Aplikacija za automatizaciju procesa javnih nabavki (EN a S)

2. Aplikacija za automatizaciju procesa javnih nabavki(ENaS)

3. Uvod • U Sektoru komercijalnih poslova se svakodnevno obavlja obiman posao vezan za različite vrste zajedničkih nabavki opreme i repromaterijala za potrebe delova preduzeća kao i veliki deo različitih nabavki za potrebe javnih preduzeća.    • Implementacija aplikacije u Sektoru komercijalnih poslova i komercijalnim funkcijama u delovima preduzeća omogućava efikasnije poslovanje u svim segmentima rada, sve evidencije sa dnevnom ažurnošću kao i verodostojne izveštaje bazirane na podacima celog Preduzeća, raspoložive na zahtev u vrlo kratkom roku.    

4. Opšte o aplikaciji Aplikacija za automatizaciju procesa javnih nabavki obuhvata sve segmentekomercijalnog poslovanja u oblasti javnih nabavki i to vođenje sledećih postupaka i poslova: 1. Javna nabavka - mala : Skraćeni postupak 2. Javna nabavka - mala : Redovni postupak 3. Javna nabavka - velika : Otvoreni postupak 4. Javna nabavka - velika : Restriktivni postupak I faza 5. Javna nabavka - velika : Restriktivni postupak II faza 6. Javna nabavka - velika : Postupak sa pogađanjem 7. Poslovi osiguranja 8. Poslovi plaćanja

5. Opšte o aplikaciji • ….kao i obradu veza između svih dokumenata u pojedinim postupcima, tako da aplikacija verno prati prirodan tok poslovnih procesa vezanih za posao javne nabavke i omogućava efikasnije obavljanje posla. • Aplikacija je urađena u skladu republičkim Zakonom o javnim nabavkama. • Aplikacije obezbeđuje obradu nad preko 100 vrsta dokumenata i povezivanje na postojeće poslovne sisteme preduzeća.

6. Radno okruženje • Aplikacija je predviđena da se poveže  sa postojećim programom za magacinsko poslovanje, osnovna sredstva i programom koji treba da prati finansijsko poslovanje, odnosno  gledano sa strane korisnika da sa njima čini jednu celinu. • Obzirom da su poslovi komercijalne funkcije tesno vezani sa poslovima finansijske funkcije, odnosno da se vrše različiti vidovi plaćanja (virmanski, kompenzacija, asignacija, cesija i dr.), po različitim osnovama (predračun, račun, ugovor, rešenje i dr.) i obzirom da su veoma često potrebni izveštaji o plaćanjima po raznim osnovama i vidovima, neophodno je voditi računa o vezi između programa koji prate komercijalno i finansijsko poslovanje, držeći se principa da se jedan podatak unosi samo jednom, na jednom mestu i da je svima dostupan.

7. Osnovne funkcije sistema • Aplikaciji se pristupa preko korisničkog imena i lozinke, što čini database nalog, i pošto se verifikuje korisnik pristupa se izboru posla - aplikacionog naloga, za određenu aplikaciju (u ovom slučaju aplikaciju za automatizaciju procesa javnih nabavki), posle čega se pojavljuje radni prostor sa glavnim menijem. Unapred definisanim ulogama jasno su definisana ovlašćenja ko može vršiti izbor aplikacije, izbor naloga, dela preduzeća ili poslovne godine. • Izborom funkcije prelazi se na radni meni sa ikonama i odovarajući modul koji ima zaglavlje sa logotipom preduzeća, nazivom dela preduzeća, nazivom aplikacije, prijavljenim korisnikom, izabranom poslovnom godinom,tekućim datumom, nazivom tekućeg modula.

