REVIZIJA JAVNIH NABAVKI

1. REVIZIJA JAVNIH NABAVKI

2. REVIZIONI SUDnije sudDRŽAVNA REVIZIONA KOMISIJAne sprovodi revizije

3. RS : DRK Različita ovlašćenja– redovnost i učinak– privreda– procena potreba– odgovarajuće mere– faza nakon javne nabavke– zahtev i nezavistan odabir programa – subjekt revizije– rok za odluke – zaljučak: mišljenje – vreme trajanja revizije– revizija učesnika na tenderu– nezavisnost – Redovne ili specijalne pravne mere – saradnja

4. ŠTA JE TEMA? • Javne nabavke su važan segment revizija pravilnosti poslovanja • Uticaj nalaza revizije na procenu nepravilnosti u oblasti javnih nabavki • Proces javnih nabavki kao subjekt revizije učinka

5. Revizija pravilnosti poslovanja JAVNE NABAVKE KAO VAŽAN SEGMENT REVIZIJE PRAVILNOSTI POSLOVANJA Javnenabavkesuvažan segment revizijapravilnostiposlovanja,zbog: • velikih isplata, • obima i složenosti pravnog okvira, • riskantnosti cele oblasti, • činjenice da poštovanje principa javnih nabavki može da unapredi ekonomičnost korišćenja javnih fondova.

6. Šta je revizija pravilnosti poslovanja? Revizija pravilnosti poslovanja predstavlja proveru usaglašenosti sa zakonima i drugim propisima. Državni revizor procenjuje da li se subjekt revizije pridržava uredbi, zakona i drugih propisa koji definišu poslovanje korisnika javnih fondova. Zakonitost poslovanja je od velike važnosti prilikom revizije javnih fondova. Ona dokazuje izvestan stepen odgovornosti subjeka revizije ili odgovornog lica i obezbeđuje korišćenje javnih fondova u obimu i za svrhe definisane od strane Narodne skupštine na nivou države; ili od strane opštinskog saveta na nivou lokalne zajednice: ili od strane vlasnika u okviru finansijskog plana institucije ili preduzeća.

7. Delovi revizije pravilnosti poslovanja(1) Revizija pravilnosti poslovanja realizacije državnog budžeta • Plata i drugi izdaci za zaposlene • Delimični tekući i kapitalni troškovi • Tekući i kapitalni transferi Revizija pravilnosti poslovanja realizacije opštinskog budžeta • Izmene budžeta • Opštinski prihodi • Rashodi • Dugovi

8. Delovi revizije pravilnosti poslovanja(2) Revizija pravilnosti poslovanja instituta • Planiranje poslovanja i podnošenje izveštaja o istom • Troškovi rada • Troškovi za robu, materijal i usluge • Investicije u osnovna sredstva • Upravljanje neraspoređenim sredstvima • Sprovođenje privatne/komercijalne aktivnosti Revizija pravilnosti poslovanja javnog preduzeća • Planiranje poslovanja i podnošenje izveštaja o istom • Računovodstvo • Troškovi pružanja javnih usluga • Investicije i održavanje • Definisanje troškova javnih usluga

9. Planiranje Dodeljivanje ugovora Realizacija ugovora Vođenje dokumentacije Postupci u reviziji javnih nabavki Pristup koji će revizija usvojiti zavisi od: • Tipa javnih nabavki (velike-male javne nabavke, javni pozivi za dodelu ugovora), • Broja javnih nabavki ili isplata koje su predmet revizije. Revizija vrši proveru sledeće korake:

10. Unutrašnja kontrola Unutrašnja kontrola garantuje pravilnost postupaka u postupku javnih nabavki.

11. Unutrašnja kontrola realizacije ugovora i vođenja poslovne dokumentacije • Stručno lice proverava sadržaj ugovora pre potpisivanja, • Odgovorno lice vodi evidenciju o realizaciji ugovora, • Nezavisno lice povremeno proverava sprovođenje ugovora, • Odgovorno lice proverava pravilnost evidentiranih rashoda, nabavke robe – u računovodstvenoj evidenciji.

