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CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation des Instituts et directions fonctionnelles V1.0 Date : 25/09/09. Sommaire. BFC Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab)

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  1. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation des Instituts et directions fonctionnellesV1.0Date : 25/09/09

  2. Sommaire • BFC Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab) • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB

  3. Sommaire • Les concepts de base (suite) • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles • Les flux de gestion • Budget Préparationdu budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution • Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire • Recette • Gestion des contrats

  4. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation des Instituts et directions fonctionnellesCartographie des flux autour de BFC

  5. BFC Cartographie des flux – Les référentiels APPLICATIONS CNRS PARTENAIRE NOUBA F13 F97, F98 MINEFI BFC F7, F7bis F15 SIRHUS F21, F22 F70 F45, F50, F74, F74bis F15bis, F20 Banque de France XLAB Flux entrants Flux sortants

  6. BFC Cartographie des flux – Les référentiels • Flux entrants : • F7 : MINEFI - Devises • F7bis : MINEFI – Missions à l’étranger • F13 : PARTENAIRE – Tiers clients • F15 : SIRHUS – Agents • F15bis : XLAB – Agents Xlab • F20 : XLAB – constantes UFOT • F70 : Banque de France – Agences bancaires • Flux sortants • F21 : SIRHUS – Référentiels budgétaires et analytiques • F22 : SIRHUS – Nomenclature comptable • F45 : XLAB – Marchés • F50 : XLAB – Constantes • F74 : XLAB – Agents SIRHUS • F74bis : XLAB – Référence BFC des agents XLAB • F97 : NOUBA – Les fournisseurs • F98 : NOUBA - Marchés

  7. BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion APPLICATIONS CNRS COUGAR NOUBA SESAME F101 F100, F102 F46 BFC SIRHUS F24, F28 F26, F96 Banque de France F51, F58, F103 F99 PASSERELLE F43, F43bis, F44, F47, F50bis, F52, F52bis, F53, F54, F76, F89, F90, F95 F29, F30, F33, F72 F41 Ambassades LABINTEL F92 XLAB Flux entrants Flux sortants

  8. BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion • Flux entrants : • F24 : SIRHUS – Avances et acomptes • F26 : Banque de France - Opérations Carte Achat • F28 : SIRHUS – Données mensuelles de paie • F29 : XLAB – Commandes d’achat • F30 : XLAB – Missions • F33 : XLAB – Factures achats • F72 : XLAB – Services faits • F96 : Banque de France – Opérations Carte Logée • F99 : PASSERELLE – Notifications sur dotations annuelles

  9. BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion • Flux sortants • F41 : Ambassades – Courriers aux ambassades (missions à l’étranger) • F43 : XLAB – Engagements individuels de rémunération • F43bis : XLAB – Référence BFC des fournisseurs • F44 : XLAB – Factures achat • F46 : SESAME – Missions à l’étranger • F47 : XLAB – Mise en place des crédits • F50bis : XLAB – Constantes des flux missions • F51 : Banque de France – Règlements • F52 : XLAB – Rejet d’intégration des commandes • F53 : XLAB – Rejet Missions • F54 : XLAB – Rejet Factures • F58 : Banque de France – Virements personnel • F76 : XLAB – Rejet Services faits • F89 : XLAB – Liquidation des engagements individuels de rémunération • F90 : XLAB – Liquidation des frais de mission • F92 : LABINTEL – Crédits répartis • F95 : XLAB – Marchés • F100 : NOUBA – Commandes d’achat • F101 : COUGAR – Commandes d’achat • F102 : NOUBA – Divisions • F103 : Banque de France – Règlement Cartes Achat

  10. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation des Instituts et directions fonctionnellesLes concepts de base

  11. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  12. BFC Concepts de base – Représentation des unités et autres structures

  13. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  14. BFC Concepts de base – Les structures Les domaines comptables Société Z900 Plan d’évaluation ZFR Plan de comptes ZPCG Périmètre analytique 9000 Périmètre financier 9000 Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Domaine d’activité 0020 Domaine d’activité 0009 Domaine d’activité 0002 DR Paris B Agence comptable principale

  15. BFC Concepts de base – Les structures Le domaine Achat DDA - DR16 (PMA) Organisation d’achat centrale 9999 Société Z900 Midi Pyrénées … Paris A Org. d’achat 0001 Org. d’achat Délégation Org. d’achat 0014 Division 0001 Struct. Opérat Division Labo Division 0014 Division Labo Division Struct. Opérat Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division 0352 Division 0050 Struct. Opérat Domaine d’activité 0001 Domaine d’activité 0014

