“Si no existe evidencia documental, no ha ocurrido”

1. “Si no existe evidencia documental, no ha ocurrido” Dra. Yomara M. Martínez Rivera Unidad de Monitoria

2. UNIDAD DE MONITORIA OAF DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES UNIDAD DE MONITORIA

3. BASE LEGAL • Elementary and Secondary Act (ESEA) de 1965 según enmendada en el 2001 por la “No Child Left Behind Act” (NCLB-Pub L. 107-110). • Education Department General Administrative Regulation Act” (34 CFR 80.40) (EDGAR). • La sección 80.40 del EDGAR requiere que se realicen monitorias para cada programa que administran las agencias educativas con el propósito de corregir las deficiencias en la administración de los mismos.

4. BASE LEGAL • CARTA CIRCULAR NÚM. 14-2007- 2008 • CARTA CIRCULAR NÚM. 18-2010-2011 Reconfiguración de la Estructura de Monitoria Para Fondos Federales MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDADES DE MONITORIA FEDERAL (Enmiendas)

5. CUMPLIMIENTO FEDERAL • MEMORANDO DE ACUERDO ENTRE PUERTO RICO Y EL USDE • Se firma el 17 de diciembre de 2007. • Le brinda un espacio de tiempo al DE para terminar la implementación de los proyectos realizados bajo los acuerdos del 2004. • La estructura de la Unidad de Monitoria se atemperó a los requisitos del primer acuerdo de cumplimiento.

6. DEFINICIÓN DE MONITORIA • Proceso sistemático que permite determinar el manejo administrativo fiscal y programático de los programas federales. • Las monitorias miden la eficacia y efectividad en la implantación de los programas federales. • Asegurarse de que cumplan con los requisitos establecidos por el programa federal que asigna los fondos.

7. Objetivo de Monitoria • El objetivo primordial de las monitorias es evidenciar el día a día y funcionamiento de los programas. Éstas cubren los requisitos de ley, sus funciones, reglamentaciones y las actividades que se realizan. La finalidad de las monitorias es lograr una medición de la efectividad y eficacia en la implementación de los Programas Federales para asegurar que se cumple con los requisitos federales aplicables (EDGAR, 34CFR Sección 80.40 (a) p. 120, Nov. 2003).

8. Funciones de las Unidades de Monitoria • Las Unidades de Monitoria serán responsables de: preparar la logística de las visitas, notificar por escrito al personal concernido del programa la fecha de la monitoria, el documento a utilizarse y las áreas a observar, recopilar las observaciones en la monitoria, preparar el informe de monitoria y dar seguimiento al status del mismo, conservar copia del informe de monitoria y acciones correctiva en archivo y evaluar el plan de trabajo de la unidad periódicamente.

9. Tipo de Monitoria • Monitoria de Revisión de Informes de Progreso y Financiero • Método para monitorear las actividades realizadas por los Proyectos de Subrecipientes y Proveedores de Servicios donde el monitor no está en la necesidad de viajar o recoger datos, sino que el mismo puede enfocar sus esfuerzos en revisar informes específicos a áreas de cumplimiento de índole financiera y de progreso.

10. Recopilada para dichos fines, además de la experiencia del Monitor o Coordinador de Programa a cargo. Se considera un proveedor de alto riesgo el que recibe fondos por primera vez.

11. Alto, Mediano o Bajo Riesgo • Clasificación que se le dará a una Escuela, Programa Federal, Proyecto de Subrecipiente o Proveedor de Servicios de acuerdo al resultado del Análisis de Riesgo que se realice. Dicha clasificación está basada en una valoración de los criterios de selección ya establecidos, utilizando como base la información.

12. Monitoria de visita • Tipo de monitoria más amplia que requiere observar las operaciones del Subrecipiente para determinar si existen problemas de cumplimiento de los requisitos federales o estatales establecidos mediante contrato con el DEPR. • Monitorias Programáticas y Fiscales.

13. Monitoria Especial • Este tipo de monitoria sigue el proceso regular de la monitoria, con la diferencia que se le requerirá al monitoreado su Plan de Acción Correctiva en un término de cinco (5) días laborables a partir de la fecha de la carta de Notificación de Hallazgos.