12. Javne nabavke – putem javnog poziva za dodelu ugovora Revizor pregleda sledeću dokumentaciju: • Plan kupovine • Objavu početka postupka • Dokumentaciju o ugovoru • Objavu javnog poziva za dodelu ugovora u Službenom glasniku • Zapisnik o otvaranju ponuda i analizi istih • Izveštaj o dodeli ugovora • Odluku o odabiru najboljeg ponuđača • Ponudu najboljeg ponuđača • Dokumentaciju o celom postupku zavedenu u Nacionalnoj revizionoj komisiji • Zaključen ugovor između ugovornih strana • Dostavljene fakture • Evidenciju o isporučenoj robi ili pruženim uslugama

13. Javnenabavke– sajavnimpozivomza dodelu ugovora Revizor proverava: • Pravilnost definisanja, oglašavanja i upotrebe kriterijuma: - objavljivanje kriterijuma u Službenom glasniku - usaglašenost objavljenih kriteriijuma i kriterijuma u ugovornoj dokumentaciji - prikladnost nabrajanja, opisivanja i evaluacije kriterijuma datih u ugovornoj dokumentaciji, - upotrebu kriterijuma (u skladu sa objavljenim dokumentom i ugovornom dokumentacijom), - primenjivost kriterijuma u oblasti javnih nabavki i njihov nediskriminatorni karakter. • Usaglašenost ugovora sa predmetom, cenom, rokovima i drugim uslovima iz javnog poziva. • Usaglašenost ispaata sa ugovorom. • Razmatranje odluke Nacionalne revizione komisije u slučaju kompletnog ili delimičnog poništavanja postupka javne nabavke.

14. Javne nabavke– bez javnog poziva za dodelu ugovora Revizor pregleda sledeću dokumentaciju: • Ugovor • Međunarodne sporazume ili druga dokumenta koja podržavaju odluku o sprovođenju postupka javne nabavke bez oglašavanja javnog poziva. Revizor razmatra osnove za odabrani postupak javne nabavke.

15. Dodela ugovora male vrednosti Revizor pregleda sledeću dokumentaciju: • Interne akte o javnim nabavkama– ugovorima male vrednosti • Drugu dokumentaciju u skladu sa internim propisima (objava, prikupljanje ponuda, analiza ponuda, odluka). Revizor razmatra da li se dodeljivanje ugovora male vrednosti sprovelo u skladu sa internim propisima.

16. Najčešće nepravilnosti • Ugovor je dodeljen bez objavljivanja javnog poziva za tender, iako je vrednost javne nabavke prevazilazila iznos za koji je dozvoljeno sprovođenje postupka javne nabavke bez prethodnog oglašavanja • Ugovorna dokumentacija nije precizirala način primene kriterijuma i njihovo značenje. • Kriterijumi nisu bili objavljeni u Službenom glasniku i nisu bili poznati ponuđačima. • Objavljeni kriterijumi su se razlikovali od onih datih u ugovornoj dokumentaciji. • Tokom procesa odabira najboljeg ponuđača kriterijumi su se promenili, ali ponuđači nisu obavešteni. • Kriterijumi nisu korišćeni u skladu sa objavljenim metodom, ili nisu uzeti u obzir prilikom izbora najbolje ponude. Samo jedan od više kriterijuma datih u ugovornoj dokumentaciji je bio korišćen u analizi ponuda ili nisu razmatrani svi kriterijumi. • Odabrani ponuđač nije ispunio sve uslove iz ugovorne dokumentacije (nije bilo dokaza o finansijskim ili poslovnim kapacitetima).

