Introduktion för nyanställda

1. Datacentralen / Åbo Akademi http://www.abo.fi/personal/dcnyanstallda Introduktionför nyanställda

2. Du får information om • Datacentralen – var och vad • Användarnamn, lösenord, lite om datasäkerhet • E-post • Kvoter, adresser, listor • ÅA:s PC-miljö • Arbets- och allmänna arbetsstationer • Allmänna skivområden (pchome, pcinst) • Uppkoppling till ÅA:s nät från privat dator • SparkNet, ADSL

3. Var finns vi? • Chemikum, Akademigatan 1, vån 1 – 3 • Fr.om. december ASA-huset, Fänriksgatan 3 • Dejouren ”Oraklet”, 8:00 - 16:15, tel: 215 4777 e-post: oraklet@abo.fi • I webben på http://www.abo.fi/dc/

4. Datacentralen - vad gör vi • IT serviceenhet för Åbo Akademi • Koordinerar och utvecklar ÅA:s ICT • Erbjuder IT-resurser, kunskap och användarstöd för ÅA:s personal och studenter • Ansvarar för ÅA:s datanät och datasäkerhet • Underhåll av IT-utrustning och programvara (eget “labb”) • Sköter anskaffningar, rekommendationer

5. Användarstöd Oraklet Per e-post/telefon eller personligt besök Ärendehantering (Request Tracker) Guider i webben, tidningen ”DC-papperet” DC tillhandahåller även närstöd och varje enhet har en egen närstödare. https://www.abo.fi/personal/narstod/ Varje enhet har en egen IT-kontaktperson som det lönar sig att kontakta i första hand.

6. Datoranvändningvid ÅA • Som anställd kan du utnyttja ÅA:s datorresurser, inklusive e-post • De flesta akademianställda har en egen PC till sitt förfogande. • Stöd för standardprogramvara som MsOffice, OpenOffice, Thunderbird mm • Användning fordrar att man ingår ett användaravtal och får ett personligt användarnamn

7. Användarnamn (UserId) • Fyll i en blankett och skicka till DC(underteckning av ämnesanvarig behövs i vissa fall) https://www.abo.fi/personal/anvandare/ • Identifierar dig vid användning av Akademins datorsystem samt för en del nationella tjänster. • Personligt och unikt - får ej lånas ut • Gäller för akademins hela datormiljö • Är i kraft så länge du är anställd (eller studerar)

8. Personal/studerande • Personalen har större kvoter för e-post samt serverområden • Personalens utskrifter är gratis (undantag färgskrivaren) • Du kan kontrollera vilken din ”status” är samt ev. deadline för dina konton via http://www.abo.fi/dc/ välj Mininfo • Meddela ev. fel samt ändringar i DC:s information till useraccounts@abo.fi eller babo@abo.fi

9. Reglerochdatasäkerhet • Det åligger alla datoranvändare att beakta datasäkerheten • Bekanta dej med villkoren i användaravtalet! • Länkar till alla regler och lagar rörande datoranvändningen finns på DC:s webbsidor under Avtal, regler och blanketter • Finansministeriets guide: ”Datasäkerhet för användaren”

10. Lösenord • Välj ett bra lösenord och håll det hemligt! DC frågar aldrig efter det! • Lösenordet bör vara 8 tecken långt och innehålla bokstäver (ej åäö) samt siffror • Byts via webbsidan https://web.abo.fi/dc/password • Använd inte ditt ÅA-lösenord eller användarnamn i andra sammanhang.

11. E-post • fornamn.efternamn@abo.fi eller user@abo.fi • Enklast läser man e-post med Webmail: http://www.abo.fi/mail • Även andra alternativ t.ex Thunderbird, Outlook • ÅA-användares e-postadresser hittas via ”Adressbok” i Webmail eller webbportalens ”Sök” • https://www.abo.fi/personal/epost

12. E-post till telefonen • Inkommande server: imap.abo.fi • Utgående server: smtpauth.abo.fi https://www.abo.fi/personal/konfigurerasmtpauth https://www.abo.fi/personal/mobiltelefoner

13. E-post-kvoten • Kvoten för din e-postlåda är 1 GB • Webmail/Thunderbird visar aktuell kvot • Överskriden kvot leder till att du inte kan ta emot e-post • Städa! Spara inte stora bilagor i e-postlådan. Kontrollera speciellt ”Sent”-mappen • Storleksbegränsning på bilagor som kan skickas är 8 MB

14. Spamochfiltrering • Automatisk genomgång av e-posten för att hitta skräp-post (spam-poäng) • Sannolik skräp-post sorteras i en skild mapp som heter Spam och stryks efter 2 veckor • Ändring av spam-filter kan göras via http://www.abo.fi/mailtools/ • Grålistning av Inkomna mail, dvs e-post från icke-ÅA adress tas inte först emot, utan först vid andra försöket

15. Säkerhetsaspekter, e-post • Automatisk vidarestyrning (forward) är inte tillåtet för personal • Öppna inte bifogade filer (attachments) om du inte säkert vet vad de är – virusrisk!! • Vi levererar inte alls exekverbara bilagor pga. virusrisken! • Akta er för ”phishing”-försök, svara inte, ge aldrig ut lösenord

