Cours de Gestion de Projet 1 ère A Cycle Ingénieur 2011-2012

1. Cours de Gestion de Projet1ère A Cycle Ingénieur 2011-2012 EL KADIRI Kamal Eddine

2. Sommaire Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

3. I- Gestion de projet Généralités Maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre Découpage d’un projet Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

4. Généralité Le mot "projet" est souvent employé en diverses circonstances. Il peut correspondre à une intention d'action, comme un projet de voyage ou de vacances ; il peut correspondre à une phase d'étude préliminaire comme un projet de loi. On définira un projet comme un triptyque : objectif - moyens - délai. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

5. Délais Objectifs Moyens Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

6. Qualité Délais Qualité Objectifs Moyens On peut, de nos jours, adjoindre un autre sommet au triangle précédent correspondant au concept qualité (nous préciserons ce concept plus loin). Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

7. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

8. Interactions Un projet "vit" dans une organisation préalablement existante (une entreprise par exemple) que l'on appellera une organisation stable. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

9. Cette organisation possède un fonctionnement propre (indépendant en principe du projet) défini par des règles. Il s’agit en général d’un moyen de redynamiser l'organisation et de la faire évoluer. On peut d'ailleurs, à la limite, considérer que toute l'organisation consiste en plusieurs projets ; on parle alors de gestion par projets. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

10. Gérer ou conduire un projet consiste à le mener à bien dans le cadre des contraintes de moyens et de délai et en prenant en compte les aléas. Aux trois centres d'un projet (objectif, moyens, délai) correspondent trois types de gestion : Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

11. la gestion de la production : elle permet d'atteindre globalement l'objectif ou du moins de s'en rapprocher régulièrement Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

12. la gestion des ressources : • Gestion des moyens humains : • choix de l'équipe, • affectation de personnel, • coordination • Gestion matériels (choix, acquisition, location) et financières (gestion du budget, coûts d'utilisation des ressources) Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

13. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

14. la gestion du temps doit permettre la maîtrise des délais. • Le temps est un facteur clé pour la réussite d’un projet • Prévenir les aléas • Réaliser de bonnes estimation des délais Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

15.  Qui a le temps et attend le temps perds son temps.  Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

16. Gestion du Temps Délais Moyens Objectifs Gestion de la Production Gestion des Ressources Les trois types de gestion sont interdépendants Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

17. Le déroulement d’un projet passe par deux grandes phases : • Phase de réflexion et de prévision ; elle consiste en activités d'analyse et d'organisation : découpage du projet en unités (tâches) et repérage des contraintes d'enchaînement de ces tâches, Ordonnancement (planification de l'exécution des tâches : calendrier et affectation de ressources) Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

18. 2) La seconde phase est celle du pilotage - suivi de l'avancement, - prise de décisions - production. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

19. Maîtrise d'ouvrage et Maîtrise d'œuvre • Le maître d'ouvrage est : • le demandeur de résultat, • porteur des besoins, • commanditaire d'un résultat correspondant à des objectifs, son calendrier, son budget. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

20. Maîtrise d'ouvrage et Maîtrise d'œuvre Le maître d'œuvre est stipendié par le maître d'ouvrage pour réaliser le produit convoité selon les conditions (délais, qualité, coûts, ...) définies par un contrat. Le choix des moyens (techniques, ressources humaines) est donc du ressort du maître d'oeuvre. En particulier, le maître d'ouvre désignera un chef de projet pour conduire le projet à terme. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

21. Découpage d'un projet Il est bien connu que pour résoudre un problème, il est préconisé de diviser le problème en sous-problèmes dont la résolution sera vraisemblablement plus aisée que celle du problème global. Il en est de même d'un projet que l'on découpe généralement en "morceaux". Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

22. On peut également considérer qu’un projet est un ensemble de parties définies par : • chaque partie conduit à un résultat défini • chaque partie nécessite une quantité de ressources définie • les contraintes d'enchaînement entre parties sont identifiées (certaines parties peuvent s'élaborer séquentiellement, d'autres parallèlement). • une partie peut éventuellement être découpée elle-même en sous-parties. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

23. La manière de découper un projet peut être : • temporelle (succession d'étapes et de phases) • structurelle (modularisation). Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

24. découpage temporel : • un projet est découpé en étapes ; • une étape est découpée en phases ; • une phase est découpée en tâches. • Chaque étape, phase ou tâche comporte une date de début et une date de fin et produit un résultat défini. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

25. découpage structurel : • un projet est découpé en modules ; • un module peut être, à son tour, découpé en sous- modules. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

26. découpage purement structurel normalisations de découpage : Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

