Korespondencja handlowa

1. Korespondencja handlowa Korespondencja handlowa dotyczy głównie transakcji kupna-sprzedaży, które polegają na tym, że dostawca przenosi na odbiorcę własność swojego towaru, a odbiorca uiszcza zapłatę za towar po określonej cenie. Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu przedmiotu dostawy i jej warunków /rodzaj towaru, ilość, jakość, opakowanie, cena, warunki i termin dostawy, sposób i termin zapłaty/ - te ustalenia dokonuje się przez wymianę pism.

2. Korespondencja handlowa • Korespondencja handlowa toczy się między dostawcą /sprzedającym/ a odbiorcą /kupującym/. • Korespondencja ta ma zawsze ten sam przedmiot: towar lub usługę – opisuje się ich asortyment, nazwę, ilość, ceny, jakość, rodzaj opakowania itp. • Korespondencja ta obejmuje również warunki i termin dostawy oraz warunki i termin zapłaty.

3. Korespondencja handlowa Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje następujące fazy: • Propozycje kupna-sprzedaży • Zamówienie • Dostawę • Weryfikację dostawy Nie wszystkie fazy są obligatoryjne, korespondencja ogranicza się do trzech pierwszych. Czasem pomijana jest też pierwsza, a nawet druga faza.

4. Korespondencja handlowa PROPOZYCJA KUPNA-SPRZEDAŻY W tej fazie korespondencja prowadzona jest pomiędzy potencjalnymi dostawcami i potencjalnymi odbiorcami. W pierwszej fazie korespondencji handlowej sporządza się: • Pismo informacyjne • Zapytanie o ofertę

5. Korespondencja handlowa Pismo informacyjne Nadawcą pisma informacyjnego jest potencjalny dostawca wysyłający je do różnych potencjalnych odbiorców i opisujący w nim towary, które chce sprzedać – ich ilość, jakość, opakowanie, ceny, warunki dostawy i płatności. Pismo to nie ma charakteru wiążącego, więc ani dostawca nie musi sprzedać towarów, które opisał w piśmie, ani odbiorca nie musi ich kupić. Pismo to zawiera tylko trzy podstawowe i obowiązkowe elementy pisma: • opis towarów • warunki i terminy dostawy • warunki i terminy płatności

6. Korespondencja handlowa Zapytanie o ofertę Pismo to wysyła potencjalny odbiorca do potencjalnego dostawcy. Odbiorca pragnie w ten sposób zorientować się w asortymencie towarów sprzedawanych przez poszczególnych dostawców, w cenach ich towarów, oferowanych ilościach, jakości, opakowaniu, warunkach dostawy i płatności. Jak wynika z nazwy pisma pismo to zawiera również prośbę o przesłanie aktualnej oferty. Zapytanie o ofertę nie ma charakteru wiążącego, ani odbiorca ani dostawca nie musi tych towarów sprzedać.

7. Korespondencja handlowa OFERTA Oferta jest wiążącą obie strony propozycją sprzedaży lub kupna towarów albo też świadczenia usług na określonych warunkach i w oznaczonym terminie, skierowana to potencjalnych nabywców lub dostawców. Często jest odpowiedzią dostawcy na zapytanie o ofertę. Oferta w odróżnieniu od pisma informacyjnego i zapytania o ofertę jest pismem o charakterze wiążącym Nadawcą oferty może być dostawca lub odbiorca /oferta kupna, sprzedaży/ Oferta jako pismo wiążące musi zawierać termin ważności

8. Korespondencja handlowa Wyróżnia się oferty: • Wiążące – zawierające termin ważności • Wywołane – złożone na wniosek, np. w odpowiedzi na zapytanie o ofertę • Warunkowe – zawierające warunki, od spełnienia których uzależnione jest zawarcie transakcji, np. uzyskanie licencji, pozwolenia na sprzedaż… • Uzupełniające – zgłaszane w trakcie negocjacji

9. Korespondencja handlowa • Jeśli oferta została przyjęta w terminie w niej określonym i odpowiedź na ofertę została wysłana na piśmie, to obie strony nie mają już możliwości wycofania się z transakcji. Oznacza to, że ani dostawca nie może odmówić dostawy oferowanego towaru, ani odbiorca nie może odmówić jej przyjęcia i zapłaty za zamówiony towar.

