Hvor ligger Prisme?

1. Hvor ligger Prisme? Prisme er placeret i Fujitsu mappen, som ligger på forsiden af applikationsområdet i citrix. Disse to ikoner fører til klientdelen af Prisme. Prisme Test er et midlertidigt testmiljø til undervisningsbrug. Prisme Drift anvendes, når vi går i drift med Prisme, og vil blive kortvarigt benyttet i slutningen af introkurset, når den brugerspecifikke opsætning skal foretages. Ikonet Prisme Web Drift giver adgang til web-delen af Prisme. Man kan derudover tilgå web-delen via et link på startsiden i Prisme Drift. 1

2. Startside Microsoft Dynamics knappen - dette er en universalknap, der åbner for en række undermenuer, hvor man kan foretage brugerspecifikke justeringer til opsætningen i prisme. Bl.a. opsætning af e-mail, indstillinger for auto-udførelse mv. Derudover kan man via denne knap administrere Foretrukne samt valg af moduler. Brødkrummesporet - her vises, hvor man pt. befinder sig i Prisme (i dette tilfælde Startsiden). Man kan via brødkrummesporet navigere mellem de valgte moduler. Et klik på Indkøb på startsiden fører brugeren til web-delen af Prisme. Foretrukne - i dette område kan den enkelte bruger oprette personlige grupper med mapper til selvvalgt indhold, eksempelvis til daglige, ugentlige og månedlige opgaver. En forespørgsel, som kører fast med samme interval, kan med fordel lægges under Foretrukne. Så skal forespørgslen kun defineres én gang og kan køres med ét klik. Navigationsruden - her kan der i det nederste vindue vælges det modul, man gerne vil arbejde med. Under Steder og Forms er der foruddefineret nogle hyppige genveje, som er knyttet op på det modul, man pt. befinder sig i. 2

3. Navigationsruden 1. Antal viste moduler kan reguleres ved at trække her. 3. Klik her for at foretage tilvalg/fravalg af moduler og ændre på rækkefølgen af de valgte moduler. 2. Ved tryk på de to små højrepile åbnes en menu, der dels viser de moduler, der ikke er plads til i navigationsruden, dels giver adgang til indstillingerne for navigationsruden. 3

4. Brødkrummesporet Tryk på anden pil fra venstre for at åbne en menu hvorfra man kan tilgå de moduler, man har tilvalgt under indstillinger for navigationsrude. Det gør ingen forskel, om man vælger sit modul via brødkrummesporet eller via navigationsruden, da begge valg bevirker, at man havner i samme modul. En fordel ved at benytte brødkrummesporet er dog, at alle tilvalgte moduler altid vises, hvorimod enkelte moduler i navigationsruden kan være skjulte, hvis der ikke er plads nok. Dog skal man være opmærksom på, at eventuelle tilvalg og fravalg først fremgår af modulmenuen i brødkrummesporet, når man har opdateret brødkrummen. Dette kan gøres ved at klikke i det blanke område af brødkrummen og trykke enter. 4

5. Foretrukne 1/2 Fordelen ved området ”Foretrukne” er, at brugeren kan opnå nemmere adgang til hyppigt anvendte skærmbilleder i Prisme, at man kan omdøbe elementer i ”Foretrukne” og, at man kan tilknytte forespørgsler til elementer i ”Foretrukne”. 1. Et tryk på denne pil åbner menuen for foretrukne. 2. Tryk her for at oprette en gruppe, hvis man ønsker at sortere det foretrukne. Herefter vises følgende boks, hvor mappen skal navngives. 3. Menuen under foretrukne ser nu sådan ud. 4. Den ny gruppe ”Ugentlige” er nu synlig, og ligger sammen med den oprindelige gruppe ”Foretrukne”. 5. Da der nu er to grupper, bliver der åbnet op for muligheden for at slette en gruppe. Den gruppe, der slettes, er den, som er valgt, og dette angives ved et lille v-tegn til venstre for den valgte gruppe, som i dette tilfælde er gruppen ”Foretrukne”. 5

6. Foretrukne 2/2 1. Når man har oprettet de grupper, man har behov for, hvis man har behov for andre end den foruddefinerede, skal der fyldes indhold i grupperne. Dette indhold kan yderligere fordeles i mapper. For at oprette en mappe i en gruppe kan man højreklikke i området Foretrukne. Dette åbner en menu med punktet opret mappe. 2. Ved at venstreklikke på opret mappe åbnes dette vindue, hvor man kan navngive mappen. 3. Ved at højreklikke i en mappe kan man oprette en undermappe. Nu kan området foretrukne eksempelvis se således ud. 4. Elementer kan lægges i mapperne på to måder i Prisme. Man kan trække og slippe fra navigationsruden over til det ønskede sted i foretrukne. Ønsker man at tilknytte elementer fra områdesiden i Prisme, kan man ikke trække og slippe, men skal i stedet for højreklikke på det element, man ønsker at tilknytte. Dette åbner menuen til højre herfor, hvor man kan vælge føj til foretrukne. Det valgte bliver altid placeret øverst i ”Foretrukne” udenfor eventuelle mapper. Man skal efterfølgende selv trække og slippe til den ønskede placering. 6

