Projektmenedzsment

1. Gönczi Zsolt M.B.A. 06-20/ 377-9200 E-mail: gonnczi.zsolt@fnti.hu Projektmenedzsment

2. Projekttömeg • Szükséges egy olyan tevékenység tömeg, amely képes felszívni a támogatást • Ötlettől a projekttervig  projekttervezés, projektmenedzsment • Jogosultság (elfogadható költségek, versenyszabályok) • Megvalósíthatóság (pénzügyi és nem pénzügyi megtérülés, költségek és hasznok)

3. Alapvető pályázati formák • Pályázat • Tender • Nyílt tender • Zárt tender • Meghívásos • listás • Előminősítési pályázat • Egyéb csoportosítások

4. Finanszírozási formák • Külső befektetők • Hitel • Lízing • Kötvény • Faktoring • Külső támogatás

5. A projektek előkészítésePCM, SWOT, LKM szerepe, felépítése

6. A projekt fogalma • A projekt szempontjából 3 tényező: • Erőforrások (humán, energia, pénz) • Cél, célrendszer • Idő, fázisok

7. A pénzfelvevő képesség négy pillére

8. A projekttömeg Lesz-e elég projekt? Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?

9. Van-e projekt bázis? • Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” • Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” • Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” • Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” • Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”

10. A „jó” projekt ismérvei • releváns • valós igényre alapul • cél-orientált • a kiírásnak megfelel • megvalósítható • jól átgondolt, következetes • eredményei mérhetők • reális költségvetés • világos munkamegosztás • előzetesen felmért kockázatok • fenntartható • a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

11. 1. Projekt menedzsment • Projekt tervezet készítése: • Adatgyűjtés • Célok tisztázása (általános, specifikus) • Célcsoport kiválasztása • A tevékenységek megtervezése • Körülmény analízis • Üzleti terv készítése • Dokumentációk/ellenőrzés

12. 2. Adatgyűjtés – probléma meghatározás • Jelenlegi helyzet meghatározása • Probléma elemzés, körülmények • Probléma meghatározása • Ok-okozati viszonyok feltárása

13. 3. Cél és feladat meghatározás • Célcsoport kiválasztása: • Érdekelt személyek, szervezetek • Részesedésük • Érdekeik, céljaik vizsgálata • Célok, feladatok rögzítése • SWOT modell • Logikai keretmátrix elkészítése

14. 4. Tevékenység tervezés • Feladatok kiosztása • Az időtávok meghatározása • Fázisok alapos ismerete (szakértők bevonása) • MÉRFÖLDKÖVEK!

15. 5. Üzleti terv elkészítése • Bevezető oldal: • Azonosító adatok, alapinformációk • Összefoglaló: • Ötlet leírása, piaci tendenciák, marketing stratégia, pénzügyi kimutatások • Megvalósíthatósági tanulmány: • Vállalkozás bemutatása, célok ismertetése, iparág elemzés, marketing terv, pénzügyi terv • Mellékletek

16. 7. Pályázat elkészítése • A pályázati szabályzat alapos ismerete • A pályázati cél és a projekt cél összhangja • A projekt belső ellenőrzése az űrlapok kitöltés előtt (monitoring) • Nyilatkozatok megléte • Dokumentumok, engedélyek, igazolások rendelkezésre állnak!

17. PCM és LogFrame módszertan

18. A PCM módszertan… • a problémamegoldó ember módszere • jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz • megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz • egy láncra fűzi fel a tervezést és a végrehajtást • ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a hiányosságot • … és mindemellett az EU fejlesztési programjainak kedvelt (megkövetelt?) módszertani eszköze

19. A PCM mint megvalósítási eszköz • Cél: • az érintettek hozzák meg a döntéseket • a döntések releváns információkra épüljenek • a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell • a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe Programozás Értékelés Identifikáció Megvalósítás Kidolgozás Finanszírozás

