Upravljanje s tveganji in notranje kontrole pri proračunskih uporabnikih

1. Upravljanje s tveganji in notranje kontrole pri proračunskih uporabnikih Ministrstvo za finance Urad RS za nadzor proračuna mag. Dragica Lipnik (povzetek gradiva za delavnice s predstavniki PU) Kraj izvajanja delavnic: Ljubljana, Fajfarjeva 33 Obdobje izvajanja delavnic: februar - maj 2008

2. Upravljanje s tveganji vsebina prispevka: • kratka opredelitev upravljanja s tveganji • opredelitev možne poti (korakov) do izboljšanega doseganja ciljev PU • oblikovanje primerne vsebine RT kot pojavne oblike obvladovanja tveganj

3. Pravne podlage Pravne podlage upravljanju s tveganji pri PU • Zakon o javnih financah (Ur.l. RS št. 79/99, 124/00, 79/01, 30/02, 56/02) • Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ (Ur.l. RS št. 72/02) (2. člen, zadnji odstavek: “PU razvijejo in sprejmejo sistem za ocenjevanje in obvladovanje tveganj, s katerimi se soočajo.”) • Usmeritve za notranje kontrole (Ministrstvo za finance, Urad RS za nadzor proračuna, 2004)

4. Pravne podlage Pravne podlage upravljanju s tveganji pri PU • (Strategija razvoja notranjega nadzora javnih financ v RS za obdobje 2005 do 2008, ki jo je sprejela Vlada RS v letu 2005) • rok za vzpostavitev RT za ministrstva: 30.06.2006 • rok za vzpostavitev RT za ostale NPU: konec 2007 • rok za vzpostavitev RT za PPU: konec 2008

5. Vloga notranjega revizorja pri obvladovanju tveganj Vloga notranjega revizorja pri obvladovanju tveganj • sistem obvladovanja tveganj na nivoju PU in vzpostavitev registra tveganj ni revizijska, ampak je (lahko) svetovalna naloga notranjega revizorja (pomoč predstojniku PU pri doseganju postavljenih ciljev) • predstojnik PU je odgovoren za obvladovanje tveganj in vzpostavitev RT • notranji revizor (in ostali strokovnjaki pri PU) lahko s svojim metodološkim znanjem in poznavanjem poslovanja pomembno pripomoremo k izboljšanemu obvladovanju tveganj in s tem doseganju ciljev pri poslovanju PU

6. Upravljanje s tveganji - opredelitev Upravljanje s tveganji • je obvladovanje tveganj in njihovo omejevanje na sprejemljivo raven z namenom doseganja ciljev • je odgovornost predstojnika/poslovodnega organa PU Zato je nujno, da predstojnik/poslovodni organ PU uvede in zagotavlja delovanje sistemov in postopkov za obvladovanje tveganj in doseganje ciljev.

7. Kako upravljati s tveganji Postopek upravljanja s tveganji (v 5 korakih) – nekateri od njih se pri PU že izvajajo 1. Opredeliti elemente v poslovanju, ki so izpostavljeni tveganjem – CILJI PU • ciljev PU je veliko, različni PU imajo različne cilje • vsi PU imajo postavljene t.i. splošne cilje, na primer: • dosledno spoštovanje predpisov in poslovanje v skladu z njimi, • transparentno poslovanje, • stalno izboljševanje gospodarnosti in učinkovitosti poslovanja, • spoštovanje etičnih načel itd.

8. Kako upravljati s tveganji • vsak PU ima postavljene svoje specifične (posebne, poslovne) cilje (po njih se PU ločijo med seboj) nekaj primerov specifičnih ciljev: • npr. za področje občin: cilji s področja lokalnih zadev javnega pomena za zadovoljevanje potreb prebivalcev, cilji s področja gospodarskega, socialnega in prostorskega razvoja občine, cilji s področja zagotavljanja in pospeševanja vzgojno-izobraževalne in športne dejavnosti itd. • npr. za področje zdravstvenih institucij: cilji s področja spremljanja zdravstvenega stanja, zdravstvenega varstva in krepitve zdravja prebivalcev, cilji s področja preventive, zdravega življenjskega sloga in izboljšanja javnega zdravja, cilji s področja povečanja varnosti bolnikov in zmanjšanja zdravstvenih napak, cilji s področja nekaterih novih oblik zavarovanja (npr. poškodbe pri delu, poklicne bolezni,…) itd. • npr. za področje razvoja in delovanja javne uprave: cilji s področja sistemskih rešitev v organizaciji javne uprave in sistemu upravljanja s kadri, cilji s področja oblikovanja in spremljanja sistema plač v javnem sektorju, cilji s področja pospeševanja razvoja e-uprave in odpravljanja administrativnih ovir ter približevanja upravnih storitev državljanom in gospodarskim subjektom itd. • npr. za področje državnih tožilstev: cilji s področja reševanja zadev v dogovorjenih rokih (minimiziranje zaostankov), cilji s področja sodelovanja s policijo ter drugimi organi in organizacijami (npr. povečanje intenzitete izmenjave mnenj in stališč, pospeševanje timskega dela ter posledično izboljšanje kakovosti sodelovanja) itd.