7. Finanskontoplan Får at åbne Finanskontoplanen i Prisme skal man klikke på ”Oplysninger om kontoplan” som ligger i menuen Almindelige forms i højre side af områdesiden. Hvis menuen Forespørgsler er klappet sammen, kan den åbnes ved at trykke på pilen. Finanskontoplanen indeholder alle registreringskontonumre i Prisme, og den indeholder følgende standardkolonner. • Reg.kontonr.: Registreringskontonummeret • Kontonavn: Det navn, der er påført registreringskontonummeret • F1: IM's funktion 1. niveau (hovedkonto) • F2: IM's funktion 2. niveau (hovedfunktion) • F3: IM's funktion 3. niveau (funktion) • D1: Dranst • E1: Ejerforholdskode • S1: Sted 1 (sted 1 bruges til de autoriserede omkostningssteder fra den autoriserede kontoplan på de funktioner, hvor der eksisterer autoriserede omkostningssteder, eksempelvis skoler, SFO'er og diverse institutioner) • S2-S7: Sted 2-7 (angiver Gribskov rammestruktur – S2 er de 5-cifrede rammer og S3-S7 er 2-cifrede knuder) • G1-G4: Gruppering 1-4 • A1-A3: Art 1-3 • Saldo: Saldoen i standardvaluta 7

8. Tilretning af skærmbillede Hvis man som bruger ønsker en anden opsætning i det skærmbillede i Prisme, man befinder sig i, har man mulighed for at foretage justeringer. Det har kun betydning for en selv, og Prisme husker ændringerne til næste gang, når man lukker skærmbilledet på X'et i øverste højre hjørne. Hvis man ønsker at skjule en kolonne, skal man højreklikke i den pågældende kolonne et sted imellem venstre kolonnevæg og den lille drop-down pil. Da vil den viste menu åbne sig, og man har mulighed for at vælge skjul. Man kan ikke åbne menuen ved højreklik i en kolonneoverskrift. Hvis man efterfølgende ønsker at se skjulte kolonner, skal man højreklikke på samme måde, som da man skjulte kolonnen, og menupunktet vis bliver nu synligt i drop-dowm menuen. 8

9. Dataafgrænsning 1/2 I alle skærmbilleder, hvor der er søgbare data, kan der foretages afgrænsninger. De næste 2 sider gennemgår de forskellige muligheder. Filtrer efter gitter (ctrl-G) Ved at trykke på den markerede tragt eller ved at taste ctrl-G åbnes en gitterlinie under kolonneoverskrifterne. Gitterlinien fjernes igen på samme vis. Man kan nu taste sine afgrænsninger ind til venstre for drop down pilen i den kolonne, man ønsker at foretage afgrænsning i. I dette tilfælde er der afgrænset på værdien 51 i kolonne F3 (IM funktion 3. niveau), og alle linier med værdien 51 i den kolonne vises herefter. Hvis man trykker på drop down pilen i højre del af gitteret i en given kolonne, åbnes en menu med avancerede afgrænsningsmuligheder. En nærmere beskrivelse af disse følger af bilaget ”Søgetegn, værdier og datosøgning”. 9

10. Dataafgrænsning 2/2 Filtrer ved hjælp af ctrl-K Hvis man er placeret et sted i dataområdet i et givent skærmbillede med søgbare data, kan man ved at taste ctrl-K åbne et vindue, der giver mulighed for at afgrænse på data i den kolonne, man er placeret i. Dog må gitterlinien ikke samtidigt være aktiveret. Filtrering ved hjælp af avanceret filter Ved at trykke på den markerede tragt åbnes forespørgselsvinduet, hvor der er mulighed for at foretage avanceret filtrering og sortering af data. Det bliver uddybet på de efterfølgende sider. OBS! De afgrænsninger, man allerede har foretaget enten ved hjælp af gitter-filtreringen eller ved hjælp af ctrl-K, bliver automatisk overført til det avancerede filter. 10