27. découpage à la fois structurel et temporel Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

28. Rachid Hassan Ali Youssef Mohamed Rachid avec l'indication des responsables des unités. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

29. Dans le cadre du découpage temporel, les étapes usuelles fréquemment rencontrée sont : Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

30. Phases préliminaires • avant-projet • Cette phase est de la responsabilité du maître d'ouvrage. Le projet est décrit dans ses grandes lignes dans un document dont la finalité est : • de s'assurer que le projet répond à des besoins réels • de communiquer sur le projet auprès des utilisateurs concernés • de susciter des réactions permettant de conforter le projet. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

31. Phases préliminaires (suite) • Expression des besoins • L'avant-projet permet de s'assurer de la pertinence du projet. Il convient ensuite, pour le maître d'ouvrage, d'exprimer les besoins en termes de fonctionnalités. En général, cette étude donne lieu à un document qui doit être validé, non seulement par la direction de projet, mais aussi (et surtout) par les utilisateurs concernés du produit envisagé. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

32. Phases d'études • Expression détaillée des besoins • Il s'agit de la suite logique de la phase d'expression des besoins. • Cette phase est normalement conduite par la maîtrise d'ouvrage, mais il est usuel d'y associer la maîtrise d'œuvre, • Analyse fonctionnelle • travail important de la maîtrise d'œuvre, puisqu'il s'agit de concevoir sur le plan fonctionnel, le produit à réaliser. L'analyse fonctionnelle partira de l'expression détaillée des besoins et en déduira l'architecture du produit à réaliser. • Etude technique • Les contraintes techniques sont ici examinées par la maîtrise d'oeuvre qui décrira l'architecture technique du produit, les moyens et ressources nécessaires au développement de celui-ci. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

33. Phases de réalisation • Lancement du projet • Cette phase consiste notamment à un ajustement des prévisions de charges et de planning produites dans les étapes précédentes. • Développement • C'est une phase dense pour la maîtrise d'œuvre qui doit vérifier que la planification prévue est strictement suivie, mais qui doit aussi parer aux aléas inévitables; • Recette • La recette est la livraison du produit par la maîtrise d'œuvre à la maîtrise d'ouvrage. Elle implique des tests de conformité, de fonctionnement, éventuellement de qualité. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

34. Phases poste production • Mise en oeuvre • Appelée quelquefois phase de mise en production, • la phase de mise en œuvre consiste en général à une livraison et à l’installation dans les locaux et sur les matériels du commanditaire du produit réalisé. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

35. Phases poste production (suite) • Maintenance • Cette phase recouvre toutes les mesures à prendre pour que le produit livré soit viable dans de bonnes conditions. • Par ailleurs, cette dernière se doit de conserver la documentation du projet : documents fonctionnels et documents techniques, non seulement en cas d'intervention ultérieure sur le produit mais aussi dans un but de capitalisation des connaissances (mémoire de l'entreprise). Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

36. II. Pilotage d'un projet La gestion des ressources humaines L'organisation du projet Le suivi du projet Causes d’échec d’un projet Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

37. La gestion des ressources humaines Un projet se réalise avec une équipe. Elle doit être dirigée par un chef de projet Le rôle du chef du projet est de manager cette équipe ce qui est certainement le rôle le plus difficile. On ne peut donc pas négliger le management des ressources humaines : c'est un facteur de réussite ou d'échec d'un projet. Mais qu'est-ce qu'un bon manager ? Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

38. Le choix et la composition de l'équipe chargée du développement du projet sont des aspects cruciaux, hélas pas toujours maîtrisables par le chef de projet (notamment où l'équipe lui est imposée). Qu'est-ce qu'une bonne équipe projet ? Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

39. l'équipe doit comprendre des personnes compétentes • sur le plan de la maîtrise des technologies (que peut-on faire de quelqu'un qui ne sait pas programmer ?) • sur le plan de l'expérience (si tous les membres de l'équipe sont néophytes, c'est dangereux !). Il faut donc s'assurer que l'équipe comprend quelques "valeurs sûres". On n'évitera pas la présence dans l'équipe de personnels moins expérimentés, mais il faut que ces personnels soient minoritaires Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

40. l'effectif de l'équipe doit être raisonnable. • Pour couvrir les délais prévus, • Pour un bon management de la part du chef de projet par ailleurs. • Il ne faut pas oublier que plus l'équipe est nombreuse, plus elle est difficile à gérer. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

