5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment Fórum

1. 5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment Fórum Személyi változások kezelése futó projektek alatt Füstös Zoltán Senior tanácsadó fustos@infostructure.hu www.infostructure.hu

2. Tartalomjegyzék Az InfoStructure Kft. Személyi változások hatásai a projektre A kockázatok felismerése, megelőzése A személyi változások kockázatait csökkentő eszközök A személyi változásokra történő felkészülés és azok gördülékeny lebonyolítása Ha beindul a lavina…

3. Az InfoStructure • 1996 óta üzleti és informatikai rendszerekhez kapcsolódó tanácsadás. • Fő tevékenységünk az üzleti döntéstámogató rendszerek bevezetése. • Munkánk során a hangsúlyt a minőségi, értéknövelt szolgáltatások nyújtására helyezzük. Főbb ügyfeleink a távközlési szektorban : • MATÁV Rt. • Vivendi Telecom Hungary Kft. • Axelero Rt.

4. Operatív kontrolling támogatása • Jelentéskészítő és elemző alkalmazások • Stratégiai kontrolling fejlesztése • Ügyfélértékelés • Az értékesíti tevékenység támogatása • Marketing tervezés, előrejelzés • Webelemzés • Eszközválasztási tanácsadás • Technológiai audit • Üzemeltetés támogatás • Oktatási szolgáltatások • Dolgozói elégedettségi vizsgálatok • HR Kontrolling • Teljesítményértékelő alkalmazások Az InfoStructureüzleti területei Kontrolling tanácsadási területeink Humán kontrolling szolgáltatásaink Marketing tanácsadási területeink Technológia szolgáltatásaink

5. A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt nagyság Projekt szereplők

6. A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt nagyság Projekt kockázat

7. A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt nagyság Kockázatkezelésre jutó erőforrás

8. Személyi változások valószínûsége • Mekkora az esélye, hogy futó projektünk alatt kulcsember távozik a team-ből? • Hány emberből álló csoportra van ahhoz szükségünk, hogy 50%-os valószínûséggel legyen benne 2 fő, akik egy napon születtek? 214 ? 183 ? 92 ? 23 !!!

9. Nem dokumentált információk is elhagyják a projektet Személyes kapcsolatokat újra kell építeni Tudás vesztés Kulcsember távozásából eredő kockázatok Kulcsemberek azonosítása hogyan és mikor történik? Milyen problémákat vethet fel a távozás? Veszélybe kerül a határidő és a minőség!

10. A kockázatkezelés eszköztárai A személyi kockázatokat csökkentő eszköztárak: Milyen eszközökkel van esély megelőzni a személyi változást ? • Motiváció • Munkajogi eszközök • Projekt tervezés • Operatív projekt menedzsment

11. A motiválás eszközei Kiemelt eszközök: • anyagi • pozícióbeli • személyes ambíció • felelősség és kötelesség tudat Mindezek folyamatos fenntartására van szükség!

12. PM Projekt pozíció Üzemeltető A projekt pozíciók és átadási intervallumaiknak függvénye Felhasználó Pozíció átadási intervallum Munkajogi eszközök • A felmodási idő projekthez igazítása (pozíció átadási idő < felmondási idő) • Az elkötelezettségek kompenzálásához szükséges költségeket a projekt tervezésnél figyelembe kell venni!

13. Megfelelő mennyiségű mérföldkő és fázis, melyeket kerek egészként lehet kezelni. • 9 hónapnál lehetőleg ne legyen hosszabb egy-egy önálló szakasz! • Projekthez kell igazítani a projektszervezetet. A projekt tervezése Megfelelő tagoltság = folyamatos kontroll

14. A kulcsembereket érdemes már a saját fázisuk előtt is bekapcsolni a munkába, s a részátadás után is elérhetően tartani. Általános projektbelépési információk naprakészen tartása. Előre látható személyi változások Nagy projekteknél törvényszerű, hogy egyes emberek csak bizonyos meghatározott szakaszokban vesznek részt.

15. Operatív projekt menedzsment eszközök A projekt menedzsment fő fegyvere a keretek fixálása és a jó dokumentáltság! Gondosan felépített és kommunikált projekt szervezet Feladatok és felelősségek gondos kidolgozása és kommunikálása Kommunikációs csatornák kialakítása, dokumentálása és használata Funkcionális területek elkülönítése Kulcs funkciók egy kézben való összpontosulásának elkerülése

16. Projekt kockázati térkép Kész átadási terv (kinek, mit, hogyan…) Minden információ és kapcsolat jól dokumentált A projekt dokumentációk naprakészek El kell ültetni a kockázatok közös viselésének szemléletmódját Felkészülés a személyi változások kezelésére Ha minden erőfeszítésünk ellenére valamely kulcsember mégis távozik a projektből, a legjobb, ha fel vagyunk készülve:

17. Személyi változásnál mindig a naprakész, frissített dokumentáció legyen átadva, ne egy elavult verzió! A pozíció átadási időket tartassuk be, s használjuk ki! Az átadási időben a projekt adott pozícióját párhuzamosan használja a távozó és az új személy. Személyi változás lebonyolítása Mi az, ami tompíthatja a projekt szerepek átadásának hatásait?

18. Fektessünk külön erőforrást a projekt integritásának a biztosításába! Vizsgáljuk felül a projekt scope-ot! Ha a projekt életképességét komolyan veszélyben érezzük, merjük leállítani a munkát! Ha elindul a lavina... Mi a teendő ha megkezdődik a kulcsemberek távozása?

19. Zárszó Köszönöm a figyelmet! Viszontlátásra! Füstös Zoltán fustos@infostructure.hu http://www.infostructure.hu/elo.htm