PROJEKT MENEDZSMENT

1. PROJEKTMENEDZSMENT A PROJEKT MENEDZSMENT ALAPJAI A PROJEKTEK TERVEZÉSE A PROJEKTEK MEGVALÓSÍTÁSA Szathmári

2. A projekt (a tervezés álneve) • Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése megadott időre adott költségkeret mellett • Kezdési és befejezési időpont adott • Egyszeri tevékenység • Összetettség, komplexitás • Saját szervezeti háttér • Tapasztalat alkalmazhatósága Szathmári

3. Projekt menedzsment funkciók I. Projekt tervezés • A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi • Jellemző a kettős feladat: • A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével • Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása Projekt szervezés • Team építés és fejlesztés • A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése) Szathmári

4. Projekt menedzsment funkciók II. Projekt koordinálás • Kitűzött határidők betartása • Információáramlás biztosítása Projekt irányítás • A munkálatok terv szerinti lebonyolítása Projekt ellenőrzés • A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Ki kell terjedjen mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra) Szathmári

5. Projekt életciklus (1 – 2) IDŐBELI LEFUTÁSBAN Négy fázis: • Kezdeményezési (koncepcionális) fázis • Ötlet/igény felmerülése • Projektjavaslat elkészítése • Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése • Tervezési fázis • Projekt célok definiálása • Projekt menedzsment létrehozása • Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval • Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése Szathmári

6. Projekt életciklus (3 – 4) 3. Végrehajtási (implementációs) fázis • Tervek „üzembehelyezése” • Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása • Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója • Lezáró (befejező) fázis • Projekt komplettálása • Átadás • Projekt kiértékelése • Nyomon követési feladatok Szathmári

7. A projektciklus(FOLYAMATÁBRAKÉNT) 1. LÉTREHOZÁS 2. TERVEZÉS 4. ÉRTÉKELÉS 3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS Szathmári

8. Milyen a jó projekt? • Valós problémákra és lehetőségekre szabott • Illeszkedik a pályázó hosszú távú fejlesztési terveihez • Élvezi a partnerek és érintettek támogatását • Megvalósítható • Egyedi • Jelentős hatása van a külső környezetre is Szathmári

9. A projekt létrehozása A PROJEKT LEGYEN • Világosan átlátható • Meggyőző és • Mérhető! Ennek elérésére alkalmazzuk a PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT: • SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja • Problémafa = MINEK az érdekében • Célfa = MILYEN eredményért • Logikai keretmátrix = MIT csinál Szathmári

10. Projekttervezés • Végrehajtási struktúra elkészítése • Erőforrások tervezése • Logikai terv elkészítése (keretmátrix) • Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése • Időtervezés • Kockázatelemzés • Kommunikációs terv elkészítése Szathmári

11. A SWOT-elemzés • MICSODA? Táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, mely a szervezet aktuális állapotát mutatja be. Remek melléklet a pályázathoz! • MIRE JÓ? A pályázat bírálója számára azonnal világossá válnak a pályázó szervezet fő fejlesztési lehetőségei és esetleges gondjai Szathmári

12. A SWOT felépítése Belső tényezők ERŐSSÉGEK (Strengths) GYENGESÉGEK (Weaknesses) - + LEHETŐSÉGEK (Opportunities) VESZÉLYEK (Threats) Külső tényezők Szathmári

13. Problémafa – példaNegyven feletti nők a munkaerőpiacon A negyven év feletti nők nem tudnak elhelyezkedni A negyven év feletti nőket diszkrimináció éri a munkaadók részéről Okozat Nem tudnak messzire járni dolgozni Nincs piacképes szakismeretük Nem értenek a számítógéphez Tradicionális családi munkamegosztás Szathmári

14. Célfa – példa A negyven év feletti nők munkaerőpiaci helyzete javul A női esélyegyenlőség erősödik Eredmény Az atipikus munkavégzési formák (önfoglalkozatás, távmunka) ismertebbek lesznek Képzésekkel nő a célcsoport tudása Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci helyzetük Az önismereti, motivációs, kommunikációs képzés segít Szathmári

15. Logikai keretmátrix • MICSODA? Egy 4x4-es táblázat, mely egy konkrét projektet tesz áttekinthetővé mind a tervező, mind a pályázat elbírálója számára Szintén pályázati melléklet. • MIRE JÓ? • Segít a problémákra reagáló, mérhető eredményeket hozó, profi pályázat készítésében • Átlátható, logikus módon mutatja meg az összefüggéseket a tervezett tevékenységek és elérendő célok között • Bizonyítja, hogy a várt eredmények mérhetőek, és bemutatja, hogy hogyan • Segít felmérni és megfogalmazni a pályázat kockázati tényezőit Szathmári

16. Előkészítése: • Érintettek elemzése • Célcsoportok azonosítása • Kulcsproblémáik, lehetőségeik és korlátaik • Problémaelemzés • Problémák meghatározása • Ok-okozati összefüggések meghatározása • Célkitűzés-elemzés Projektstratégia meghatározása Szathmári

