FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr.

1. FONAI- GOIANIANovembro 2013Gerardo Lemos do Amaral Jr. Controles:Sua Importância na Organização (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

2. A Pirâmide de Controles AUDITORIA Processo-chave Processo Crítico Medidores desempenho (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

3. Sistema Gerencial de Controles Programa Auditoria: Processos Chave/Críticos Diretoria Identificação Processos Gestores Controles Internos Análise Processo Elaboração de Medidores Atingir objetivos operacionais e de controles (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

4. AMBIENTE DE CONTROLES Rodízio Segregação Presidente normas Auditoria PROCESSOS Finanças Vendas Recursos Humanos Compras Jurídico Determinação funções Delegação (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

5. BENEFÍCIOS DO SISTEMA GERENCIAL DE CONTROLES Levar ao conhecimento da Diretoria Executiva: • Fragilidade dos controles praticados em processos-chave e críticos; • Identificação de processos que possam vir a prejudicar o alcance de um objetivo; • Tomada de ações corretivas para a consecução desse objetivo; • Dificultar e/ou inibir a ocorrência de fraudes. RESPONSABILIDADES DO GESTOR DE PROCESSOS (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

6. INSTRUMENTOS DO SGC • Conceito Responsabilidade por Controles a. Nível Gerencial b. Estrutura organizacional • Análise de Processos a. Responsabilidade Diretoria b. Responsabilidade do Gestor • Controles Internos a. Responsabilidade de implementação: Gestor b. Responsabilidade de suporte: Controle Interno c. Responsabilidade de aferição: Auditoria Interna 4. Auditoria Interna a. Foco em processos-chave e processos críticos b. Matriz de risco de um processo • Medidores de Desempenho a. Responsável pela implementação: Gestor b. Responsável pelo suporte: Controle Interno (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

7. CONCEITO RESPONSABILIDADE POR CONTROLES a. Nível Gerencial O Gestor é responsável pela: 1. Adequação de seus processos; 2. Adequação dos controles praticados; 3. Consecução de objetivos; 4. Gerenciamento de Recursos. b. Estrutura Organizacional (DIRETORIA) 1. Todos são responsáveis por controles do processo; 2. Eliminar o sentimento de impunidade: não “dou bola” para controle CONTROLE É PROBLEMA DA AUDITORIA/CONTROLE INTERNO: GRANDE ERRO (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

8. ANÁLISE DE PROCESSOS a . Responsabilidade da Diretoria 1. Incentivar aos gestores na busca da excelência dos processos; 2. Avaliação dos resultados apurados pela Auditoria Interna, através de seus relatórios, e avaliação dos resultados do sistema de medidores de desempenho do processo. b. Responsabilidade do Gestor 1. Avaliar constantemente a eficiência de seu processo; 2. Estar atento aos processos utilizados por outras organizações; 3. Mudar em tempo hábil; 4. Ser pioneiro. (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

9. CONTROLES INTERNOS a . Responsabilidade de implementação : Gestor 1. avaliar periodicamente a adequação dos controles praticados no processo; 2. efetuar testes (auto-controle); 3. cobrar resultados dos colaboradores e tomar ações b. Responsabilidade de suporte : Controle Interno 1. revisões preventivas nos processos-chave e críticos; 2. participação efetiva nas modificações e/ou novos controles; c. Responsabilidade de aferição: Auditoria Interna 1. foco nos processos-chave e críticos em aspectos relevantes; 2. auditoria pró-ativa: melhoria de controles e processos (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

10. FORMAS DE CONTROLE INTERNO Controle Interno Administrativo Tipo Contábil Estrutural Proteção Ativos Idoneidade Registros Organizacional (Política/Proced.) Gerencial Processos Métodos Alcance Efic. Processos Normas/Instr. Veracidade registros Legalidade atos Responsabilidade Controles Propriedade Proc. Objetivo Segregação Rodízio Análise de Repetição Circularização etc. Plano contas Conciliações Contagem física etc. PDAA Premiação/Penal Código Conduta Meios (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

