ZAGUÁN: Repositorio Institucional de la Universidad de Zaragoza

1. ZAGUÁN: Repositorio Institucional de la Universidad de Zaragoza Procedimiento para la gestión de Trabajos Fin de Grado y Fin de Máster: carga y validación 14 DE NOVIEMBRE 2011 Miguel Martín y Haidee Pérez

2. SUMARIO Marco normativo actual Zaguán: Repositorio institucional de la UZ - Colecciones Gestión de los Trabajos Académicos - Carga de trabajos - Validación de registros

3. Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación Acuerdo de 7 de abril de 2011, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba el Reglamento de los trabajos de fin de grado y de fin de máster en la Universidad de Zaragoza IT PC_11-01: 2011: Procedimiento para el depósito electrónico de Trabajos Fin de Grado y Trabajos Fin de Máster en el repositorio Zaguán (desarrolla el artículo 12.3 del Acuerdo de 7 de abril de 2011) Marco normativo actual

4. Zaguán: Repositorio institucional de la UZ Colecciones: • Fondo histórico: manuscritos, incunables, impresos del s. XVI al XIX, Archivo histórico • Tesis • Trabajos académicos: Proyectos Fin de Carrera (PFC), Trabajos Fin de Máster (TFM), y en un futuro Trabajos Fin de Grado (TFG) • Libros e informes: libros, informes, proceedings & preprints • Revistas: Revistas de medicina, Real Academia de Ciencias • Artículos y capítulos de libro • Fondos personales: Miguel Labordeta • OpenData

5. Sistema de autoarchivo : los alumnos realizan la carga de sus trabajos académicos a través de un formulario web. Zaguán: gestión de trabajos académicos. Procedimiento general • Se crea un registro del TFG/TFM donde se visualizan todos los datos, pero no se permite el acceso público al pdf • Una vez defendido el trabajo, la Secretaría envía a biblioteca el listado de alumnos aprobados • En biblioteca se validan los trabajos aprobados. Una vez validados, ya pueden consultarse a texto completo aquellos cuyo autor haya autorizado la consulta

6. Zaguán: gestión de trabajos académicos. Procedimiento general DEFENSA DEL TFG/TFM ALUMNO SECRETARÍA LISTADO DE APROBADOS AUTOARCHIVO PDF BLOQUEADO carga de trabajos académicos a través de un formulario web BIBLIOTECA PDF EN ABIERTO NO Registro del TFG/TFM (datos, resumen, licencia) PDF BLOQUEADO VALIDACIÓN DE REGISTROS SÍ ¿LICENCIA?

8. Zaguán: carga de trabajos académicos 1. Entrar en la página de Zaguán: http://zaguan.unizar.es

9. Zaguán: carga de trabajos académicos 2. Identificarse mediante la cuenta de correo de la Universidad 3. Seleccionar Enviar/Trabajos Académicos UZ, elegir el tipo de trabajo que se quiere cargar y pinchar en

10. Zaguán: carga de trabajos académicos

11. Zaguán: carga de trabajos académicos 4. Rellenar el formulario y adjuntar en formato PDF la memoria (obligatorio) y el anexo (si lo hay). En cualquier caso, sólo se pueden adjuntar dos archivos. El tamaño de cada uno de ellos puede ser de hasta 100 Mb Hay que tener en cuenta el uso de las portadas normalizadas

12. Zaguán: carga de trabajos académicos Cabe destacar en el campo de directores y ponentes, la existencia de un desplegable donde aparecen los registros de autoridad de Millenium, y aquéllos que los alumnos hayan introducido (p.ej. en casos de realización de trabajos en empresas, cuyo director sea personal de dicha empresa)

13. Zaguán: carga de trabajos académicos Cada biblioteca tendrá que revisar el listado de titulaciones que aparecen en el formulario para comprobar que están actualizadas, así como para indicar las que puedan faltar (estudios de máster principalmente) y enviar las correcciones a zaguan@unizar.es