8. Database nalog i aplikacioni nalog

9. Osnovne funkcije sistema Aplikacija obuhvata sve elemente poslovanja vezane za realizaciju postupaka javne nabavke, koje se odrađuju kroz sledeće podsisteme aplikacije : • komerijalni poslovi – nabavka • komercijalni poslovi – finansije • poslovi osiguranja • šifarnici • izveštaji • opšta administracija i administracija nad dokumentima

10. Podsistem komercijalni poslovi – nabavka • Podsistem komercijalni poslovi – nabavka verno prati tok realizacije postupka javne nabavke, tako što omogućava evidenciju i obradu (funkcije nad dokumentima ) niza dokumenata. • Počevši od zahteva za nabavku, dodele zahteva i formiranja naloga za nabavku referentima iz određene organizacione celine, formiranja zahteva za ponudu dobavljaču, evidentiranje ponuda, izbora dobavljača, zaključno sa ugovaranjem i formiranjem narudžbenice nabavke. Zahtevi za nabavku mogu biti formirani u bilo kom delu (organizacionoj celini) preduzeća i upućeni na overavanje. • Proces realizacije nabavke prati se preko izveštaja realizovanih nabavki, evidencionog i kontrolnog lista nabavke, po referentu za nabavku, itd.

11. Neki važniji dokumenti koji čine poslovni proces u  postupcima  javnih nabavki su : • Zahtev za nabavku • Nalog za nabavku • Evidencioni list • Kontrolni list • Zahtev za ponudu • Javni poziv - oglas • Ponuda • Ocenjivanje ponuda • Lista kvalifikovanih ponuđača • Ulazna profaktura • Ulazna faktura • Ugovor, aneks • Narudžbenica

12. Neki važniji dokumenti koji čine poslovni proces u  postupcima  javnih nabavki su : • Poreska izjava • Interna knjižna zaduženja • Interna knjižna odobrenja • Eksterna knjižna zaduženja • Eksterna knjižna odobrenja • Plaćanja po svim osnovama • Dobavljači • i razne vrste ostalih dokumenata : odluka, zahteva, zapisnika, dopisa, rešenja, lista, obaveštenja, saglasnosti itd.

13. ZAHTEV ZA NABAVKU

14. NALOG ZA NABAVKU

15. EVIDENCIONI LIST

16. KONTROLNI LIST

17. ZAHTEV ZA PONUDU

18. PONUDA OD DOBAVLJAČA

19. OCENJIVANJE PONUDA

20. ZAPISNIK O RADU KOMSIJE

21. OBAVEŠTENJE PONUĐAČIMA

22. DOPIS UPRAVI ZA JAVNE NABAVKE

23. NARUDŽBENICA

24. Glavne funkcije nad dokumentima obezbeđuju • Hijerahijsko overavanje (u zavisnosti od radnog mesta tj organizacione celine) • Potpisivanje zvaničnih (službenih) dokumenata • Automatsko generisanje zvaničnih dokumenata preduzeća, koji nastaju u postupku javne nabavke • Automatsko obaveštavanje i slanje generisanih  dokumenata putem e-maila ovlašćenim licima u poslovnoj hijerarhiji • Formiranje baze podataka skeniranih ulaznih dokumenata

25. SCENARIJA NABAVKE Zahtevi za nabavku • Kreiraju se ručno, zahtevom organizacionog dela preduzeća • Moguće je kreirati liste zahteva za nabavku, na osnovu kojih nastaju objedinjeni nalozi ili gde se izborom izvora nabavke automatizuje proces • Obaveštavanje e – mailom sledeće osobe u hijerarhiji overavanja - odobrenja

26. SCENARIJA NABAVKE Nalozi za nabavku • Moguće je automatski generisati nalog sa liste zahteva za nabavku • Elementi nabavke mogu biti za zalihe ili direktno za mesto troška odnosno sredstvo

27. SCENARIJA NABAVKE ODOBRAVANJE ZAHTEVA ZA NABAVKU • Zahtev za nabavku nije overen ili je blokiran i zahteva odobrenje ako prelazi određeni limit ili iz nekog drugog razloga • Samo specificirane osobe mogu odobriti zaheve za nabavku • Šest nivoa odobrenja – overavanja podržano • Pet nivoa limita podržano • Samo specificirane osobe mogu odobriti blokirane zahteve • Izveštaj obezbeđuje brzu identifikaciju overavanja ili blokiranja na svim nivoima

