KS-PBC dla sieci aptek Planowanie, budżetowanie i controlling

1. KS-PBC dla sieci aptek Planowanie, budżetowanie i controlling Grzegorz Prochalski KAMSOFT S.A.

2. Plan prezentacji • Wstęp • Jak pomóc menedżerom korzystającym z KS-ZSA • Budowa KS-PBC • Hurtownia danych • Praktyczne korzyści • Model danych dla sieci aptek • Co dalej • Podsumowanie • Zakończenie KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

3. Wstęp • KS-PBC dla sieci aptek to narzędzie analityczne pozwalające na opracowanie szerokiego wachlarza zestawień i analiz opartych na danych pochodzących z oprogramowania do zarządzania siecią aptek KS-ZSA. KS-PBC jest przydatne zwłaszcza w sytuacji gdy ilość informacji gromadzonej w KS-ZSA jest na tyle duża, że zaczynamy odczuwać spowolnienie działania raportów. • KS-PBC dla sieci aptek to opracowany specjalnie z myślą o danych gromadzonych w KS-ZSA zestaw analiz wielowymiarowych, zestawień analitycznych, oraz definicje planów, które to znacząco wspomagają proces podejmowania działań pozwalających osiągać zakładane cele. • System KS-PBC pracuje w oparciu o niezwykle stabilną a jednocześnie wydajną platformę bazodanową firmy ORACLE 10g (nie współpracuje z ORACLE XE). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

4. Jak pomóc menadżerom korzystającym z KS-ZSA ? Spotykane problemy • Konieczność przetwarzania dużych ilości danych (dane z wielu aptek z zakresu wielu lat) • W trakcie spotkań biznesowych można opierać się tylko na wcześniej przygotowanych analizach, zestawieniach • Długie czasy odpowiedzi • Brak dostępu do niektórych informacji • Brak dużej elastyczności zestawień Oczekiwania • Codzienne monitorowanie działalności (aktualne, przetworzone dane) • Krótkie czas odpowiedzi • Szybkie opracowanie nowych analiz • Wspomaganie podejmowania decyzji biznesowych • Duża elastyczność – możliwość gromadzenia danych pochodzących z różnych systemów • Sugerowanie rozwiązań napotkanych problemów KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

5. Budowa KS-PBC • Produkt składa się z kilkunastu zintegrowanych modułów. W przypadku wersji KS-PBC dla sieci aptek najistotniejsze moduły to: • zestawienia analityczne, • analizy wielowymiarowe, • eksploracja hurtowni danych. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

6. Hurtownia danych • Kluczowym elementem KS-PBC jest dedykowany (opracowany) model hurtowni danych. • Hurtownia danych* (ang. data warehouse) - rodzaj bazy danych, która jest zorganizowana i zoptymalizowana pod kątem pewnego wycinka rzeczywistości. • W praktyce hurtownie są bazami danych, które integrują dane z różnych systemów bazodanowych w firmie. Ta integracja polega na cyklicznym zasilaniu hurtowni danymi pochodzącymi z tych systemów. • Architektura bazy hurtowni jest zorientowana na optymalizację szybkości wyszukiwania i jak najefektywniejszą analizę zawartości. * na podstawie Wikipedi KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

7. Model hurtowni danych • W przypadku KS-PBC dla sieci aptek zaprojektowano hurtownię danych, zasilaną danymi pochodzącymi z KS-ZSA. Hurtownia danych jest „sercem” produktu. Jej zadaniem jest wspomaganie przetwarzania informacji dla celów strategicznych i analitycznych w przeciwieństwie do systemu transakcyjnego, jakim jest KS-ZSA, realizującego przetwarzanie dla celów operacyjnych. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

8. Organizacja logiczna KS-PBC KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

9. Praktyczne korzyści Problemy, w rozwiązaniu których wspomaga nas KS-PBC • Wspomaganie decyzji dotyczących zakupów towarów • Czy kupić towar, czy też wystarczy dokonać przesunięć? • Na ile wystarczy aktualna ilość towaru? • Analiza zakupów • Czy nie zamrażamy zbyt dużej gotówki? • Czy nie zamrażamy gotówki na zbyt długi okres czasu? • Czy rozkład zakupów jest podobny we wszystkich aptekach, czy też może jakaś apteka wyróżnia się w śród innych (może kierownik uległ przedstawicielom handlowym)? • Analiza magazynu • Oszacowanie na podstawie sprzedaży jakie towary będą się wyprzedawać powyżej określonej liczby dni w danej aptece. Może należy poprzesuwać towar między aptekami. • Jaka jest wartość towaru zalegającego w magazynie w podziale na zdefiniowane okresy? • Jakie towary zalegają na magazynie powyżej określonego czasu? KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

