SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL

1. SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL Materi kuliah dapat didownload di : http://tugasku2014.wordpress.com/

2. DEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi • DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abdjad, numerik/nomor, huruf maupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait

3. TUJUAN ARSIP • 1. Sebagai referensi • 2. Memberikan data / informasi • pada pimpinan untuk • pengambilan keputusan • 3. MemberiKeterangan Vital, • misalbuktihukum

4. MACAM ARSIP MACAM ARSIP ARSIP STATIS TidakdipergunakansecaralangsungdlmpenyelenggaraanAdministrasi ARSIP DINAMIS Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi ArsipInAktif Frekuensipenggunaannyamulaimenurun Arsip Aktif Dipergunakan langsung dan terus menerus

5. Untuk arsip dinamis, dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup berrnakna, komprehensif dan tidak melanggar hukum. Dokumen sendiri dapat dibagi menjadi beberapa kategori sebagai berikut. • Dokumen adrninistrasi, meliputi :dokumentasi prosedur dan korespondensi. • Dokumen akutansi, meliputi: laporan, formulir, korespondensi terkait. Contohnya laporan tagihan dan rekening bank. • Dokumen proyek,meliputi: nota.dokumentasipengembangan produk, dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu. • Berkas kasus, meliputi : dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

6. NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES,Kartu Keluarga Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, ModulDiklat Educational Value Ijazah, Sertifikat Training Documentary Value Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD

7. SIKLUS ARSIP • Tahap penciptaan • Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan • Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi • Arsip Internal ( terkendali ) • Tahap pemanfaatan • Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya tinggi • Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang • Tahap penyimpanan To file and to find • Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif • Tahap pemusnahan • Dibuang ke tempat sampah • Menggunakan mesin

8. GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF • Sulitmencariarsipygdiperlukan • Hilangnyaarsippenting • Kondisi “BanjirArsip” • Ruang Kantor Tersitauntuk • menyimpanarsip

9. DEFINISI PENGARSIPAN (FILING)Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudahditemukanjikadibutuhkan

10. 5 Sistem Filling • Sistem Abdjad/ Sistem Alphabetis • Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan • Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang • Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji ) • Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi • Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis • Sistem kronologis • Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar • Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan

11. PERALATAN FILING • Filing cabinet ( Almari arsip ) • Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal berderet kebelakang • Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat • Guide Sebagai petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bisa berupa karton tebal segi empat berukuran sama dengan folder. • Folder • Tempat untuk menempatkan arsip dalam file • Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup

12. PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip • Diperiksa apakah sudah ada instruksi untuk disimpan • Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. • Mengindeks • Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan • Sistem abjad nama pengirim Sistem numerik angka, dsb • Memberi tanda • Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap • Surat mudah disortir • Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan • Menyimpan arsip di filing cabinet

13. PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL) • PeminjamMengisiFormulir: - namapeminjam - nomorarsip - tanggalharuskembali - pengesahanpetugas • MenaruhKartuSubsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasiarsipsedangdipinjam b. Penyimpananmudah • Sekretaristanggungjawabterhadaparsip, berwenangsimpan + ambilarsip • Tindaklanjutmenagih + mengingatkanpadapeminjam

14. RasioPenemuan= Jumlaharsipditemukan x 100%JumlaharsipArsipdicari= 60Arsipditemukan= 56Ratio penemuan= 97,7 %a. > 99,5 % = arsipdisimpanbaikb. 97 % - 99,5%= arsipkondisimemuaskanc. < 97 % = arsipperludibenahi Modern Office Administration

15. PENYUSUTAN ARSIP 1. DasarPemindahanArsip Dilakukansetelaharsipinaktif (1 tahunarsipjarangdipakai). AdaJadwalRetensi/penyimpananArsip Cara Pemindahan: a. PemindahanKontinue Selesaidigunakan, arsipdipindahkanjadiarsip inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek,proyek b. PemindahanPeriodik Arsipdipindahkansetelah 1 periodetertentu

16. PemusnahanArsip • PemusnahanArsipdiperhatikan = a.Arsiptidakpenting Setelahselesai + tidakbergunabagipimpinan sebaiknyadimusnahkan mis : pengumuman, undangan b. Arsip Yang Membantu Bergunauntukkelancarankegiatanorganisasi, misal: buktipembayaran, disimpan s/d 1 tahun. c. ArsipPenting Bergunauntukkelangsunganusaha misal: data laporankeuangan d. Arsip Vital Menentukanexsistensiorganisasi, tidakdapatdimusnahkan misal : SK ttgstrukturorganisasi, laporankeuangan, hak cipta, rekammedik (arsippasien), berkas, peserta, mahasiswa, murid

17. ContohJadwalRetensi/penyimpananArsip