  16. BFC Concepts de base – Les structures Le domaine Ventes Société Z900 Midi Pyrénées Paris A … Organisation Commerciale 0014 Organisation Commerciale 0001 Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division 0001 Division 0014 Domaine d’activité 0014 Domaine d’activité 0001

  17. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  18. 1-Définition projet 2-OTP 3- GRAPHE OU RESEAU 4-JALONS Evénement significatif BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • Les OTP La gestion d’un projet est constituée de 4 objets : • Identification projet • Dates de référence de l'ensemble du projet • Paramètres de planification (dates, coûts) • Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...) • Le QUOI • Structure hiérarchique • Base de l'organisation et de la coordination • Budgétisation, imputation, facturation • Responsabilités • Le COMMENT • Activités organisées, charges • Liaisons, contraintes • Ressources • Ordonnancement, planification

  19. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) • Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP) • Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projet • Chaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes • Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisés • Ces coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet • Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelle • Domaine d’activité (Délégation Régionale) • Division (Unité) • Centre de coût responsable (Unité) • … • Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut

  20. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • Les projets dans BFC • LES OIP • LES CONTRATS • LES COLLOQUES • LES CONVOCATIONS DE L’AC • Les Autres Dépenses Opérationnelles

  21. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • Les natures comptables primaires • Elles permettent de tracer la nature de dépense ou de recette. • Elles représentent le niveau le plus fin de l’information. • Elles correspondent aux comptes généraux. • L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une • comptabilisation sur le compte général correspondant • Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : • Les comptes de charge  Natures comptables primaires de dépense • Les comptes de produits  Natures comptables primaires de recette • Les natures comptables primaires statistiques • Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan • (investissements/subventions) • Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : • Les comptes d’investissement  Natures comptables primaires statistiques • Les comptes de subvention  Natures comptables primaires statistiques • Les natures comptables secondaires • Elles permettent de tracer les opérations analytiques internes de reclassement ou de ventilation des dépenses (imputation de temps chercheurs, ventilation des frais de structure)

  22. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • Les groupes de natures comptables • Ils permettent d’organiser les natures comptables en hiérarchies. • Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation de certains états d’analyse. • Chaque groupe de natures comptables de l’arborescence représente un niveau de totalisation. • Ils permettent de définir des sélections de natures comptables utilisées lors du lancement des états d’analyses ou lors de traitements analytiques.

  23. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • Les centres de coûts • Ils représentent les entités structurelles de l’entreprise, stables dans le temps (au moins un • exercice). • Ils représentent le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (unité). • Le centre de coût est un collecteur de coûts • Ces coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, • Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires, énergie, • amortissements) • Le centre de coût peut être un collecteur de recettes • C’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures d’ajustements de CA • Les groupes de centres de coûts • Les centres de coûts sont organisés en hiérarchies • Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des fais généraux • Des hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyse • Ces hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts • Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles

  24. DIR-IDF Grpes de C.Cts (agrégation) C.Cts (Imputation) A0014001 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques • La Hiérarchie Standard des centres de coûts TOTAL_CNRS TOT-DIR A0325 Rsce & Cptce Tech Unités administratives centrales A0325001 Rsce & Cptce Tech DIR-SO DIR-IDF PAAA0325 Rsce & Cptce Tech A0014 Del Midi Pyr. Unités administratives régionales A0014001 D14 Aff. Géné A0014003 D14 Sce Info R0229 Ctre Anthropo R0229001 Ctre Anthropo Unités de recherche PACR0229 Ctre Anthropo

  25. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  26. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires • Les adresses budgétaires : • Une adresse budgétaire est constituée de 5 données de base : • Le centre financier • Le compte budgétaire • Le fonds • Le domaine fonctionnel • Le Programme CB • Le cadre NCBC : • L’organisation des données de base budgétaire respecte les principes du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable.

