EEZ un Norvēģijas finanšu instrumentu iesnieguma veidlapas aizpildīšana

1. EEZ un Norvēģijas finanšu instrumentu iesnieguma veidlapas aizpildīšana Finanšu instrumentu koordinācijas departaments Ieviešanas un uzraudzības nodaļa 02.09.2014.

2. Svarīgi! • Pirms veidlapas aizpildīšanas iepazīties ar: - donorvalstu apstiprinātajām Iesnieguma veidlapas aizpildīšanas vadlīnijām (Application form user guide - www.eeagrants.lv, sadaļa - Pieteikuma veidlapa) - attiecīgās prioritātes konkursa nolikumu (EiropasEkonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta „X prioritātes” otrā individuālo projektu atklāta konkursa nolikums - www.eeagrants.lv, sadaļa - Konkursi) - donorvalstu apstiprinātajām Individuālo projektu vadlīnijām (Individual projects - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

3. Svarīgi! • Projekta finanšu aprēķins veicams eiro • Veidlapa aizpildāma elektroniski un angļu valodā • Lai izvairītos no informācijas zuduma iesnieguma drukātajā versijā, nepārsniegt aizpildīšanai atvēlēto lauku lielumus, kādi tie redzami elektroniskajā versijā • Ja aizpildīšanai atvēlētais lauks nav pietiekošs, tad labāk attiecīgo informāciju pievienot pielikumā, norādot to veidlapas 11.punktā, pie konkrētā punkta veidlapā atstājot tikai atsauci uz pielikumu

4. Vispārīgas tehniskas kļūdas • Pazūd informācija veidlapas drukātajā versijā, jo ir pārsniegts aizpildīšanai paredzētais lauka lielumus • Veidlapā ir atstāti nepabeigti teikumi • Veidlapā ir pieļautas gramatikas kļūdas • Ja iesniedzējs uzskata, ka kāda no veidlapas sadaļām uz viņa projektu neattiecas, tad tajā jāraksta: Not applicable • Veidlapā ir norādīti nenoapaļoti skaitļi (jānorāda veseli skaitļi) • Veidlapai pievienotajā CD trūkst veidlapas 11.punktā norādīto dokumentu elektroniskās versijas

5. Projekta iesnieguma veidlapa 1. Applicant • Ja juridiskā adrese neatšķiras no pasta adreses, tad Contact adress lauki nav jāaizpilda • Email laukā norādāma tikai un vienīgi viena elektroniskā pasta adrese 2. Type of application • Jāizvēlas Complete application, jo Latvijā atklāto konkursu ietvaros var iesniegt tikai un vienīgi pilnībā izstrādātus iesniegumus. Iesniegumu uzmetumi jeb Outline application netiek izskatīti 3. Type of project assistance • Jāizvēlas Individual project, jo atklātais konkurss ir paredzēts tikai Individuālo projektu atlasei

6. 4.2. Activities and shedule I • Total expence – Grants + projekta iesniedzēja finansējums + neattiecināmie izdevumi = Kopējais projekta budžets !!! Tas tiek aprēķināts automātiski summējot visu aktivitāšu izmaksu kopsummu • Planned duration – izvērtēt plānoto projekta ieviešanas ilgumu. Nedrīkst pārsniegt 2011.gada 30.aprīli • Target start date – plānotais projekta uzsākšanas datums. Tiek precizēts pirms granta līguma parakstīšanas. !!! Jāņem vērā, ka projekta vērtēšana Latvijā notiek ~ 4 mēnešus + donorvalstīs ~ 4-7 mēnešus - max. līdz 2009.gada 30.aprīlim

7. 4.2. Activities and shedule II • Activity name & scope - ja projektā paredzamas vairāk par 9 aktivitātēm, tad atlikušās raksta tabulā pie 10.aktivitātes, sasummējot gan to ilgumu, gan izmaksas !!! Vēlams projektā paredzēt ne vairāk kā 10 aktivitātes Jebkuram projektam viena no aktivitātēm būs “Project Management” (projekta vadības izmaksas). Tām jābūt 4-10% apmērā no kopējām projekta attiecināmam izmaksām (Rules and Procedures, 2.5 Managment costs of the project promoter -www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

8. 4.2. Activities and shedule III • Start month - konkrētās aktivitātes uzsākšanas mēnesis (cipars) skaitot no norādītā projekta uzsākšanas mēneša • Duration - konkrētās aktivitātes ilgums mēnešos • Expenses - konkrētās aktivitātes izmaksas eiro, iekļaujot attiecināmās izmaksas naudā, ieguldījumus natūrā un neattiecināmās izmaksas. Ailei “Total expense (Euro)” jāsakrīt ar 5.2.sadaļas aili “Totals - Euro”, “Project Expenses”