20. Szükségletek meghatározása Célok kialakítása Visszacsa-tolás Projekt tervezés Projekt megvalósítás Projekt monitoring és értékelés Korlátok Projekt ciklus - egy másik megközelítés

21. Egy kis történelem

22. A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: • a valós problémákra épülést • a célok strukturáltságát • a mérhetőséget • a kockázatok felmérését • a projektterv következetességét Tervezési módszer? • Projektmenedzsment • Projektértékelés

23. A logikai keretterv A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

24. Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? Probléma: Jelenlegi helyzet ELTÉRÉS

25. A probléma meghatározása • Szükséglet, probléma meghatározása • A probléma által leginkább érintett népesség / csoportok meghatározása • A projekt iránti szükséglet igazolása • Az állítások alátámasztása statisztikákkal, tanulmányokkal, tapasztalatokkal Miért van szükségünk a projektre?

26. A helyzetelemzés eszköze - a SWOT • Az aktuális helyzet leírására épül • A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít • Megalapozza a stratégia felé való továbblépést • Osztályozás • Erősségek (belső - pozitív) • Gyengeségek (belső - negatív) • Lehetőségek (külső - pozitív) • Veszélyek (külső - negatív)

27. A SWOT négy kategóriája • Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + • Pozitív dolgok, amik jól működnek, és lehet rá befolyásom hogy még jobban működjön • Gyengeségek(Weaknesses) - Belső tényezők, - • Olyan dolgok amik nem jól működnek, de lehet rá befolyásom hogy jobb legyen a helyzet • Lehetőségek(Opportunities) - Külső tényezők, + • Olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek és rájuk építve kihasználhatjuk az erősségeinket • Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - • Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek

28. A SWOT elemzés

29. LOGIKAI KERETMÁTRIX (LKM) MÓDSZER • Az 1960-es években fejlesztették ki • Az EU pályázati gyakorlatában kötelezően használt módszer • Tervezési eszköz: elemzési folyamatból és megjelenítési módból áll • Segítségével szisztematikusan felállítható a projekt elemeinek (célok, eredmények, tevékenységek) hierarchiája, oksági kapcsolata, teljesülésük megállapítása és a befolyásoló külső tényezőkre tett feltételezések

30. Logikai keretmátrix • Tervezési és menedzsment eszköz • célorientált • Célkitűzés-meghatározás kulcsszerepe van a • tervezésben • monitorozásban • értékelésben

31. A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció • Problémaelemzés • Célelemzés • Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása • beavatkozási logika • indikátorok és forrásaik • források • feltételezések

32. A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika

33. ELEMZÉSI FÁZIS 1. lépés: érintettek elemzése 2. lépés: problémaelemzés 3. lépés: célkitűzés-elemzés TERVEZÉSI FÁZIS 4. lépés: a beavatkozási logika meghatározása 5. lépés: az előfeltevések és a rizikófaktorok meghatározása 6. lépés: az indikátorok azonosítása 7. lépés: tevékenységütemezés 8. lépés: költségvetés készítése Logikai keretmátrix lépésről-lépésre

34. 1. Az érintettek elemzése • A különböző érintettek azonosítása • Érinti a projekt • Befolyásolhatja a projektet • Lehetséges projekt partner • „Konfliktusos” szereplők • Szerepek szerinti csoportosítása • Projektben közreműködik, társfinanszíroz, haszonélvező • Támogató szervezet • Ellenőrző szerep

35. Csoportosítás társadalmi és szervezeti szempontból • Mik a társadalmi és gazdasági jellemzőik • Milyen a szervezeti felépítésük (Hogyan hoznak döntéseket) • Milyen a jogi státuszuk • Érdekek és elvárások • érdekeik és elvárásaik a projekttel kapcs. • az egyes csoportok közötti kapcsolatrendszer • A potenciál, kapacitások és erőforrások értékelése • mik azok az erősségek, amikre építhetünk • milyen hozzájárulásra számíthatunk • mik a hiányok

36. Horizontális problémák (környezeti érzékenység, esélyegyenlőség • Következtetések, ajánlások • Hogyan vegyük figyelembe az egyes csoportokat • Milyen intézkedések szükségesek • hogyan kezeljük az egyes csoportokat

37. 2. Probléma elemzése • Célkitűzés-meghatározás alapja • Érintettek bevonásával Lépések: • Azonosítsuk a terület fontosabb problémáit. • Problémafa készítése ok-okozati összefüggések alapján.