10. Praktyczne korzyści Zadania realizowane przez KS-PBC dla sieci aptek • Analiza towarów z krótką datą • Jakie towary przeterminują się niebawem? • Ile gotówki możemy stracić jeśli nie zareagujemy? • Jakie towary spowodują największe straty, w jakiej aptece? • Analiza sprzedaży • Jakie towary i ile ich zostało sprzedanych ze zbyt niska marżą? • Jakie towary mają ustawioną zbyt niską marżę? • Na jakie towary i w jakich ilościach i kto udzielił „ręcznie” rabatu (zmiana ceny podczas sprzedaży)? • Jakich bonifikat udzielono podczas sprzedaży i czy przekładają się na wyższe przychody? • Weryfikacja cen w aptekach. • Analiza wydajności pracy personelu • Jaki jest średni zysk przypadający na personel apteki? • Jaki jest rozkład zysku w aptece w podziale na personel? • Analiza klientów • Ile klientów dziennie jest obsługiwanych? • W jakich godzinach jest największe natężenie ruchu? KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

11. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Daty – pierwszy okres • Data od (domyślnie data aktualna –30dni) • Data do (domyślnie data aktualna) • Daty – drugi okres • Data od (domyślnie data aktualna –rok-30dni) • Data do (domyślnie data aktualna -rok) • Producent lub wszyscy • Grupa towarowa lub wszystkie • Towar  lub wszystkie • Liczba dni zatowarowania • Lista typów dokumentów do wyłączenia z analizy (np. MM, straty, utylizacja). Parametr wielokrotnego wyboru. Zestawienie ma na celu wspomaganie decyzji dotyczących zakupów towarów od danego producenta oraz informuje o czasach wyprzedaży wybranych towarów. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

12. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Liczba dni zatowarowania (powyżej, której analizujemy towary). Liczba dni zatowarowania oznacza liczbę dni w ciągu których towar zostanie wyprzedanych na podstawie danych z ostatnich X dni. (x wybierane jest w pliku konfiguracyjnym podczas instalacji) • Producent (wszyscy) • Grupa towarowa (wszyscy) • Towar (wszystkie) • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) Szukamy towarów, które na podstawie sprzedaży z ostatnich 30 dni., szacuje się, że będą sprzedawane powyżej zadanej długości czasu sprzedaży (parametr). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

13. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) • Data początku analizy (domyślnie data bieżąca - 30 dni) • Data końca analizy (domyślnie do dzisiaj) • Wartość marży poniżej, której analizujemy sprzedaż Zestawienie ma pokazać towary, które zostały sprzedane ze zbyt niską marżą. Wartość progową marży ustala się przy pomocy parametru. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

14. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) • Wartość marży poniżej, której analizujemy towary • Sortowanie(apteka, marża (od najniższej); nazwa towaru, aptek) Szukamy towarów, które mają ustawioną zbyt niską marżę. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

15. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) • Grupa towarów • Towar • Sortowanie(Zysk rosnąco, Zysk malejąco, apteka, nazwa towaru) Zestawienie pozwala na oszacowanie minimalnego zysku na danym towarze. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

16. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od • Data do • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) Celem zestawień jest ustalenie listy towarów, które zostały sprzedane w innej cenie niż cena ustalona na karcie zakupowej (cena została zmodyfikowana podczas sprzedaży). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

17. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od - początek badanego okresu • Data do - koniec badanego okresu • Producent – producent towaru • Grupa Towarowa - grupa do której należy towar (lub wszystkie) • Towar - Konkretny towar (lub wszystkie) • Grupa aptek (lub wszystkie) • Apteka (lub wszystkie) • Czy pokazać wartość towaru • Czy podzielić na personel (czy ma zostać wyświetlone Imię i Nazwisko osoby sprzedającej towar - w zestawieniu podrzędnym Analiza sprzedaży na różnych poziomach szczegółowości: Łączna sprzedaż danego towaru Sprzedaż danego towaru z podziałem na apteki KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

18. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od (początek okresu - data zakupu) • Data do (koniec okresu - data zakupu) • Grupa aptek (lub wszystkie) • Apteka (lub wszystkie) • Grupa Towarowa • Towar Weryfikacja polityki cenowej. Zestawienie pozwala porównać ceny towarów w poszczególnych aptekach. Wyświetlane są dane z kart zakupowych pochodzących (zakup towaru) z okresu definiowanego przez parametry zestawienia. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

19. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od • Data do • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) • Wartość zakupu w zł.  – wartość odcięcia • Sortowanie Zestawienie wyszukuje towary, którym kończy się termin ważności. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

20. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od • Data do • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) Prezentacja obrotów i danych z magazynu. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

21. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) • Czy wyświetlać wykres - pozwala na ukrycie/pokazanie wykresu. • Wartość towarów w zł. - pozwala na odrzucenie towarów z wartością poniżej danej kwoty. • Procentowy współczynnik zalegania - pozwala odrzucić towary z procentowym współczynnikiem zalegania mniejszym niż podana wartość. • Sortowanie: • Po współczynniku zalegania towarów • Po wartości zalegających towarów Zestawienie pozwala nam na wykrycie zalegających towarów. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

22. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

23. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Data od • Data do • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) Zestawienie pozwala na wyświetlenie wartości wstrzymanych towarów w danym okresie i aptece. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

24. Praktyczne korzyścizestawienia analityczne • Parametry • Początek okresu (rok, miesiąc) • Koniec badanego okresu (rok, miesiąc) • Grupa aptek (wszystkie) • Apteka (wszystkie) Zestawienie pozwala na sprawdzenie wartości sprzedaży (w cenach netto sprzedaży i zakupu) oraz zysku w wybranym miesiącu. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

25. Pozostałe zestawienia • Zakupy klientów • Badanie zakupów w aptekach • Analiza magazynu KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

26. Praktyczne korzyściprzykładowe analizy wielowymiarowe Liczba klientów w aptekach KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

27. Praktyczne korzyści przykładowe analizy wielowymiarowe Udzielone bonifikaty KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

28. Praktyczne korzyści przykładowe analizy wielowymiarowe Największy zysk - towary KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

29. Model danych dla sieci aptek W obecnej chwili w skład hurtowni danych wchodzi 9 kostek danych: • Sprzedaż – dane sprzedażowe • Zakupy – dane zakupowe • Sprzedaż-Zakupy (kostka wirtualna – połączenie danych sprzedażowych i zakupowych oparte o wspólną perspektywę) • Aktualny stan magazynowy • Stany magazynowe (historia stanów magazynowych – wymaga uruchomienia gromadzenia danych o stanach magazynowych po stronie KS-ZSA) • Bonifikaty (historia bonifikat) • Klienci (liczba klientów, recept, pozycji na receptach) • Sprzedaż-Klienci (kostka wirtualna – połączenie danych sprzedażowych z kostką Klienci oparte o wspólną perspektywę) • Apteki (wyliczone wskaźniki na poziomie apteki) • Wstrzymania – dane związane ze wstrzymanym towarem. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

30. Dalszy rozwój • W roku 2011 planowany jest dalszy rozwój modelu dla KS-ZSA • Nowe zestawienia analityczne (gotowe rozwiązania) • Nowe analizy wielowymiarowe (poszukiwanie danych) • Rozbudowa struktur wspomagających planowanie • Równolegle są rozwijane inne modele danych: • dla medycyny. W chwili obecnej integrowane są dane pochodzące z programów: KS-MEDIS, KS-SOMED, • dla dystrybucji. Dane z programu KS-HFW. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

31. Podsumowanie • KS-PBC to rozwiązanie wspomagającą prace związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem, zapewniające integrację danych pochodzących ze wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. • KS-PBC to: • Eksploracja danych, • Analizy wielowymiarowe, • Zestawienia analityczne. • Jakich problemów można uniknąć posiadając spójną informację pochodzącą jednocześnie z wielu źródeł? • Jak cenna jest możliwość natychmiastowego uzyskania potrzebnej informacji? B e z c e n n a . . . KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

32. Dziękuję za uwagę KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. 32