9. 4.2. Activities and shedule IV Kļūdas: • Aktivitāšu plānotais īstenošanas ilgums pārsniedz kopējo projekta īstenošanas ilgumu • Detalizētā budžeta (pieteikuma veidlapas 1.pielikums) aktivitāšu kopsummas nesakrīt ar 4.2.punktā norādītām kopsummām • Aktivitāšu kopsummas, kas norādītas detalizētajā budžetā nav noapaļotas līdz veseliem skaitļiem

10. 4.3. Objectives and indicators I • Purpose – saistīts ar projekta aktivitātēm un nosaka sasniegumus, kas ir gaidāmi projekta pabeigšanas gadījumā • Results – projekta progresa rādītāji, tiek vērtēti projekta ieviešanas laikā. Rezultātiem ir jābūt saistītiem ar 4.2.tabulā aprakstītajām aktivitātēm. Rezultātiem ir jābūt izmērāmiem un tie noteikti ir jāsasniedz projekta ieviešanas laikā!!! • Indicator – indikatoriem ir jābūt skaidri, īsi noformulētiem, norādot indikatora vienību (%, km, gab., h, m² utml.) • Baseline – jānorāda šā brīža situācija (arī vienībās vai %) • Target – jānorāda, ko ieviesējs vēlas sasniegt projekta laikā !!! Pirms aizpildīšanas iepazīties ar donorvalstu apstiprinātajām Prioritāro sektoru indikatoru piemēru vadlīnījām (Examples of indicators for priority sectors - www.eeagrants.lv, sadaļa - Pieteikuma veidlapa)

11. 4.3. Objectives and indicators II Kļūdas: • Vispārējais mērķis - ir pārāk vispārīgi noformulēts, nav tieši saistīts ar konkrētā projekta specifisko jomu • Pretī dažiem mērķa un rezultātu indikatoriem nav norādītas bāzes un sasniedzamās vērtības (Baseline/Target) • Rezultātā norādīts, ka indikators sasniedzams tikai pēc projekta beigām Svarīgi: Pēc projekta apstiprināšanas indikatoru tabula ir Granta līguma pielikuma “Projekta ieviešanas plāns” sastāvdaļa

12. 4.4.2. Partnerships I • Šo sadaļu obligāti jāaizpilda, tikai tad, ja projektā ir paredzēts piesaistīt partnerus • Var būt divu veidu partneri – vieni, kas veic kādu konkrētu aktivitāti, otri – kas piedalās projektā ar daļu finansējuma • Jebkurā gadījumā projekta vadību un uzraudzību veic projekta iesniedzējs!!! • Jānorāda katra partnera loma un pievienotā vērtībā, ko radīs partnera piesaiste • Projekta partnera izmaksām jābūt iekļautām detalizētajā budžetā

13. 4.4.2. Partnerships II • Jānorāda visi partneri - gan vietējie, gan ārvalstu • Papildus partnerības apliecinājumam ieteicams pievienot Partnerības līgumu projektus, kurus plānots noslēgt ar partneriem, vai jau noslēgtus Partnerības līgumus Kļūdas: • Norāda, ka partnerība tiks veidota projekta apstiprināšanas gadījumā, līdz ar to veidlapai netiek pievienots partnerības apliecinājums • Ja partnerības apliecinājums nav pievienots veidlapai, šā partnera aktivitāšu izmaksas nedrīkst iekļaut budžetā • Iesniedzējs nenorāda informāciju par visiem partneriem

14. 4.5.1. Preparation support • Kādi līdzekļi ir izmantoti, lai sagatavotu projekta iesniegumu? Aizpilda tad, ja projekta sagatavošanai tika izmantots Projektu sagatavošanas fonda (Seed money fund) finansējums. Jānorāda SIF padomes apstiprinātā apakšprojekta iesniegšanas un apstiprināšanas datums un apakšprojekta summa. • 4.5.2., 4.5.3.sadaļa citu fondu finansējums - jānorāda fonds (avots) un summa

15. 5.1. Key project parametrs I • 1 Euro = 0,7028 EUR/LV • Grantrequested – donorvalstīm pieprasītais finansējums • Advacerequested – Aizpildīt tikai tad, ja tiek pieprasīts avansa maksājums. Cik % no donorvalstu granta veido avanss? Tas var būt max10% apmērā no granta summas (Individualprojects, 2.4 Disbursements - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas) • Advanceoffsetmechanisms - pirms izvēlēties vienu no piedāvātajiem avansa maksājumu variantiem iepazīties ar donorvalstu apstiprinātajām Avansa atlīdzināšanas instrumentu vadlīnijām (Advanceoffsetmechanisms - www.eeagrants.lv, sadaļa - Pieteikuma veidlapa) !!! Lēmumu par avansa piešķiršanu, pieņem donorvalstis

