3. Specifikace cílů 3.4. Tvorba projektu 3.5. Tvorba rozpočtu 3.6. Management rizik 3.7. Kontrola a hodnocení

4. Principy projektového řízení Projekt= jedinečný, unikátní soubor činností 1. limitovaný zdroji a časem 2. neopakovatelný 3. dočasný 4. neurčitý 5. odlišný od rutiny 6. orientovaný na cíl

5. Principy projektového řízení • project management = izolované iniciativy • program management = skupina souvisících projektů • portfolio management = různorodé projekty Projektový management • Know –how • Efektivita • řízení zdrojů • Sledování cílů

6. Matice projektového řízení

7. Matice projektového řízení 1. chápání projektu jako černé skřínky na složité problémy: Hmotná část: a)Zdroje- materiálové, lidské, fin. b)Výstupy–hmotné, nehmotné Logická část: c)cíl–strategický, nestrategický b)Přínos–finanční, nefinanční

8. Matice projektového řízení 2. projektový trojúhelník ! Kritériem jsou přínosy = Stojí přínosy za to?

9. pozitivně negativně interní analýza S W externí analýza O T Matice projektového řízení 3. SWOT analýza

10. Matice projektového řízení 4. projektové plánování orientované na cyklus • analýzy počáteční situace • transformace problémů na cíle • stanovení cílů ajejich specifikace • vytvoření projektu • analýza rizik • kontrola a hodnocení * Náplní 3. kapitoly

11. malování čísly (painting by numbers) výprava (quest) mlha (fog) film (movie) Typy projektů 4 základní typy Vím jak Nevím jak Vím co Nevím co

12. Základní pojmy PM Všeobecné pojmy • cíl = účel projektu(proč to děláme) • Výstup = výsledek dosažení cíle(co děláme) • Přínos = změna stavu (co nám to přinese), měří hoindikátory • Dopad= důsledek dosažení cíle (jak to ovlivní okolí)

13. Základné pojmy PM Lidé v projektu • project manager = osoba odpovědná za řízení projektu • Zadavatel= vlastník výsledků projektu • Stakeholders = osoby nebo skupiny zainteresované na projektu • Projektový tým= osoby řešící projekt týmovým způsobem • cílová skupina = uživatelé výstupů

14. Základní pojmy PM Struktura projektu • fáze projektu= přirozený nejvyšší úsek projektu • Workpackage= segmenty práce v rámci etapy • Činnosti = časti práce v rámci pracovního balíku • milník= důležitá událost na monitoring • Výsledky= výsledky činností v každém pracovním balíku • Průzkumy = monitoring v klíčových místech projektu

15. 1 Problém 6 cíle, výstupy, přínosy Kontrola a hodnocení 2 5 Odhad rizik Vytvoření projektu 3 Rozpočet a finance 4 Projektové plánování orientované na cyklus

16. Realizace Ztráta image, dodatečné práce, náklady na obsluhu zákazníka, zpětné platby Projektové plánování orientované na cyklus • V mnoha projektech jsou silně zanedbávány fáze definování (hledání problémů) a plánování, jelikož na začátku projektu většinou nejsou předloženy dostatečné zdroje, existuje jeden úzký časový plán a mnozí, zvlášť nezkušení spolupracovníci neinvestují dostatečný čas do plánování. To pak v mnoha případech vede k „akčnímu jednání“, nedostatečné definici projektových požadavků a nedostatečné analýze rizik. V neposlední řadě také k nereálnímu plánování času, nákladů a zdrojů. • Náklady vynaložené navíc při realizaci projektu • Nespokojenost zákazníků • Ztráta image • Zpětné platby při veřejných projektech

17. Informační gramotnost v obcích Nízký přístup veřejnosti k internetu Knihovny nemají internet Nezájem obcí o veřejný přístup k internetu Analýza problému • popis problému= hledání faktorů a určení příčinných vztahů (např. metodou stromu problémů) • analýza účastníků= zúčastněných stran • identifikace jádra problému= vyloučení nepodstatného a utřídění

