Projektmenedzsment

1. Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek

2. A projekt fogalma • A latin projectum szóból ered (előre helyezett dolog) • Meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel.

3. A projekt fogalma (jellemzői) • Időben és térben jól körülhatárolt összetett feladat • Kijelölt céloknak megfelelő tevékenységek és rendelkezésre álló erőforrások összehangolásával jön létre • Van egyértelműen meghatározott kezdete és befejezése • Van konkrét, mérhető eredménye • Egyedi terméket állít elő • Egyszeri tevékenység

4. A projekt fogalma (ISO) • A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési időpontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határidő, költség, erőforrás – megfelelőcélkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. (ISO 8402, 1994)

5. A projekt egyéb ismérvei • A projekt élettartamára kialakított, ideiglenes szervezet keretein belül készül • A projekt sokszor egy nagyobb projektstruktúra részét képezi • A projektcélkitűzéseket és termékjellemzőket folyamatosan lehet meghatározni és elérni a projekt ideje alatt • A projekt eredménye lehet egy termék egy, vagy több egységének megteremtése • A projekttevékenységek közötti viszony összetett is lehet

6. A projekt fogalmának gyakorlati korlátozásai • Költséghatár (csak X összeg felett) • Bonyolultsági szint (csak adott bonyolultsági szint után) • Időhatár (csak Y időtartamnál hosszabb) • Erőforrásigény (csak Z erőforrásigény felett) • Helyi projektszabályzat (nem szerepel a kivételek között)

7. A projekt korlátai Költség Idő Minőség Célok, teljesítmények

8. A projekt sikerének titka • A kitűzött célok elvárt minőségű, rendelkezésre álló erőforrásokkal és adott időn belül történő elvégzéshez szükség van: • alapos tervezésre • közbülső eredmények ellenőrzésére és értékelésére • teljesítmények folyamatos ellenőrzésére és értékelésére • Az idő, költség és minőség tényezők egyensúlya és folyamatos összehangolása a projekt sikerének fő titka.

9. Task, feladat és tevékenység fogalma • Task: • magyar fordításban lehet feladat és tevékenység is • a magyar nyelvű szakirodalom azonban megkülönbözteti ezt a kettő fogalmat • a feladat jelentése általánosabb, a tevékenységhez pedig konkrétabb, meghatározottabb értelmet társít (mit kell tenni pontosan a feladat elvégzéséhez) • Feladat: • az az elképzelés, amit meg szeretnénk valósítani • konkrét ismérvek alapján egy vagy több tevékenységre osztható, melyek további részegységekre bonthatóak

10. Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) • egy feladat egy vagy több projekt, egy projekt pedig egy vagy több feladat keretében is elvégezhető • egy folyamatként fogható fel, mely egy meglevő kezdeti állapottól egy elvárt végállapotba vezet • A folyamat konkrét elemei a tevékenységek • Tevékenység • egy kezdőállapotból egy meghatározott másik állapotba jutáshoz szükséges munka • munkaműveletek, melyek időt, pénzt, anyagot, és munkaerőt igényelnek, valamint a megvalósításukat konkrét kezdő és befejező időpont jellemzi

11. Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) • Projekttervezés szempontjából tevékenységnek tekinthető a folyamat minden olyan eleme, amely: • elvégzéséhez erőforrásokra van szükség, és helyszíne meghatározható, de legalábbis időtartama révén kihatással van más tevékenységek időütemezésére (pl.: technológiai várakozási idő) • két konkrétan meghatározható időpont (kezdés, befejezés) között kerül elvégzésre, és meghatározhatóak a folytonosságát gátló tényezők

12. Erőforrások - Resources • A tevékenységek végrehajtásában érintett cégek, személyek, gépek, berendezések, eszközök, alap- és segédanyagok, felszerelések, alkatrészek, részegységek • típusai (kőműves), • csoportjai (kőműves brigád) • konkrét előfordulásai (pl.: Kovács István). • A tevékenységek erőforrásainak figyelembe vétele segítséget nyújthat • az ütemterv kialakításához • a túlórák, a költségek, és a pontos dátumok optimális megválasztásához

13. Erőforrások (folyt.) • A projektbe nem veszünk fel minden erőforrást, csak azokat, amelyek az adott terv részletezettségének és adott szempontoknak megfelelnek • Szempontok • Korlátos-e a hozzáférhetősége? • Számít-e a költsége? • Irányítható-e?