41. la stabilité de l'équipe projet est aussi un facteur important. • Rien n'est plus déstabilisant qu'une grève du personnel (en général au moment critique !). • Il faut donc s'assurer que l'équipe ne bougera pas (c'est malheureusement généralement pas le cas !) jusqu'à la fin du projet Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

42. Un changement de personnel implique un effort de continuité qui n'est jamais évident et qui n'est pas incompressible au niveau des délais. • Un écueil à éviter particulièrement est l'ajout important de personnels lorsque l'on s'aperçoit d'un retard dans la réalisation ; la conséquence immédiate est un retard supplémentaire dû à l'intégration des nouveaux personnels. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

43. La répartition du travail Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

44. L'organisation du projet Préalablement à son lancement, le chef de projet se doit de "penser" son organisation. Celle-ci doit porter sur plusieurs aspects, notamment : • la répartition du travail • le système d'information du projet • les structures de consultation ou de décision • La documentation Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

45. L'organisation du projet • Cette répartition doit prendre en compte les compétences de chacun des membres de l'équipe projet et éviter certains points de blocage. • Exemple : • Ne pas confier une étape importante du projet à une seule personne ; • Trouver un compromis entre la spécialisation (compétences aigues dans certains domaines) et la polyvalence (compétences moyennes dans tous les domaines). • L'inconvénient évident de la division du travail est le risque de manque de cohérence. Une coordination doit donc accompagner la répartition des tâches. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

46. La coordination peut aussi exister sous une forme codifiée : elle correspond à une relative standardisation • des résultats à livrer : une "normalisation" de la présentation des résultats peut être prévue • des processus : adoption de méthodes et modèles communs • des modes de liaison : plannings de rencontre prévus à l'avance pour faire le point sur le projet et discuter de certains aspects. • de la documentation sur le projet Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

47. Le système d’Information du Projet le SI projet sera constitué de une partie "actualités" précisant l'objectif, le découpage, le planning, les acteurs, .... (avec mise à jour permanente) une partie "dictionnaires" répertoriant tous les objets constituants du projet de manière à ce que le vocabulaire soit commun à tous les membres de l'équipe projet. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

48. Les structures de consultation et de décision • Comité directeur du projet • Comité de pilotage: rassemble des représentants de la maîtrise d'ouvrage et de la maîtrise d'oeuvre. Le comité de pilotage aura pour rôle d'effectuer un suivi du projet sous tous ses aspects. Il devra se réunir périodiquement et prendre des décisions d'ordre opérationnel, souvent suggérées par le chef de projet. • Le chef de projetest, quant à lui, l'élément pivot d'un projet. Son rôle est très important (et pas facile !). Il se décline en les tâches suivantes : • fixer les objectifs, quelquefois la  stratégie, définir les horaires, les étapes et les moyens • coordonner les actions  • maîtriser, c'est-à-dire modifier les horaires, les étapes et les ressources si l'objectif évolue (et il évoluera !) et modifier les étapes suivantes en conséquence.  • optimiser la répartition des ressources en vue d'arriver à une solution optimale au moindre coût Pour les décisions importantes, le chef de projet peut demander l'avis ou se faire appuyer par le comité de pilotage. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

49. La documentation • Le système documentaire est une composante du système d'information du projet. Il constitue une référence commune à tous les acteurs du projet et, par conséquent, concourt à la coordination générale.  • Comment constituer un système documentaire ? On commencera par répondre de manière négative à cette question en conseillant ce qu'il ne faut pas faire : • la course à la certification ISO. • empiler les document. L'inaccessibilité des documents est un répulsif puissant. Quand on cherche un document, c'est qu'on en a vraiment besoin et qu'on souhaite le retrouver au plus vite. il faudra donc prévoir une architecture et une indexation adéquates du système documentaire. • pas de structure imposée. La conception des documents doit être "pensée" ; un document complet et bien rédigé ne pose pas de problèmes. Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA

50. La documentation Quelques règles générales : • Concevoir, après réflexion et discussions, l'architecture du système documentaire, en particulier le système de classement des documents ce qui implique une stratégie d'indexation • Proposer, puis imposer une structure type de chaque sorte de document. En particulier, pour chaque document, doivent figurer son titre, son type, sa date de rédaction ou de mise à jour, son ou ses auteurs, sa version. Il faut aussi donner des directives en ce qui concerne la forme : présentation, polices de caractères, ... En règle générale, un document devrait commencer de la manière suivante : • page de garde : nom du projet, titre du document, version, date de mise à jour, auteurs, résumé du sujet traité • introduction : objectif du document, description résumée du contenu, destinataires, indication de documents de référence ou annexes Gestion de Projets / K.E. EL KADIRI S2 CI ENSA