Gestion des déplacements temporaires

1. Gestion des déplacements temporaires D.T / ULYSSE

2. Sommaire • Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? • Quel périmètre ? Quel calendrier ? • Quels changements ? • Avec DT : • les rôles dans le nouveau système • précisions de vocabulaire • Les avantages de la dématérialisation • Concrètement, ça se passe comment ? • Est-ce que ça marche ?

3. Un nouvel outil de gestion des déplacements :quel contexte ? • Tous les audits et études ont mis l’accent sur la nécessité d’alléger et de rationaliser le dispositif. • Avec le passage à Chorus, le Ministère des Finances prévoit la dématérialisation complète des état de frais et des ordres de mission dans le circuit comptable. • Or, dans Chorus, la gestion des déplacements n’est pas prévue. • Il fallait donc un outil pour accompagner ce changement et alléger les circuits et les processus: • L’application « DT- Ulysse » concerne la gestion des déplacements temporaires de plusieurs dizaines de milliers de personnels • Le logiciel adopté (fourni par la Société Etap-on-line) est utilisé dans de grandes entreprises et plusieurs ministères, et à l’administration centrale depuis mars 2009.

4. Quel périmètre ? Quel calendrier ? • Quels déplacements ? • Tous les déplacements temporaires des personnels de l’académie, en particulier les agents aux fonctions itinérantes et les enseignants en services partagés • Ne sont pas concernés : • les congés bonifiés et changements de résidence • les déplacements liés à des actions de formation continue et à la participation à des jurys, examens et concours • Quel calendrier ? • 1er Février 2010 : Mise en fonctionnement du logiciel Ulysse pour tous les déplacements via internet (site Rectorat de Caen) uniquement pour les Frais de Déplacement postérieurs au 1er janvier 2010. • Courant 2010 : mise à disposition d’un distancier automatique intégré, lien avec une agence de voyages dans le cadre d’un marché national (billets de train, nuits d’hôtels…).

5. Traitement automatique L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN DT GAIA IMAG’IN OUTIL Gestion des formations Y compris les déplacements liés aux formations Gestion des membres des jurys d’examens et concours Y compris les déplacements liés aux jurys Gestion des déplacements liés aux missions METIER

6. Quels changements ? Quels changements ? • Avant DT/ULYSSE :

7. Quels changements ? • Avant DT/ULYSSE : • Pour chaque déplacement, dans le cadre d’un ordre de mission permanent ou d’une convocation (OM ponctuel), le « missionné » remplissait intégralement un état de frais papier, qu’il transmettait, selon un circuit plus ou moins long et complexe. • Les délais de traitement étaient liés à la transmission des états de frais papier et à la saisie par les services administratifs de toutes les informations dans le système.

8. Avec DT/ULYSSE : les rôles dans le nouveau système Missionné Valideur hiérarchique Gestionnaire académique Validation de la Demande de Paiement par l’acteur CHORUS agissant au nom de l’ordonnateur

9. Le circuit de validation • Les valideurs hiérarchiques: En général, c’est un supérieur hiérarchique du missionné qui valide l’ordre de mission. > A l’IA14 : le PAC (M. BLEGER et M. SUBERBIELLE) et les CTD (pour Médecins, Infirmières, AS). • 2 niveaux de validation réglementaire, donc 2 valideurs hiérarchiques différents: Premier niveau pour les ordres de mission en métropole dont le montant prévisionnel est inférieur à 3 000 euros. Deuxième niveau pour les ordres de mission à l’étranger, dans les DOM-COM et en métropole pour un montant supérieur à 3 000 euros. • Le service gestionnaire : > DAGFI / Bureau des Frais de Déplacements Le gestionnaire vérifie que l’ordre de mission et l’état de frais contiennent bien toutes les informations nécessaires. Après validation de l’état de frais par ce dernier, la demande de paiement est adressée au représentant de l’ordonnateur pour paiement dans CHORUS.

10. Mail adressé au valideur hiérarchique

11. Qu’est ce qu’un « ordre de mission » dans DT ? • A chaque type d’ordre de mission sont associées des règles de voyage spécifiques (calculs des indemnités…) • Des ordres de missions « ponctuels » > Rare 5% des OM • l’ordre de mission « Métropole » • l’ordre de mission « Hors Métropole » • l’ordre de mission « Tournée à l’étranger » • l’ordre de mission « Tournée dans les DOM/COM » • L’ordre de mission « permanent » > Personnels sur une zone géographique • Plusieurs ordres de missions / états de frais peuvent être rattachés à un ordre de mission permanent • Un ordre de mission permanent nécessite toutefois la création d’un ordre de mission technique lorsqu’une prestation spécifique est prévue • Un ordre de mission «  service partagé  » > Personnels sur 2, 3 ou 4 affectations précises Un ordre de mission ne peut pas avoir une durée de validité supérieure à 12 mois à partir de sa date de validation.