17. Najčešće nepravilnosti • Rešenje o odabiru najboljeg ponuđača je doneseno na osnovu jedne ponude primljene u prvom krugu dodeljivanja ugovora. • Odabrani ponuđač nije bio najbolji– nije ispoštovan princip ekonomičnosti i efikasnosti u korišćenju javnih fondova. • Ugovor sa snabdevačem prevazilazi sumu odobrenu iz budžeta. • Ugovor nije sklopljen u skladu sa tenderom (predmet, cena rokovi). • Snabdevač je plaćen više nego što je bilo prvobitno naznačeno u ugovoru. Ugovoru nije dodat aneks koji bi regulisao produženje radova ili veću isplatu. • Sastavljeni ankesi su značajno prevazišli prvobitnu sumu definisanu ugovorom. Vrednost radova prevazilazi granicu od 25 posto vrednosti glavnog predmeta tendera – ugovora kako je definisan prema Aktu o javnim nabavkama (Član 89).

18. Najčešće nepravilnosti • Od ponuđača nije zahtevano da podnesu garanciju uz ponudu, pružaocima usluga nije traženo da podnesu garanciju učinka (što je kršenje članova 5, 6, 8 i 9 Uputstva za garancije u javnim nabavkama). • U postupku javne nabavke nije uzeta u obzir odluka Nacionalne revizione komisije kojom se delimično ili potpuno poništava postupak. • U postupku javne nabavke bez objavljivanja javnog poziva nisu ispunjeni uslovi (za direktno sklapanje ugovora). • Nisu ispunjeni uslovi za dodeljivanje ugovora bez prethodnog oglašavanja.

19. Najčešće nepravilnosti • Interni akt koji definiše postupke za ugovore male vrednosti nije dovoljan, niti usklađen sa zakonskim propisima. Ne postoje opisi postupaka za dodelu ugovora do određenog iznosa, proveru cena, dokumentovanje tendera, vođenje dokumentacije, metoda sastavljanja ugovora i kontrole nad njihovom realizacijom. • Kupovina opreme koja predstavlja pojedinačnu javnu nabavku nije dodeljena najboljem ponuđaču koji je trebao da bude odabran tokom postupka, već je dodeljena postojećem snabdevaču na osnovu aneksa postojećeg ugovora. • Određeni ugovor je dodeljen bez postojanja internog akta o dodeljivanju ugovora male vrednosti. • Proces dodeljivanja ugovora male vrednosti nije u skladu sa aktom koji definiše ovu oblast. • Ugovor je potpisan pre nego što je usvojeno rešenje o odabiru najbolje ponude. • Radovi su izvedeni pre potpisivanja ugovora. • Javna nabavka je dodeljena putem narudžbenice, a ne ugovorom. • Javna nabavka je dodeljena bez narudžbenice.

20. Zahtev za reagovanjem u slučaju otkrivanja nepravilnosti U postrevizionom postupku, u zahtevu za podnošenjem izveštaja obično iznosimo da je: • Zahtev za reagovanjem u cilju unapredjenja poslovanje prilikom realizacije javnih nabavki fokusiran na osnaživanje, unapređenje i uvođenje nove unutrašnje kontrole.

21. Revizija učinka POSTUPAK JAVNIH NABAVKI– PREDMET REVIZIJE UČINKA • Šta je predmet i cilj revizije? • Koje mere se koriste za procenu delotvornosti nabavke? • Kakvi su rizici? • Koji postupci se primenjuju tokom revizije? • Šta su rezultati naših revizija? • Kako mogu da budu eliminisani neefikasni elementi javnih nabavki?

22. Predmet, svrha i cilj revizije učinka • Predmet revizije: nabavka, dodeljivanje usluga • Svrha: procena efikasnosti poslovanja koje se odnosi na nabavku dobara i usluga i izgradnju • Cilj: davanje mišljenja o efikasnosti operacija povezanih sa nabavkom dobara; povećanje dobitaka – da li subjekt revizije može da unapredi sistem nabavke u cilju povećanja efikasnosti.