18. Analýza problému • analýza účastníků – stakeholders • Přímo se neúčastní projektu, ale budou nějak projektem dotčeny • Vhodné zapojit již před startem projektu • Postoje k projektu – pozitivní, negativní, neutrální (nejsilnější skupina) • Role stakeholders: D = decision maker – potřebný v rozhodnutích týkajících se projektu I = influencer – má vliv na projekt a/nebo na ty, kdo rozhodují P = player – potřebný v hraní určité role v projektu (např. poskytuje zdroje, zařízení…) C = content – souhlas tohoto stakeholdera je vyžadován v projektu, aby mohl být projekt úspěšný (např. média)

19. Stanovení cílů S - Specifické M - Měřitelné A - Aktivně ovlivnitelné R - Reálné T - Termínované

20. Nedostatečná informační gramotnost v obcích Dostatečná informační gramotnost v obcích cílová plocha 1 Nízký přístup veřejnosti k internetu Přístup veřejnosti k internetu je zvýšen cílová plocha 2 Knihovny nemají internet Nezájem obcí o veřejný přístup k internetu V knihovnách je zavedené internetové připojení Obce investují do vybudování veřejného přístupu k internetu cílová plocha 3 Stanovení cílů • transformace problémů do cílů

21. Stanovení cílů formulace jednotlivých cílů Øhlavní cíl (goal)– nemusí být SMART Øcíl projektu (objective)– musí být SMART Ødílčí cíle (objectives)– musí být SMART

22. Specifikace cílů • formulace indikátorů • formulace výstupů • formulace přínosů • formulace předpokladů/rizik Øpředpoklad = faktor mimo kontroly PM Øriziko = problém, na který může PM mít vliv

23. Management rizik • Riziko • problém, který se ještě nestal • možnost škody nebo ztráty • vnější nebo vnitřní • důležité hodnotit jak samostatně tak dohromady • Vymezení procesu • analýza a identifikace rizik ve stádiu zrodu projektu • sledování, zaznamenávání rizik • akceptace rizik, která jsou neovlivnitelná • vymezování opatření ke snížení či eliminaci rizik

24. Kroky managementu rizik • Techniky na ohodnocení rizika • Posouzení očekávaných nákladů spojených s výskytem rizika • Statistické údaje • Simulace • Odborný úsudek • Kritické faktory rizika

25. Kroky managementu rizik • Preventivní riziková opatření • Tvorba smlouvy • Obchodné informace od zákazníků, subdodavatelů • Bankové garance • Pojištění kurzových rizik • Audit subdodavatelů • Management kvality • Vytvořené rezervy • Kvalifikovaní spolupracovníci • Studie proveditelnosti

26. Změnové řízení • Vymezení procesu: • změna, BEZ vlivu na plnění projektu ve všech úrovních • změna, OVLIVŇUJÍCÍ část procesů v projektu s ohledem na jejich plnění • změna, MĚNÍCÍ zadaní a cíl projektu • Cíl: • min. následek změn v zadání, cílech a kvalitě • min. následek změn ve finančním plánu • min. následek změn v termínech realizace projektu ve všech fázích, na všech úrovních

27. Náklady Oblast životaschopnosti přínosů Projekt Rozsah Kontrola a hodnocení • pojmy • Kontrola = ověření v jednotlivých procesech projektu, zda-li vedou k očekávaným výstupům a jsou v souladu se zadáním, cíly, zdroji (orientováno na proces) • Hodnocení = porovnání dosažených výstupů s deklarovanými záměry (orientováno na výsledky) • Monitoring = sběr dat, většinou proces, který předchází jak kontrole tak hodnocení • oblasti kontroly a hodnocení

28. Kontrola a hodnocení • typy hodnocení • podle času provedení hodnocení • podle subjektu, který provádí hodnocení • Pomůcky • milníky • brány • průzkumy • indikátory