17. Tervezési lépései • Beavatkozási logika meghatározása • Előfeltevések és rizikófaktorok meghat.-a • Indikátorok azonosítása • Tevékenységütemezés készítése • Költségvetés készítése Szathmári

18. Felépítése Szathmári

19. A mérföldkövek mátrixba rendezése Szathmári

20. A projekt végrehajtása • Tulajdonképpen a projekttermék létrehozása • Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás) • Erőforrások feladatokhoz hangolása • Változások kezelése (esetleg válságmenedzselés) • Kommunikáció Megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása - elvégzendőkről - dokumentációról - tanulságokról - korrekciókról Szathmári

21. A projekt lezárása • A projekttermék dokumentált átadása • Követési, karbantartási megállapodás • Projekttagok visszahelyezése eredeti munkájukba • Erőforrások reintegrációja • Utólagos költségelszámolás készítése • Tartalom, célok és módszerek elemzése • Tapasztalatok rögzítése, összefoglaló készítése • Záró értekezlet Szathmári

22. A projekt értékelése • Elért szakmai eredmények elemzése - a rögzített célok - a megbízás tartalma és - a sikerkritériumok szempontjából • Projektfolyamat értékelése • Együttműködés elemzése • Hatékonyság értékelése • Értékelő jelentés összeállítása Szathmári

23. GYAKORLATI TANÁCSOKpályázatíráshoz (PRAKTIKUM) • Az NFH által finanszírozott pályázatokat magyarul, géppel írottan kell benyújtani • A projekt illeszkedjen a megpályázott program célkitűzéseihez • A pályázat megfogalmazása legyen precíz, világos, könnyen érthető • Az eredeti és másolati példányok egyenként legyenek lefűzve. • Ügyeljünk a pályázati kiírásban foglaltak pontos betartására, mert az ezektől való legkisebb eltérés is kizáró ok lehet adott esetben - például a pályázatok leadási határideje, amely percre pontosan értendő (általában nem a postai bélyegző dátumát veszik alapul, hanem a hivatalba történő beérkezéséét). Szathmári

24. Lapozza át egy pihent kívülálló is • Ellenőrző lista alapján össze kell gyűjteni a mellékleteket és alá kell írni a megfelelő helyen • Az érintett intézmény jogilag felhatalmazott képviselője írhatja alá! (aláírási címpéldány) • Csak olyasmire kérjünk támogatást, amire a terv megvalósításához feltétlenül szükség van. Reális árakon, reális bérekkel számoljunk. Nem érdemes megpróbálni minden áron kitölteni a pályázható keretösszegeket! • Legyen kevesebb, de konkrét cél, jól körülhatárolt célcsoporttal, és lehetőleg mérhető eredményekkel. Szathmári

25. Tudnivalók a közbeszerzésről • Május 1-től új törvény – www.IM.hu • A strukturális alapoknál már most is alkalmazni kell - 2004. jan. 1- dec. 31. árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :65 milliótól szolgáltatás: 15 milliótól - 2005. jan. 1 – dec. 31. árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :70 milliótól szolgáltatás: 20 milliótól Nettó összegek!!! Szathmári

26. Infrastrukturális beruházások pályázatai • Megvalósíthatósági tanulmány (több lehetséges alternatíva összehasonlítása – pl.költségek, időigény, stb. alapján) - vezetői összefoglaló - Általános elemzés – HR, piac, stb. - műszaki megvalósítás, végrehajtás tanulmányterv - Környezeti hatások és beavatkozási területek - Pénzügyi megvalósíthatóság - Gazdasági és társadalmi elemzés: költség – haszon (ráfordítás/hozamok) mérése - Kockázat elemzés, érzékenység vizsgálat Szathmári

27. II. Környezetvédelmi hatásvizsgálat a beruházásra III. Műszaki tervek, engedélyek – építési engedély 8-10. hó IV. Gazdasági vizsgálat –költségek, önrész, előfinanszírozás Szathmári

28. ÍRJUNK VAGY ÍRASSUNK? A STRUKTURÁLIS ALAPOKBÓL FINANSZÍROZOTT PÁLYÁZATOKAT MINDENKI MOST TANULJA, EDDIG MAGYAR SZERVEZETNEK ILYEN TÍPUSÚ PÁLYÁZATBAN NEM VOLT LEHETŐSÉGE RÉSZT VENNI. Amennyiben külső céget veszünk igénybe, tájékozódjunk referenciáiról! Vegyük figyelembe, hogy általában fix díj + sikerdíjért dolgoznak, melyet ki kell termelni. A százalékos összegben megállapított tanácsadói díj nem elszámolható költség. (GVOP-ban a fix díj 10 M Ft pályázott értékig 50 E Ft; 10 M Ft felett 100 E Ft-ban maximált!) Szathmári

29. 2004/ 3. 5. 4. A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézmények rendszerszerű bevonásával 2004/ 3. 4. 2. A vállalkozói készségek fejlesztésének támogatása Két HEFOP pályázat Szathmári