14. CUATRO UNIDADES DE MONITORIA • El DE estableció la estructura de Cuatro Unidades de Monitorias: • Unidad de Monitoria de Cumplimiento • Unidad de Monitoria de Asuntos Federales • Unidad de Monitoria Regional • Unidad de Finanzas (Tarjetas)

15. Monitoria de Cumplimiento • La Unidad de Cumplimiento está encargada de: • Monitorear las actividades del nivel SEA y el Cumplimiento de los Programas Federales de la Oficina de Asuntos Federales con los requisitos de ley de la ESEA y el 34CFR80.40. • Título I, Parte A - Título I, Parte B • Título I, Parte D - Título II, Parte A • Titulo II, Parte B - Título II, Parte D • Título III, Parte A - Título IV, Parte A • Título IV, Parte B - Titulo V, Parte A • Título VI, Parte A - Homeless • Otro programa vigente bajo la Oficina de Asuntos Federales

16. Revisar la implementación anual de procedimientos en los Programas Federales. Asegurar que cada programa tenga manuales y procedimientos escritos que apoyen el cumplimiento con los requisitos de Ley. • Llevar a cabo una comparación de la Solicitud Estatal Consolidada (CSPR, por sus siglas en inglés) para Fondos Federales y los Planes Académicos Estratégicos para determinar alineamiento. De estos planes no estar alineados, la Solicitud Estatal Consolidada para Fondos Federales deberá enmendarse y someterse al Departamento de Educación Federal.

17. Unidad de Monitoria Asuntos Federales • Monitorear las actividades en el nivel LEA, (algunos SEA) de los proyectos que son adjudicados a Nivel Central por medio de Planes de Trabajo. Estos son los siguientes: • Título I, Parte A • Participación de Padres • Escuelas en Plan de Mejoramiento • Certificación de Maestros • Escuelas Distinguidas • Título I, Parte D • Título II, Parte A • Título II, Parte D • Título III, Parte A • Título IV, Parte A • Título V, Parte A • Homeless • Título II B •  Equitable Services •  Distribución de Tiempo • Otros programas que se incorporen

18. Realizar visitas de seguimiento a la Unidad de Monitoria Regional para validar que las monitorias de visita cumplan con los requisitos de cumplimientos, a nivel de escuela, Proyectos de Sub-recipientes y Proveedores de Servicios. • Aprobar los Informes del Proceso de Monitoria, los Estadísticos Semanales, Mensuales, Trimestrales e Informes Anuales de requisitos de auditoria recibidos de la Unidad de Monitoria Regional.

19. Dar seguimiento a las acciones correctivas en aquellos proyectos donde se identificó que no hubo cumplimiento con los requisitos de ley y, junto a los coordinadores de los programas federales, atenderá aquellos aspectos o controversias sistemáticas identificados en las visitas de monitoria. • Digitalizará los documentos que evidencien el procedimiento completo de Monitoria, llevado a cabo a nivel OAF, Regional y Cumplimiento. • De ser necesario, realizar referidos a la Unidad de Diseminación y Asistencia Técnica, Oficina de Auditoria Interna, División Legal, Recursos Humanos o a la Oficina del Inspector General. • Cada región deberá someter los documentos a tiempo. • Estos referidos contendrán la evidencia que demuestre que en efecto requieren ser referidos.

20. Preparará y discutirá mensualmente un informe por programa de los señalamientos recurrentes y someterá dicho informes a las unidades impactadas. • Preparará resumen de las reuniones realizadas utilizando el documento llamado. • Resumen Reuniones de discusión señalamientos recurrentes.

21. La Unidad de Monitoria de Tarjetas • Adscrita a la Oficina de Finanzas.

22. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • Monitorear el cumplimiento de los requisitos del Programa de Título I, Parte A, en todas las escuelas SW y TAS, así como la consolidación de programas, proyectos e iniciativas según aplique. • Será implementada en las siete (7) regiones educativas.

23. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • Estará bajo supervisión de la Unidad de Monitoria de OAF. • Tendrá un líder de grupo a nivel regional. • El líder de grupo se mantendrá en comunicación con la Unidad de Monitoria de OAF.

24. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • El líder del grupo deberá asegurarse que todos las escuelas sean monitoreadas. • Creará el calendario de monitorias y lo someterá a la Unidad de Monitoria de OAF para evaluación y aprobación. • Deberá hacer un estudio para conocer las necesidades de la Unidad. • Prioridades según Análisis de Riesgo.

25. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • Deberá establecer las prioridades de las escuelas. • Desarrollará un Plan de Acción anual basado en las prioridades del Estudio de Necesidades y los requisitos de Título I, Parte A. • Constituirá los comités de monitoria para monitorear las escuelas.

26. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • Utilizará el Instrumento de Monitoria de Título I, Parte A y de los Programas que se consolidan en la escuela con modalidad Schoolwide. De igual manera se utilizará en las TAS en las áreas de especificidad. • Proveerá adiestramientos y copias de los instrumentos de monitorias a los monitores a nivel de escuela y a los directores escolares para que puedan prepararse para la monitoria.

27. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • Preparará y someterá informes estadísticos trimestrales, en el Sistema de Información de Monitorias, a la Unidad de Monitoria de OAF. • Le dará seguimiento al plan de acción correctiva de las escuelas a los que se les hayan hecho señalamientos para garantizar el cumplimiento de Ley. • Se asegurará que los monitores preparen y entreguen los informes de monitorias a los Directores de escuela y a la Unidad de Monitoria de OAF.

28. UNIDAD DE MONITORIA REGIONAL • De haber algún hallazgo en el área fiscal, la asistencia técnica será referida a la unidad de finanzas y según el programa que aplique . • De haber algún hallazgo en la parte académica la asistencia técnica será provista y referida a las unidades correspondientes- Programa, Proyectos, así como en la Unidad de Asistencia Técnica.

29. DOCUMENTOS REQUERIDOS UMR • Estudio de necesidades de la unidad. • Plan de Acción de la UMR. • Calendarios de visitas de monitorias a escuelas. • Carta de aviso de visitas de monitorias a escuelas. • Carta de notificación de informe de monitorias a escuelas. • Copia de instrumento de monitoria. • Informe de visitas de monitorias a escuelas. • Plan de Acciones Correctivas. • Seguimiento escrito a la entrega de planes de acción correctiva.

30. DOCUMENTOS REQUERIDOS • Formato para evaluar el plan de acciones correctivas. • Carta de aprobación o desaprobación del plan de acción correctiva. • Calendario de visitas de seguimiento. • Informe de Visita de Seguimiento. • Informe mensual de monitorias realizadas. • Informe trimestral de labor realizada.

31. DOCUMENTOS REQUERIDOS • Instrumento de Visita de Supervisión a la Unidad de Monitoria Regional/Distrito. • Informe de Referidos Visita de Monitoria. • Informe de logros.

32. Procesos de Supervisión • Visita de Exploración • Visita de Seguimiento • Visita de Evaluación (Monitoria)

33. Proceso de Monitoria • Notificación (Opcional) • El manual establece que podemos realizarla en cualquier momento bajo las regulaciones o situaciones existentes. • Instrumento de Monitoria y/o Informe de Visita. • Verificación de documentación por cada uno de los incisos del cuestionario. • En caso de incumplimiento o hallazgos se requiere un Plan de Acción Correctiva.

34. Plan de Acción Correctiva • Informe requerido al final de la auditoria o la monitoria, donde el auditado o monitoreado, tiene la responsabilidad de describir acciones a tomarse para corregir las deficiencias, llevar a cabo las recomendaciones recibidas o debatir que las deficiencias señaladas son inválidas, si el monitoreado somete una documentación que así lo sustente.

35. Señalamiento de Auditoria o Monitoria • Desviación que refleja incumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a un programa federal, o a los controles internos establecidos por la entidad para la operación de los mismos.

36. Redacción de Informe • El informe del monitor deberá ser trabajado en o antes de siete (7) días laborables.

37. Respuesta a la Notificación de Hallazgos • El monitor deberá recibir la contestación en o antes de treinta (30) días laborables contando la fecha de la Notificación de Hallazgos. La respuesta a la Notificación de Hallazgos o Plan de Acción Correctiva, debe recibirse vía correo regular, o correo electrónico, con atención a la Unidad de Monitoria correspondiente.

38. En caso de Monitoria Especial • El monitor deberá recibir la contestación en o antes de cinco (5) días laborables contando la fecha de la Notificación de Hallazgos.

39. Recomendación • Procedimiento sugerido por el monitor con la intención de mejorar un proceso. No representa incumplimiento de regulación, leyes o controles internos. • Sin embargo, se ofrecen con el fin de mejorar la condición existente y/o que pueda constituir a un señalamiento.

40. En caso de que no existan señalamientos, se hace el informe de visita o se llena el instrumento según programa y criterio. • Se discuten los resultados de la visita finalizado el proceso de monitoria. • Informe • Todos los informes se tienen que someter a través del Sistema de Evaluación Escolar (SEE).

41. Sistema de Evaluación Escolar • Sistema computadorizado, donde se identifican los criterios por instrumento, por programa y se evidencia el cumplimiento o no de cada criterio. • Información transferida al Gobierno Federal, indistintamente se haga en el documento hay que transferirlo al SEE. • Seguimiento al Plan de Acción Correctiva

44. Carta de Aviso

45. Plan de Acción Correctiva

46. Plan de Acción Correctiva

47. Carta Aprobación

48. Carta Desaprobación

49. Sección de Preguntas • Dudas • Pregunta

50. El personal de nuestra unidad es