16. 5.1.Key Project Parametrs II • Total cash cofinancing- central, regional or local government budget - nacionālais finansējums no LR valsts vai pašvaldību budžeta (LR valsts/pašvaldības iestādes projektam piešķirtais finansējums) Kļūdas: • Pieskaitīts ārvalstu partnera - valsts/pašvaldības iestādes – finansējums • Projekta partnera - pašvaldības lēmumā norādītais nacionālais finansējums nesakrīt ar partnerības apliecinājumā norādīto matemātiskas kļūdas, neuzmanības, pārrakstīšanās dēļ • Nacionālam finansējumam naudā pieskaitīts arī ieguldījums natūrā • Nederīgs līdzfinansējuma apliecinājums, jo partneru finansējums projektam (naudā un/vai natūrā) ir kļūdaini sasummēts no partnerības apliecinājumiem

17. 5.2. Expenses I Cash eigible expences – jānorāda pa izdevumu pozīcijām (nevis pa aktivitātēm!): - Pirmā aile “Vadības izmaksas” (management costs) – obligāti jāaizpilda; - Otrā, trešā, ceturtā un piektā aile – jāizvēlas kāds no izveltnē piedāvātiem izmaksu posteņiem - Sestā, septītā, astotā un devītā aile – ja izmaksas nevar attiecināt ne uz vienu no izveltnē piedāvātiem izmaksu posteņiem, iesniedzējs veido pats savu izmaksu posteni

18. 5.2. Expenses II Vadības izmaksas (management costs). Attiecas uz papildus izveidotām vadības struktūrām, darbiniekiem, kas nolīgti pildīt tikai uzdevumus saistītus ar projekta vadību projekta ieviešanas laikā. Sīkāku informāciju par šo izdevumu veidu skatīt 2.5.punktā Individuālo projektu vadlīnijās Darbs (labour) attiecas uz atalgojumiem, visiem papildus labumiem, kā arī sociālās apdrošināšanas iemaksām un citiem nodokļiem cilvēkiem, kas strādā projektā, un kas nav iekļautas iepriekš minētajās vadības izmaksās Pakalpojumi(Servicies) attiecas uz izmaksām, kas sevī ietver „mīkstos” pakalpojumu veidus (“soft type” of services), piemēram, konsultācijas, pētījumus, apmācības, mārketingu u.c.

19. 5.2. Expenses III Administratīvie izdevumi(Office expenses) attiecas uz izmaksām, kuras nevar attiecināt uz konkrētu aktivitāti, piemēram, kancelejas preces un biroja tehnika, komandējumu izdevumi, maznozīmīgi izdevumi Tehnika (Equipment)attiecas uz kapitālajiem izdevumiem tehnikas un aprīkojuma iegādei, kas tieši saistītas ar projekta aktivitātēm Izejmateriāli (Raw materials) attiecas uz materiālu izdevumiem, kas tiek izmantoti projektā, piemēram, tērauds, cements, koks vai citas vielas vai produkti, no kuriem kaut ko var izgatavot vai kurus var izmantot, lai sasniegtu projekta mērķus Ēku iegāde (Building acquisition)attiecas uz nekustamā īpašuma iegādes izmaksām (tikai ja nepieciešama projekta mērķu sasniegšanai) (Detailed eligibility provisions - expences, 6. Purchase of real estate - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

20. 5.2. Expenses IV Zemes iegāde (Land acquisition)attiecas uz zemes iegādes izmaksām, nedrīkst būt lielākas par 10% no projekta attiecināmam izmaksām (Detailed eligibility provisions - expences, 5. Purchase of land - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas) Darbu izpildītāji uz līguma pamata (Contractors) attiecas uz izmaksām, saistītām ar fizisku darbu veikšanu, piemēram, celtniecību, ēku atjaunošanu, zemes darbiem, remontiem u.c. Publicitāte (Publicity) attiecas uz izdevumiem, kas saistīti ar projekta informācijas un/vai publicitātes pasākumiem, minimālās prasības publicitātei noteiktas donorvalstu Publicitātes vadlīnijās (Publicity guidelines - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

