NASIL ERASMUS ÖĞRENCİSİ OLURUM …

1. NASIL ERASMUS ÖĞRENCİSİ OLURUM … Erasmus Kurum Koordinatörlüğü 2014-2015

2. ASİL İLAN EDİLEN ÖĞRENCİLERİMİZİN YAPMASI GEREKEN HUSUSLAR….!!!

3. Erasmus Aday Asil Öğrencisi kimdir? • İnternet başvuru formunda tercih etmiş olduğu iki Avrupa üniversitesinden birine ya da kontenjanın müsait olduğu diğer bir üniversiteye gitmeyi hak etmiş öğrenci Erasmus Aday Asil öğrencidir. • Aday Asil öğrenci olmak kazanılmış hak değildir. • Sizden istenecek bir çok evrak olacaktır. Evrakların sizden istenen tarihler içinde tamamlanıp teslim edilmesini takiben karşı üniversitelerden gelecek olan kabul belgeleri sizin hak sahibi olduğunuzun bir göstergesidir. Bu bağlamda aşağıda sizden istenen evrakların hazırlanış şeklini iyi takip etmeniz ve evrakların eksiksiz tamamlanmasını sağlamanız gerekmektedir. Bu bir öğrenci yükümlülüğü olup özellikle gideceğiniz üniversitelerdeki derslerin seçimi konusunda mutlaka bölüm koordinatörünüzden onay almanız gerekmektedir.

4. KOORDİNATÖRLÜĞÜMÜZE VERİLECEK EVRAKLAR VE HAZIRLANIŞLARI …. Aşağıda sizlerden istenecek evrakların belirtilen süreler dahilinde eksiksiz hazırlanıp, karşı üniversitelere gönderilmek üzere Koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekir. • 2 adet Başvuru Formu (Application Form) 2. 2 adet konaklama formu (Accomodation Form) • 4 adet öğrenim anlaşması formu (Learning Agreement Form) • Staj öğrencileri için – staj anlaşması formu (Training Agreement Form) 5. 2 adet tanınırlık belgesi (Recognition Sheet) 6. 4 adet vesikalık fotoğraf • Lisans öğrencilerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından, Lisansüstü öğrencilerin ilgili Enstitülerden temin etmesi gereken 2 adet İngilizce not döküm belgesi (Transcript). • Aile İzin Belgesi

5. Üniversite Başvuru Formu (Application Form) neleri kapsar ? • Bu form gidilecek üniversitenin internet sayfasından öğrenci tarafından temin edilir. Formun içeriğinde öğrencinin şahsi bilgileri, gidilecek üniversitede eğitimin hangi dönem gerçekleşeceği, hangi bölümde eğitim aldığı ve eğitim bilgileri gibi bilgiler sorulmaktadır. Formun bilgisayarda doldurulması gerekmektedir, pek çok Avrupa üniversitesi el yazısını kabul etmemektedir. • Eğer bu forma gidilecek üniversitenin internet sayfasından ulaşılamaz ise, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ile temasa geçiniz. Kendisi karşı Üniversitenin ilgili birimi ile temasa geçerek gerekli evrakı sizin için isteyecektir.

6. Konaklama Formu (Accommodation Form) neleri kapsar ? • Bu form gidilecek Üniversitenin internet sayfasından öğrenci tarafından temin edilir, gidilecek Üniversitede eğitimin hangi dönem gerçekleşeceği, öğrencinin şahsi bilgileri, hangi süreler arasında konaklamanın yapılacağı, konaklama türü (yurt, pansiyon, özel yurt veya apartlar) ve diğer bilgiler sorulmaktadır. • Eğer bu forma gidilecek Üniversitenin internet sayfasından ulaşılamaz ise, Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ile temasa geçiniz. Kendisi karşı Üniversitenin ilgili birimi ile temasa geçerek gerekli evrakı sizin için isteyecektir