28. SCENARIJA NABAVKE IZVEŠTAJI NABAVKE Menadžeri nabavke imaju uvid u pregleddobavljača i naručilaca sa sledećim informacijama: • Koji nalozi su otišli određenim dobavljačima • Koliko naloga za nabavku je trenutno realizovano • Prosečnu vrednost nabavke po naručiocu • Pregled svih naloga po materijalu ili dobavljaču • Istorija overavanja – odobrenja zahteva za nabavku • Da li je dobavljač obavio potpunu ili delimičnu isporuku • Da li dobavljač isporučuje na vreme • Istorija naručivanja

29. OSTALI PODSISTEMI APLIKACIJE • Podsistem komercijalni poslovi – finansije omogućava evidenciju plaćanja prema dobavljačima. • Preko podsistema administracija se integrišu svi ostali podsistemi ovog poslovnog informacionog sistema. • Administracija aplikacije omogućava da korisnik definiše uloge u sistemu i zaštititi pristup bazi podataka i pojedinačnom podsistemu u okviru cele aplikacije, od strane neovlašćenih korisnika odnosno dodelu prava pristupa nad pojedinim objektima baze i pojedinim objektima podsistema aplikacije (npr funkcije nad dokumentima). • Takođe administracija nudi niz sistemskih parametara, čijom promenom se utiče na funkcionalnost aplikacije.

30. Administracija nad dokumentima • Administracija nad dokumentima je poseban podsistem jer obuhvata kompletan mehanizam dodele prava za rad nad dokumentima, i rešen je na osnovu tabele stanja (finite state table) za dokumente (State Transition Diagrams & Tables), poslovne hijerarhije (organizacione celine) radnih mesta, hijerahije uloga na nivou cele aplikacije. • Konkretna dodela prava overavanja i promene statusa dokumenta, rešena je sa dve funkcije :

31. Administracija nad dokumentima a) definisanjem uloga nad dokumentima kao objektima aplikacije. Od ovih uloga, najvažniji tip su uloge za dozvolu promena statusa – stanja nad dokumentom.Osim uloga koje kontrolišu promene statusa dokumenta, postoje uloge kojima je moguće kontrolisati ’vidljivost’ željenog dokumenta , i to tako da se vide svi njegovi statusi ili samo neposredni prethodnik statusa u koji dokument treba da pređe, a koji potiču od svih zaposlenih ili samo od prijavljenog korisnika , i samo OTVORENE dokumente prijavljenog korisnika

32. Administracija nad dokumentima b) ograničenjima kojim zabranjujemo ili dopuštamo dejstvo uloge nad dokumetima, koji nastaju na višim / nižim poslovnim nivoima (hijerarhija organizacionih celina) preduzeća, od nivoa kojem pripada radnik sa određenom ulogom, a dodeljuju se pojedinom radniku prilikom instalacije aplikacije ili u toku rada, a u skladu sa ovlašćenjem koje on dobija za njegovo radno mesto. (primer kad je neko na godišnjem odmoru , a neophodna je zamena sa radnikom koji ima manja ovlašćenja )

33. Šifarnički podsistem • Šifarnički podsistem je ključ kojim je obezbeđena integracija komercijalnog (nabavka, prodaja), materijalnog, finansijskog i proizvodnog poslovanja preduzeća. • Ovaj podsistem daje softversku podršku sistemu šifriranja različitih entiteta. Svaki artikal (materijal, roba, proizvod, rezevni delovi ..), partner - dobavljač  ili objekat dobija svoju jedinstvenu negovoreću šifru i odgovarajuću klasifikacionu oznaku. • Omogućeno je proizvoljno formiranje hijerarhijskih grupa i podgrupa za artikle, hijerarhijskih nivoa za objekte ili organizacione celine itd. • Omogućena je potpuna kontrola jedinstvenosti pojavljivanja činilaca poslovanja.

