1 / 44

PENATAAN BERKAS (tata cara pengarsipan informasi publik )

Burhanudin DR. PENATAAN BERKAS (tata cara pengarsipan informasi publik ). Nama : BURHANUDIN DR Tempat, tgl lahir : Bantul , 7 Mei 1964 , malam Jum’at Kliwon Agama : Islam Pendidikan : Sarjana sastra ( sejarah ) UGM Jabatan : Arsiparis Madya, IV/b

bowen
Download Presentation

PENATAAN BERKAS (tata cara pengarsipan informasi publik )

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Burhanudin DR PENATAAN BERKAS(tata cara pengarsipaninformasi publik)

  2. Nama : BURHANUDIN DR Tempat, tgl lahir : Bantul, 7 Mei 1964, malam Jum’at Kliwon Agama : Islam Pendidikan : Sarjanasastra (sejarah) UGM Jabatan : ArsiparisMadya, IV/b Instansi : BPAD Provinsi DIY Jl. Tentara Rakyat MataramNo. 1 Telp. 566170 Rumah: Jetis RT 02 Sumberagung, Jetis, Bantul Istri: TitisNurWidiningsih Anak: NisrinaAinunNisa AbidaAinunNuha SalsabilaAinunNida Hobby : Membacadanolahraga. Motto : Hidupini main-main (tapitidakuntuk main-main) RiwayatPekerjaan: Biro Umum (1990) KAD/ BPAD (1994- Sekarang) D3 Kearsipan FIB/ Sekolah Vokasi UGM (1995- sekarang)) 2

  3. Dasar

  4. Layanan Kewajiban Menyediakan Sanksi Layanan Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak UU No : 43/ 2009 Ps 42 (1) Menyediakan arsip dinamis kepada yang tidak berhak diancam pidana paling lama 3 tahun penjara atau denda paling banyak 125 juta rupiah. (UU No 43/ 2009 Ps 82) Tidak menyediakan informasi publik sehingga menimbulkan kerugian diancam hukuman palingg lama 1 tahun dan/ atau denda paling banyak 5 juta rupiah. (UU No 14/ 2008 Ps 52)

  5. Arsip yang Dilayankan • Semua arsip pada prinsipnya bersifat terbuka kecuali yang dinyatakan tertutup • Jenis : Tekstual, audiovisual, kartografi dan gambar teknik, elektronik, dan softcopy • Sifat : Terbuka, kecuali dengan ijin bagi arsip yang tidak terbuka

  6. Arsip Tidak Terbuka • Suku, Agama, Ras, Adat • Privasi (individu maupun lembaga) • Pertanahan • Merugikan kepentingan Daerah/Nasional • Keamanan Negara • Tidak ada jalan masuknya • Arsip rusak • Masih dalam pengolahan • Yang dapat mengganggu proses hukum • Yang dapat menimbulkan kerugian bagi usaha dan persaingan tidak sehat • Dinyatakan tertutup oleh penciptanya • Menurut perundangn-undangan dinyatakan tertutup

  7. PENETAPAN KETERBUKAAN Terhadap arsip yang dinyatakan tertutup sebelum 25 tahun dengan pertimbangtan : • Tidak menghambat proses penegakan hukum; • Tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; • Tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; • Tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategtori dilindungi kerahasiaannya; • Tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; • Tidak merugikan kepentinganb politik dan hubungan luar negeri; • Tidak mngungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; • Tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan • Tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

  8. Pengertian (1)Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai (2) bentuk dan mediasesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang (3) dibuat dan diterimaoleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan (4) dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara(Ps 1 angka 2)

  9. SECARA FUNGSIONAL BERNILAI GUNA  STATIS ARSIP DINAMIS AKTIF  INAKTIF  DINILAI TIDAK BERNILAI GUNA Masih tumbuh; Digunakan untuk berkas kerja; Penggunaan terkait dengan tugas dan fungsi pencipta Mengalami penyusutan; Frekuensi penggunaan mnurun; Penggunaan terkait dengan tugas dan fungsi pencipta MUSNAH Jadwal Retensi Arsip (JRA) Arsip yang tidak tumbuh dan mengalami perubahan lagi; Arsip yang tidak boleh dimusnahkan selamanya; Memiliki nilai sejarah (nilai informasional); Memiliki nilai kebuktian; Pengunaan di luar penciptanya.