7. Öğrenim Anlaşması (LearningAgreement)neleri kapsar ? • Öğrenim Anlaşması; karşı üniversiteden alacağınız ve gideceğiniz döneme ait derslerin kodlarını, ders adını ve AKTS kredilerini içerir. Bir dönem içinde 30 AKTS‘lik ders seçilmesi gerekmektedir. Derslerin tespiti ve seçiminde mutlaka ERASMUS BÖLÜM KOORDİNATÖRÜNÜZE başvurunuz…. • Doldurulacak olan Öğrenim Anlaşmasından 4 adet orijinal gereklidir, bunun 3 adeti Koordinatörlüğümüze verilecek evraklar arasında yer almalıdır, 1 adeti ise Bölüm Kurulu + Fakülte Kurulu Kararları için ERASMUS BÖLÜM KOORDİNATÖRÜNE tarafınızca verilmelidir. • Bölüm Koordinatörünüz ile birlikte seçeceğiniz dersler, mutlaka onaylanmalı ve ilk önce Bölüm Kurulu ve daha sonrada Fakülte Kurulu kararı ile Koordinatörlüğümüze iletilmelidir.

9. Tanınırlık Belgesi (RecognitionSheet)neleri kapsar ? • Tanınırlık belgesi, SDÜ’de ilgili dönemde alacağınız derslerin karşılığında ilgili Avrupa üniversitesinden alacağınız dersleri göstererek ders eşleştirmesinin yapıldığı belgedir. • Bu belge öğrenci, Bölüm Başkanı ve Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından imzalanmak zorundadır. Bu belge http://erasmus.sdu.edu.tr sitesi “Giden Öğrenci Formları” linkinden ulaşabilirsiniz.

11. Staj öğrencilerinin yapması gerekenler • Staj öğrencileri gidecekleri kurum-işletme yada üniversite ile kendileri yazışarak yerlerini ayarlamakla yükümlüdürler. Çok önemli olan husus yapılan staj ile öğrenimlerinin alakalı olmasıdır. Aksi halde staj faaliyeti geçersiz sayılacaktır. • Staj öğrencileri, öğrenimden farklı olarak staj anlaşmasını dolduracaklardır. Bu belgenin karşı kurumdan imzalanmış nüshalarını 19.04.2013 tarihine kadar Koordinatörlüğümüze teslim etmeleri gerekmektedir. • Staj anlaşmalarının birer kopyası öğrencinin Bölümüne resmi yazı ile gönderilerek Bölüm ve Fakülte Kurullarına girmesi sağlanmaktadır. • Staj öğrencileri staj anlaşmalarının imzalı hallerinin yanı sıra karşı kurumdan kabul belgesi talep etmek durumundadır.

12. Aile İzin Belgesi • Bu belge sizlerin yurtdışında eğitim alacağınızın aileniz tarafından onaylanmasıdır. • Diğer başvuru evrakları ile birlikte bu evrakın da teslim edilmesi gerekmektedir. Bu belgeye http://erasmus.sdu.edu.tr sitesinde yer alan “Giden Öğrenci Evrakları”ndan ulaşabilirsiniz.

13. Evrakların Koordinatörlüğümüze iletilmesi ve sonrasında yapılması gerekenler….- 1 - Koordinatörlüğümüzce istenen evrakların öğrencilerimiz tarafından tamamlanmasından sonra, • Evraklar eksiksiz ve doğru olarak Koordinatörlüğümüze elden iletilmelidir. • Koordinatörlüğümüzce evraklar, ilgili Erasmus yetkilisi tarafından kontrol edilecektir.Gerekli hallerde öğrencinin düzeltme yapması istenecek ve evrakların tekrar tanzimi talep edilecektir. Burada en önemli hususlardan biri ise formlarda yer alan İMZALARIN eksiksiz olmasıdır. • Bu işlemler tamamlandığı zaman tüm evrakların ilgili karşı üniversitelere posta ve fax ile gönderilmesi Koordinatörlüğümüzce sağlanır. • Tüm bu hazırlıklar, karşı üniversitelerin ilan etmiş oldukları SON BAŞVURU tarihlerinden (deadline) önce yapılmak zorundadır.

