Indikatorer – mäta för vem?

1. Avdelningen för Drift- och Underhållsteknik Indikatorer – mäta för vem? Thomas Åhrén Doktorand vid avd. för Drift- och underhållsteknik Luleå tekniska universitet

2. Disposition • Inledning • Mätningens problematik • Indikatorer – vad är det? • Indikatorer som beslutsunderlag • Backspegelns problematik • Verksamhetsstyrning • Processorienterade och resultatrelaterade • Exempel • Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer • CO2-halt och miljömål • Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt • Avslutning

3. Mätandets problematik • Kan vi mäta det vi vill mäta • Mäter vi det vi ska mäta (validitet) • Hur bra är mätningarna (reliabilitet) • Hur förhålla sig till mätdata som beslutsunderlag

4. Ett exempel • Tänk på en termometer som visar -10oC • Du planerar en utomhusaktivitet • Vilka slutsatser drar du? • Tänk nu på en termometer som visar +10oC • Vilka slutsatser drar du nu? • Vilka slutsatser skulle du dra utan termometer?

5. Exempel 2 • Bilens hastighetsmätare visar 110 km/h • Tillåten hastighet är 90 km/h • Du närmar dig vägverkets hastighetskamera • Hur kommer du att reagera? • Vad skulle hända om bilens hastighetsmätare är ur funktion?

6. Relevanta frågor • Är det tillräckligt att veta temperaturen för att få en trevlig utomhusvistelse? • Är det tillräckligt att veta bilens hastighet för att få en säker bilkörning? • Vad vill hända om informationen är felaktig?

7. Indikatorer – vad är det?

8. Vad är indikatorer (nyckeltal)? • ”Just an indicator of performance” (Wireman, 1998), • “Performance indicator is a measure capable of generating a quantified value to indicate the level of performance taking into account single or multiple aspects” (Liyanage et al., 2001)

9. Indikatorer Index Nyckeltal KPI (Key performance indicators) Kärt barn har många namn…

10. En önskan att kunna påverka ett fastställt mål, genom att följa upp och mäta de påverkansfaktorer som målet är beroende utav.  Väljs rätt indikatorer kan målvärdet påverkas i önskad riktning under resans gång Varför indikatorer?

11. Indikatorer • En möjlig definition • Komprimerad information levererad som ett tal • Hur indikatorer fungerar • Identifierar behov av handling, alarmbeslut • Identifierar vad som bör göras, diagnostik • Signallikhet • Beslutslikhet • Samband signal  beslut Resultatmått Processmått (Performance driver)

12. Indikatorernas egenskaper • Uttryckt som ett tal • Ger information om: • fysiska förhållanden eller processtatus • mål- eller strategiorienterad • enstaka objekt/uppgift eller grupper av objekt/uppgifter • Skalbar • lokal, regional och global

13. Typer av indikatorer • Förutspående eller kvitterande • Standard eller skräddarsydd • Lång- eller kortsiktig • Snabb eller långsam • Redundans • Kompromiss (Trade-off)

14. Målvärdet mätbart Indikator mätbar här Indikator mätbar här Indikator mätbar här Tid Leading eller förutspående indikator  performance driver Coincident eller just-nu indikator  förändras parallellt med målvärdet  indikator kan vara målvärde Lagging eller kvitterande indikator  outcome measurments  indikator = målvärde Indikatorer jmf målvärde

15. Signal- eller beslutslikhet Signallikhet (motorinformation) Oljetryck Tankmätare Vattentemp. Hinder/fara Poliskontroll Trötthet Beslutslikhet Beslutslikhet Stanna nu Planera stopp

16. Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpligaindikatorer Skapande av indikatorer

17. Indikatorer som beslutsunderlag

18. Uppföljning och kontroll – en tillbakablick • 1880 – ingenjörsmässiga uppföljningssystem • behov av resurskontroll • 1920 – ekonomirelaterade förvaltningssystem • offentlig ekonomisk kontroll • 1960 – behov av kompletterande ingenjörsmässiga aspekter • ekonomi, utrustning och organisatoriska perspektiv • 1990 – behov av kompletterande företagsmässiga aspekter • säkerhet, hälsa och miljömässiga perspektiv

19. Backspegelns problematik • Traditionell verksamhetsstyrning via resultatmått • ekonomirelaterad • reflekterar gårdagens aktiviteter • ”kör bil genom att titta i backspegeln” • Vad händer om bilen är en ”supertanker” • lång tid mellan beslut och kursändring • vissa kursändringar ej mätbara inom normal planeringshorisont • Vad händer om bilen är ”börsen” • kursändringar sker så snabbt att inga beslut hinner fattas

20. SHM ROI Infrastruktur- integritet Relationer Kompetens Processer Verksamhetsstyrning Företags- övergripande mål • Resursförvaltning • Hantering av oväntad input/output • Strategiskt fokus • Stödja övergripande företagsmål • Länka verksamheten mot företagsövergripande mål • Mäta verksamhetens effektivitet (Åhrén och Kumar, 2004)

21. Indikatorer som beslutsunderlag • Organisatorisk kontroll • Kvantifiera organisationens effektivitet • Grad av organisatorisk måluppfyllelse • Identifiering av starka och svaga områden • Förbättra organisationens prestation

22. Indikatorer kan utgöra en bas för: • Resursallokering och kontroll • Identifiera problemområden • Bidrag till övergripande företagsmål • Benchmarking • Trender