  10. Tujuan Tata Kearsipan

  11. DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records) USE and MAINTENANCE DISPOSAL *Survai/Inventarisasiarsip * Penilaianarsip * Jadwalretensi * Pemindahanarsipinaktif * Pemusnahan * PenyerahanarsipStatis * PengurusanSurat * SistemPemberkasandanTemuBalik * ManajemenArsipaktif * ManajemenArsipInaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan CREATING * Disain& ManajemenFormulir * ManajemenKorespondensi & Tata Naskah * ManajemenLaporan * ManajemenProdukStatuter (Hukum)

  12. Hakekat Tata Kearsipan

  13. Arti Penting Arsip

  14. Tujuan Penataan Berkas

  15. PERALATAN PADA DASARNYA PERALATAN YANG DIGUNAKAN DALAM PENATAAN BERKAS HARUS MEMENUHI KAIDAH KEAMANAN , KEUTUHAN ARSIP SERTA MENUNJANG KEMUDAHAN DALAM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Macamnya anatara lain : 1. Guide - guide huruf - guide khusus - Out guide 2. Folder - Folder khusus - Folder individual - Folder miscelleoneus 3. Tickler File 4. KartuFile 5. Formulirpeminjaman 6. Lemaripenyimpanansesuaidengan format arsipnya.

  16. Kode sub-sub masalah C. PERALATAN SEKAT • Petunjuk dan pemisah urusan satu dg yang lain • Memperlihatkan hub antara masalah, sub masalah dan sub-sub masalah • Untuk membedakan tingkat urusan • Untuk memudahkan dalam menelusuri berkas-berkas • Untuk membedakan berkas satu dengan yg lain 141 140 100 Kode sub masalah Kode pokok masalah

  17. FOLDER • Untuk menyimpan arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah, berdasarkan kesamaan urusan, masalah atau kesamaan jenis. • Pada folder terdapat tab untuk mencan-tumkan judul dan atau kode klasifikasi Kode klasifikasi atau judul berkas

  18. FILING KABINET • Merupakan tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, penggunaannya menurut susunan vertikal laci-laci filing kabinet dari atas ke bawah ALMARI ARSIP

  19. KODE KLASIFIKASI Kode klasifikasi merupakan alat dalam penyusunan dan urutan berkas sehingga memudahkan dalam penemuan kembali serta memudahkan dalam menandai kesatuan identitas dan lokasi fisik setiap berkas. Contoh 000 Umum 040 Perpustakaan, dokumen, arsip, sandi 045 Kearsipan

  20. PENGGUNAAN • Kode klasifikasi bukan sekedar menjadi identitas surat tetapi juga menjadi alat untuk melakukan pemberkasan ataupun penataan berkas, serta temu balik; • Penggunaan kode klasifikasi mesti harus mempertimbangkan isi surat kaitannya dengan fungsi organisasi penciptanya;

  21. INDEKS • Adalah tanda pengenal berkas, ciri khusus, kata tangkap atau caption yang diperlukan untuk penataan berkas dan temu balik. • Merupakan kunci untuk membuka atau temu balik berkas. • Syarat mengindeks : • - singkat • - jelas dan mudah untuk diingat • - merupakan kata benda atau kata yang memberikan arti kebendaan

  22. TUNJUK SILANG • Disebut juga cross refference • Memiliki fungsi : - menghubungkan 2 berkas atau lebih yang saling terkait; - memberikan petunjuk untuk satu berkas yang dapat disimpan di beberapa tempat; - memberikan petunjuk untuk berkas yang indeksnya mengalami perubahan ejaan.

  23. APA misal TJIPTO (identitas) LIHAT KE KE MANA mis : T

  24. Langkah 1 • Membentuk Berkas - Dokumen surat menyurat - Personal file - Peraturan perundaang- undangan - Dokumen keuangan - Dokumen lain yang terkait dengan tanggal - Dokumen lain-lain • Bentuk Berkas - Berdasarkan kesamaan kegiatan - Berdasarkan kesamaan masalah/ perihal - Jenis - Prosedur administrasi - Menyesuaikan dengan bentuk dan penggunaan

  25. Berkas Surat Menyurat • Dibentuk berdasarkan Kesamaan Kegiatan - Untuk arsip yang tercipta dari kegiatan yang terkait dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan) • Dibentuk Berdasarkan Kesamaan masalah/ perihal 1. untuk arsip yang tercipta dari instansi lain; 2. arsip yang secara rutin tumbuh di instansi yang bersangkutan (ijin sakit, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, dsb).

