Antonio Banfi assistente bibliotecario Università degli Studi di Milano Bicocca

1. Nuove versioni e processi di migrazione.Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombreCreazione dei profili operatoree gestione dei privilegi Antonio Banfiassistente bibliotecarioUniversità degli Studi di Milano Bicocca

2. Creazione dei profili operatoree gestione dei privilegi Sommario • Accesso alla gestione dei privilegi • Creazione dei profili operatore • Autorizzazione, esclusione, omissione di funzioni • Autorizzazione a tutto ed eccezioni • Visualizzazione, modifica, cancellazione, … di record • Funzioni e sottofunzioni • Soluzioni per accorpare i privilegi • Proxy • Autonomia e limitazioni • Catalogo • Biblioteca amministrativa e sottobiblioteche • Budget • Unità d’ordine / sottobiblioteche • Postazioni • Raffronto tra ambienti con una o piùbiblioteche amministrative Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

3. Accesso alla gestione dei privilegi (1) La gestione dei permessi o “Privilegi operatori” è una voce nell’elenco, che si apre con l’icona “CHIAVE”;icona disponibile in tutti i moduli della GUI. Si clicca il tasto destro del mouse sull’icona chiave nella barra delle operazioni in basso a destra dello schermo. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

4. Accesso alla gestione dei privilegi (2) “PRIVILEGI OPERATORI” è accessibile a chi è abilitato alla funzione “ALEPH User Passwords” Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

5. Creazione dei profili operatore (1) Sulla base delle mansioni di ogni operatore bibliotecario (user library, staff user) si definiscono: • l’ambito di biblioteche o basi dati: dal catalogo all’amministrativa, alla sottobiblioteca, … • i moduli ALEPH, • le funzioni essenziali, … da assegnargli. Grazie a questo, ad esempio un bibliotecario che cataloga e acquista copie può accedere: • a una o più sottobiblioteche di una biblioteca amministrativa, • alla catalogazione e con un certo livello, • a budget e unità d’ordine o sottobiblioteche, … Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

6. Creazione dei profili operatore (2) Realizzare questo è compito dei profili. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

7. Autorizzazione, esclusione,omissione di funzioni(1) Per ogni combinazione tra i profili dei bibliotecari e le biblioteche nella loro sfera di azione, si configurano funzioni, che comprendono sottofunzioni. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

8. Autorizzazione, esclusione,omissione di funzioni (2) L’autorizzazione ha un segno di spunta. Quasi sempre la prima sottofunzione dell’insieme permette di autorizzare in un colpo solo l’intera funzione cui appartiene. L’esclusione ha una croce. Si possono escludere: • sottofunzioni dalla funzione, autorizzata prima per intero, • sottobiblioteche dall’ambito di una biblioteca globale, autorizzata prima. Ovvero si creano eccezioni alle regole generali. L’operatore non è abilitato alle funzioni e sottofunzioni omesse nella configurazione. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

9. Autorizzazione a tutto ed eccezioni Altre eccezioni all’autorizzazione a tutte le funzioni sono: • ALEPH User Profiles, • ALEPH User Passwords, • Online Guide, • Release Notes, • Online Utilities menu interface. Queste devono essere esplicitamente configurate. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

10. Visualizzazione, modifica, cancellazione, … di record(1) Spesso le sottofunzioni riguardano diversi gradi di trattamento dei record. Un bibliotecario di conseguenza potrebbe avere limiti in: • visualizzazione, • creazione, • modifica, • cancellazione, • ripristino, • stampa, • ecc. di record propri o altrui. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

11. Visualizzazione, modifica, cancellazione, … di record(2) Termini come create, delete, display, print, restore, retrieve, update, view, … nei nomi di sottofunzioni aiutano ad orientarsi nella configurazione e indicano diversi pesi e responsabilità nell’uso dei dati. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

12. Funzioni e sottofunzioni (1) Vi sono funzioni e sottofunzioni dedicate: • a moduli specifici e loro sezioni(Acquisitions, ALEPHADM, Authorities, Cataloging, Circulation, Course Reading and Reserves, ILL, Serials, …), • ai servizi di ogni modulo(Utilities / Services, Printing, …), • a gestire il sistema(General, Management, Staff Privileges, System, …), • ad estrarre dati(Retrieval, Task Manager, …), • a monitorare le operazioni(History, Report, …), • a riorganizzare record(Indexing, Items, Triggers, …), • ecc. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

13. Funzioni e sottofunzioni (2) Le funzioni e le sottofunzioni sono nel file /alephe/tab/user_function.lng, rispettivamente 56 e 531 circa. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

14. Soluzioni per accorpare i privilegi (1) • Se più bibliotecari condividono alcuni compiti, si possono ricondurre i loro profili a un profilo modello, il proxy,e i privilegi configurati per il proxy varranno per quel gruppo di bibliotecari. • Da interpretazioni gerarchiche del sistema biblioteca quali: • catalogo > amministrativa > sottobiblioteca o unità d’ordine, • record bibliografici = catalogo, • utenti = amministrativa, • acquisizioni = amministrativa, • copie = sottobiblioteca o unità d’ordine, • ecc. si possono dedurre le configurazioni più organiche. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

