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Projekt-Controlling

Projekt-Controlling. Ein Vortrag von Denis Schlesinger, Daniel Schuster und Henrik Schwarz. Grundlagen Grundbegriffe Der Projektcontrolling-Begriff Projektcontrolling-Regelkreis Ziel Aufgaben Organisatorische Einordnung Teilbereich Projektplanung Strukturplanung Aufwandsschätzung

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Presentation Transcript

  1. Projekt-Controlling Ein Vortrag von Denis Schlesinger, Daniel Schuster und Henrik Schwarz TFH-Wildau, Fachbereich WI-BW, I00, Veranstaltung Controlling

  2. Grundlagen Grundbegriffe Der Projektcontrolling-Begriff Projektcontrolling-Regelkreis Ziel Aufgaben Organisatorische Einordnung Teilbereich Projektplanung Strukturplanung Aufwandsschätzung Terminplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Risikoplanung Teilbereich Projektkontrolle und Projektsteuerung Begriffserklärung Vorgehensweise Kontroll- u. Steuerungsperiode Korrektur- und Steuerungsmaßnahmen Berichtswesen Fazit Übersicht

  3. Grundlagen

  4. Grundbegriffe • Was ist ein Projekt? • ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. • Zielvorgabe, • zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, • projektspezifische Organisation

  5. Grundbegriffe • Was versteht man unter Projekt-Management? • ist die Gesamtheit von • Führungsaufgaben, • -organisationen, • -techniken und • -mitteln für die Abwicklung eines Projekts • sichert durch Regelung von Planung, Steuerung und Kontrolle die planmäßige Erfüllung der gestellten Aufgabe

  6. Grundbegriffe • Projektmanagement-Organisationsformen: • Reine Projektmanagement-Organisation • Matrix-Projektmanagement-Organisation • Stab-Projektmanagement-Organisation • Projektmanagement in der Linie

  7. Der Projektcontrolling-Begriff • von klassischen, unternehmensorientierten Controlling-Aktivitäten klar abgegrenzt • Sicherung der Erreichung des Projektzieles durch • Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewertung der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, • Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle ihrer Durchführung • Unterstützung und Koordination der Projektplanung, -steuerung und -kontrolle (Leistungen, Kosten und Termine)

  8. Projektcontrolling - Regelkreis

  9. Ziel des Projektcontrolling • Fundamentales Ziel: • Sicherung der Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes • Dieses Ziel und damit verbundene Aufgaben und Methoden werden aus den Unternehmenszielen abgeleitet

  10. Aufgaben des Projektcontrollers • Unterstützung des Projektmanagers bei Priorisierung und Organisation der Projekt-Aufgaben, • Entwicklung von Kennzahlen und Messsystemen, um Abweichungen erkennen und Projekterfolg erfassen zu können, • Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen, • Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit laufenden Ergebnissen

  11. Aufgaben des Projektcontrollers • Interpretation der Resultate, Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen, • Erstellung von Projektberichten und Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation, • Verfolgung der Projektumfeldentwicklung, • regelmäßiges Analysieren und Bewerten der Projektrisiken

  12. Organisatorische Einordnung des Projektcontrollings • dient als Unterstützung zum Projektmanagement • darf nicht neben dem auf periodische Aufgaben bezogenen Controlling eines Unternehmens bestehen, muss integriert werden • Möglichkeiten der Einordnung des Controllers: • Übernahme der Controlling-Aufgaben durch den Projektleiter (Selbstcontrolling), • Schaffung einer eigenständigen, projektbezogenen Controllingstelle oder –abteilung, • Wahrnehmung der Aufgaben durch den gesamtunternehmensbezogenen Controllingbereich, • Übertragung der Aufgaben an einen externen Controller

  13. Teilbereich Projektplanung

  14. Objektstrukturplan Projektstrukturplan Strukturplanung • Ausgang: Projektdefinition und Lastenheft • Ziel: Projekt unterteilen

  15. Objektstrukturplan Projektziel Teilergebnisse/ Systemteile

  16. Projektstrukturplan

  17. Aufgabenplanung • Welche Aufgaben? • Wer? • Welchen Aufwand? • Wann? • Welche Voraussetzungen?

  18. Aufwandsschätzung • verschiedene Schätzverfahren • benötigte Kapazitäten  Bestimmung der Projektkosten • Zieldaten: • Personalaufwand • Kosten • Zeitaufwand