16. Tjänste-e-post • Rekommenderas att en ”tjänsteadress” används då det är möjligt • T.ex. registrator@abo.fi • Kanläsas av flera personer vid behov, bra t.ex. i semestertider • Belastar ej den personliga e-postkvoten • Bättre arkiv än en personlig e-postlåda

17. Mailman för listor • Om du behöver skapa en e-post lista, kontakta listmaster@abo.fi • Mailman är ett verktyg för att administrera e-post listor • https://www.abo.fi/personal/mailman • Möjligheter att begränsa användningen av listan på olika sätt

18. Ledig? • ”Vacation” • Använd allmänna skivområden och delade e-postlådor • Vi får inte styra personlig post till en annan användare! • Ge inte ut ditt lösenord!

19. Akademins arbetsstationer De flesta PC:n vid ÅA kör Windows Kopplade till akademins datanät Integrerade i akademins datormiljö Med i Akademi-domänen, dvs användarnamnen är akademiallmänna Med i akademins AntiVirus-domän Utrustade med akademiallmän programvara Alternativt kan även Linux användas.

20. Allmännadatorer • I ÅA:s utrymmen finns en del datorklasser och rum, samt enskilda datorer avsedda för allmänt bruk. Bokning via webben • Oberoende av placering avsedda för alla fakulteter • Datorerna får användas av studerande då det inte pågår undervisning i klasserna • Aktuell info på: https://www.abo.fi/personal/klasser/ • Vid problem med klassmaskinerna, meddela Oraklet (oraklet@abo.fi)

21. Köpa program ochdatorer • För en del programpaket har ÅA licenser som även täcker personalens hemanvändning på egna datorer • Microsoft Office och Windows • Diverse olika programpaket: • Antivirusprogrammet från F-secure • Origin • Aktuell info i webben på: https://www.abo.fi/personal/anskaffningar

22. Windows hemområde Personlig skivplats på server för alla windowsanvändare Nås via ikonen HOME på desktopen eller som H:\filnamn Användare a-k på pchome1.abo.fi Användare l-z på pchome2.abo.fi Direkt nåbar från alla PC:n i akademins nät (samt via VPN) Även via sftp kontakta pchome1.abo.fi / pchome2.abo.fi För anställda är kvoten 600 MB Backup av hemområdet varje natt

23. Linux hemområde Automatiskt tillgängligt vid inloggning på Unix/Linux-datorer /home/atonx/anvnamn Nås även via sftp till login.abo.fi Backup av hemområdet varje natt

24. Personligtwebbområde • Används för personliga webbsidor : http://www.users.abo.fi/username • Tillgängligt som: \\web\anvnamn (unix: /wwwusers/anvnamn) • Enheternas sidor finns på ÅA:s web-portal editeras via ett publiceringsverktyg • Undervisningsmaterial bör finnas på ifrågavarande ämnes webbsidor (inte på de personliga)

25. Institutionsområden • Många ämnen har även ämnesgemensamma skivområden för lagring av gemensamt data • Ämnesområdet finns på DC:s (windows)server “pcinst” men administreras av ämnets IT-kontaktperson • Kontakt på DC: Jussi Laaksonen (jussi@abo.fi)

26. Scratch-område • En sk. scratch skiva finns tillgänglig från både Windows och Unix datorerna som: \\scratch\anvnamn (win) eller /scratch/anvnamn (unix) • Endast för temporär lagring av filer, ingen backup, inga kvoter

27. ÅA:strådlösadatanät • I de flesta av ÅA:s byggnader i Åbo, Vasa och Jakobstad • I Åbo en del av SparkNet-samarbetet • SparkNet täcker även TY och TuKKK samt vissa av Åbo stads utrymmen (t.ex. stadsbiblioteket) • I Vasa är wlan-nätet en del av Wireless Mobile Vaasa, som täcker de lokala högskolorna • Info om trådlösa nätet på: https://www.abo.fi/personal/wireless

28. Internet hemifrån • ÅA kan bl.a. erbjuda fasta hemförbindelser åt studerande och anställda. (ADSL-högskoleavtal) se https://www.abo.fi/personal/internet • Vissa webbsidor och tjänster fungerar inte utifrån utan VPN-förbindelse. VPN-guide : https://www.abo.fi/personal/vpn • (Vanlig modemservice gratis för anställda (+ vanlig samtalsavgift))

29. Privatadatorer i ÅA:snät • Privata datorer kopplade till ÅA:s nät berörs också av ÅA:s regler för nätkopplade datorer! • En windows PC bör alltså vara med i akademins windows- respektive AntiVirusdomän. • En dator får inte utan särskilt tillstånd agera server i ÅA:s nät

30. Mera Information • Akademins webbsidor : http://www.abo.fi • DC:s sidor i webben: http://www.abo.fi/dc/ • DC:s information för nyanställdahttps://www.abo.fi/personal/dcnyanstallda • Se även specialnumret av DC-Papperet med information för gulnäbbarna http://web.abo.fi/dc/dcpappren/dcp73.pdf • Personalutbildning med även IT-kurser https://www.abo.fi/personal/pu