Organisation d’une conférence

1. Organisation d’une conférence Candice (Lyon) et Tenile (Strasbourg)

2. Comment choisir un thème et un intervenant? • Un thème Choisir un thème qui soit pertinent en terme de communication externe pour ACF. Un thème avec des possibilités d’échanges, de partage et de réflexion Un thème que votre intervenant maitrise et que vous connaissez un peu pour pouvoir répondre aux éventuelles questions

3. Comment choisir un thème et un intervenant? • Un intervenant Un ancien expat, un administrateur, un spécialiste … Une personne locale qui a des facilités d’élocution et qui sait tenir un public, Une personne fiable et compétente sur ses dires, un vrai savoir avec des faits à l’appui Une personne proche de la délégation ou d’ACF pour avoir un discours commun Une personne qui aime relater son histoire et qui la connait assez pour répondre aux questions.

4. Comment choisir un thème et un intervenant? • Enfin, il faut se poser la question : pourquoi organiser une conférence ? • il y a une thématique d’actualité importante à aborder ; • Il y a un sujet que les bénévoles de la délégation aimeraient savoir davantage et pourquoi pas l’ouvrir au public ? • On veut aborder un public cible du département pour le faire mieux connaître ACF et la délégation pour des différentes raisons et donc on choisit une thématique ciblée à ce public. • Il y a un intervenant important qui sera dans le département et on aimerait profiter de sa présence • Donc, le choix peut être en fonction du thème ou de l’intervenant : Thème Intervenant Intervenant Thème

5. Comment choisir un lieu? • Il faut être un lieu… • convivial qui permet des échanges • avec un min de matériel: rétro, ordinateur, micro, affiches, kakémonos, pour imprégner le lieu de l’image ACF • de partage, si possible réservé aux personnes venues assistées à la conférence sorte de public attendu • Choix du lieu quantité de personnes !Bien choisir aussi la date et l’heure, un soir de semaine dans un lieu central et fréquenté qui a un bon réseau de promotion et de communication.

6. Organisation en amont • Il y a des tâches à accomplir avant, pendant et après le jour J!  • Une fois l’intervenant/le thème identifié… • Définir l’équipe de travail • Faire une belle liste de tâches et bien les partager • Faire un rétroplanning (ex: Semaine -6, etc) • Bien se caler sur date suffisamment en amont pour pouvoir prévoir de la communication, le lieu et l’heure. • Réserver la salle • Définir les supports de communication • Rappeler l’intervenant à J-3 et prévoir un brief de ce dernier par les personnes en charges du pays du thème concerné

7. Promotion de l’événement • CP à envoyer aux médias régionaux à J-10 et J-3 • Invitations à votre réseau vip, mailing de la délégation et public cible • Message aux éventuelles délégations à proximité • Message sur le site institutionnel d’ACF et sur le site de votre délégation • Infos Facebook (création d’un « événement ») • Affichage (obs: validation du siège) • Invitations écoles et autres partenaires • Sms aux personnes proches

8. Organisation le jour J • Avant le début • Définir les tâches de chaque bénévole • Préparer le matériel nécessaire (ordi, micro, projecteur, enregistrement, prise de photos, de l’eau …) • Tester le document utilisé par l’intervenant • Décorer le lieu (affiches, kakémonos, fléchages, flyers sur les tables…) • Préparer stand (accueil, informations et ventes goodies) • Pourquoi pas projeter le film institutionnel en attendant?

9. Organisation le jour J • La conf elle-même... • Présenter ACF en bref • Présenter la délégation en bref • Présenter l’intervenant (son CV) et lui donner la parole • Inviter les public à poser des questions • Remercier l’intervenant et le public • Après la conf... • Rester à la disposition du public pour questions et renseignements • Rangement • On boit un verre …

10. Organisation après… • Email de remerciement l’intervenant, les personnes qui se sont intéressées à ACF et les journalistes présents • Debrief avec les bénévoles • Médiatisation: • photos et CP a envoyer aux journalistes absents • photos et articles à mettre en ligne sur le site ACF de la délégation

11. Points positifs • Echanger • Apprendre • S’enrichir • Partager • Recruter de nouveaux bénévoles • Faire connaitre la délégation • Parler d’ACF • Sensibiliser un large public

12. Points négatifs • Investissement limité • Communication efficace mais peu de retombées médias • Peu de ventes • Difficulté à trouver des intervenants • Mais en gros… pas de points négatifs, très facile à mettre en place

13. Résumé • A faire si possible de façon régulière pour que • les bénévoles gardent la motivation • la population aperçoit la délégation comme active et les conférences comme une opération phare dans le département ! Si besoin on peut vous aider: Candice: acf.lyon@free.fr Tenile: acfstrasbourg@yahoo.fr