38. Problémaelemzés problémafa = ok-okozati összefüggésekbe helyezett problémák • azonosítsuk a kulcsproblémát • „építsünk” fát a kulcsprobléma köré • Ha az A a B oka, alá helyezzük • Ha az A a B következménye, fölé helyezzük • Ha egyik sem, mellétesszük

39. A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa • Problémaelemzés • az elemzés tárgyának és keretének meghatározása • helyzetfelmérés • problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása OKOZAT OK

40. Problémafa: A jelenlegi helyzet negatívumai kulcsprobléma Ok-okozati kapcsolatok Célkitűzés-fa: A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai konkrét célkitűzés Eszköz-eredmény összefüggések Célkitűzés-elemzés

41. Konkrét Mérhető Pontos Reális Megfogható Célkitűzések megfogalmazása

42. A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa • Célelemzés • a problémák átfordítása célokká • a problémafa „tükörképének” megalkotása EREDMÉNY FELTÉTEL

43. Stratégiaalkotás • Határozzuk meg, mi kerüljön a projektbe(célkitűzéscsoport) • stratégia: szorosan összefüggő célkitűzések csoportja • Gondoljuk át, hogy megvalósíthatók-e! • Véglegesítsük a konkrét és az általános célkitűzést, valamint az eredményeket

44. AZ LKM ELEMZŐ SZAKASZÖSSZEFOGLALÁS 1. Problémák vizsgálata (Érintettek elemzése) 2. Célok elemzése 3. Stratégia kialakítása 4. Ellenőrzés

45. Az LKM módszer lépései Tervező szakasz 5. A projekt belső logikájának kialakítása 6. Feltételek és kockázatok pontosítása 7. Mutatók meghatározása 8.Tevékenységek ütemezése 9. Költségterv készítése 10. Végső ellenőrzés

46. A logframe mátrix

47. Mit és hogyan kívánunk elérni a projekt keretében Az a magasabb szintű cél, amihez a projekt ÁTFOGÓ CÉLOK hozzájárul (overall objectives ) Az a cél, amit a projekt időtartamának végére, PROJEKT CÉLJA vagy közvetlenül azt követően el kívánunk érni (project purpose ) (ideálisan mindig csak egy van) VÁRT EREDMÉNYEK A projekt konkrét, kézzelfogható eredményei ( Expected results v. output) A projekt keretében végrehajtandó TEVÉKENYSÉGEK tevékenységek ( Activities ) Beavatkozási stratégia - definíciók

48. Feltételek • Feltételek: • a program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tud befolyásolni. • Feltételek szintjei: • a beavatkozási logikával összhangban • Feltételek meghatározásának célja: • a tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat. • a végrehajtás alatt lehetővé tenni a monitoringot.

49. Logikai kapcsolatok a beavatkozási stratégia és feltételezések között Objektíven igazolható eredményességi mutató Ellenőrzés forrásai és eszközei Projekt leírás Feltételezések ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives) PROJEKT CÉLJA (project purpose) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) TEVÉKENYSÉGEK (Activities) ELŐFELTÉTELEK

50. Feltételek: KOCKÁZATELEMZÉS Fontos a feltétel? Valószínű a bekövetkezése? Ki kell hagyni igen nem Biztos Ki kell hagyni Valószínű Figyelni kell Valószínűtlen Át lehet alakítani a stratégiát? Ki kell bővíteni a stratégiát a feltételre ható eszközökkel igen nem „Gyilkos” feltétel