34. Tehnologija, razvojna i aplikaciona platforma • Energosoft je prilikom planiranja razvoja ovog informacionog sistema koristio metodologiju “BSP” (Business System Planning), koja podrazumeva skup aktivnosti potrebnih za upravljanje razvojem poslovno – proizvodnog sistema putem razvoja IS. • Metodološki pristup razvoja IS, u fazi analize i specifikacije, uzima za osnovu dve u praksi najčešće korišćene metode za modeliranje procesa i podataka, strukturnu sistem analizu i model objekti – veze.

35. Tehnologija, razvojna i aplikaciona platforma • Pokazalo se da bi objektna orijentacija u metodologiji razvoja, prilikom analize (OOA) bila prvenstveno implementaciona apstrakcija, a ne apstrakcija pogodna za opis realnog sistema. • Za opis realnog sistema funkcionalni modeli, modeli procesa i modeli podataka, za poslovne sisteme kao što je ovaj, imali su značajnu prednost. • U fazi projektovanja ostavljena je mogućnost objektno – orjentisanoj implemetaciji baze podataka i pojedinih aplikacija, koja se bazira na već pomenutoj metodologiji analize IS. • Ovim je omogućen mešoviti model životnog ciklusa razvoja informacionih objektno relacionih sistema.

36. Tehnologija, razvojna i aplikaciona platforma • U domenu implementacije, razvojna platforma bazira se na MS Windows / Oracle Designer , u dvoslojnoj i troslojnoj - Web arhitekturi. Razvojna platforma obezbeđuje raspoloživost aplikacije na svim hardverskim i softverskim (OS) platformama. • Topologija informacionog sistema, odnosno računarske mreže prilagođena je potrebama korisnika i praktično nema tehnoloških ograničenja.

37. Tehnologija, razvojna i aplikaciona platforma • Najveći deo aplikacije radi u dvoslojnoj, klijent - server arhitekturi, dok je za evidenciju zahteva za nabavku omogućeno da radi i preko Browser-a. • Podaci - baza podataka nalazi se na centralizovanoj objektno - relacionoj bazi (Oracle) na serverskom računaru – server baze ,  veliki deo aplikacije za klijent - server rad nalazi se posebnom serveru ili na serveru baze, a mali web deo aplikacije, tj. evidencija zahteva za nabavku, se  putem Web servera šalje klijentima koji joj pristupaju preko Browser-a. Web načinom na računar klijenta se prenose Java appleti, koji svaka klijentska mašina zna da ‘prepozna’.

38. Opšte karakteristike sistema • fleksibilan - sposoban da pruži odgovor na svaki postavljeni zahtev u procesu nabavke • nezavisan - od hardvera, operativnog sistema i sistema za upravljanje bazom podataka, od organizacije poslovnih procesa i izgrađenih organizacionih struktura • sveobuhvatan - za poslovne funkcije i organizacije svih vrsta delatnosti • modularan - strukturiran od podsistema i modula koji se mogu proizvoljno menjati, a da se pri tome ne poremeti funkcionisanje celine

39. Opšte karakteristike sistema • otvoren - za različite hardverske platforme i za vezu sa aplikacijama drugih proizvođača softvera • prilagodljiv - zahtevima organizacije u zavisnosti od delatnosti, organizacione strukture • upotrebljiv – U PROCESU PLANIRANJA i DONOŠENJA POSLOVNIH ODLUKA na osnovu analize poslovanja (nabavka, efekti kupovine..)

40. ZAKLJUČAK • Aplikacija za automatizaciju procesa javnih nabavki namenjena je kao podrška realizaciji svih postupaka javne nabavke u javnim i srednjim preduzećima. • Aplikacija je pouzdana, jednostavna za upotrebu, bezbedna za korišćenje, upotrebljiva u procesu planiranja i donošenja poslovnih odluka, omogućava integrisanje sa finansijskim i materijalnim knjigovodstvom odnosno integrisanje kompletnog komercijalnog, robnog, materijalnog i proizvodnog poslovanja jednog preduzeća.