  27. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Budget de dépense Budget de recette En colonne les natures de dépense Catégorie de recette Ligne de recette En ligne les destinations

  28. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Dépenses

  29. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Domaines Fonctionnels Centres Financiers Domaines Fonctionnels

  30. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Domaines Fonctionnels

  31. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Recettes

  32. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires • Les fonds : • Ils permettent de connaître l’origine principale des crédits • Les Programmes CB : • Ils permettent de suivre les enveloppes budgétaires des contrats en ressources propres • Ils permettent de suivre les enveloppes des Opérations d’Investissements Programmés

  33. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les adresses budgétaires • Les adresses budgétaires de dépenses • Les adresses budgétaires de recettes Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat 000235/256987 Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Ligne recette R2SUB-PROJETS-OU-PGM Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Sans objet N/A Programme CB Sans objet N/A

  34. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  35. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les fournisseurs Fournisseur Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Pilotage Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Correspondance Assurance Organisation d’Achat Données d’Achats Achats Devises Partenaires

  36. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les fournisseurs Le référentiel tiers « Fournisseur » : Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation d’achat : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données d’Organisation d’Achat : données d’achat et rôles partenaires Des cas particuliers : * Les fournisseurs internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne * Les fournisseurs agents pour les flux de règlements de missions

  37. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agents • 2 types d’agents dans BFC • Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS • Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab • Mise à jour des données • Agent CNRS : SIRHUS  BFC  XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.

  38. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agents • Les infotypes : Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. • 000 Mesures • 001 Affectation • 017 Régime d'indemnisation frais dépl. • 009 Coordonnées bancaires • 002 Données individuelles • 006 Adresses

  39. Sommaire • Les concepts de base • Représentation des unités et autres structures du CNRS • Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats • Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts • Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB • Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents • Les données de base Recette Les clients Les articles

  40. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Clients Client Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Moyens de paiement Assurance Organisation Commerciale Données de Vente Ventes Facturation Partenaires

  41. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Clients Le référentiel tiers « Client » : Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation commerciale : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données d’Organisation Commerciales : détermination des prix, du compte de recette, de la classification fiscale, les partenaires Des cas particuliers : * Les clients internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne

  42. Données de base Données ADV Données de Gestion BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles Mandant ARTICLE Numéro Article Désignation / Unités / Conversions Classification Administration des ventes Groupe d’imputation article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Division Pays de départ livraison

  43. ADV : org. comm. 1 : Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles

  44. ADV : org. comm. 2 : Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits) Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY) BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles

  45. Sommaire • Les flux de gestion • Budget Préparationdu budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution • Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire • Recette • Gestion des contrats

  46. BFC Les flux de gestion – Budget Préparation du Budget Primitif Préparation du budget HORS SI Option Option Excel Intégration dans BFC des données Excel Chargement de données de la comptabilité analytique(Prébudget des OIP et des contrats à justifier) Saisies complémentaires Proposition de Budget primitif BFC Conseil d’administration Proposition non votée DFI Proposition votée Budget primitif voté Budget d’exécution Affectation Répartition Mise en place F99 : Envoi des répartitions PASSERELLE DR XLAB consommation Unité

  47. BFC Les flux de gestion – Budget Préparation du Budget Primitif Préparation du budget par la DFI DFI Ouverture calendrier Budgétaire (version XLS et BP en budgétisation) Chargement des données de la comptabilité analytique de BP CO dans BP FM (OTP) FM Intégration dans version XLS puis copie de la version XLS dans la version BP Intégration version BP FM dans version 0 d’exécution Excel Option DR Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans CO CO Intégration du pré budget CO dans BP CO

  48. BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution Les deux catégories de budget associées au budget de dépense Correspondance dans BFC Budget d’engagement Budget de paiement DFI VOTE VOTE = VOTE AFFECTE AFFECTE = AFF PASSERELLE REPARTI REPARTI = REP MIS EN PLACE DELEGUE CP = MEP F99 : Envoi des répartitions

  49. BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution Une catégorie de budget associées au budget de recette Correspondance dans BFC DFI Budget de paiement = VOTE VOTE * DELEGUE CP = DEL

  50. Centre financier DR 0014 Centre financier Unité 2504 Centre financier DR 0014 Centre financier Unité 2504 Centre financier Unité 2504 Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Compte Budgétaire Nature dépense NB Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Compte Budgétaire Nature dépense NB Compte Budgétaire Nature dépense NB Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds Tous fonds Fonds Origine du fonds 1 Fonds Origine du fonds 1 Fonds Origine du fonds 1 Fonds Origine du fonds Tous fonds Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Programme CB Dotation globale N/A Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Programme CB OIP, contrat N/A BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution • Les adresses budgétaires de dépenses Adresse de MEP des crédits Adresse de Délégation CP Adresse d’exécution De la dépense Adresse de Contrôle des AE niveau 1 Adresse de Contrôle des AE niveau 2 Adresse de Contrôle des CP

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