1 / 50

Kurs i Kundemodulenen ( A ccounts R eceivables)

Kurs i Kundemodulenen ( A ccounts R eceivables). Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening. Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) 2009. Kursinnhold. 1. Teoretisk del 1.2 Økonomisystemet Oracle og tilstøtende moduler

bern
Download Presentation

Kurs i Kundemodulenen ( A ccounts R eceivables)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal RegnskapskontoretØkonomiavdelingen (OKA) 2009

  2. Kursinnhold 1. Teoretisk del 1.2 Økonomisystemet Oracle og tilstøtende moduler 1.3 Hvorfor kundereskontro? 1.4 Når brukes kundemodulen og når brukes PA og AR? 1.5 Arbeidsfordeling mellom Regnskap og institutt/avdeling/fakultet 1.6 Rutinebeskrivelser og skjema og for kundemodulen 1.7 Litt til om UiBs økonomimodell, kontostreng og artssegmentet 1.8 Mva 1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner 1.10 Kreditnota 1.11 Brukerstøtte ved Regnskapskontoret 2. Praktisk del – registrering av utgående faktura 2.1 Noen tips før du begynner 2.2 4 trinn for å registrere en utgående faktura 2.3 Registrering av Fakturahodet inkl. eget kommentarfelt 2.4 Registrering av Linjeartikler 2.5 Registrering av Kontostrengen 2.6 Ferdigmelding av utgående faktura 2.7 Noen huskeregler 2.8 Hvordan søke frem en faktura? 2.9 Praktisk trening 3. Praktisk del – Oppfølging av krav og rapporter 3.1 Hvordan følge opp kravene? 3.2 Spørringer i AR 3.3 Rapporter i Discoverer Viewer 4. Oppsummering

  3. Deltakerliste 24. august -09

  4. 1. 2 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler SkanningE&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura(IP) E-Innkjøp(PM) Leverandørreskontro(AP) Utgifter Anleggsregister(FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro(AR) Inn-kjøps-system Personalsystem Timer Lønns- og personalsystem(PAGA) Prosjekt-modul(PA) Reiseregninger Ressurser

  5. 1.3 Hvorfor kundereskontro? • registrere alle krav vi har overfor våre kunder • UiB fremstår som én leverandør • felles rutiner • gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte • forenkle rapportering • krav i økonomireglementet • Regnskapsprinsippet gjelder - Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er fullført - Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt.

  6. 1.4 Når bruker vi kundemodulen AR? • Når vi har et krav overfor en ekstern* kunde • Salg av varer og tjenester • Refusjon av utgifter *Interne kunder skal ha internfaktura * Dersom du fakturerer for UiB, er Unifob As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. Dvs at de IKKE skal ha internfaktura – siden de er selvstendige, juridiske enheter. • Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på • annuum (prosjekt 000000) • eller et ”GL-prosjekt”

  7. 1.4 fortsNår brukes PA Prosjektmodul og Kundemodul AR? • Hva er PA? • Elektronisk verktøy for økonomisk styring av Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet • Integrert del av økonomisystemet ved UiB – en modul i Oracle Application (OA) • Status PA: • Implementert i Unifob AS • Psykologisk fakultet og noen institutter v/ MatNat, HF, SV og MedOdont ble implementert (som piloter) i 2008 • Nyåret 2009 rulles resten av UiB ut. Stor kursaktivitet pågår nå. • Siktemål for PA og AR: • I 2009 skal alle nye prosjekter innen Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet (BOA) registreres i PA Prosjektmodul. • En hel del GL-prosjekt” må overføres til PA-prosjektmodul • En del ”GL-prosjekt” føres fortsatt i AR og fases ut i løpet av 2009 • Kundemodulen AR skal fortsatt brukes ved øvrig utgående fakturering • Ytterligere informasjon om BOA finner du på UiBs intranett: • Administrasjon/Økonomi/Arbeidsfelt/Økonomistyring/Bidrags-og oppdragsfinansiert aktivitet/Eksternfinansiert Virksomhet