21. 5.2. Expenses V • In-kind eleigible expences – jābūt neatkarīga eksperta/auditora novērtētām Pirms aizpildīšanas iepazīties ar donorvalstu vadlīnijām - Detalizēti atbilstības nosacījumi izdevumiem (Detailed eligibility provisions - expences, 2.2 In-kind contribution - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas) • VAT – pie attiecināmām izmaksām skaitās tikai tad, ja nav atgūstams Latvijā • !!!Sadaļa Remarks attiecas tikai uz paskaidrojumiem par PVN, nevis par izdevumu tabulu

22. 5.2.Expenses VI Kļūdas: • Izdevumu pozīcijas nesakrīt ar Detalizētajā budžetā norādītajām izdevumu pozīciju kopsummām • Izdevumi kļūdaini sadalīti pa izdevumu pozīcijām, it īpaši sadalījums starp projekta Vadības (Management costs) un Darba izdevumiem (Labour) • Management costs, Labour nav iekļautas sociālās apdrošināšanas iemaksas • Services, Equipment, Offices expenses, Raw materials, Land acquisition, Building acquisition, Publicity - neiekļauj izmaksās PVN, kaut arī tas nav atgūstams no valsts budžeta • Publicity - norāda neadekvāti mazu finansējumu, salīdzinot ar publicitātes pasākumiem paredzētiem veidlapā/publicitātes plānā • In-kind eligible expenses - partnerības apliecinājumā norāda ieguldījumu natūrā, bet nenorāda to šajā veidlapas ailē • Papildu izdevumi (overheads, additional expenses) – ir attiecināmās projekta izmaksas. Jāprot paskaidrot, kā šie izdevumi tika aprēķināti? • Finanšu rezerve - iekļauta budžetā kā attiecināmās izmaksas

23. 5.2. Expenses - VAT Būtiski: Vai iesniedzējs par projekta ietvaros veiktajiem izdevumiem var atgūt PVN? • Ja PVN var atgūt, tad PVN summu jānorāda kā neattiecināmās izmaksas veidlapas 5.2.tabulas ailē “NonEligibleExpenses - Euro”, ailē “VAT recoverable” jāatzīmē “Yes” un paskaidrojumi norādāmi ailē “Remarks” • Ja PVN nevar atgūt, tad PVN summu jāiekļauj kā attiecināmās izmaksas veidlapas 5.2.tabulā, ailē “VAT recoverable” jāatzīmē “No” un paskaidrojumi norādāmi ailē “Remarks” Kļūdas: • PVN vispār neiekļauj projekta izmaksās, vai PVN norāda kā attiecināmās izmaksas, kaut tās ir neattiecināmās izmaksas, jo ir atgūstams Latvijā • Ailē “Remarks” nav paskaidrots vai paskaidrots neprecīzi, kāpēc PVN ir/nav atgūstams Latvijā

24. 5.3.Eligible expences funding un Summury of the operation • Šīs sadaļas tiek aprēķinātas automātiski, par bāzi izmantojot 5.2.tabulas datus • Tiklīdz, kā kādā no ailītēm parādās sarkanā krāsā, tas nozīmē, ka iepriekšējos aprēķinos ieviesusies kļūda

25. 5.3.Eligible expense funding Jāatceras, ka: • “Grant applied for (Euro)” – nedrīkst būt mazāks par 250 000 EUR • “% grant rate” - tikai piesaistot vismaz 15% nacionālā finansējuma no valsts/pašvaldības budžeta, iesniedzējs drīkst pretendēt uz grantu, kas nepārsniedz 85% no projekta attiecināmajām izmaksām. Pārējos gadījumos pieejamais grants – 60% (izņemot NVO, kur max grants - 90%) • Management costs - nedrīkst pārsniegt pieļaujamos 10% no kopējām attiecināmām izmaksām • “In-kind contribution as % total eligible expenses” - nedrīkst pārsniegt 80% no nacionālā finansējuma un 20% no kopējām attiecināmām izmaksām (Donorvalstu vadlīnijas - Detailed eligibility provisions - expences, 2.2.punkts - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

26. 5.5. Revenues • 5.5.sadaļā aizpilda tikai kolonnas “RevenueEuro” un “OperatingexpenseEuro”, pārējās kolonnas tiek aprēķinātas automātiski! • Jāpievērš uzmanība ekonomiskās dzīvotspējas periodam un šajā periodā plānotiem ienākumiem Ienākumus radošo projektu vadlīnijas (Revenuegeneratingprojectsguidelines - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti - Vadlīnijas) nosaka, ka: • Ekonomiskā dzīvotspēja ir atkarīga no plānotā ieguldījuma veida. Visgarākā ilgtspēja ir celtniecības darbiem: 30-40 gadi, tehniskām iekārtām: 10-15 gadi, bet IT aprīkojumam - 3 gadi • Jaukta ieguldījuma gadījumā, kas sastāv no celtniecības darbiem un iekārtām, ieguldījumu dzīvotspēju var noteikt, balstoties uz galvenās infrastruktūras dzīvotspēju