14. Zaguán: carga de trabajos académicos 5. Por último, se pincha en el botón . Aparece una pantalla confirmando el envío y con el número que el repositorio Zaguán asigna al trabajo académico, en la forma TAZ-PFC-2010-008

15. Zaguán: carga de trabajos académicos 6. Una vez cargado el trabajo, se crea un registro con los datos introducidos por el alumno. Se visualiza de la siguiente manera:

16. Zaguán: carga de trabajos académicos 7. El servidor envía un correo electrónico de confirmación al alumno. Éste tendrá que comprobar que el documento en pdf se ha cargado correctamente. Para ello tiene que acceder al registro de su trabajo: a) a través del enlace que aparece en el correo electrónico de confirmación

17. Zaguán: carga de trabajos académicos b) buscarlo en la página de Zaguán, por ejemplo, introduciendo sus apellidos

18. Zaguán: carga de trabajos académicos Una vez localizado, tiene que pinchar en “Registro completo” para acceder al registro de su trabajo Aparece la nota “Trabajo pendiente de validar administrativamente” y los documentos en PDF aparecen bloqueados con el icono de un candado.

19. Zaguán: carga de trabajos académicos Se pincha en ellos y aparecerá una pantalla donde hay que introducir el nombre de usuario (la parte que está antes de @ en el correo electrónico de la UZ) y la contraseña. Si los documentos no se visualizan correctamente el alumno se pondrá en contacto con la biblioteca del centro y actuaremos según lo que vamos a ver a continuación

20. Zaguán: carga de trabajos académicos • La biblioteca y la Secretaría correspondiente también reciben un correo electrónico donde se informa de la carga del proyecto. • La biblioteca tendrá que comprobar que los documentos pdf se visualizan correctamente. Para ello, accedemos al registro del trabajo a través del enlace que aparece en el correo electrónico.

21. Zaguán: carga de trabajos académicos Aparece la nota “Trabajo pendiente de validar administrativamente” y los documentos en PDF aparecen bloqueados con el icono de un candado.

22. Zaguán: carga de trabajos académicos Se pincha sobre ellos y aparecerá una pantalla donde hay que introducir el nombre de usuario de la biblioteca (la parte que está antes de @ en el correo electrónico) y la contraseña. De esta forma, accederemos al texto completo del documento pdf

23. Zaguán: carga de trabajos académicos Si los documentos no se visualizan correctamente: • avisaremos al alumno para que nos envíe una copia de sus documentos pdf • una vez recibidos, los reenviaremos a la cuenta de zaguan@unizar.es junto con la referencia del trabajo académico en cuestión, para proceder a sustituir los pdfs dañados por los recibidos del autor

24. Zaguán: visualización de registros Ejemplo de Trabajo académico pendiente de validar LICENCIA CREATIVE COMMONS PARA LA CONSULTA NOTA DE “PENDIENTE DE VALIDAR” ENLACES A TEXTO COMPLETO BLOQUEADOS HASTA LA VALIDACIÓN

25. Zaguán: validación de trabajos académicos. Procedimiento general • Una vez que los alumnos han defendido y aprobado su TAZ, la Secretaría nos envía una base de datos o listado con sus nombres y los nombres de los directores y/o ponentes, así como un listado con los no aprobados o no presentados • La biblioteca pasa a validar los trabajos aprobados: se verifican los datos introducidos por el alumno, se revisan posibles errores tipográficos, se normalizan los nombres de directores/ponentes (conforme a los registros de autoridad de Millenium) • No se podrán modificar los datos relacionados con la licencia para la consulta ni los documentos adjuntos • La biblioteca enviará a zaguan@unizar.es el listado de referencias de los trabajos no aprobados para proceder a su eliminación

26. Zaguán: validación de trabajos académicos. Pasos a seguir • Ajustar el formato del listado de aprobados según nuestras necesidades: transformarlo a word, excel, etc … • Para proceder a la validación de los registros utilizaremos dos pestañas del navegador: - Pestaña 1: realizamos la búsqueda de los registros que tenemos que validar - Pestaña 2: realizamos la validación de los registros

27. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 1. Entrar en la página de Zaguán: http://zaguan.unizar.es

28. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 2. Identificarse mediante la cuenta de correo de la Biblioteca

29. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 3. Pinchamos en la colección “Trabajos Académicos”

30. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 4. Seleccionamos el Centro que tenemos que validar.

31. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 5. A continuación buscamos por el texto “trabajo pendiente de validar”. De esta forma se localizan los trabajos que se han cargado para la última convocatoria de ese centro y que están pendientes de validar por la biblioteca

32. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 6. Ordenamos los resultados por autor principal y ordenación ascendente

33. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 1: búsqueda de registros para validar 7. Obtenemos el listado de trabajos pendientes de validar en nuestro centro ordenados alfabéticamente por el nombre del alumno

34. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 2: validación de registros 1. Entrar en la página de Zaguán: http://zaguan.unizar.es

35. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 2: validación de registros 2. Comprobar que aparecemos identificados como biblioteca 3. Seleccionar la opción “Enviar”

36. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 2: validación de registros 4. Pinchar en Trabajos Académicos UZ, elegir el tipo de trabajo que se quiere validar y pinchar en

37. Zaguán: validación de trabajos académicos • Pestaña 2: validación de registros 5. Aparecerá la siguiente pantalla

38. Zaguán: validación de trabajos académicos 6. Empezaremos a validar por orden alfabético según el listado enviado por Secretaría. Para ello, copiamos el número de referencia TAZ de la pantalla de búsqueda del registro correspondiente al alumno (pestaña 1), y lo pondremos en la pantalla de validación (pestaña 2) Pestaña 1 Pestaña 2

39. Zaguán: validación de trabajos académicos 7. Comprobar datos y hacer las correcciones oportunas*. A continuación, pinchar en Terminar

40. Zaguán: validación de trabajos académicos 8. Por último, aparece el siguiente mensaje de confirmación. Si queremos seguir validando trabajos, pincharemos en “main menu” Una vez validado el registro, el alumno recibirá un correo electrónico donde se le informa de que el registro que creó en Zaguán se ha verificado administrativamente y que su trabajo pasa a formar parte del repositorio, con la licencia que especificase en el momento del envío.

41. Zaguán: validación de trabajos académicos. *Instrucciones para la corrección de datos en los registros /1 • El texto del registro irá en minúsculas • Añadir / corregir tildes • Título: en minúsculas, sin punto final • Nombres de autores: • irán en el orden “Apellido Apellido, Nombre” • se pospondrán las preposiciones que precedan a los apellidos • sin espacios detrás • Nombres de directores / ponentes: • según aparezcan en Millenium como registro de autoridad • eliminar cualquier referencia a la función: p.ej. (coord.), (dir.) • sin espacios detrás

42. Zaguán: validación de trabajos académicos. *Instrucciones para la corrección de datos en los registros /2 • Ponente: comprobar que en este campo no aparezca ni el nombre del alumno ni el del director. En los casos en que ocurra esto, avisar a zaguan@unizar.es • Campos de notas y de resumen: con punto final • Palabras clave: • una por línea • sin espacio detrás de cada palabra • sin signos de puntuación: puntos, comas, etc.

43. Zaguán: visualización de registros Ejemplo de Trabajo académico donde se autoriza la consulta LICENCIA CREATIVE COMMONS PARA LA CONSULTA ENLACES AL TEXTO COMPLETO

44. Zaguán: visualización de registros Ejemplo de Trabajo académico donde NO se autoriza la consulta NOTA DE “NO AUTORIZA CONSULTA” ENLACES A TEXTO COMPLETO BLOQUEADOS

45. ¡Muchas gracias a todos!