  26. PemberkasanBerdasarkan Kegiatan Laporan, dsb. Persyaratan Undangan Notulen Ijin Dispensasi Pedoman Dispensasi Panitia Pengumuman Pegawai,, PENERIMAAN 422

  27. Berdasar Kesamaan Perihal Und Lain-lain Und MalamRenungan Und Senam Massal Und Upacara Und Syawalan Und Rapat UNDANGAN 005

  28. Penataan Berkas • Tiap berkas ditentukan indeks berkasnya, baik berdasarkan nama kegiatan atau nama permasalahan; • Tentukan kode klasifikasi dari indeks tersebut; • Buat guide/ penyekat sesuai kode klasifikasinya dari pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah. • Ditata di dalam filing cabinet.

  29. SUB-SUB MASALAH SUB MASALAH INDEKS REHAB GEDUNG 011 POKOK MASALAH 010 027 HUT RI 003 000 000

  30. Personal File • Di lingkungan instansi pemerintah biasanya berupa berkas pegawai. Arsip ini disusun secara urut sesuai perkembangan karier pegawai yang bersangkutan. • Selain berkas pegawai, arsip kepegawaian juga terdiri dari dokumen surat-menyurat kepegawaian. Arsip ini diberkaskan sebagai dokumen hasil surat menyurat.

  31. BERKAS PEGAWAI DIKLAT BENDAHARA SK KENAIKAN PANGKAT SK PNS III/a SERTIFIKAT PRAJAB SK CPNS BURHAN

  32. PENATAAN BERKAS SISTEM ABJAD Penataan Berdiri * Kecuali di BKD/ BKN ditata berdasarkan NIP ** Selain sistem abjad dapat juga ditata brdasarkan Daftar urut Kepangkatan A C B Burhanudin, Drs Bagus Sugiyarto Abunawas, RM Cica Kuswoyo Abbas, M, Drs Agusman, Ign Aan Badiyanto Chairul Saleh Aan Kunaefi Achmadi, Ir Awik Sunarni Buwan g, SH Ciptopawiro Cun Cun

  33. PENATAAN LAIN Penataan dalam Filing Cabinet C Chairul Burhan B Bagus S Abbas Aan A

  34. Pemberkasan Berdasar Jenis Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku / SJDI 71/2009 53/2009 23/2009 2/2009 1/2009 MENDIKNAS, Per

  35. Pemberkasan Berdasar Jenis Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku 71/2009 53/2009 23/2009 2/2009 1/2009 PRESIDEN, Per

  36. Pemberkasan Berdasar Jenis Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku 71/2009 53/2009 23/2009 2/2009 1/2009 UNDANG-UNDANG

  37. PERMEN 2 PERMEN 1 PERMEN 027 PERPRES 1 PERPRES UNDANG2 IUU DIKNAS PERUNDANG

  38. BERKAS KEUANGAN Laporan Perjalanan Surat Perintah Tugas SPPD Bend 35 Bend 24 Bend 26 Perjalanan Dinas

  39. PENATAAN BERKAS KEUANGAN Sidang Penataan Folder Rehab Gedung Perjalanan Dinas SPJ

  40. DESEMBER NOVEMBER OKTOBER SEPTEMBER AGUSTUS JULI JUNII MEI APRIL MARET FEBRUARI JANUARI 1995 • CRONOLOGICAL FILING SYSTEMS • URUT TANGGAL • CONTOH • 4 OKTOBER 1995 - 041095 • UNTUK ARSIP • LAPORAN • PERIJINAN • ARSIP YANG TERKAIT DENGAN WAKTU

  41. Arsip Bentuk Khusus > Adalah arsip yang memiliki bentuk, media, dan karakter khusus; Merupakan sumber informasi yang memiliki keterkaitan dengan arsip lain; Perlu dikelola secara khusus; Perlu dibuat deskripsi sesuai dengan isi dan bentuknya. • Berupa foto, kaset, peta, gambar, film, komponen TI, dan sebagainya; • Misalnya foto, harus dideskripsi per lembar dengan menguraikan informasi dalam foto tersebut sedetail-detailnya, termasuk kegiatannya, nama tokoh-tokohnya, situasinya, tanggalnya dsb. Kemudian ditata sesuai dengan kegiatnnya. • Untuk arsip film selain dideskripsikan kondisi fisiknya juga dibuat sinopsisnya; • Penyimpanan di ruang khusus dengan suhu antara 10-16 derajat Celsius.

  42. SEMOGA BERMANFAAT terima kasih matur nuwun thank you syukron Santen toya kelapa Cekap semanten atur kula wonten lepat nyuwun pangaksama Gus Bur

More Related