  8. 1.5 Arbeidsdeling Institutt - Regnskap

  9. 1.5 forts Arbeidsdeling Institutt – Regnskap

  10. 1.6 Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen • Hvor finner vi disse på intranettet til UiB? • Rutinebeskrivelser finnes på følgende sti:Administrasjon/Økonomi/Budsjett/Bruk av økonomisystemet • Skjema finner du på følgende sti: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Skjema og maler

  11. 1.6 forts Rutinebeskrivelser for kundemodulen Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Budsjett/ Bruk av økonomisystemet

  12. 1.6 forts Skjemabank for kundemodulen Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Ressurser/ Skjema og maler/ Regnskap: Kundemodul

  13. 1.7 Økonomimodell UiB UiB Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning (GB) Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt 000000 Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Bidrags-aktivitet Prosjekt 100400-699999 Samleprosjekt fra PA: 199995 NFR 639995 EU 699995 Annen Oppdrags-aktivitet Prosjekt 100000-100399 Samleprosjekt fra PA: 100005 Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt 700000 – 799999

  14. 1.7 forts Litt om UiBs kontoplan er delt inn i syv segment – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes Kontostrengen (32): 1. Firma (2)2. Art (4)3. Prosjekt (6)4. Sted (6)5. Analyse (6)6. Motpart (2)7. Aktivitet (6) • MVA (2): • løses utenfor kontoplanen • inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-6522-000000-142000-246012-00-000000 14

  15. 1.7fortsArtsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen • 2 hovedtyper arter: • BALANSEARTER : klasse 1 - 2 • RESULTATARTER: klasse 3 - 9 15

  16. 1.7 forts Artskontoplanen • En absolutt(!) hovedregel: Bruk kapittel 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) • Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder: • 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) • 3100 – 3199 Salgsinntekter, avgiftsfrie (05) • 3200 – 3999 Salgsinntekter utenfor avgiftsområdet (00) (Artskontoplan for Uib og Randsonene 2007 finner du på følgende sti: intranett: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Kontoplan)

  17. 1.8 MVA - tre typer inntekter

  18. 1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner • Vi deler kundene i 5 profilklasser • Personer (15 dg bet.) • Standard (30 dg bet. firma + off. inst.) • Bidragsytere (skal ikke purres) • Utland (engelske purrebrev/flere løpedager) • Fiktive kunder (samlekunder) Unifob skal bare bruke 1. Personer, 2. Standard eller 4. Utland ► Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha! • Purrerutiner: • 1. gangs purring på utestående krav hver mnd (brev UIB1) • 2. gangs purring og inkassovarsel blir oversendt Kreditorforeningen (brev UIB2). De står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer.

  19. 1.10 Kreditnota • Brukes når en faktura må korrigeres • beløp • kan kreditere deler av en faktura (PA-kun 100%) • feil kunde • feil mva-kode • dobbeltfakturering • .... • Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!) • Skjema sendes i internposten til Regnskap merket ”Regnskap-kunde”

  20. 1.11 forts Kreditnota – samme skjema for kreditering både i AR og i PA Må attesteres og anvises Årsak registreres i systemet Fritekst kommer på kreditnota • AR: Kan kreditere • hele – 100% - av fakturaen • deler av fakturaen • flere linjer på fakturaen • PA: Kan kreditere KUN • hele – 100% - av fakturaen

  21. 1.11 Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Dessuten: • Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp 8-3500 (kl.09:00-14:30) • Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi • Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. • LØPende informasjon- nyhetsbrev • Issue Tracker • http://bs.uib.no • nye kunder • endring av eksisterende kunder • forespørsel vedr. purringer • forespørsel vedr innbetalinger

  22. Del 2: Praktisk del pålogging ogregistrering av utgående fakturaer i Kundemodulen ARVedr. pålogging: se egen brukerveiledning om pålogging, funksjons- og hurtigtaster i OF

  23. 2.1 Tips ……FØR DU BEGYNNER... ► Sørg for å ha riktig tilgang, f.eks. AR UiB Inst. registrerer Botanisk institutt ► Ha ferdig utfylt fakturagrunnlag foran deg. Vær sikker på at du vet hvem som er kunden... ►Husk riktig kundeprofilklasse!