14. Nem kell erőforrásnak felvenni • Ha egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt, illetve a vállalat igényeihez képest, és költsége nem számít • Sokszor azonban az ilyen erőforrások vagy az elérhetőséget biztosító tevékenység, vagy a hozzáférhetőséget lehetővé tevő erőforrás képében újra jelentkeznek

15. Igénybevételt biztosító tevékenységet kell felvenni • A projekttervben nem rögzítendő erőforrások biztosítására kell-e olyan tevékenységet felvenni, mely révén az adott erőforrás igénybevétele biztosítható? • Pl.: légcserélő bekapcsolása a levegő biztosítására

16. Hozzáférést biztosító erőforrás felvétele • A projekttervben nem rögzítendő erőforrások hozzáférhetősége érdekében kell-e más erőforrást felvenni, amelyen keresztül ezt biztosíthatjuk? • Pl.: kevés vízre, de gyakran van szükség. • A víz költsége elhanyagolható, de a csap, amin hozzá lehet jutni korlátos mennyiségű, mások is használják. Ekkor ez utóbbit kell helyette felvenni erőforrásként

17. Erőforrások típusai • Anyag típusú (Material) erőforrás: • egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt és a cég igényeihez képest, de a költsége számít • ügyelni kell arra, hogy ugyanazt az anyagot csak egyszer vegyük fel, még ha átalakult, akkor is • Munka típusú (Work) erőforrás: • a projekt szempontjából korlátos egy erőforrás (időbeli) elérhetősége, hozzáférhetősége • Költség típusú (Cost) erőforrás: • egy egyébként Anyag csoportba sorolható erőforrás költsége csak más erőforrások költségével együttesen ér el olyan szintet, amely a projektben számottevőnek mondható

18. Általános erőforrások • Az erőforrásokat két csoportba osztjuk aszerint, hogy tudjuk-e pontosan kiről, vagy melyik erőforrásról van szó. • Tervezéskor többnyire általános (generic) erőforrásokat használunk • Később, amikor már tudni lehet, ki lesz a konkrét személy, vagy melyik gépet használjuk, lecseréljük az általános erőforrásokat konkrétra.

19. RBS kód • Az erőforrásokat RBS (Resource Breakdown System – Erőforrás Lebontási Szerkezet) kóddal strukturáljuk. • A struktúra alapja lehet a szervezeti felépítés, illetve a szakképzettség is • Az RBS kódrendszer kezelése központi • Előzetesen kell kialakítani

20. A projektek csoportosítása I. • Téma ill. tartalom alapján: • Építési projektek • Fejlesztési projektek (termék-, szervezetfejlesztési) • IT projektek • Logisztikai projektek • Környezetvédelmi projektek • Marketingprojektek stb.

21. A projektek csoportosítása II. • Komplexitás szerint: • Egyszerű projektek • Komplex, összetett projektek • Több projektből álló programok • Mega- vagy gigaprojektek • Részvétel ill. kezdeményező szervezet alapján: • Belső projektek • Külső projektek • Részlegen belüli projektek • Részlegek közötti projektek

22. A projektek csoportosítása III. • Időtáv szerint: • Rövid távú • Középtávú • Hosszú távú • A projekt tervezése és kivitelezése a mérettől függetlenül, azonos elvek alapján történik.

23. A projekt életciklusa 0. Kezdeményezési fázis 1. Projektdefiniálási (célmeghatározási) fázis 2. Tervezési fázis 3. Végrehajtási, nyomon követési fázis 4. Lezárási, kiértékelési fázis

24. Kezdeményezési fázis • Sok esetben elmarad, vagy korlátozottan az első szakaszhoz kapcsolódik • olyan projektek esetében általános, amelyek létüket általánosabb szükségszerűségnek köszönhetik (pl.: termelékenység növelése) • a lehetséges projektötletek közül kell kiválasztani a legéletképesebbeket

25. Projektdefiniálási fázis • Célok visszaellenőrzése, pontosítása, mérhetővé tétele (sikerkritériumok). • Termékek meghatározása • Projekt határainak kijelölése (mi része és mi nem része a projektnek).