10. Korespondencja handlowa Treść oferty powinna zawierać: • Dokładne informacje o oferowanych towarach /nazwę, jakość, cenę, ilość, opakowanie itp./ • Warunki i terminy dostawy • Warunki i terminy płatności • Terminy składania zamówień • Formę zamówień • Ilość i częstotliwość dostaw • Termin ważności oferty

11. Korespondencja handlowa • Przyjęcie oferty może wiązać się z negocjowaniem warunków, w trakcie którego przedstawia się propozycję i kontrpropozycje, stawia nowe warunki i dokonuje ustępstw. Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia. W wypadku gdy kontrahent chce zawrzeć umowę, a nie odpowiadają mu warunki oferty, może wystąpić z kontrofertą • W ofertach w polu nagłówkowym należy umieścić jak najwięcej informacji o swojej firmie tj. numer telefonu, rachunku bankowego, NIP, REGON, e-mail

12. Korespondencja handlowa List intencyjny Listy intencyjne wykształciły się w praktyce gospodarczej Stanów Zjednoczonych. Stosowane są zwykle w fazie wstępnej, ich zadaniem jest poinformowanie drugiej strony o chęciach i gotowości podjęcia negocjacji - /jeśli ktoś jest zainteresowany kupnem czegoś a nie ma informacji, że obecny właściciel zamierza to coś sprzedać/. Listy te stosuje się także w trakcie trwania negocjacji, służą wtedy podjęciu ich na nowo.

13. Korespondencja handlowa • Listy intencyjne są przydatne w długotrwałych negocjacjach przy zawieraniu poważnych i skomplikowanych umów, w które oprócz zainteresowanych stron, zaangażowane są zwykle również inne podmioty, np. podwykonawcy, poręczyciele, kredytodawcy oraz w sytuacjach, gdy powodzenie transakcji zależne jest od czynników zewnętrznych, np. uzyskania pozwolenia na budowę, uzyskania kredytu, uzyskania gwarancji…

14. Korespondencja handlowa • List intencyjny podobnie jak pismo informacyjne i zapytanie o ofertę, nie ma charakteru wiążącego i dlatego dla żadnej ze stron nie wynikają z niego żadne zobowiązania. Jest on szczególnym rodzajem jednostronnego oświadczenia woli, skierowanego w formie pisemnej przez jedną stronę przyszłej transakcji. • List sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej z negocjujących stron. Oba egzemplarze wysyła się drugiej stronie w celu uzyskania na kopii akceptacji propozycji zawartych w liście, czyli podpisania listu. Podpisaną kopię przesyła się nadawcy, oryginał pozostawia się sobie.

15. Korespondencja handlowa Z faktu, że pismo ma charakter listu wynika kilka konsekwencji: • Powinien być zaadresowany imiennie do szefa firmy • Nie używa się w nim określenia sprawy lecz zwrot grzecznościowy • Przed podpisaniem należy użyć zwrotu pożegnalnego • Zaleca się zwroty grzecznościowe pisać odręcznie

16. Korespondencja handlowa Zamówienie • Zamówienie składane jest po uzgodnieniu przedmiotu oraz warunków transakcji. Jest zobowiązaniem się odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w nim towarów po określonej cenie, na podanych warunkach dostawy i płatności. Zamówienie jest więc pismem wiążącym, przy czym początkowo zobowiązuje wyłącznie odbiorcę. W polu nagłówkowym podaje się poza danymi ogólnymi NIP niezbędny dostawcy do wystawienia faktury VAT

17. Korespondencja handlowa Zaleca się sporządzić zamówienie w trzech egzemplarzach – oryginał i kopię wysyła się dostawcy, drugą zostawia się sobie jako dowód wysłania zamówienia. Treść zamówienia powinna zawierać: • Dokładne określenie towarów • Ogólną sumę do zapłaty podaną cyframi i słownie /zawsze do dwóch miejsc po przecinku/ • Warunki i terminy zapłaty

18. Korespondencja handlowa Dostawca może przyjąć zamówienie do realizacji lub odmówić jego przyjęcia. Potwierdzenie jest jednoznaczne z zawarciem umowy sprzedaży, na mocy której odbiorca zobowiązuje się do zakupienia wymienionego w nim towaru, a dostawca do jego dostarczenia. Potwierdzenia można dokonać dwoma sposobami: • Adnotacji z datą, pieczątką i podpisem na kopii zamówienia • Oddzielnym krótkim pismem o treści podobnej do adnotacji, rozszerzonej o numer zamówienia