30. A feldolgozás meneteaz ESZA Kht.-nál • Iktatás, formai ellenőrzés • Megfelelés ellenőrzése alapvető szabályossági követelményeknek - eredeti és másolati példányok - elektronikus adathordozón is • Azonosítószám kiadása • Első hivatalos értesítés megküldése Szathmári

31. Lehetőségek 1.1. Formai értékelésre bocsátható 1.2. Ha nem bocsátható formai értékelésre, értesítés az elutasításról (ilyenkor az eredeti példányt az ESZA Kht. köteles megőrizni, a többit 2 héten belül elviheti a pályázó) Szathmári

32. A formai értékelés • Teljességi - formanyomtatványok kitöltése teljes-e? - minden melléklet csatolva-e? KÖLTSÉGVETÉS, PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS, KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI NYILATKOZAT, ADATLAP TÁMOGATÁSI DÖNTÉSRŐL, ÉLETRAJZOK, GARANCIÁK, PÉNZÜGYI TERV STB. • Jogosultsági vizsgálat pályázó jogosult-e a támogatás elnyerésére? Szathmári

33. 3-féle eredmény lehet • 2.1. Pályázat befogadása (ha teljes + jogosult) • Befogadásról értesítés küldése • Szakértői csoport értékeli (ez még nem jelenti a támogatás biztos elnyerését, csak a formai megfelelést igazolja) Szathmári

34. 2.2. Hiánypótlás • Ha pótolható melléklet hiányzik, faxon, vagy postai úton szólítják fel a pályázót a pótlásra. Ennek kézhez vételétől számított 5 nap alatt kell beküldeni faxon, vagy ha eredeti melléklet, akkor postán is. • Ezt követően értesítés - befogadásról, vagy - elutasításról Szathmári

35. 2.3. Elutasítás • Jogosultság hiánya esetén • Tartalmi elem hiányzik (pl. a formanyomtatvány nem hiánytalan), vagy • Hiánypótlási felszólítás ellenére sem érkezett be a pótolandó dokumentum Ezt a döntést 5-tagú értékelő bizottság hozza meg (az ESZA Kht. előterjesztése alapján) • Elnöke az Irányító Hatóság munkatársa • Titkára az ESZA Kht. munkatársa • 3 szavazó tagja a szaktárcák delegáltja Szathmári

36. (Tanácskozási joggal a régiók, az érdekképviseleti szervek, civil szervezetek képviselői is jelen lehetnek, akiket felkérés, vagy delegálás útján választanak ki.) Szathmári

37. Szakmai értékelés • A pályázati útmutatóban közzétett szempontrendszer szerint • FÜGGETLEN SZAKÉRTŐK végzik a szakmai és pénzügyi értékelést • Két szakértő egymástól is függetlenül értékel • Javaslatukat az ÉRTÉKELŐ BIZOTTSÁG ülése vitatja meg és javaslatot tesz az Irányító Hatóság vezetőjének Szathmári

38. Ennek alapján hozza meg a TÁMOGATÁSI DÖNTÉS-t és erről az Irányító Hatóság értesíti a pályázót. - Pozitív támogatási döntés esetén megkezdődik a támogatási szerződés előkészítése, majd végbemegy a megkötése - Elutasítás esetén a pályázó értesítése Szathmári

39. További információk • Értesítések postai úton történnek (kivétel a hiánypótlásra való felszólítás, ahol fax) • Kérdések a hiánypótlással és az elbírálási folyamattal kapcsolatban e-mail-ben EUtamogatas@esf.hu vagy a pályázati útmutatóban közzétett telefonon Elutasításról küldött levél tartalmazza az indoklást. Ennek figyelembe vételével, kijavításával lehet és érdemes újból pályázni. Szathmári

40. Aktuális pályázatokról az egyes Operatív Programokat Irányító Hatóságok • www.gkm.hu (GVOP és KIOP is!) • www.fmm.gov.hu és www.hefop.hu • www.fvm.hu (AVOP) • www.nth.hu (ROP) illetve • Az ESZA Kht. által lebonyolított elbírálásokról www.esf.hu honlapon lehet tájékozódni. Szathmári

41. Dokumentumtár • Damjanovich Katalin – Hermándy-Berecz Judit [2003]: MATRA Projektfejlesztő Tréning a Regionális Fejlesztésért (Második blokk: projekttervezés) Tempus Közalapítvány • Görög Mihály [2001]: Általános projektmenedzsment. AULA kiadó, Budapest   • Görög Mihály [2001]: Bevezetés a projektmenedzsmentbe. AULA kiadó, Budapest   • PHARE ACCES 2001 BCARN program – www.romacentrum.hu/ • www.pm-mesterseg.hu/ • www.tpf.hu/ Szathmári

42. További hasznos linkek • Egy projekttervező szoftverhttp://www.humansoft.hu/Szoftver/tempo/ • Projektvezetéshttp://www.szinergia.hu/ • Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon - 2. kötethttp://www.computerbooks.hu/vallir2/ • Projekttréningekhttp://www.poziteam.hu/ Szathmári

43. Köszönöm a figyelmet! Szathmári