  19. Aufwandsschätzung Function – Point – Verfahren • Zeitaufwand bestimmt durch Funktionsumfang, Schwierigkeitsgrad und Einflüsse aus Umkreis • Programmfunktionen („functions“) • Gewichtungsfaktoren („points“) • „function points“ werden auf Erfahrungskurve bezogen

  20. Aufwandsschätzung Function – Point – Verfahren • Eingabefunktionen • Dateneingabe im Dialog • Dateneingabe im Stapelbetrieb … • Ausgabefunktionen • Bildschirmausgabe • Ausgabe in Dateien … • Dateifunktionen • Referenzfunktionen • Zugriff auf Schlüsselsysteme • Zugriff auf Tabellen • Abfragefunktionen

  21. Aufwandsschätzung Function – Point – Verfahren • Klassifizierung einer Bildschirmeingabe:

  22. AufwandsschätzungFunction – Point – Verfahren

  23. AufwandsschätzungFunction – Point – Verfahren • Einflussfaktoren des Aufwandes • Auf-/Abwertung der „function-points“ um bis zu 30% • Verteilte Datenverarbeitung ("Distributed Data Processing") • Geschwindigkeit ("Performance") • Transaktionsrate ("Transaction Rate") • Echtzeit-Dateneingabe ("Online Data Entry") • Bedienerfreundlichkeit ("End-User Efficieny") • Echtzeit-Datenpflege ("Online Update") • … • Bewertung von 0 (kein Einfluss) bis 5 (sehr starker Einfluss)

  24. AufwandsschätzungFunction – Point – Verfahren

  25. AufwandsschätzungFunction – Point – Verfahren

  26. Aufwandsschätzung • weitere Verfahren: • COCOMO, COCOMO II („Constructive Cost Modeling”) • Vergleichsmethoden (“Analogiemethode”, kann auch in Frühphase angewandt werden) • Expertenbefragungen (Einzelschätzung, Mehrfachbefragung, Delphi-Methode, Schätzklausur) • …

  27. Terminplanung • Projektstrukturplan • Durchführungszeit von Arbeitspaketen und Aktivitäten • gestützt durch Strukturplanung, Ressourcenplanung und Aufwandsschätzung

  28. Terminplanung • Ablaufplanung: • logische Anordnung der AP, Aufgaben und Ereignisse (Meilensteine) • Beziehungen berücksichtigen (technologisch, organisatorisch) • Vernetzung  Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen

  29. Terminplanung • Vorgangsdauer ermitteln: • Dauer des Vorgangs (D) • Aufwand (A) aus Aufwandsschätzung • Ressource (R) aus Ressourcenplanung • vorgegebene Dauer  Ressourcen bereitstellen

  30. Terminplanung • Zeitanalyse: • Vorwärtsrechnung und Rückwärtsrechnung Gesamtpuffer • kein Gesamtpuffer: kritischer Vorgang • geringer Puffer: subkritischer Vorgang • negativer Puffer: überkritischer Vorgang

  31. Terminplanung • Hilfsmittel: • Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) • übersichtlich • keine Abhängigkeiten

  32. Terminplanung • Netzplan • zeitliche Abfolge • Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen

  33. Ressourcenplanung • Ziel: • optimaler Einsatz von Personal- und Betriebsmitteln über Projektverlauf • Kapazitätsengpässe vermeiden • Engpassressourcen identifizieren • Fragen: • Welche Einsatzmittel sind erforderlich? • Wie viele dieser Einsatzmittel werden gebraucht? • Wann werden diese Einsatzmittel benötigt? • Wo werden diese Einsatzmittel eingesetzt?

