Guide de saisie - Autorisation d'absence

1. Guide de saisie - Autorisation d'absence Cliquez sur les zones rouges pour obtenir de l'aide

2. NOM Inscrire votre nom. RETOUR

3. PRÉNOM Inscrire votre prénom. RETOUR

4. NUMÉRO DU DOCUMENT Ne rien inscrire. RETOUR

5. NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE Inscrire votre numéro d’assurance sociale. RETOUR

6. NOM VALIDEUR Inscrire les sept (7) premières lettres consécutives ou moins du nom de famille de l’employé, ne pas inscrire de trait d’union, d’apostrophe ou de point. Ex. : Lachance LACHANC Roy ROY Roy-Bernard ROYBERN Ste-Marie STEMARI O’Neil ONEIL RETOUR

7. DIRECTION Inscrire le nom de votre direction. RETOUR

8. UNITÉ ADMINISTRATIVE Inscrire le nom de votre unité administrative, s’il y a lieu. RETOUR

9. ADRESSE ET LIEU DE TRAVAIL Inscrire l’adresse de travail, l’édifice et le numéro de l’étage. RETOUR

10. CODE DE GESTION Inscrire le centre de responsabilité de votre unité administrative. Vous pouvez obtenir cette information auprès de votre gestionnaire. RETOUR

11. CATÉGORIE D’EMPLOI Cocher votre catégorie d’emploi. RETOUR

12. STATUT D’EMPLOI Cocher votre statut d’emploi. RETOUR

13. CODE D’ABSENCE Inscrire le code correspondant à la nature de l’absence. Liste des code d’absence – cliquez-ici RETOUR

14. Liste des codes d’absence - Page 1 / 5 Page suivante

15. Liste des codes d’absence - Page 2 / 5 Page suivante

16. Liste des codes d’absence - Page 3 / 5 Congés spéciaux avec traitement 410 Pour appel de classement : présence à l’enquête demandée par le comité ad hoc ou à la séance d’arbitrage - Préciser à quel titre votre présence est requise et annexer l’avis de convocation 410 Pour remise de congé hebdomadaire à la suite d’une participation à un comité de sélection, d’avancement de classe, de changement de grade ou de promotion - Préciser la date du congé hebdomadaire ainsi reporté 410 Pour participer à un examen d’avancement de classe, de promotion ou de changement de grade à titre de candidat - Joindre l’avis de convocation 410 Pour comparution devant la Commission des affaires sociales ou devant un arbitre dans une cause concernant votre régime de retraite - Annexer l’avis de convocation 412 Don de sang - Transmettre l’attestation délivrée par la Croix-Rouge 414 Déménagement à la demande de l’employeur– Préciser le lieu du port d’attache actuel et le lieu du futur de même que la distance entre les deux. Préciser la nouvelle adresse, s’il y a lieu. 416 Départ volontaire 420 Congé spécial pour situation exceptionnelle - Préciser les motifs justifiant le congé. 422 Absence pour activités liées à la santé et sécurité au travail 424 Accident du travail (jour de l’accident) Page suivante

17. Liste des codes d’absence - Page 4 / 5 • Congé pour affaires judiciaires • 510 Juré- Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire. • 512 Témoin dans une cause où l’employé n’est pas partie ou témoin dans une cause où il est l’une des parties en raison de faits survenus dans l’exercice de ses fonctions - Joindre la citation à comparaître ou tout autre avis délivré par l’autorité judiciaire. • 514 Témoin expert  • - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire et transmettre par la suite l’avis de taxation comme témoin si vous avez reçu pareil paiement pour votre témoignage.- Témoin dans une cause où l’employé est l’une des parties - Idem au code 512 • Développement des ressources humaines • 520 Congé avec traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque, à des études à temps partiel  • - Préciser la date, le lieu et la nature du mode de perfectionnement et si celui-ci est prévu au plan annuel de développement des ressources humaines. • 522 Activité professionnelle– Congé sans traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque ou à des études à temps partiel - Idem au code 520 • Divers • 118 Déclaration des retards ou départs hâtifs • 220 Relevé provisoire de fonction • 614 Audition d’un plaignant (cas d’arbitrage) Page suivante

18. Liste des codes d’absence - Page 5 / 5 RETOUR

19. SOUS-CODE D’ABSENCE Ne rien inscrire. RETOUR

20. ABSENCE TOTALE Inscrire la DURÉE TOTALE DE L’ABSENCE, soit le nombre de « jours / heures, minutes » selon l’horaire de l’employé. Si moins de une (1) journée, inscrire les heures et les minutes. Toutes les cases de ce bloc doivent être remplies par des « 0 » aux endroits où l’on n’indique rien. Employé avec horaire de 35 heures/semaine Ex. : absence de 3 jours et 3 heures 30 minutes : Jour(s) 003 Heures 03 Minutes 30Ex. : absence d’un demi-jour : Jour(s) 000 Heures 03 Minutes 30 Employé avec horaire de 35 heures/semaine avec accumulation de congés compensatoires Ex. rémunération de 32 heures pour un travail de 35 heures, soit 6 heures 24 minutes par jour ou 3 heures 12 minutes par demi-jour Absence de 3 jours et demi : Jour(s) 003 Heures 03 Minutes 12 Employé avec horaire réduit Ex. : horaire de 4 jours de 8 heures, avec congé le vendredi Absence de 4 jours et demi : Jour(s) 004 Heures 04 Minutes 00 RETOUR