19. Korespondencja handlowa Dostawa towaru Z dostawą towaru związane są dwa pisma: • Zawiadomienie o odbiorze towaru • Awizo Zawiadomienie o odbiorze towaru wystawiane jest gdy odbiorca sam odbiera towar. Jest krótkim pismem informującym odbiorcę o: • Dacie i numerze zamówienia • Rodzaju towaru, który należy odebrać • Miejscu, dacie i godzinie odbioru

20. Korespondencja handlowa Awizo wystawiane jest jeśli dostawca sam wysyła towar, transportem własnym lub obcym. W piśmie tym informuje o wysyłce towaru. Treść awiza zawiera: • Datę wysyłki • Przewidywaną datę dotarcia towaru • Miejscowość nadania i przeznaczenia • Numery dokumentów przewozowych • Numery środków transportu • Określenie towaru, rodzaju i charakterystyki opakowań

21. Korespondencja handlowa Gdy towar dostarczany jest partiami towarom towarzyszą często: specyfikacja wysyłkowa oraz dowód dostawy, Wz /wydanie zewnętrzne/. Dokumenty te są podstawą do wydania towaru z magazynu. Ich oryginały wraz z kopią wysyła się razem z towarem do odbiorcy. Kopia po potwierdzeniu na niej odbioru, wraca do dostawcy. Na podstawie potwierdzonych kopii wystawia się fakturę.

22. Korespondencja handlowa Zarówno specyfikacja jak i dowód dostawy powinny zawierać: • Numer • Miejsce i datę sporządzenia • Informacje o dostawcy i odbiorcy • Informacje o towarze • Podpisy

23. Korespondencja handlowa • Odbiorca w momencie dostarczenia towaru może sporządzić dowód przyjęcia – stwierdzający faktyczną zgodność otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji, gdy wraz z towarem nie dostarczono żadnych dokumentów lub gdy dostarczono dowód, ale w jednym egzemplarzu i po potwierdzeniu odbioru zabiera go przedstawiciel dostawcy. • Na sporządzenie tego dokumentu należy uzyskać akceptację swojego przełożonego i dostawcy. Przyjęcia dokonuje się wtedy komisyjnie. W przypadku stwierdzenia braków ilościowych lub jakościowych sporządza się protokół różnic, który jest podstawą do reklamacji.

24. Korespondencja handlowa Dokumentami związanymi z dostawą i sprzedażą towarów są również: • Faktura • Faktura korygująca • Nota korygująca Fakturę korygującą wystawia sprzedawca towaru lub usługi, jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej stwierdzono błędy w: Cenach, stawkach podatku VAT, kwotach podatku lub jeśli: podwyższono cenę, sprzedawca udzielił rabatu, nabywca zwrócił sprzedawcy towar, zwrócono nabywcy zaliczki, przedpłaty

25. Korespondencja handlowa • Notę korygującą sporządza nabywca towaru lub usługi w wypadku gdy stwierdził pomyłkę w podanych na fakturze informacjach dotyczących: • Danych osobowych, nazwy nabywcy lub sprzedawcy, adresu którejkolwiek ze stron, oznaczeń towaru, daty, numeru faktury lub numeru NIP, symbolu klasyfikacji statystycznej.

26. Korespondencja handlowa Weryfikacja dostawy Niekiedy zdarza się, że w dostawie towaru występują niezgodności z zamówieniem lub umową, które mogą polegać na brakach ilościowych lub jakościowych towaru. Wtedy sporządza się reklamację. Podstawę do wniesienia reklamacji stanowi zwykle odpowiedni protokół /protokół różnic, uszkodzenia, kradzieży/

27. Korespondencja handlowa • Reklamacja to pismo, w którym odbiorca określa swoje zastrzeżenia i uwagi oraz wysuwa żądania wobec dostawcy. Reklamacja, jako typowe pismo przekonywające, powinna być dobrze uzasadniona.

28. Treść reklamacji powinna zawierać • Zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczanego towaru • Zgłoszenie żądań związanych z tymi uwagami i zastrzeżeniami, które mogą przybrać formę: • przy wadach ilościowych: dostarczenie brakujących towarów • Przy wadach jakościowych: usunięcie wady, wymianę towaru, obniżenie ceny towaru • Uzasadnienie: • faktyczne /powołanie się na protokół/ • Prawne /powołanie na umowę dostawy, przepisy/