27. 6.1. Comlience with EU legislation • Jāapraksta pasākumi, kas veikti, lai nodrošinātu projekta norisi atbilstoši ES likumdošanai. Jāmin vismaz viena no šādām ES likumdošanas jomām: - Valsts atbalsta noteikumi (valsts atbalsta summa, notifikācijas numurs, atsauce uz EK apstiprinājuma vēstuli utt.) - Valsts iepirkuma noteikumi (vispārējs apraksts par paredzamajiem pasākumiem un līgumu veidiem - studijas, darbi, piegādes vai pakalpojumi) - Vide (ja projekts skar kādu no ES vides likumdošanas jomām)

28. 6.2. Implemenation of EU legislation • Aizpildāms, ja projekts ir izveidots ar mērķi sniegt ieguldījumu kādas noteiktas ES likumdošanas izpildīšanā. Norādāma attiecīgā Direktīva vai Noteikumi, paskaidrojot, kādu ietekmi plānots ar projektu sasniegt

29. 7. Publicity • Vēlams pievienot veidlapai detalizēto publicitātes plānu (pasākumi, laiks, vieta, skaits, mērķauditorija utt.) tabulas veidā • Minimālās prasības publicitātei noteiktas donorvalstu Publicitātes vadlīnijās (Publicity guidelines - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

30. 9. Cross-cutting issues 9.1.1./2./3. Sustainable development • Pirms šīs sadaļas aizpildīšanas jāiepazīstas ar Ilgtspējīgas atīstības vadlīnijām (Sustainable development policy and guide - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas) 9.2. Gender equality • Pirms šīs sadaļas aizpildīšanas jāiepazīstas ar Dzimumu vienlīdzības vadlīnijām (Gender equalitypolicy and guide - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas) 9.3. Good governance • Pirms šīs sadaļas aizpildīšanas jāiepazīstas ar Labas pārvaldības un pretkorupcijas vadlīnijām (Good governancepolicy and guide - www.eeagrants.lv, sadaļa - Dokumenti, Vadlīnijas)

31. 10. Bilateral relaltions • Vai projekts sniegs ieguldījumu attiecību stiprināšanā starp EEZ-EBTA (Islande, Lihtenšteina un Norvēģija) valstīm un Latviju? • Vai projekta ieviešanā ir iesaistīti partneri no EEZ-EBTA valstīm?

32. 11. Supporting documents I Obligāta prasība ir pievienot pieteikuma formai: • Detalizētu budžetu (otrā konkursa nolikuma 3.pielikums). Tajā norādītajām kopsummām ir jāatbilst iesnieguma veidlapas 5.2.izmaksu tabulu kopsummām. • Partnerības apliecinājumu (otrā konkursa nolikuma 4.pielikums) • Līdzfinansējuma apliecinājumu (otrā konkursa nolikuma 5.pielikums)

33. 11. Supporting documents II Kļūdas: • Pielikumu nosaukumi nesakrīt: • ar papīrā norādītiem nosaukumiem • ar pielikumu elektronisko versiju nosaukumiem • Pielikumu nosaukumi ir latviešu valodā vai arī šie pielikumi ir latviešu valodā • Norādīti visi pielikumi - arī tie, kas tiek izmantoti projektu vērtēšanā nacionālajā līmenī Latvijā Skaidri sanumurējiet katru pievienoto dokumentu!!! Elektroniskās versijas jāsaglabā nosaukumā norādot pielikuma numuru un tā nosaukumu!!!

34. 12. Signature • Neaizmirstiet, ka vienīgā vieta iesniegumā, kura aizpildāma ar roku ir paraksta lauciņš! Kā arī neaizmirstiet ierakstīt elektroniski projekta iesniegšanas datumu • Veidlapas ailes “Name”, “Position”, “Date” jāaizpilda datorrakstā • Ja nepieciešams - zīmogs!

35. Paldies par uzmanību! Sīkāka informācija un dokumenti par Finanšu instrumentiem atrodami: • www.eeagrants.lv • www.eeagrants.org Specifiskus jautājumus par projekta veidlapas aizpildīšanu lūdzam sūtīt : • Guntra.Podniece@fm.gov.lv vai • Inga.Vajevska@fm.gov.lv