9. Kako upravljati s tveganji Cilj 1. koraka postopka upravljanja s tveganji: Iz obstoječih planskih dokumentov (npr. strateški/letni plani, razvojni programi, finančni načrti) izbrati tiste cilje PU, ki so v nevarnosti, da zaradi izpostavljenosti tveganjem ne bodo doseženi.

10. Upravljanje s tveganji - opredelitev 2. Opredelitev vrst tveganj Tveganje • je možnost (večja/manjša), da gre nekaj narobe • je negotovost nastanka pozitivnega dogodka (npr. imamo odobren povečan kadrovski načrt, vendar prijavljeni kandidati za prosta delovna mesta ne izpolnjujejo vseh zahtev za realizacijo zaposlitve) • je negotovost nastanka negativnega dogodka (od vseh scenarijev se lahko uresniči najslabši možni, npr. kljub izvedenih testiranjih nove programske opreme le-ta ne deluje kot je bilo načrtovano) • je povezano z negotovostjo – verjetnost, da se negotovost uresniči, pa je lahko višja, srednja ali nizka (npr. verjetnost letalskih nesreč je razmeroma nizka, verjetnost, da na trgu ne bomo našli ustreznega kandidata za prosto delovno mesto je npr. srednja)

11. Kako upravljati s tveganji Nekaj primerov tveganj: • neugodna makroekonomska gibanja • (ne)ugodna demografska gibanja (npr. naraščajoča nataliteta povečuje potrebo po vzgojno-izobraževalnih kapacitetah, staranje prebivalstva lahko povečuje potrebe po zdravstvenih storitvah) • sprememba zakonodaje (lahko povzroči bistveno povečan/zmanjšan obseg nalog posameznega PU) • spremembe pričakovanj uporabnikov storitev posameznega PU (npr. spremembe v pričakovanjih na področju nepretrganosti zdravstvene obravnave, spremembe v prioritetah na področju gospodarskega, socialnega, prostorskega in kulturnega razvoja občine, spremembe na področju dostopnosti in razumljivosti obrazcev in dokumentov, potrebnih za reševanje posamezne upravne zadeve itd.) • povečan trend kaznivih dejanj na področju izsiljevanja/poskusov izsiljevanj, na področju nasilja (fizičnega, psihičnega, spolnega itd.) nad otroki (posledično se poveča število ovadb iz teh naslovov na okrožna državna tožilstva) • zlorabe in goljufije

12. Kako upravljati s tveganji • malomarnost pri ravnanju s podatki (npr. razkritje osebnih ali poslovnih podatkov in s tem povezane škode zaradi pravdnih/sodnih postopkov) • neustrezno zanašanje na avtomatizirane sisteme (posledično lahko pride do izgube podatkov ali “vdorov” v sistem) • finančna tveganja • pravni zapleti • zloraba zaupnih podatkov • (pre)velika fluktuacija zaposlenih • razpoložljiva sredstva za potrebno opremo/kadre niso dovolj visoka • itd.

13. Kako upravljati s tveganji Vrste/nabor tveganj je obsežen in odvisen od vrste ciljev in specifike PU (npr. občine ali ministrstva imajo specifična tveganja v primerjavi z zavodi kot PPU, vsi PU pa se srečujejo s t.i. splošnimi tveganji). Nabor tveganj je odvisen od nivoja v organizacijski strukturi PU, kjer se tveganja identificirajo. Tveganja se lahko identificirajo na nivoju • posamezne OE/funkcije • PU kot celote. (npr. vodja finančne službe definira tveganje nezadostnih finančnih sredstev na posamezni proračunski postavki, predstojnik PU definira tveganje zmanjšanja ugleda in tveganje povečanja nezadovoljstva uporabnikov s storitvami, ki jih zagotavlja PU)

14. Kako upravljati s tveganji Cilj 2. koraka postopka upravljanja s tveganji: Identificirati tista tveganja, ki lahko ogrozijo uresničitev posameznih ciljev PU.