14. Evrakların karşı Üniversiteye ulaştırılmasından sonra takip edilecek hususlar - 2 - • Koordinatörlüğümüz evrakların karşı üniversitelere tam ve eksiksiz ulaştırılmasından sorumludur, evraklarda daha sonra oluşabilecek herhangi bir düzeltme ve değişim Koordinatörlüğümüzce takip edilecek ve ilgili bölüm koordinatörleri ve sizinle temasa geçilerek zaman kaybetmeden gerekli düzeltmeler yapılacaktır. • Evraklar ile ilgili hiçbir problemin kalmadığı andan itibaren, karşı Üniversitelerin; öğrencilerimize ait ACCEPTANCE LETTER (Kabul Belgelerinin) gelmesi için bekleme süresi başlayacaktır. Bu belgenin doğru ve eksiksiz ulaşması ÖNEMLİ bir husustur. • Kabul belgelerinin üniversitemize ulaştırılması üniversitelerin idari işleyiş yöntemine göre değişmektedir, ancak edinilen tecrübelere göre görülmüştür ki, bu belgenin tarafımıza ulaştırılması süresi 30 ile 60 gün gibi bir zamanı kapsamaktadır. • Bu maksatla, karşı üniversitelere gönderilecek olan tüm gerekli evrakların bir an önce doğru, eksiksiz ve en kısa zamanda gönderilmesi işlemi ÖNEMLİ bir konudur.

15. KABUL BELGELERİNİN (ACCEPTANCE LETTER ) Karşı Üniversitelerden Koordinatörlüğümüze ulaştırılmasından sonra yapılması gerekenler - 3 - • Bu belge sizler için gerekli ve ÇOK önemli bir belgedir. Talep etmiş olduğunuz dönemde karşı üniversitede eğitim alabileceğinizi belgeler. • Ayrıca gidilecek olan üniversitelerin bulunduğu ülkelerin Büyükelçilikleri ve/veya Konsolosluklarından istenecek olan VİZE başvuruları için MUTLAK SURETTE GEREKLİ BİR BELGEDİR. • Bu belgenin orijinali sizlere verilecek olup, 1 adet kopyası Koordinatörlüğümüzde saklanır. • Bazı üniversiteler ev adreslerine göndermektedir. Bu durumda öğrencilerin hiç vakit kaybetmeden koordinatörlüğümüzle irtibata geçmeli ve bir kopyasını bize ulaştırması gerekmektedir.

16. VE ARTIK GİDİYORUM...

17. Pasaport çıkartmak için başvuruları ne zaman yapabilirim… • Sizden istenen evrakların Koordinatörlüğümüze teslim edilmesinden sonra, pasaportlarınızın çıkartılabilmesini teminen sizlere Pasaport Harç Muafiyet Belgesi Koordinatörlüğümüzce verilecektir. • Yurt dışında eğitim almaya hak kazanan ADAY ASİL öğrencilerimiz bu belgeyi hazırlayarak bize teslim ederler. • Bunu takiben Koordinatörlük Davraz Vergi Dairesine hitaben yazılmış bir pasaport istek yazısı verir. • Söz konusu yazı ile öğrenci Davraz Vergi Dairesine gider, orada elden bir yazı alır ve 4 adet fotoğraf + nüfus cüzdanı ve fotokopisi + pasaport talep bedeli ile birlikte (yeni adliye sarayındaki) Pasaport Şube Müdürlüğüne şahsen başvurular yapılır.