26. Feladatok ebben a fázisban • a projekt stratégiai céljának meghatározása; • a projekttel szemben támasztott megrendelői és vállalati elvárások pontosítása; • megoldási ötletek összegyűjtése; • megvalósíthatósági tanulmány elkészítése; • projekttartalom körülhatárolása; • igények pontosítása; • célok megállapítása, műszaki, szakmai specifikálása, a célrendszer kialakítása;

27. Feladatok ebben a fázisban (folyt.) • a tágabb értelemben vett technológia kiválasztása; • az egyes célokhoz és elvárásokhoz sikerkritériumok kitűzése; • főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása; • főbb feladatok csoportosítása (fázisterv); • erőforrásigény becslése, a munkacsapat összeállítása.

28. Projektdefiniálási fázis (folyt.) • E szakasz végén készül el a Projekt Definíciós Dokumentum (Project Charter) amely tartalmazza: • Általános szinten • a probléma illetve feladat meghatározását • a funkcionális ill. technikai célkitűzések definiálását • kijelöli a projekt hatókörét • bemutatja a várható gazdasági ill. hatékonysági eredményeket • leírja a minőségi követelményeket és paramétereket • Opcionálisan • tartalmazhatja a feltételezéseket ill. kiindulási pontokat, erőforrásigényeket és korlátokat, kockázati tényezőket és kezelésüket, valamint a projekt nagyvonalú ütemezését és szervezetét.

29. Tervezési fázis • Feladatai: • szervezeti keretek, felelősök meghatározása • dokumentálás, dokumentálási szabályok kialakítása; • fel kell mérni a vezetési szintek információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit; • a tevékenységfelbontási struktúra rögzítése; • meg kell határozni a projekt fontosabb mérföldköveit; • előzetes kockázatkezelést kell végezni • a kész projekttervet alaptervnek hívják, és ez lesz a következő fázis kiindulási pontja

30. A tervezés során ellenőrizni kell: • fel van-e véve minden szükséges erőforrás • az összes erőforrásnál megfelelően be vannak-e állítva a költségadatok • amennyiben programot használunk, a nyomon követés miatt minden erőforrás Alapdíj (Standard Rate) mezőjében legyen legalább 1 Ft jelképes költség

31. Elvárások a projekttervvel kapcsolatban • A projektterv egy modell, nem csupán egy egyszerű rajz! • Az általunk megadott összefüggések révén előre jelzi, szimulálja a valóságos projekt reakcióit! • A helyes modellben jól elkülöníthetőek a különféle típusba tartozó bemenő paraméterek (pl.: erőforrás mennyiség, határidő, stb.) • ezek alapján számolhatóak ki a projekt fontosabb értékei különféle belső számítások eredményeként

32. Végrehajtási, nyomon követési szakasz • A projekttervnek kettős rendeltetése van • modell, amely naprakészen nyilvántartja a tevékenységeket, erőforrásokat és az időfelhasználást • ütemterv, mely a teljes projekt és a résztevékenységek kezdetének és végének időpontját is tartalmazza • A projekt elindulása után folyamatosan ellenőrizni kell az egyes tevékenységek végrehajtását az összefüggések miatt

33. Végrehajtási, nyomon követési szakasz (folyt.) • Célja: • a rendszer működtetése, • a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás-felhasználá-soknak nyomon követése • a visszacsatolás megteremtése • Jól összehangoltnak kell lennie a tervezési, szervezési, irányítási és ellenőrzési munkáknak (kontrolling és monitoring) • A hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van

34. Teendők a projekt végrehajtása során • vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását • kövessük nyomon a költségek alakulását • vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás-felhasználási adatokat • készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket • ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását • hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel

35. Lezárási, kiértékelési szakasz • A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés, és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhető bizonyos eltérés az elképzelés és a megvalósult állapot között. • A projekt utolsó momentuma: a folyamat elemzése • a következő feladat kapcsán azon a hibák kiküszöbölése, melyeket ezen projekt alatt vétettünk

36. Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) • készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat • többek közt a Projekt Jegyzőkönyvet • adjuk át a projekt eredményét • reintegráljuk az erőforrásokat • végezzünk utókalkulációkat • analizáljuk a projekt lefolyását • tartsunk projektzáró értekezletet

37. Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) • rögzítsük a tapasztalatokat • tájékoztassuk az érintetteket • kövessük nyomon a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat A gyakorlatban ez a szakasz a legelhanyagoltabb területe a projektmenedzsmentnek, pedig ezzel lehetne „önállóvá” tenni a projektirányítási rendszerünket

38. Projektterv készítésének szakaszai • Négy elvet kell betartani a helyes projektterv készítése érdekében: • az eszközválasztás elve; • a szabadság elve; • a pontosság elve; • a fokozatosság elve.