23. Indikatorers användning Trender Historia “Gör inget” “Agera” + Mål - Positiv Mål Negativ “Agera” “Avvakta” Benchmarking Tid Konkurrent Positiv Mål Negativ Typ of indikator Övervakas Avstävmning Styrande Behov Tid Visualiserings nivå Visualisering Röd – Otillfredsställande Gul – Behöver förbättras Vit – Tillfredsställande Grön – Utmärkt Överallt Strategiskt Operativ

24. Länk och effektmodellens uppbyggnad Företags-övergripande mål SHM ROI Strategiska indikatorer (System) Taktiska indikatorer (Delsystem) Operationella indikatorer (Komponent) Infrastruktur-integritet Infrastruktur- integritet Relationer Kompetens Processer

25. ROI ROI SHM HSE Infrastruktur- integritet Kompetens Processer Relationer Styrning och uppföljning Effektivitet Produktivitet Ekonomi Arbetsmiljö Innovation Kvalitet

26. Två olika typer av prestanda A B C Process Input/Output Processens prestationsförmåga Beslut baserat på relevant information

27. Reducerad processkontroll Process-relateradeindikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planning Planering Mål & Strategier Execution Genomförande Analysis Analys & & Feedback Feedback Resultat-orienteradeindikatorer

28. Banverkets strategiska plan: från resultatmått till indikatorer Ett exempel på hur indikatorerkan skapas

29. Banverkets strategiska plan • Strategisk styrning • Vision, värderingar och policyer • Transportpolitiska delmål • Målredovisning • Prioritering • Återrapporteringskrav

30. Strategisk planuppbyggnad Totalt 222 resultatmått

31. Ett potentiellt problemområde • Styrning / ledning • 42 strategiska delmål • 222 resultatmått • Prioriteringar • Trade-offs

32. Hur lösa problematiken 222 resultatmått • Reduktion av antalet mått • Övergripande målperspektiv • Prioriterade mål • Återrapporteringsfrekvens • Indikatoregenskaper • Människans minneskapacitet • Resan eller resmålet 5 - 8 indikatorer för respektive målperspektiv

33. Indikatorer – en lösning • Ett tal • Process eller fysiskt relaterad • Strategi- eller målinformation • Ofta jämförelse av “är-bör”-värde • Skalbar • Psykologin säger –max 5-8 st • Signallikhet • Beslutslikhet • Samband signal  beslut BÖR ÄR

34. Analyskriterier för indikatorer • Max 5-8 parallella indikatorer • Presenterbar som ett tal • Larmande eller diagnostiserande • larmsignal eller peka på nödvändiga beslut • Kopplas mot organisationens övergripande mål • reflektera det som går att påverka • Skalbara • lokala, regionala eller globala • Icke-redundanta • behövs ej flera mått som beskriver samma sak

35. Utdrag ur måttbilagan… Måttbilagans rubrik 3.1.1 - Tillgänglighet Så här ser det ut! Information avtypeninventarielista Vad signalerardetta? Vilket beslut följer?

36. Mera utdrag ur måttbilagan… 3.1.2 Turtäthet och kapacitet ska öka + Rubrik 3.1.3 – 3.1.5  Konsumerad kapacitet per…

37. Egen verksamhet, förmåga & utveckling Medarbetarsamtal Individuell utvecklingsplan Antal ändringsmeddelanden avseende PSB Antal marknadsföringsåtgärder Underhållskostnad per… Antal tågförseningar pga överskridet A-arbete Andel beviljade tåglägen Andel körda tåg enligt plan Kunder, uppdragsgivare & samhällsintressenter Konsumerad kapacitet per… Punktlighet totalt / för/ per …. Antal tågförseningstimmar totalt / för/ per …. Nöjdhet med Banverkets trafikantinformation Hastighetsnedsättning Tågstörande fel Antal döda och allvarligt skadade Antal olyckor Valda indikatorer

38. Sammanfattning av studien • Antalet resultatmått kan reduceras • Resultatmått  skalbara indikatorer • Prioriteringar viktiga • Återrapporteringsfrekvens vägledande • Avse både process och slutmål

39. CO2-halt och miljömål Ett exempel

40. CO2-halt och miljömål • Ökningen av CO2-halten måste stoppas • Relativt eniga om att problemet existerar • Relativt enkelt att mäta • Förändrad CO2-halt tar lång tid • Måste förlita sig på förändrade beteenden hos människan • Förändring övervakas enbart med processkontroll

41. Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt En möjligt lösning

42. Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt • Systematiskt tillvägagångssätt krävs • Betrakta processen som diffus • Identifiera liknande problemsituationer • CO2-halt och miljömål • Skapa processindikatorer • Fokusera på resan

43. Generella processer Mål och strategier Program Planera Analysis/continuos improvement Genomföra

44. Oklara delprocesser • Klara orsak-verkan samband saknas • ”Gör vi så här förväntar vi oss att detta ska hända” • Länk och effektmodellens grundtanke kan användas Process-relateradeindikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planning Planering Mål & Strategier Execution Genomförande Analysis Analys & & Feedback Feedback Resultat-orienteradeindikatorer

45. Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpligaindikatorer Skapa indikatorerna… … och fokusera på resan BÖR ÄR

46. Sammanfattning • Inledning • Mätningens problematik • Indikatorer – vad är det? • Indikatorer som beslutsunderlag • Backspegelns problematik • Verksamhetsstyrning • Processorienterade och resultatrelaterade • Exempel • Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer • CO2-halt och miljömål • Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt • Avslutning

47. Tack för visat intresse Frågor?