Schriftelijk communiceren voor teamleiders Blok 1

1. Schriftelijk communiceren voor teamleiders Blok 1 april 2008 Frits Gubbels

2. Agenda • 13:00 – 13:15 Voorstellen en introductie • 13:15 – 13:45 Communicatie • 13:45 – 14:00 Criteria voor een goede nieuwsbrief • 14:00 – 14:30 Terugkoppeling groepsopdracht • Pauze • 14:45 – 15:15 Theorie nieuwsbrief • 15:15 – 15:30 Inventarisatie onderwerpen • 15:30 – 15:45 Voorbereiding blok 2 • 15:45 – 16:00 Evaluatie blok 1

3. Communicatie(13:15 – 13:45) • Van Dale (2000) beschrijft communicatie als het uitwisselen van informatie. • Het proces waarin een zender, via een medium, met een bewuste intentie een boodschap doorgeeft aan een ontvanger, die deze op de één of andere manier verwerkt. • De functie van communicatie, zowel op verbaal (de taal) als op non-verbaal (alles buiten de taal) niveau, is invloed uitoefenen op onze omgeving, stellen Oyen en Lievers (1987).

4. (Efficiënt en effectief) Communiceren Communiceer vanuit ontvanger Efficiënt: de juiste dingen doen Effectief: de dingen op de juiste manier doen. Zenden en ontvangen kan niet tegelijkertijd Er is regelmatig ruis Ontvangen is luisteren Luisteren is iets anders als ‘niet praten’ Goed voorbereiden Helder uitvoeren Zenden is doelbewust Ontvanger Zender

5. Aspecten van communicatie • De inhoud (het bericht) • Het doel • Verbaal en non-verbaal • De vorm / het medium • Het medium • De zender en ontvanger • Juist en tijdig • Ruis, verstoring • Het referentiekader Voorbeelden ?

6. Verbale en non verbale communicatie Transparant communiceren Jij Denken, willen, voelen, weten, ervaren enz. Binnenkant Verbale en non-verbale communicatie Buitenkant De ander(en) Overkant De ander reageert op jouw buitenkant

7. Welke knelpunten komen jullie tegen in de (dagelijkse) communicatie ? Resultaten op flip over

8. Aanpak • Doelgroep zijn team-leden • Per groep van 3 personen aan de slag • Resultaten op flip-over en presenteren • Maximaal 15 minuten voorbereidingstijd Daarna 30 minuten voor plenaire bespreking

9. Pauze 14:30 – 14:45 Verstandige mensen spreken uit ervaring. Nog verstandigere mensen spreken uit ervaring niet

10. Theorie Nieuwsbrief(14:45 – 15:15) • Schrijf en denk vanuit de lezer • Zorg dat de lezer wordt geboeid • Schrijf beknopt • Denk na over volgorde en prioriteit van items • Leesbaarheid: leesgemak, bondigheid, levendigheid, nauwkeurigheid, stijl • Herkenbare structuur/format • Stijl (gebiedend/dominant/aarzelend)

11. Voorbeelden • Fijne vakantie allemaal, ook voor het gezin en kom gezond weer terug ! • T.a.v. het ZZP gebeuren is xxx aanspreekpunt in de regio. • Nieuwe beleidsnota TOS lezen in KompaZ, we starten hiermee in 2008. • Alle voorbehouden handelingen vind je in KompaZ: BIG. • Al gehoord/gelezen over de functiereductie ?? • Hopelijk kunnen we in de toekomst veel gebruik maken van elkaars kwaliteiten. • Een compliment voor iedereen die zo hard aan de zorgdossiers werkt.

12. Aanpak opzetten nieuwsbrief • Verken de schrijfopdracht • Analyseer het onderwerp • Baken het onderwerp af • Stel een bouwplan op • Plan de werkzaamheden • Controleer het bouwplan Zie cursusmateriaal

13. Opdracht 2 (15:15 – 15:30) Welke onderwerpen moeten aan de orde komen ?(huiswerk vraag 1) Resultaten op flip-over (vast, periodiek, incidenteel)

14. Opdracht 3(15:30 – 15:45) Wat zijn de voorwaarden om een succesvolle nieuwsbrief te introduceren ? (huiswerk vraag 2) Resultaten op flip-over

15. Voorbereiding blok 2 • Opdracht: Nieuwsbrief samenstellen • Groepjes van 3 personen • Volgende keer presenteren: resultaat en ervaringen (10 min. per groep) • Vooraf aan docent toezenden (uiterlijk 12 april) • Gebruik behandelde theorie • Formaat is MS-Word • Denk en redeneer vanuit ontvanger • Vergeet lay-out, vormgeving e.d. niet

16. Vragen ? Veel vergaderingen worden afgesloten met het plannen van de volgende vergadering.

17. Evaluatie blok 1 Rondgang: • Voldoet de inhoud en werkwijze aan de verwachtingen? • Welke ondersteuning denk je nog nodig te hebben? • Wordt het resultaat gerealiseerd?