23. Kriterijumi za procenu efikasnosti Postoje tri ključna pitanja: • Da li je postupak procene potreba za nabavkom efikasan? • Da li je postupak odabira snabdevača efikasan? • Da li je rukovođenje ugovorom efikasno? Pokušali smo da nađemo odgovor za svako podpitanje : • Šta nam je potrebno da bismo odgovorili na pitanje? • Gde ćemo pronaći informacije? • Kako ćemo izvršiti reviziju da bismo pronašli odgovor? • Kako ćemo prikupiti podatke? • Kako ćemo analizirati podatke? • Na kakva ograničenja očekujemo da ćemo naići? • Kakve odgovore očekujemo da nađemo?

24. 1. Efikasna procena potreba • Procena potreba na osnovu planiranih zadataka, • Poštovanje zakona, propisa, standarda, • Usaglašenost nabavki sa dugoročnim planovima • Definisanje kriterijuma i obezbeđivanje usaglašenosti nabavki sa tim kriterijumima, • Nabavke na osnovu analize dobitaka i troškova, • Združivanje potreba za istom vrstom dobara i usluga u okviru ujedinjenih javnih nabavki, • Obezbeđivanje identifikacije potreba korisnika, • Obezbeđivanje jasnih i preciznih specifikacija, • Sprečavanje situacije gde se specifikacije sačinjavaju po meri određenog snabdevača ili brenda • Obezbeđivanje grubih proračuna.

25. 2. Efikasan odabir snabdevača • Definisanje najboljeg metoda dodele ugovora, • Obezbeđivanje odgovarajuće konkurencije, • Definisanje odgovarajućih uslova povezanih sa subjektom nabavke, koji omogućavaju preciznu procenu tehničkih i finansijskih rizika, kao i rizika u vezi sa kvalitetom, • Odgovarajući odabir kriterijuma za procenu ponuda.

26. 3. Efikasno upravljanje ugovorima • Unošenje odredbi za zaštitu interesa subjekta revizije i prevenciju nesporazuma prilikom reealizacije ugovora, • Kontrola nad sprovođenjem odredbi ugovora tokom celog perioda pokrivenog istim, • Identifikovanje i praćenje iskustava internih krisnika sa robom ili snabdevačima, a u vezi sa pouzdanošću, brojem žalbi, metodama rešavanja problema, ivremenski periodom koji je snabdevačima potreban da bi reagovali.

27. Mogući rizici • Troškovi odabira najbolje ponude kao posledica dugih i komplikovanih (ili neprofesionalnih) postupaka koji moraju da budu ponovljeni (poništenje postupka), • Roba istog kvaliteta nabavljena po višoj ceni ili roba lošijeg kvaliteta nabavljena po istoj ceni kao bolja, • Nabavka robe ili usluga koje nisu potrebne, • Nabavka koja prevazilazi ili ne ispunjava potrebe (bolji kvalitet i viša cena), • Problemi u isporuci koji dovode do toga da potrebe korisnika nisu u potpunosti ispunjene, • Ne postoji odgovarajuća specifikacija nabavke, • Nisu iskorišćene mogućnosti podela nabavke između nekoliko dobavljača ili davanja popusta, • Šteta prouzrokovana neodgovarajućim ugovorima koji nisu posedovali metode za zaštitu interesa korisnika • Šteta prouzrokovana nepotpunom kontrolom (kvalitet, kvantitet, cene).

28. Zahtev za reagovanjem u slučaju da se otkriju neefikasni elementi Revizioni sud je zahtevao od subjekata revizije da sprovedu odgovarajuće aktivnosti za ispravljanje otkrivenih neefikasnih elemenata, kao na primer: • Priprema odgovarajuće osnove za procenu potreba i planiranje svakog tipa nabavki, kao i priprema i sprovođenja postupaka odabira, • Definisanje postupaka praćenja i kontrole realizacije ugovora • Obezbeđivanje sprovođenja aktivnosti sa odgovarajućom podelom odgovornosti i uloga za svako lice uključeno u postupak.