  24. 2.1 forts Velg riktig tilgang! Noen fakturerer for flere avdelinger...

  25. 2.2 4 Trinn for å registrere en faktura • Fakturahodet - ”Transaksjoner” - hvilken type inntekt (annum/prosjekt) - hvilken type faktura (innland/utland) - hvilken saksbehandler - selger - fritekst - hvem skal faktureres (kunden) • ”Linjeartikler” - angir hva som er fakturert og til hvilken pris • ”Kontering” - angir konteringen av inntekten • ”Fullfør” - ferdigmelding/endelig lagring av faktura

  26. 2.3 Fakturahodet (bruk tabulator her) - Endre fakturakilde, type og valuta dersom ønskelig ”Type” endres kun om dere trenger engelsk faktura. Ellers vil ”Type” være identisk med ”Kilde”.

  27. 2.3 forts Fakturahodet • Valuta: Velg aktuell valuta. Tenk beløp i utenlandsk valuta, systemet regner om. • Kilde: Velg mellom faktura annum UiB eller faktura prosjekt UiB (kreditnota eller refusjoner skal IKKE brukes) • Type: Velg mellom faktura annum UiB, faktura prosjekt UIB eller engelsk faktura UiB.De to første genereres automatisk, engelsk faktura UIB må man inn og velge

  28. 2.3 forts Fakturahodet - Transaksjonsopplysninger

  29. 2.3 forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl. +selger - Velg deretter ”Linjeartikler” eller ”Mer” NB – husk selgeren!

  30. 2.3 forts Fakturahodet- Kommentarfelt på faktura ”Mer” Om man ønsker en kommentar på fakturaen, legger man den inn under fanen ”Mer” og skriver kommentaren i feltet ”Spesialinstrukser”. For eksempel: ”Fiktiv faktura –skal ikke sendes kunden” eller ”Bestillerkode XXXXXX”

  31. 2.4 Linjeartikler Fyll ut beskrivelse, mengde, enhetspris og avgiftskode (legg merke til faktura nr. på første side) Velg deretter Konteringer - NB: ikke velg AvgiftDet er de gule feltene som er obligatorisk og må fylles ut.

  32. Velg OK!Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til 2.4 forts Linjeartikler

  33. 2.5 Kontering– hver eneste varelinje må konteres for seg Her må du få frem plukklisten (bruk hurtigtast Ctrl+L eller klikk med mus på plukklisten

  34. 2.5 forts Kontering– hver eneste linje må konteres for seg Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X” ►Viktig at artskode stemmer overens med valgte avgiftskode 3000 – 3099 (03) 3100 – 3199 (05) 3200 – 3999 (00)

  35. 2.5 forts Kontering Lukk neste bilde (”X”) for å komme tilbake til fakturahodet/Transaksjonsbildet

  36. 2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Dersom du er ferdig, klikk på knappen ”Fullfør”Fakturaen er klar for utskrift – kl. 11.00 hver dag(kan gjøres om igjen ved å trykke ”ikke fullfør”)

  37. 2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Fakturaen din er godkjent dersom du får en hake ”√” foran FullførtFor ny faktura – trykk Pil ned el. Klikk på ikonet ”Ny”

  38. 2.7 Noen huskeregler • Alt kan endres på en faktura inntil den er skrevet ut eller overført til hovedbok • Etter utskriving og overføring til hovedbok er det kun konteringen som kan endres • Ved endring av beløp, kunde, mva. osv, må det lages kreditnota og ny faktura