11. Forespørgsler En forespørgsel kan foretages fra alle skærmbilleder og kan betegnes som en nem måde at afgrænse posteringer. Forespørgselsvinduet åbnes ved at trykke på tragten for avanceret filtrering som vist på forrige side. Herunder vises, hvorledes der afgrænses i ”Posteringer på bilag”. ”Posteringer på bilag” er et menupunkt i menuen ”Forespørgsler”, som ligger i højre side af områdesiden i Prisme. ”Posteringer på bilag” indeholder finansposteringer sorteret kronologisk. Når der trykkes på ”Posteringer på bilag” åbnes forespørgselsvinduet automatisk. Forespørgselsvinduet er vist på næste side, og det indeholder den sidst anvendte afgrænsning. Hvis menuen Forespørgsler er klappet sammen, kan den åbnes ved at trykke på pilen. 11

12. Forespørgselsvinduet 1/2 I opbygningsvinduet er vist de tabeller, der ligger i standardopsætningen i Prisme. Ved højreklik på den nederste tabel (her ”Finansposter”) åbnes en menu, der giver mulighed for at vælge nye tabeller via 1:n-relationer eller n:1-relationer, som er en del af terminologien vedr. databaser. Forståelsen af disse betegnelser er ikke så væsentlig, da man blot kan lede efter det, man ønsker i begge undermenuer. Denne pil åbner en liste, hvorfra eksisterende forespørgsler kan hentes. I kolonnerne tabel, felt og afgrænsning specificeres den egentlige afgrænsning, og ved venstreklik i et givent felt vises en pil, hvorfra man kan tilgå en menu. Under tabel kan man vælge blandt de tabeller, der er vist i opbygningsvinduet. I felt kan man vælge et af de parametre, der findes i den valgte tabel, og i afgrænsning kan man ved hjælp af det udleverede bilag ”søgetegn og værdier” taste kriteriet for den afgrænsning, man ønsker. Til højre i vinduet er der to knapper Tilføj og Fjern, som henholdsvis tilføjer en række før den række i dataområdet, der er markeret med blåt, og fjerner den række, der er markeret med blåt. Ved tryk på OK udføres forespørgslen, og data vises i henhold til den afgrænsning, man har foretaget. 12

13. Forespørgselsvinduet 2/2 Hvis man vil redigere den nuværende forespørgsel eller ønsker at gemme en genial forespørgsel til senere anvendelse, kan man åbne forespørgselsvinduet fra et givent skærmbillede ved at klikke på tragten for det avancerede filter. Inde i forespørgselsvinduet giver knappen ” Rediger” mulighed for at gemme eller slette forespørgsler. Vælges gem som åbnes dette vindue. Det vil kun være muligt for nogle få administratorer at vælge gem for alle brugere. 13

14. Genveje til andre områder I mange skærmbilleder er der en række genveje til andre områder af Prisme, som er en nem måde at navigere rundt og skabe overblik på. Fra ”Finanskontoplan” kan man ved at venstreklikke på Posteringer se alle posteringer på det registreringskontonummer, der står angivet i den med blåt markerede række. Fra skærmbilleder, hvor der figurerer et reg.kontonr., kan man højreklikke på et reg.kontonr. og vælge Gå til hovedtabelform. Dette fører en til Finanskontoplanen med markering af det reg.kontonr. man højreklikkede på. Ved at klikke på Posteringer åbnes en menu, hvor man kan vælge mellem alle posteringer, indeværende års posteringer og forrige års posteringer. Derefter vises kun posteringer på det marke-rede reg.kontonr. i den valgte periode. 14

15. Dokumentation 1/2 Det er i Prisme muligt at tilknytte dokumentation i form af en vedhæftet fil eller et notat til en given postering, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Dokumentationen knytter sig til alle posteringerne, der er på pågældende bilagsnummer. Når dokumentationen er udført, vises et X i kolonnen dokument ud for alle posteringerne med det bilagsnummer. For at tilknytte dokumentation klikkes på Vis, hvorefter en undermenu åbnes. Her vælges Dokumentation, hvilket åbner vinduet ”Dokumentoversigt for bilag: XXX-XXXXXX”. Dette vindue gennemgås på næste side i vejledningen. Man kan normalvis også tilgå vinduet dokumentoversigt ved hjælp klik på denne knap, men i skærmbilledet ”posteringer på bilag” virker denne funktion ikke. 15

