Infosessie declaraties

1. Infosessie declaraties

2. Overzicht • Declaratiedossier • Voortgangs- / eindverslag • Aanvraag cofinanciering • Kosten- en betalingsbewijzen • Subsidiabiliteit • Controle en uitbetaling • Communicatieverplichtingen

3. 1. Declaratiedossier • Wat: • Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken • stand van zaken project • Documenten: • voortgangs- of eindverslag • Aanvraag cofinanciering • Kosten- en betalingsbewijzen

4. Digitaal en hard copy • Handtekeningen! • Deadline: 15 januari – 15 juli • www.hagelandplus.be > Documenten

5. 2. Voortgangs- of eindverslag • Vul sjabloon in  op website onder declaratie • Keuze voortgangs- of eindverslag • Inhoud: • Gegevens project en promotor • Projectvoortgang • Financiering • Afwijkings- of wijzigingsverzoeken • Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden • Verlenging: N+2 • Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG • Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG

6. Extra documentatie: • Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht • Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen • Persartikels, foto's,... • Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop

7. Aandachtspunten: • Volledigheid • Projectcode: goedkeuringsbrief • Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid: data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie • ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode

8. 3. Aanvraag cofinanciering • Excelbestand (sjabloon op website) met 3 tabbladen: • in te vullen voorblad • facturen en kosten • gedetailleerde personeelskosten

9. Voorblad

10. Facturen en kosten • Aandachtspunten: • Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode • enkel projectgerelateerde kosten DUS geen reguliere kosten • Enkel kosten van (co)promotoren

11. BTW • Enkel privaatrechtelijke personen die niet BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen • Publiekrechtelijke instanties kunnen geen BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)

13. Hoe invullen? • Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes) • Facturen per kostenrubriek: chronologisch • 1 lijn per factuur Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand) • Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)

14. Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings% • Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60% • Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld • Paraferen

15. Detail personeelskosten

16. Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten • per maand en per persoon • zelfde bedragen loonfiche • Tijdsregistratie in bijlage!

17. ingeven en aanduiden op loonfiche: • brutosalarissen van de projectwerkers • wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen • vakantiegeld (gewogen!) • eindejaarspremie (gewogen!) • andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie • extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques

18. Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Eindejaars-premie of vakantiegeld mag maandelijks a rato ingebracht worden

19. 4. Kosten- en betaalbewijzen • Elke ingegeven kost: factuur en rekeninguittreksel, of gelijkwaardig • volgorde "Aanvraag cofinanciering" • Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering) • Kopieën

20. Volgende zaken worden in fluo aangeduid: • datum op zowel kosten- als betaalbewijs • totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor het project, al dan niet incl. BTW (eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken) • bedrag op het betaalbewijs aanduiden • loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)

21. Volgnummer Fluo: Datum Totaalbedrag Gemeente: bedrag excl. BTW!!

22. Volgnummer Fluo: Totaal bedrag

23. Uitleg + berekening

24. 5. Subsidiabiliteit • Welke kosten zijn subsidiabel • Centrale vraag: wat is goedgekeurd in projectfiche • projectgerelateerd: geen kosten die behoren tot de reguliere werking van de promotor

25. Investeringskosten • Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering • Gebouwen: • afbraak: niet • verwerving: niet • oprichting, renovatie en inrichting: wel

26. Installaties, machines en uitrusting: • ondergrondse leidingen bij infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw • dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel

27. Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel dat onontbeerlijk is voor de uitvoering van het project. • Levend materiaal: • aankoop van dieren: niet • aankoop en planten van zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen: niet • huur van dieren en planten: wel

28. Leasing: • Een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel • uitzondering: • leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet • rollend materiaal algemeen: niet • Andere met de lease-overeenkomst gemoeide kosten, zoals belasting: niet

29. Personeelskosten • loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden • enkel voor de tijd aan het project besteed • kopie van loonfiche • tijdsregistratie als bewijs • Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek: • betaald: werkingskosten • onbetaald: bijdragen in natura • loonkosten supervisie: niet

30. Werkingskosten Projectgerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project (projectfiche!)

31. Aanvaard als werkingskosten: • de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...);

32. aankoop van een computer en een printer specifiek voor project: • afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs • huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur. • tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project.

33. betaald vrijwilligerswerk,verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs. • geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding) • Kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost

34. Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs. • kan ook onder externe prestaties • verzekering specifiek voor het project

35. Niet aanvaard als werkingskosten • afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur • computerkosten voor occasioneel gebruik: =overheadkosten • uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (promotie en publiciteit) • verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)

36. Overhead • Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten • Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel • max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten

37. Enkel deze kosten vallen onder overhead: • Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water • Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer • Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding • Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies • Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen

38. Externe prestaties • kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd • Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus • Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project • Kmvergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert

39. Promotie en publiciteit • enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche • worden enkel in aanmerking genomen indien alle logo's en slagzin aanwezig Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland

40. Bijdragen in natura • enkel als onbetaald vrijwilligerswerk • tastbare output project • relatie met goederen waarvan kosten gedeclareerd bv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost • moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn • max.tarief: € 20,00 per uur • opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand gemeld worden aan de PG-coördinator

41. Inkomsten • Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode • Negatief getal: min-teken • Ook 60% in rekening brengen

42. Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement => Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden. Voorbeeld 2: dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is.

43. 6. Controle en uitbetaling • Leader : • Controle door de coördinator iov PG • Controle door de VLM • Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan: Agentschap voor Landbouw en Visserij Procesondersteuning Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping Koning Albert II laan 35, bus 41, 1030 Brussel Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71

44. Bekendmaking financiering • Waarom : openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling • Hoe : publicatie op website • Naam promotor • Postcode en gemeente • Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar

45. Na afloop project Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden: Projectdocumenten Resultaten Constructies …

46. 7. Communicatie • Regels voor: • Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s • Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland • Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen

47. Gebruik logo’s en sloganAlgemene richtlijnen

48. Specifieke richtlijnen:Fysieke investering • Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)= < € 50.000 => algemene richtlijnen volgen > € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord) > € 500.000 => werfplaat (groot infobord) Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein. • Informatieborden: • beschrijving van het project en/of de concrete actie • slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het informatiebord)

49. Voorbeelden slagzin Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord Logo’s

50. - Verplichte logo's en slagzin - 25% van het totale oppervlak bord