  34. Ressourcenplanung • Bedarfsermittlung: • Aufwand für Arbeitspaket (A) • zur Verfügung stehende Dauer (D) • nahezu konstanter Einsatz der Ressource: • falls Ressourceneinsatz nicht gleichmäßig  Zerlegung des Arbeitspakets

  35. Ressourcenplanung • Bedarfsprofil: • Bedarf einer Ressource/Ressourcengruppe • im zeitlichen Verlauf • Verfügbarkeitsanalyse: • Gegenüberstellung von Bedarfsprofil und Verfügbarkeit einer Ressource • Ressourcenengpässe / -überschüsse

  36. Ressourcenplanung

  37. Kostenplanung • ungenaue Zahlen durch Schätzverfahren (Function – Point – Methode, COCOMO usw.) • drei Werte ermitteln (optimistisch, realistisch, pessimistisch) • Annäherung mit zunehmender Planungstiefe und Projektfortschritt • genaue Kalkulation  analytische Kostenermittlung • Arbeitspakete dienen als Planungseinheiten

  38. Kostenplanung • Bestimmung der Kostenarten • Orientierung an Kontenrahmen des Unternehmens  Verbindung zwischen Projekt- und Unternehmenscontrolling • Kostensätze ermitteln • Kosten pro Einheit einer Ressource • Aufteilung der Kosten auf Arbeitspakete

  39. Kostenplanung • Einzelkosten eines AP im Projektstrukturplan zugeordnet • Gemeinkosten entweder in Einzelkosten enthalten oder als prozentualer Anteil der Einzelkosten bestimmt • Zusammenfassung d. Einzelkosten und anteiligen Gemeinkosten  Selbstkosten • Risikozuschlag und evtl. Gewinnzuschlag

  40. Kostenplanung • Lebenszyklus des Systems bei internen Projekten beachten (Entwicklung, Einführung, Nutzung, Abwicklung) • Projektkosten über Arbeitspakete auf Terminplan projizieren •  projektbezogener Finanzierungsplan • wann welcher Finanzbedarf? • detaillierte Projektkalkulation

  41. Teilbereich Projektkontrolle und Projektsteuerung

  42. Begriffserklärung • laufende Überwachung und Steuerung des Projektes auf der Basis einer realistischen und kontinuierlichen Projektplanung (Termine, Kosten, Leistungen)

  43. Vorgehensweise • regelmäßige Feststellung des Ist-Zustandes • Vergleich der Ist-Daten mit den Soll-Daten gemäß Plan • Projektfortschrittskontrolle mit Trend-Analysen (z. B. Meilenstein-Trend-Analyse) • frühzeitige Feststellung von Abweichungen und deren Ursachen u. Weiterleitung an die Projektleitung • Projektsteuerungsmaßnahmen mitentwickeln

  44. Kontroll- u. Steuerungsperiode • beginnt zeitgleich mit dem Projektstart • Länge der Controllingperiode (festgelegt im Projektplan) richtet sich nach Dauer der kleinsten Arbeitspakete • ein Arbeitspaket soll möglichst mehrere Controllingperioden durchlaufen(min. eine)

  45. Ist- Analyse • Erfassung des Ist-Zustandes (Angabe der verbrauchten Aufwände und Schätzung der Restaufwände) • 90% Syndrom vermeiden • welche Aufgaben wurden bereits beendet

  46. Soll-Ist-Vergleich • Analyse des gegenwärtigen Status im Vergleich zum Plan in Hinblick auf • Termine, • Leistung (bezogen auf den Aufwand), • Kosten, • Ressourcen • bei Abweichung werden Korrekturmaßnahmen nötig

  47. Projektfortschrittskontrolle • Trend-Analysen (z.B. Meilenstein-Trend-Analyse) • in welchem Umfang haben die Abweichungen Auswirkungen auf die zukünftige Entwicklung des Projekts • Aufdeckung möglicher Ansatzpunkte für Korrektur- und Steuerungsmaßnamen

  48. Meilenstein-Trendanalyse 1 in konstanten Zeitabständen (Monatsanfang), aktuelle Prognosen für Meilensteine eintragen erreicht Kurve 45-Grad-Linie, ist der Meilenstein erreicht an Berichtsdaten lässt sich Trend erkennen, ob geplanter Termin erreicht wird oder nicht

  49. Meilenstein-Trendanalyse 2 Meilensteine zur geplanten Zeit erreichbar.

  50. Meilenstein-Trendanalyse 3 Ständig zu optimistische Schätzungen, Meilenstein so nicht erreichbar.

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