15. Kako upravljati s tveganji Pomembnost odločitve o nivoju vzpostavitve RT • predpisi zahtevajo vzpostavitev RT na nivoju PU (ministrstvo, organ v sestavi, zavod, občina,….itd.) • cilji in z njimi povezana tveganja, ki morajo biti obvladovana, se pojavljajo tudi na nižjih organizacijskih nivojih (direktorati, sektorji, službe, oddelki, območne enote,… itd.)

16. Kako upravljati s tveganji Kako oblikovati RT, ki bo učinkovit mehanizem za obvladovanje tveganj na vseh organizacijskih nivojih? • RT lahko oblikujemo na nivoju posamezne OE (nato “delne” RT združimo na nivo PU) • RT lahko oblikujemo na nivoju posamezne (poslovne) funkcije (npr. nabavna, kadrovska) ali procesa (nato “delne” RT združimo na nivo PU) • RT lahko oblikujemo (za začetek) na nivoju PU (brez “drobljenja” po OE/funkcijah)

17. Kako upravljati s tveganji 2. korak postopka upravljanja s tveganji je namenjen identifikaciji vseh znanih tveganj, ki lahko ogrozijo uresničitev posameznih ciljev PU, pri čemer je primerno posvetiti posebno pozornost nivoju vzpostavitve RT v organizacijski strukturi PU.

18. Kako upravljati s tveganji 3. Vsa identificirana tveganja je priporočljivo oceniti (analizirati) z naslednjih zornih kotov: • Kakšna je verjetnost uresničitve tveganja? (npr. visoka-3, srednja-2, nizka-1) (P.S. določitev stopnje verjetnosti je največkrat stvar ocene posameznika, ki pozna obravnavano poslovno področje – subjektivna ocena) • Kakšne bi bile posledice, če se tveganje uresniči in ga ne obvladujemo? (npr. hude-3, srednje-2, zanemarljive-1) • Kakšen je možen vpliv oz. pomembnost identificiranega tveganja na (ne)doseganje postavljenih ciljev? (npr. pomembnost = verjetnost x posledice) itd.

19. Kako upravljati s tveganji Pomembna in priporočljiva je konkretna opredelitev posledic, če se cilji ne realizirajo (če se tveganje uresniči in ga ne obvladujemo). Na primer: • zmanjšanje ugleda PU • posledice kadrovskega deficita ali nezadostnih finančnih sredstev so lahko podaljšanje/ukinitev projekta in posledično nezadovoljstvo uporabnikov s storitvami PU • povečanje števila nerešenih primerov in zaostanki pri delu • povečanje števila pritožb • zmanjšanje učinkovitosti in povečanje stroškov pri delovanju PU • znesek vračil sredstev v EU proračun, če projekt, (so)financiran iz tega vira ni izdelan v rokih in na način, določen z evropsko zakonodajo itd. Vsa identificirana tveganja nimajo enakega vpliva na (ne)doseganje ciljev poslovanja (nekatera tveganja so pomembnejša).

20. Kako upravljati s tveganji Cilj 3. koraka postopka upravljanja s tveganji: Pripraviti strokovno osnovo (strokovne argumente) za odločitev o reakciji PU na posamezno identificirano tveganje.

21. Kako upravljati s tveganji 4. Odločitev o reakciji PU na posamezno identificirano tveganje primer možne odločitve: • tveganje zanemarimo/ne reagiramo (npr. če je izračunana pomembnost manjša od 3) • potrebno je opredeliti ukrepe, s katerim bo identificirano tveganje obvladovano

22. Kako upravljati s tveganji Cilj 4. koraka postopka upravljanja s tveganji: Zagotoviti, da bo ustrezna (večja) pozornost (in posledično aktivnosti) namenjena obvladovanju pomembnejših tveganj.

23. Kako upravljati s tveganji 5. Ukrepi PU za obvladovanje (pomembnejših) tveganj pri doseganju ciljev Nekaj primerov: • prerazporeditev kadrovskih zmogljivosti • predlog prerazporeditve proračunskih sredstev • namestitev fizičnega varovanja • zavarovanje - prenos tveganja itd. (P.S. Pred oblikovanjem novih ukrepov za obvladovanje tveganj je priporočljivo pregledati že obstoječe ukrepe zlasti z vidika njihove ustreznosti in izvajanja v praksi.)