15. Soluzioni per accorpare i privilegi (2) Se l’ambito di lavoro di un operatore spazia su più sottobiblioteche o unità d’ordine, i suoi privilegi sono incentrati sulla biblioteca amministrativa globale (il livello più ampio). Viceversa per limitare gli ambiti, la configurazione è mirata su specifiche sottobiblioteche, unità d’ordine, budget, …(gli ambiti più ristretti). Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

16. Proxy Esistono diverse categorie di proxy: • per le funzioni, • per la catalogazione*, • per i budget, • per le unità d'ordine / sottobiblioteche. Ad un operatore possono essere assegnati da 0 a 4 proxy, uno per ogni categoria. L’operatore può avere privilegi individuali per le categorie in cui non ha proxy. * in permission.dat omettiamo i profili dei singoli catalogatori, se usiamo proxy di catalogazione Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

17. Autonomia e limitazioni Alcuni ambiti di lavoro di un bibliotecario possono richiedere autonomia e indipendenza tra loro. Pertanto i confini del lavoro del bibliotecario possono essere a livello di: • catalogo, • biblioteca amministrativa, • sottobiblioteche, • budget, • unità d’ordine, • postazioni. Vediamo come si possono configurare i privilegi a questi diversi livelli. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

18. Catalogo Il bibliotecario può catalogare se: • ha funzioni di catalogazione (+ permission.dat), • ha un livello di catalogazione, che contrassegna i suoi record e subordina le modifiche alla gerarchia del catalogatore. • Inoltre i suoi record possono avere anche un Cat. OWN ID, nel campo OWN, e le modifiche saranno riservate ad alcuni catalogatori, • il catalogatore può modificare record esclusivi (ID in campo OWN) se ha il loro ID in Cat. OWN Permission. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

19. Biblioteca amministrativa e sottobiblioteche Il criterio dell’ampiezza del campo operativo è anche utile per scegliere se: • funzioni dedicate alle acquisizioni e alla circolazione di copie, • funzioni dedicate alla registrazione e alla gestione degli utenti • siano estese all’interabiblioteca amministrativa oppure • siano limitate ad alcunesottobiblioteche Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

20. Budget Il bibliotecario acquista libri o sottoscrizioni se il suo profilo ha anche permessi su codicibudget. Una codifica opportuna permette l’uso di asterischi per selezionare insiemi di budget (ed è un’altra soluzione per accorpare i privilegi). I permessi su un budgetsi diversificano in: • Stanziamento(Allocation), • Trasferimento(Transfer), • Impegno(Encumbrance), • Spesa(Expenditure). Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

21. Unità d’ordine / sottobiblioteche Funzioni acquisizioni operano nell’ambito delle unità d’ordine autorizzate (quando le uu.oo. sono adottate in alternativa alle sottobiblioteche) Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

22. Postazioni La circolazione delle copie può essere limitata alla sola sottobiblioteca cui appartengono. Questo non è ottenuto con i privilegi, ma con la tabella tab_attr_sub_library in alephe. In essa si identificano gli ip delle postazioni abilitate alla circolazione delle copie di specifiche sottobiblioteche; quindi il selezionare gli ip di ogni sottobiblioteca raggiunge lo scopo. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

23. Raffronto tra ambienti con una o più biblioteche amministrative (1) Nel caso di biblioteche amministrative multiple, le funzioni proprie di una amministrativa vi restano confinate. Quindi anche l’ambito operativo del bibliotecario viene limitato ad una sola specifica amministrativa, che vincola anche i proxy. La riga PASS della tabella alephe/tab/library_relation definisce quali biblioteche sono incluse nella sfera della biblioteca ADM cui è assegnato l’operatore, con profilo e privilegi. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

24. Raffronto tra ambienti con una o più biblioteche amministrative (2) Ogni installazione prevede un SUPER USER “ALEPH”,con ambientela biblioteca “ADMIN”. ALEPH può creare profili, password, autorizzazioniin tutte le amministrative. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

25. Raffronto tra ambienti con una o piùbiblioteche amministrative (3) • Nelle installazioni multi amministrative, ciascuna biblioteca amministrativa ha un suo MASTER USER, creato da ALEPH e subordinato ad esso, con ambiente la singola biblioteca amministrativa. MASTER può creare profili solo nella sua amministrativa. • USER, creati da ALEPH o MASTER o altri USER e abilitati alla funzione “ALEPH User Passwords”, possono creare ulteriori profili utente staff nella loro amministrativa. Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

26. Documentazione • ALEPH 16.02 User Guide • ALEPH Configuration Guide - 16.02 • Developments Relating to a Multi-ADM Consortium Creazione dei profili operatore e gestione dei privilegi Antonio Banfi

27. Nuove versioni e processi di migrazione.Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombreCreazione dei profili operatoree gestione dei privilegi Antonio Banfiassistente bibliotecarioUniversità degli Studi di Milano Bicocca