  39. 2.8 Hvordan søke frem en faktura – i Transaksjoner • Gå inn i transaksjonsbildet • Bruk hurtigtast F11 for å stille bildet i søkemodus • Skriv fakturanummeret • Bruk hurtigtast Ctrl+F11 for å søke frem fakturaen

  40. 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer • Gå inn i Kontodetaljer – (dette er et søkebilde) Her kan du også få oversikt over alle fakturaene til en bestemt kunde • Skriv inn f.eks • Fakturanummer • Søk etter kunden/ kundenummer • Beløp • Åpne/lukkede/alle(blank) • Velg ”Søk etter” for å få svar på søket ditt

  41. 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) fakturanummer Kunde navn Kunde nummer

  42. 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Total Saldo

  43. 2.8 forts Vedrørende søk i Kontodetaljer • Dersom fakturaen er betalt eller kreditert, er total saldo = 0. I så fall, klikk på ”aktiviteter” for å finne detaljer om dette. • Status: • En faktura har status ”åpen” dersom den ikke er betalt • En faktura har status ”lukket” når den er betalt • For å se registrert faktura, klikk på ”detaljer”. • Tips: velg ikonet ”purrehistorikk” for å se om det er sendt purringer (brev UIB1 og UIB2)

  44. 2.9 Praktisk trening med kursoppgaver og egne fakturaer • Start med kursoppgave 1 og 2. Jobb i kursdatabasen. • Fortsett med egne fakturaer. Registrer først i kursbasen. Lykkes du, kan du gå i produksjonsbasen. • Registrer alltid fakturaen i kursbasen først, helt til du føler deg trygg!

  45. 2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 1 • Ditt institutt har betalt en regning som Købehavns Tekniske bibliotek, Lautrupvang 15, Ballerup, 2750 Danmark, skal være med å betale. Beløpet er kr 10.000,-. • Fyll ut fakturagrunnlag • Fyll evt. ut skjema for registrering av ny kunde • Registrer fakturaen i kursdatabasen • Før/etter at du har fullført, blir du ”kastet” ut av systemet. Gå inn i transaksjoner på nytt og søk opp fakturaen. • Etter at du har fullført kommer du på at du skulle valgt etanalysenummer ved konteringen. Hva gjør du? • 1 uke etter at du har sendt fakturaen, ringer kunden og hevder at fakturabeløpet skal være i DKK i stedet for NOK.Du sjekker saken, og finner ut at kunden har rett. Gjør det som er nødvendig for å rette opp i denne feilen.

  46. 2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 2 • Ditt institutt har fått et forskningsoppdrag fra StatoilHydro. I kontrakten står det at fakturering skal skje etter at forskningsrapport er levert. • Forskningsrapport er levert. Fyll ut fakturagrunnlag • Fyll ut skjema for registrering av ny kunde • Registrer fakturaen i kursdatabasen • Finn ut om fakturaen er betalt både via spørring i kontodetaljer og via rapport

  47. Del 3: Hvordan følge opp kravene?Rapporter og spørringer • Lag deg en jevnlig rutine for å sjekke om fakturaene dine blir betalt, f.eks. 1 gang pr. måned. (Regnskapskontoret kan sende fakturaene dine til Kreditor-foreningen uten at du blir spurt). • 2 måter: • Spørring i kontodetaljer: Pr. faktura/kunde (Se pkt.2.8) • Ved Discoverer-rapport: Alle forfalte fakturaer pr valgt avdeling (selger)

  48. 3.1 Rapporter i Discoverer Viewer Velg rapport ”Forfalte Fakturaer”

  49. 3.1 forts Rapporter i Discoverer Viewer Velg Selgernavn- skriv din selger (stedkode) direkte inn i boksen ”Selgernavn” slik: ’%153700%’ og velg ”Start”- eller klikk på lommelykten og gjør velg fra plukklisten- eller søk etter selgeren din i ”Søk etter” og velg ”Start” og deretter ”Velg”

  50. 3.1 forts Rapport – Forfalte fakturaer

More Related