24. Kako upravljati s tveganji Cilj 5. koraka postopka upravljanja s tveganji: • zagotoviti pravočasno reagiranje na tveganja in druge spremembe pri poslovanju • omogočiti, da bodo načrtovani cilji doseženi kljub odmikom pri poslovanju

25. Mehanizmi za obvladovanje tveganj – register tveganj Register tveganj • je orodje (pripomoček) za obvladovanje tveganj, ki ga uvede predstojnik/poslovodni organ PU • je predpisan in pomemben pristop k obvladovanju tveganj • vsebuje nabor identificiranih tveganj pri poslovanju PU, ki lahko ogrozijo doseganje postavljenih ciljev • tveganja so razvrščena glede na njihovo pomembnost oz. njihov vpliv na (ne)doseganje postavljenih ciljev • vsebuje strokovne podlage za odločitev o reakciji PU na identificirana tveganja in posledično opredelitev odzivov oz. ukrepov PU za obvladovanje pomembnejših tveganj (ti ukrepi so najpogosteje so notranje kontrole) (op. stroški vzpostavljanja in vzdrževanja RT in NK naj ne presegajo koristi njihovega delovanja)

26. Mehanizmi za obvladovanje tveganj – register tveganj RT je temeljni dokument sistematičnega upravljanja s tveganji in predstavlja dokaz, da vodstvo obvladuje poslovanje. Eksterno poročanje o obvladovanju tveganji in RT • sistem NK in RT sta vključena v Izjavo o stanju NNJF • izjava je obvezni sestavni del Zaključnega računa državnega in občinskega proračuna • izjave so lahko predmet pregledov s strani RSRS

27. Mehanizmi za obvladovanje tveganj - register tveganj RT ni dovolj le enkrat vzpostaviti, ampak je potrebno njegovo redno vzdrževanje, kajti le tako je dosežen njegov osnovni namen (RT je “živo” orodje v rokah vodstva PU za uspešno in učinkovito obvladovanje tveganj in doseganje postavljenih ciljev). Interno poročanje o obvladovanju tveganj in RT • redno (npr. točka na kolegiju predstojnika/poslovodnega organa PU) • izredno (npr. če se tveganja spremenijo, če je njihovo obvladovanje neuspešno, če so potrebni dodatni ukrepi)

28. Mehanizmi za obvladovanje tveganj – register tveganj Obvladovanje tveganj in oblikovanje RT je kompleksno področje in zahteva: • dobro poznavanje poslovanja in ciljev PU • dogovorjen in enoten metodološki pristop v okviru PU • stalne aktivnosti na področju vzdrževanja “baze” informacij o spremembah na področju tveganj in notranjih kontrol itd.

29. Mehanizmi za obvladovanje tveganj – RT (razširitev vsebine?) Kljub sistematičnemu pristopu k obvladovanju tveganj in izoblikovanemu RT je doseganje ciljev PU še vedno ogroženo s t.i. preostalim tveganjem. Tveganje pri delovanju je prvotno tveganje, ki obstaja pri poslovanju PU, če le-ta ne sprejme nobenih ukrepov za njegovo obvladovanje. • Preostalo tveganje je tveganje, ki preostane PU po tem • ko so bile sprejete odločitve o reakcijah na identificirana tveganja • ko so bili sprejeti ukrepi za obvladovanje pomembnejših tveganj. Preostalo tveganje = Tveganje pri delovanju – Tveganje, ki ga obvladujemo

30. Mehanizmi za obvladovanje tveganj – RT (razširitev vsebine?) Zakaj pojav preostalega tveganja? (odgovorimo na spodnja vprašanja) • Ali smo identificirali vsa tveganja? • Ali smo sprejeli ukrepe za obvladovanje vseh identificiranih (ali le pomembnejših) tveganj? • Ali vse sprejete ukrepe dosledno izvajamo? itd.

31. Prednosti upravljanja s tveganji Prednosti upravljanja s tveganji • povečana odzivnost na zunanje in notranje spremembe in obvladovanje le-teh • učinkovitejše upravljanje s sredstvi • zmanjšana možnost nastanka neobvladljivih dogodkov • večja pozornost je namenjena pomembnejšim tveganjem in spremembam pri poslovanju • večja verjetnost doseganja ciljev • večja gotovost, da bodo načrtovane spremembe učinkovito izvedene • večja informiranost in zmanjšanje negotovosti pri odločanju itd.

32. Kvaliteten RT na racionalen način Povezanost obvladovanja tveganj in oblikovanje RT z drugimi aktivnostmi v okviru posameznega PU Zakaj? cilj vsakega PU – oblikovanje kvalitetne vsebine RT na racionalen način Katere so možne (že obstoječe?) aktivnosti, ki so lahko kvaliteten vir informacij za oblikovanje RT? • načrt integritete? • postopki pridobivanja standarda ISO 9001? • vsakoletna priprava Izjave predstojnika o stanju NNJF? Priporočljiv je razmislek o že obstoječih dokumentih v posameznem PU, ki bi lahko bili (po vaši oceni) kvaliteten vir informacij za racionalnejše oblikovanje vsebine RT.

33. Zaključek Hvala za pozornost!