19. Vize İşlemlerine ne zaman başlayabilirim? • Öğrencilerimiz, karşı Üniversitelerin gönderecekleri ACCEPTANCE LETTER (Kabul Belgelerinin) Orijinali Koordinatörlüğümüze dönmesi durumunda Vize işlemlerine başvuru yapabilirler. • Başvurular mutlaka şahsen yapılmalı ve başvuru öncesinde MUTLAKA Konsolosluklar ve/veya Büyükelçilikler ile görüşülüp randevu alınmalıdır. • Konsolosluk veya Büyükelçiliklerin genel olarak istedikleri belgeler şunlardır. a) Yurt dışında kalacağınız süreyi ve daha sonraki 6 ayı kapsayan PASAPORT.. b) Onaylanmış Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) c) Kabul belgesi – Acceptance Letter (aslı) d) Yurt dışında kalacağınız süreyi kapsayan Sağlık Sigortası (Özel Sigortalardan temin edilir). Minimum 30.000 Euro’yu kapsayacak şekilde. e) Koordinatörlüğümüz tarafından verilecek Erasmus Öğrencisi olduğunuzu ve hibe alacağınızı bildiren belge. f) Ailenizin ve sizin maddi durumunu gösteren her türlü evrak ve banka teminatları g) Bu evrakların yanı sıra ayrı bir evrakın istenmesi halinde ilgili evrakın temin edilmesi öğrenciye aittir.

20. Vizem çıktı ne yapacağım! • Vizeniz çıktı, gözünüz aydın !! Artık yurt dışı eğitimine başlamanıza az kaldı … • Daha önce Ziraat Bankası Isparta Merkez şubesinde açtırmış olduğunuz EURO hesap numaranızı vermek ve ayrıca gitmeden önce yapmanız gereken son işlemleri (SDÜ – Öğrenci Anlaşma metninin imzalanması, pasaportunuzun mühürlü sayfasının fotokopisini ve diğerlerini) yapmak üzere MUTLAKA Koordinatörlüğümüze uğrayınız. • Uçak biletinizi almayı unutmayın …!!!

21. HİBELER (Öğrenim ve Staj Amaçlı) Erasmus Bilgilendirme Toplantısı 25.03.2013

22. Gidiyorum herhalde… • Son olarak listeyi kontrol edelim !!! • Gideceğim döneme ait hibenin ilk dilimi (%80) olan miktar EURO hesabıma yattımı …? • Beraberimde götüreceğim evraklarım tamam mı ? - Sigorta Poliçem.. - Kabul Belgem (Acceptance Letter Kopyası) - Erasmus Öğrencisi olduğuma dair belgem (Kopyası). - Konaklama Formu (Accommodation Letter Kopyası) - Öğrenim Anlaşmam (Learning Agreement Kopyası) - vizeli pasaportum.. - BİLETİM .. - Beni karşılamaları için karşı üniversite ile yaptığım son mail mesajım ve gelen cevabı..

23. Artık yeni Üniversitemdeyim • Bazı üniversiteler öğrenim başlamadan önce Erasmus Öğrencileri için Oryantasyon Programları düzenlemektedir, bu durum karşı üniversitelerin Akademik Takvimlerinde yer alır, buna göre Oryantasyon Programlarına katılmanız gerekecektir. • Üniversiteler ulaşıldığında ilk uğranacak birim üniversitelerin Dış İlişkiler &Erasmus Birimleridir. Buradan derslerinizin hangi zaman içinde başlayacağı, ilgili birim öğretim elemanlarına nasıl ulaşılacağı, ilgili ülkede OTURMA MÜSADESİ için nelerin, hangi zaman dilimi içinde yapılacağı sizlere bildirilir. • Eğitim göreceğiniz üniversitede konaklama imkanlarının (yurt) var olup olmadığını, yok ise nerede konaklamanın yapılacağını MUTLAKA daha önceden sormuş ve yerinizi ona göre ayırtmış olmalısınız…!!! • Daha önceden Learning Agreement (Öğrenim Anlaşmanızda) belirlemiş olduğunuz derslerin verilip verilemeyeceğini kontrol ediniz, ders değişikliği var ise MUTLAKA Ders Değişiklik Formunu (Web sitemizde bulunan Öğrenim anlaşmasının 2. Sayfası) doldurup imzalattıktan sonra (en geç 4 hafta içinde) Koordinatörlüğümüze ulaştırınız.