39. Eszközválasztás elve • Ezen elv lényege, hogy minden összefüggést a maga eszközével ábrázoljunk! • időtől való függést naptárakkal, mérföldkőhöz rendelt korlátokkal • logikai függőségeket kapcsolatokkal, kapcsolati időkkel • erőforrásokból eredő függőségeket erőforrás-kezelési lehetőségekkel

40. Szabadság elve • Ez az elv azt mondja ki, hogy kerülni kell a tervben az indokolatlan kötöttségeket!

41. Pontosság elve • A tervnek a legjobb tudásunk szerinti várható állapotot kell tükröznie, és nem az elvárásokat! • az elvárásokat fel kell tüntetni, és törekedni kell az elérésükre, de semmiképpen nem torzíthatják el a tervet

42. Fokozatosság elve • a tervezés során az általánostól a konkrét, a korlátok figyelmen kívül hagyásától a korlátok figyelembe vétele felé haladunk.

43. A tervezés általános menete • Fiktív kezdési dátum mellett nem számolunk semmilyen korláttal, csak a tevékenységek elvi összefüggéseivel foglalkozunk. Addig dolgozunk így, amíg össze nem áll a projekt „gerince”. • Átütemezzük a projektet egy elfogadható kezdésre, befejezésre. • Figyelembe vesszük a korlátainkat idő, erőforrás illetve költségszinten

44. Lépések a korlátok figyelembe vétele nélkül • Naptárak meghatározása • A főbb tevékenységek felvétele, elkülönítése, illetve felbontása • Mérföldkőtervezés • A logikai függőségek meghatározása • A projekt átütemezése valós kezdésre • Ha nem megfelelő a projekt átfutási ideje, pontosítunk a kapcsolatokon, vagy más technológiát választunk • Hozzárendeljük a szükséges erőforrástípusokat

45. Lépések a korlátok figyelembe vételével • Határidők kezelése • Erőforráskorlátok figyelembevétele • Költségkorlátokkal való számolás • A túlterhelések megszüntetése • ha egy erőforrást nagyobb mértékben veszünk igénybe, mint amilyen mértékben rendelkezésünkre áll, akkor ezt túlterhelésnek nevezzük. • Szükség esetén átütemezzük a projektet, vagy egyes helyeken más technológiát választunk

46. A tervezés folyamata Időtervezés Feladattervezés Erőforrás-tervezés Költségtervezés

47. Időtervezés • Főbb problémák: • Nem tudjuk határidőre befejezni a projektünket. • Bizonyos határidők nem tarthatók. • Bizonyos időintervallumokban nem áll rendelkezésünkre megfelelő mennyiségű erőforrás • Az erőforrások felhasználása nem egyenletes • Túlzottan szét vannak forgácsolva az egyes erőforrások munkái • Az adott projektlépcsőhöz nem áll az adott időpontban megfelelő összeg rendelkezésre

48. Feladattervezés • A feladattervezés adja a későbbi időtervezés gerincét. • A feladattervezés elején nem veszünk figyelembe semmilyen idő- és erőforráskorlátot. Úgy kell gondolkodnunk a tervvázlat összeállítása során, mintha korlátlanul állnának rendelkezésünkre az erőforrások, és nem is volnának határidők. • Egyetlen korlát a választott technológia. • A megadott időtartamokhoz erőforrásigény (nem készlet) is tartozik!

49. Erőforrás-tervezés • Az erőforrás-tervezés, erőforrás-gazdálkodás központi problémája a meglevő erőforrások optimális felhasználása, az esetleges túlterhelések elkerülése, elhárítása. • A túlterhelés nem egyenlő a túlórával!!! • a túlóra munkaszervezési módszer • a túlterhelés tervezési hiba, ki kell javítani!

50. Költségtervezés • A költségtervezés során különféle vizsgálati módszerek segítségével tervezzük, illetve figyeljük a projekt költségeit. • Program használata esetén kétféle költségtervezési, költségkezelési módszerrel, illetve ezek kombinációival számolhatunk. • beépített költségkezelési képességek • egyéni és számolt mezők felhasználása