21. DATE DU DÉBUT Inscrire la date de début de l’absence. RETOUR

22. HEURE DE DÉBUT Inscrire l’heure de début de l’absence selon votre horaire de travail. EX. : 13 h 00 et non pas 1 h 00. RETOUR

23. DEMI-JOUR Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de début de l’absence (am ou pm). RETOUR

24. DATE DE FIN Inscrire la date de retour au travail de l’employé. La date de retour au travail ne peut pas correspondre à un jour de congé prévu au calendrier de travail ou à l’horaire de l’employé. RETOUR

25. HEURE DE FIN Inscrire l’heure de retour au travail. RETOUR

26. DEMI-JOUR Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de retour au travail (am ou pm). RETOUR

27. DATE DE DÉBUT Inscrire la date de début de l’absence. RETOUR

28. HEURE DE DÉBUT Inscrire l’heure de début de l’absence. RETOUR

29. AM OU PM Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de début de l’absence (am ou pm). RETOUR

30. DATE DE FIN Inscrire la date de retour au travail de l’employé. La date de retour au travail ne peut pas correspondre à un jour de congé prévu au calendrier de travail ou à l’horaire de l’employé. RETOUR

31. HEURE DE FIN Inscrire l’heure de retour au travail. RETOUR

32. AM OU PM Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de retour au travail (am ou pm). RETOUR

33. POUR LE MOTIF SUIVANT Indiquer le motif de l’absence. Si c’est une absence sans traitement, inscrire le numéro de l’article des conditions de travail et le nombre de périodes de paie pour répartir la coupure, s’il y a lieu. Vous pouvez obtenir plus d’information auprès de votre gestionnaire. RETOUR

34. DÉTAILS DE LA DEMANDE Inscrire des précisions sur la demande, s’il y a lieu. RETOUR

35. SIGNATURE DE L’EMPLOYÉ Signer le formulaire et inscrire la date. Vous devez acheminer le formulaire selon les règles établies dans votre organisation (autorisation et signature des gestionnaires). RETOUR

36. RECOMMANDATION DU SUPÉRIEUR AUTORISÉ Toute personne autorisée par le gestionnaire ou la gestionnaire peut remplir cette partie de la section. RETOUR

37. DÉCISION DU GESTIONNAIRE AUTORISÉ Le gestionnaire, autorisé en vertu du plan de délégation, signe et inscrit la date. RETOUR

38. POUR LES AUTRES ABSENCES Compléter cette partie pour une absence non codifiée. Absences non codifiées : absences avec prestations (ex. : invalidité, préretraite, droits parentaux, etc.) ou sans traitement. EXEMPLE : CONGÉ SANS TRAITEMENT Il ne faut pas inscrire sur un même formulaire des absences avec code et des absences sans code; ces dernières doivent être acheminées au Centre de gestion de la rémunération pour traitement sur la paie. Consultez la liste des codes d’absence pour plus de détails : Liste des code d’absence – cliquez-ici RETOUR

39. Liste des codes d’absence - Page 1 / 5 Page suivante

40. Liste des codes d’absence - Page 2 / 5 Page suivante

41. Liste des codes d’absence - Page 3 / 5 Congés spéciaux avec traitement 410 Pour appel de classement : présence à l’enquête demandée par le comité ad hoc ou à la séance d’arbitrage - Préciser à quel titre votre présence est requise et annexer l’avis de convocation 410 Pour remise de congé hebdomadaire à la suite d’une participation à un comité de sélection, d’avancement de classe, de changement de grade ou de promotion - Préciser la date du congé hebdomadaire ainsi reporté 410 Pour participer à un examen d’avancement de classe, de promotion ou de changement de grade à titre de candidat - Joindre l’avis de convocation 410 Pour comparution devant la Commission des affaires sociales ou devant un arbitre dans une cause concernant votre régime de retraite - Annexer l’avis de convocation 412 Don de sang - Transmettre l’attestation délivrée par la Croix-Rouge 414 Déménagement à la demande de l’employeur– Préciser le lieu du port d’attache actuel et le lieu du futur de même que la distance entre les deux. Préciser la nouvelle adresse, s’il y a lieu. 416 Départ volontaire 420 Congé spécial pour situation exceptionnelle - Préciser les motifs justifiant le congé. 422 Absence pour activités liées à la santé et sécurité au travail 424 Accident du travail (jour de l’accident) Page suivante

42. Liste des codes d’absence - Page 4 / 5 • Congé pour affaires judiciaires • 510 Juré- Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire. • 512 Témoin dans une cause où l’employé n’est pas partie ou témoin dans une cause où il est l’une des parties en raison de faits survenus dans l’exercice de ses fonctions - Joindre la citation à comparaître ou tout autre avis délivré par l’autorité judiciaire. • 514 Témoin expert  • - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire et transmettre par la suite l’avis de taxation comme témoin si vous avez reçu pareil paiement pour votre témoignage.- Témoin dans une cause où l’employé est l’une des parties - Idem au code 512 • Développement des ressources humaines • 520 Congé avec traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque, à des études à temps partiel  • - Préciser la date, le lieu et la nature du mode de perfectionnement et si celui-ci est prévu au plan annuel de développement des ressources humaines. • 522 Activité professionnelle– Congé sans traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque ou à des études à temps partiel - Idem au code 520 • Divers • 118 Déclaration des retards ou départs hâtifs • 220 Relevé provisoire de fonction • 614 Audition d’un plaignant (cas d’arbitrage) Page suivante

43. Liste des codes d’absence - Page 5 / 5 RETOUR