24. Dönerken beraberimde hangi belgeleri istiyoruz? • Beraberinizde getirmeniz gereken en önemli belge “ Katılım Belgesidir “ – CONFIRMATION LETTER, Bu belgeye göre sizin hibe hesaplarınız tekrar yapılır. Bu belgede adınız soyadınız, hangi dönem ve hangi tarihler arasında eğitim aldığınız belirtilir. • Ayrıca Not Çizelgesi – TRANSCRIPT OF RECORDS belgesini bazı üniversiteler size verirler bazıları ise posta ile Koordinatörlüğümüze gönderirler. Ancak orada MUTLAKA istemeniz veya hatırlatmanız gerekebilir. Transkript belgeniz ne kadar çabuk bize ulaşırsa derslerinizin SDÜ Transkriptine işlenmesi o kadar çabuk olur.

25. Döndüm ve şimdi ne yapmalıyım? • Üniversitemize tekrar hoş geldiniz …. • Sizi Koordinatörlüğümüzde bekliyor olacağız ……!! az bir evrak kaldı doldurmanız gereken : Faaliyet Raporu gelince çayımızı da içeriz özlemişsinizdir……

26. ÖNEMLİ NOKTALAR • Unutmayınız ki Erasmus Faaliyeti bir eğitim faaliyetidir. Dolayısıyla sizlerden eğitiminiz bitiminde en az 2/3lük= 20 kredilik başarı bekliyor ve istiyoruz. Bu kriteri sağlamayan öğrencilerin %20lik kalan hibe miktarını kesebileceğimiz gibi verilen tüm hibeyi geri alma hakkımızın da olduğunu unutmamanızı istiyoruz. • Dersleriniz, gittiğiniz üniversitede karşılaştığınız sorunlar, kaldığınız ülkede yaşadığınız sorunlarla mücadele ederken bulunduğunuz üniversitenin Dış İlişkiler Koordinatörlüğünü ve mutlaka bizi bilgilendirmeniz gerekmektedir.

29. Teşekkür Eder, Evraklarınızı hazırlarken kolaylıklar dileriz. Unutmayınız ki; Erasmus Programı bir öğrenciye sunulabilecek en faydalı ve eğlenceli bir faaliyettir. Aday Asil ve Aday Yedek olmak büyük ayrıcalıktır kıymetini biliniz çünkü bu şans tekrar sizin olmayabilir…

30. ÖNEMLİ!!! Aday Asil Erasmus öğrencilerinin gidecekleri üniversitelere ait gerekli Evraklarının Koordinatörlüğümüze teslimi için son tarihler: • Öğrenim Hareketliliği: 18 NİSAN 2014 • Staj Hareketliliği : 30 Nisan 2014 Bu tarihten sonra getirilecek evraklar kabul edilmeyecek ve evrak getirmeyen öğrenciler listeden düşecek ve yedeklere sıra gelecektir.

31. Ülke Danışmanları

32. Öğrenci Görüşme Saatleri Pazartesi : 09.30-12.00 Salı : 09.30-12.00 Çarşamba : 09.30-12.00 Perşembe : 14.00-17.00 Cuma : 14.00-17.00

33. Sorularınız için bizi arayabilirsiniz: Erasmus Kurum Koordinatörlüğü Batı Yerleşkesi Yeni Dış İlişkiler Binası Üst Katı Tel: 0 246 211 8202 Fax: 0 246 211 1710 E-posta: erasmus@sdu.edu.tr