12. Avec DT/ULYSSE : précision de vocabulaire • L’ordre de mission permanent : • Un ordre de mission permanent est l’ouverture juridique d’un droit , qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini. • Les missions s’effectuant hors de l’ordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, réunions hors du calvados ou hors de la zone de couverture de l'OMP…) et nécessitent un ordre de mission ponctuel complémentaire. • Dans DT-Ulysse, on distingue : • L’ordre de mission : il s’agit de la formalisation d’une demande d’autorisation de se déplacer et d’engagement de dépense sur le budget de l’Etat. • L’état de frais : il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de mission/ d’une période définie par le missionné. S’agissant des personnels en service partagé ou des personnels aux fonctions itinérantes, un état de frais bi-hebdomadaire ou mensuel est préconisé.

13. Les avantages de la dématérialisation • La chaîne de traitement est normalisée par rapport aux exigences de la réglementation • Les délais sont réduits • Le missionné peut suivre l’avancement de son dossier et est averti du traitement ; chaque OM est codifié par 4 caractères ; chaque EF par 6 caractères • Le volume papier diminue, ainsi que les opérations de saisie et les erreurs qui en découlent • Le missionné est autonome dans l’organisation de sa mission, la gestion de son temps et la saisie de ses états de frais • Les données générales des agents sont « récupérées » à partir des informations utilisées pour la paye. Il s’agit entre autres du nom, du prénom, de l’adresse mail, de la catégorie agent, du NUMEN, de l’adresse familiale, de l’adresse professionnelle, des informations bancaires : outre le chargement initial, ces données seront mises à jour mensuellement. • Le missionné complète, une fois pour toutes, les informations personnelles le concernant (véhicule, assurance, cartes de réduction...) en complétant une fiche profil.

14. Le profil 1/2

15. Le profil 2/2

16. Concrètement, ça se passe comment ? • Un circuit simple/normalisé pour toutes les missions : • Le missionné décrit la mission et les frais prévus • Il précise les moyens de transport (distancier Mappy à disposition afin de partager une référence kilométrique commune ,cartes d’abonnement détenues…) • L’ordre de mission préparé part en validation et permet, au retour de la mission, d’entrer l’état de frais correspondant • Une fois l’état des frais réels validé, l’information part en gestion pour traitement et remboursement • NB : Pièces justificatives Le missionné ne transmet que les pièces justificatives habituelles : titres de transport payés par l’agent, hébergement….

17. MissionnéDélégué de saisie Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Focus sur Les ordres de mission Agents concernés

18. Missionné Supérieur hiérarchique du missionné Les étapes du processus de traitement des ordres de mission • L’ordre de mission est complété directement dans l’outil par le missionné • Un agent peut dupliquer, puis modifier un de ses précédents ordres de mission • DT prévient l’agent si le coût prévisionnel de la mission ne permet pas qu’elle soit engagée • L’ordre de mission dûment complété est mis en attente dans DT. • Un courrier électronique est automatiquement envoyé au supérieur hiérarchique du missionné pour le prévenir qu’un ordre de mission attend sa validation. • L’ordre de mission est contrôlé par le supérieur hiérarchique. • Si le supérieur hiérarchique ne valide pas l’ordre de mission, celui-ci est retourné au missionné qui peut: • Annuler son ordre de mission • Adapter son ordre de mission en fonction des commentaires de son supérieur hiérarchique et le lui soumettre à nouveau.

19. Missionné Supérieur hiérarchique du missionné Services gestionnaires Les étapes du processus de traitement des ordres de mission (2) • Si le supérieur hiérarchique valide l’ordre de mission, celui-ci est transmis: • A un niveau hiérarchique supérieur: • pour une validation supplémentaire pour les ordres de mission dont le coût prévisionnel est supérieur à 3000 euros • pour les déplacements à l’étranger • Au service gestionnaire qui est informé par courrier électronique qu’un ordre de mission est en attente de validation • Le service gestionnaire contrôle l’ordre de mission. Selon le même principe que la validation hiérarchique, le service gestionnaire peut: • Refuser l’ordre de mission et le renvoyer au missionné. Comme dans le cas précédent, le missionné peut modifier son ordre de mission ou l’annuler • Valider l’ordre de mission. Dans ce cas la mission est autorisée • Un courrier électronique informe le missionné que son ordre de mission est validé.