16. Dokumentation 2/2 3. Når man har gjort en række i gitteret færdig, og forlader rækken eller lukker vinduet, låses rækken, hvilket markeres med et v-tegn i kolonnen Låst. En låst række kan hverken redigeres eller slettes. Hvis en række er låst, kan den åbnes ved at klikke på fjern lås. Dette fjerner låsen i den markerede række, og det ”åbner” det røde X (slet-ikonet) til højre for gem-ikonet. Den ulåste række kan nu slettes ved at trykke på slet-ikonet. 1. Man starter med at trykke på Vedhæft. Dette åbner en menu med mulighed for at vælge notat eller fil (se boks til venstre herfor). Ens valg danner en række i gitteret med angivelse af den valgte type. Vælges notat kan der skrives i notatområdet under gitteret. Vælges fil åbnes et traditionelt ”Vedlæg fil” vindue, hvorefter man finder sin fil. I rækker med typen fil vil der i kolonnen beskrivelse være en angivelse af navnet på filen. 2. Hvis den valgte type dokumentation er notat, åbnes der for mulighed for at skrive en kommentar i notatområdet. Man klikker blot i notatområdet og skriver sin relevante dokumentation. 16

17. Autorapporter 1/2 1. Autorapporter er en hurtig måde, hvorpå man kan få en pæn udskrift af den forespørgsel, man netop har foretaget. For at få en autorapport skal man starte med at klikke på printer-ikonet eller taste ctrl-P. 2. Herefter åbnes vinduet ”Autorapport”, hvor man skal foretage en række valg inden, man trykker på OK. Under Indstillinger vælges det medie, man ønsker autorapporten udskrevet til. Under udskriftsmedie står angivet hvilket medie, man ønsker sin udskrift foretaget på. Her er valgt udskrift til skærm. OBS! Pas på udskrift til printer ved sparsom afgrænsning. Knappen Udvælg fører en til forespørgselsvinduet, hvor man udover at afgrænse yderligere også kan sortere på de forskellige kolonner ved at trykke på sortering. 17

18. Autorapporter 2/2 Indledningsvis skal man oprette en ny række i gitteret ved at taste ctrl-N eller klikke på Tilføj. I kolonnerne Tabel og Felt vælges det, der skal sorteres på. Der foregår på samme måde som ved afgrænsninger. Kolonnen Søgeretning angiver i hvilken retning, der skal sorteres. Der skal sættes flueben i Gruppetotaler, hvis man ønsker gruppetotaler. Det vil næsten altid være tilfældet, at man vælger en grupperet præsentation af autorapporten. Ved valg af Gruppetotaler kan man specificere hvilke dele af det valgte felt, der skal udskrives gruppetotaler for, eksempelvis de to første tegn i datoen eller de tre første tegn i reg.kontonr. Afslutningsvis klikkes på OK, og man returnerer til vinduet ”Autorapport”, hvor man kan vælge indstillinger mv., hvis man ikke allerede har gjort det, eller klikke på OK for at udskrive autorapporten til det valgte medie. OBS! Vær opmærksom på, at det, efter man har trykket på OK, ser ud som om, man udskriver til printer, også selvom man har valgt udskrift til skærm. Hvis man ønsker at fortryde en udskrift, man har igangsat, kan man taste ctrl-pause og derefter taste ja til at afbryde handlingen. 18

19. Guiden Auto-rapport 1/2 Hvis man ønsker at designe sin egen auto-rapport, kan man via guiden Auto-rapport gøre dette. Ved at trykke på ”Rediger” og vælge ”Ny” åbnes guiden auto-rapport. Det første trin springes over ved at trykke på ”næste”, og i det andet trin skal autorapporten navngives, og der afsluttes med tryk på ”næste”. I det tredje trin skal man vælge felter. Hvis man intet vælger vil felterne være enslydende med standard autorapporten. Disse tre knapper benyttes ved tilvalg og fravalg af felter. Klik på en knap med enkeltpil flytter det markerede felt i den retning pilen peger, og et klik på dobbeltpilen rydder området ”valgte felter”. Disse to knapper bruges til at ændre på rækkefølgen af de allerede valgte felter. 19

20. Guiden Auto-rapport 2/2 I det fjerde trin kan man ændre på summationen af de valgte felter. Udover at til- og fravælge felter kan man hakke af under hvert felt hvis man ønsker summation på andet end totalen. I det femte trin kan man foretage ændringer til layoutet og trykke på ”næste”. Herefter er der ikke flere trin og guiden rapport afsluttes med klik på udfør. Når man har afsluttet guiden rapport kan man fremover vælge sin brugerspecificerede rapport fra menuen vælg rapport. 20

21. Microsoft Dynamics AX 1. Venstreklik på Microsoft Dynamics AX knappen åbner en række undermenuer. 2. Placer musen over ”værktøjer” og en ny menu åbner til højre. 3. Ved venstreklik på indstillinger åbnes et nyt vindue med mulighed for at tilpasse brugerspecifikke indstillinger. 21