1 / 74

Dokumentumkezelés az abas-ban

Dokumentumkezelés az abas-ban. Témáink. I. Dokumentumok, dokumentumok II. Dokumentum kezelés alapjai III. abas megoldások. I. Dokumentumok, dokumentumok. Költség és hatékonyság. Az irodák á tlagos költsége é vente 10-15%-kal nő Információmennyiség duplázódik 3-5 évente

bertha-guy
Download Presentation

Dokumentumkezelés az abas-ban

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Dokumentumkezelés az abas-ban X. abas vevőfórum, Balatonlelle 2012. május 31. – június 2.

  2. Témáink • I. Dokumentumok, dokumentumok • II. Dokumentum kezelés alapjai • III. abas megoldások

  3. I. Dokumentumok, dokumentumok

  4. Költség és hatékonyság • Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő • Információmennyiség duplázódik 3-5 évente • Dokumentumok 3-7 %-a elvész • Egy irat előkeresése, visszahelyezése 7 perc • Manuálisan 50 Ft • Elektronikusan 4 Ft • Iratkezelési költségek • Munkabér 70% • Tároló hely 20% • Eszköz 10% • Valódi veszteség az elmaradt haszon

  5. Dokumentumok két nagy csoportja • Papír alapú • Nem rendelkezünk a digitális változattal pl. szállítólevél • Kézzel kitöltött bizonylat pl. munkalap • Kinyomtattuk, de meg kell őrizni pl. eredeti számla • Digitálisan készített és tárolt • Office alkalmazással készített pl. szerződés • ERP üzletmenettel készített pl. ajánlat • Nyomtatott papír csak információ továbbításra szolgál • Archiválásban csak digitális változat vesz részt

  6. Papíralapú dokumentumok kezelése • Papírlapok digitalizálása • Papírlapok tárolása • Digitális változat irányítja a dokumentumkezelést

  7. A dokumentum típusok • Agyagtáblába benyomott ékírásos szöveg • Kötélre tett csomók • Fapálcára faragott rovás • Pergamenre írott szöveg, pecsételve • Pergamenre írott szöveg, illusztrálva • Sírkamra falfestményei • Futár borotvált fejére írott üzenet

  8. A dokumentum típusok • Szöveges dokumentumok – Word, Write • Táblázatok – Excel, Calc • Rajzok – CAD • Képek – JPG • PDF • E-mail • …

  9. II. Dokumentum kezelés alapjai

  10. A legnépszerűbb dokumentumkezelő a „Windows intéző” • Dokumentum azonosítása • Könyvtárszerkezet • Fájlnév • Dokumentum helye • Lokális gépen • Szerveren

  11. Dokumentumkezelés lépései • A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása • Azonosító adatok megadása • Visszakeresés • Találati lista

  12. A dokumentumkezelő feladatai • Fájl automatikus mentése szerverre • Felhasználó nem fér hozzá • Fájl elérésének mentése adatbázisba • Felhasználó nem fér hozzá • Kiegészítő adatok mentése adatbázisba • Kereső felület • Találati lista megjelenítése

  13. Legnagyobb kihívás Azonosító adatok megadása

  14. Azonosító adatok megadása - Office dokumentum • A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása • Azonosító adatok egyenkénti megadása • Időigényes • Sok hibalehetőség • Felhasználófüggő

  15. Azonosító adatok megadása - abasERP-vel • A fájl üzleti folyamatokhoz kapcsolása • Azonosító adatok nagy része automatikus • Minimális kézi rögzítés • Minimális hibalehetőség • Felhasználótól független

  16. III. abas megoldások

  17. abas megoldások • abas DMS, HABEL • abas dok

  18. abas megoldás abas DMS, HABEL

  19. HABEL hardver környezet • abas Linux szerver • Windows szerver • HABEL licence • MySQL adatbázis • Dedikált user • ApacheTomcat (full text search)

  20. abas DMS - Bevitel • Office integráció • „archívum nyomtatóval” • archiválás eredeti formátumban • abas integráció • nyomtatáskor • drag& drop • akció menü

  21. abas DMS Bevitel Office integráció

  22. abas DMS - Bevitel Office integráció • „archívum nyomtatóval” • archiválás eredeti formátumban • E-mail • levél • melléklet

  23. Archiválás archívum nyomtatóval Office

  24. Archiválás archívum nyomtatóval HABEL rögzítő program - kézi azonosító adatok

  25. Archiválás az eredeti formátumban Word

  26. Archiválás az eredeti formátumban HABEL rögzítő program Kézi azonosító adatok

  27. E-mail archiválás Outlook - Outlook levél

  28. E-mail archiválás HABEL rögzítő program - Outlook levél - kézi azonosító adatok

  29. E-mail archiválás Outlook - Outlook melléklet eredeti formátumban

  30. E-mail archiválás HABEL rögzítő program - Outlook melléklet eredeti formátumban

  31. abas DMS Bevitel abas integráció

  32. abas DMS - abasintegráció

  33. abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva • abas nyomat archiválása • nyomtatáskor • Külső dokumentum kapcsolása • drag& drop • akció menü

  34. abas DMS - Ajánlat archiválása

  35. abas DMS - Nyomtatás

  36. abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva - adatlap a visszakeresőben

  37. abas DMS - Visszakereső - abas folyamat megjelenítése

  38. abas DMS - drag & drop

  39. abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

  40. abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

  41. abas DMS - Dokumentum keresés infosystem

  42. abas DMS Visszakeresés

  43. Visszakeresés - Keresési feltételek

  44. abas DMS Találati lista

  45. abas DMS – Találati lista • Előnézeti kép • Szűrés • Rendezés • Csoportosítás • Megjelenítés-kiegészítés • Fulltext search

  46. Találati lista – Táblázat - Előnézeti kép - tiff

  47. Találati lista - Szűrés

  48. Találati lista - Rendezés

  49. Találati lista - Csoportosítás

  50. Találati lista - Bizonylat kiegészítés - tiff

More Related