20. Ordre de mission Rempli par le missionné >>> vision par le gestionnaire

21. Missionnés Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires OrdonnateursResponsable de la demande de paiement Agents concernés Focus sur Les états de frais

22. Missionné La régularisation de l’ordre de mission est soumise au même cheminement de validation que n’importe quel autre ordre de mission. Les étapes du processus de traitement des états de frais • La création de l’état de frais • Le principe • Un état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission • L’état de frais est construit par DT à partir de l’ordre de mission auquel il est rattaché • Les informations de l’ordre de mission reprises dans l’état de frais ne sont qu’en partie modifiables • Conséquence : la régularisation de l’ordre de mission • En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et l’ordre de mission initialement validé, l’ordre de mission doit être modifié avant la création de l’état de frais. • Un ordre de mission n’est plus modifiable une fois qu’un état de frais y est rattaché. Il est donc indispensable qu’il soit mis en cohérence avec la réalité avant la création de l’état de frais.

23. Missionné Les étapes du processus de traitement des états de frais (2) • La création de l’état de frais • Une fois que l’ordre de mission auquel il doit être rattaché est régularisé, le missionné crée formellement l’état de frais dans DT • L’état de frais reprend automatiquement les éléments de l’ordre de mission, qui ne sont pas modifiables. • Une fois complété, l’état de frais est mis en attente dans l’outil et l’autorité chargée de sa validation est avertie par courrier électronique.

24. Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Les étapes du processus de traitement des états de frais (3) • La validation de l’état de frais • La validation de l’état de frais fonctionne selon le même principe que celui des ordres de mission. • Une fois informé par courrier électronique, le supérieur chargé de la validation contrôle les éléments de l’état de frais (et les pièces). • Il n’est pas possible au valideur de modifier le contenu de l’état de frais qu’il doit donc valider ou refuser dans son ensemble. • Si l’état de frais est refusé. • Le missionné est prévenu par courrier électronique • il lui appartient de modifier l’état de frais en conséquence, voire d’annuler son état de frais pour pouvoir modifier l’ordre de mission initial. • Si l’état de frais est validé, il est mis en attente de la validation du service gestionnaire, qui procède comme le valideur hiérarchique. Les pièces justificatives des frais annexes doivent être transmises au service gestionnaire et le cas échéant au valideur hiérarchique si ce dernier en exprime le souhait. Les dépassements d’enveloppe sont signalés au valideur et empêchent la validation.

25. Copie d’écrans mission voiture Etat de frais tel que rempli par le missionné Généré à partir de l’ordre de mission Possibilité d’y ajouter les frais annexes

27. Tous utilisateurs Le suivi et le pilotage • Les restitutions • Chaque utilisateur a accès aux restitutions offertes par DT, dans un périmètre correspondant à son niveau d’habilitation • Les missionnés peuvent lancer des requêtes sur les éléments qui les concernent à titre individuel • Les valideurs hiérarchiques peuvent lancer des requêtes sur l’ensemble de leur périmètre hiérarchique et sur les structures qui leur sont rattachées • Les services gestionnaires peuvent lancer des requêtes sur les centres de coûts sur lesquels ils sont habilités Agents concernés

28. Est-ce que ça marche ? • En administration centrale, le système fonctionne et a permis de traiter tous les déplacements depuis mars 2009 : • Comme pour tout nouveau dispositif, on peut rencontrer des difficultés de prise en main : l’assistance locale aux utilisateurs du logiciel est assurée par le correspondant applicatif à l’IA du Calvados: • Monsieur Florent LEYOUDEC : ia14-dagfi@ac-caen.fr Et par les gestionnaires du bureau des frais de déplacements et de l’IA : • Madame Sandra JEANNE (CPC,CPD, RASED, PPH, ASH…) • Madame Pierrette IZABEL (IEN, Postes partagés, Contractuels en langue, MATICE, MAST…) • Monsieur Yoann OLIVIER (Médecins, Infirmières, AS)

29. Questions/réponses

30. Quelques illustrations…