11. Controles Internos Controles Contábeis: Métodos e procedimentos diretamente ligados à guarda do patrimônio e a fidelidade dos registros . Contas de controle: conciliação permanente entre os registros operacionais e contábeis das principais contas da organização . Contagens físicas: realização (surpresa) de contagem de ativos (caixa, estoques, etc.) . Sistema de conferência, aprovação e autorização de gastos Controles Administrativos: Métodos e procedimentos ligados a eficiência e controle dos processos operacionais . Segregação de funções: estabelece independência entre as funções de operação, registro e controle. As fases de uma operação não podem estar concentradas em uma só pessoa. . Rodízio de funcionários: aplicável aos processos críticos . Determinação de funções: claramente definido por funcionário metas, objetivos, responsabilidades e atribuições . Circularização, verificação física, análise de repetições: checagem de dados, confirmação de existência e porque da repetição de pagamentos um mesmo fornecedor (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

12. Controles Estruturais Controles Organizacionais 1. Delegações de autoridade (níveis de alçada) são definidas de acordo com os níveis organizacionais e necessidades da operação. 2. Os proprietários dos processos entendem o funcionamento dos controles em suas áreas e estão cientes da responsabilidade pela operação, manutenção e melhorias dos controles praticados. 3. As transmissões de cargo, temporárias ou definitivas, são feitas de forma a garantir a continuidade das atividades e controles que inclui completas explicações sobre procedimentos e controles em vigor. 4. Existe um programa de Avaliação de Desempenho periódico, para todos os funcionários, que contemple objetivos de controle para o período, como forma de criar na empresa um “conceito de responsabilidade por controle”. (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

13. Controles Estruturais Controles de Políticas e Procedimentos 1. Existem políticas e procedimentos que estabeleçam claramente os princípios / valores da Organização com relação a: a) padrões de conduta ética no negócio b) condição para aceitação de brindes/presentes 2. Para as atividades do processo sob a responsabilidade do “proprietário” estas políticas e procedimentos: a) foram definidas com base no ambiente de negócios, objetivos do processo e identificação de riscos potenciais b) estão disponíveis e de fácil acesso aos funcionários c) estão atualizadas e adaptadas às necessidades atuais d) determinam claramente como devem ser executadas 3. Os procedimentos são revistos e atualizados sempre que um processo é modificado (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

14. Controles Estruturais Controles Gerenciais 1. Para as atividades sob a responsabilidade do proprietário do processo estão presentes controles que garantam que as políticas e procedimentos vigentes: • a) são do conhecimento de todos os funcionários • b) estão sendo cumpridas • d) estão sendo executadas de acordo com as metas estabelecidas 2. A gerência efetua periodicamente revisões e análises das atividades do processo como forma de: • a) garantir a existência de relatórios operacionais adequados para o perfeito gerenciamento do processo • b) monitorar o desempenho com base nas metas estabelecidas • c) assegurar que a estrutura de controles é adequada através da correção dos pontos fracos encontrados 3. A estrutura de controles é revisada sempre que houver mudanças no ambiente de negócios, nas atividades do processo ou na implementação de novos sistemas (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

15. AUDITORIA INTERNA a. Foco 1. Processos-chaveOBJETIVOS 2. Processos críticosRECEBIMENTOS Desvios PAGAMENTOS b. Elaboração de uma Matriz de Risco Avaliar dentro do processo as atividades de maior risco quanto a: Materialidade; vulnerabilidade; riscos operacionais, de estratégia e patrimoniais; gestão; imagem interna e externa (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

16. Objetivos Auditoria Interna • EXAMINAR A INTEGRIDADE DAS INFORMAÇÕES FINANCEIRAS E OERACIONAIS DA EMPRESA • AVALIAR A GESTÃO DOS PROCESSOS VIS A VIS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS • IDENTIFICAR OS PONTOS FORTES E FRACOS DA GESTÃO • AVALIAR SE OS CONTROLES PRATICADOS ATENDEM AOS OBJETIVOS DE CONTROLE DO PROCESSO (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

17. Perfil do Auditor • IMPARCIALIDADE • SIGILO • BOM SENSO NA PUBLICAÇÃO DE UM PONTO • CONHECIMENTO TÉCNICO • OBJETIVIDADE • EVITAR PRÉ JULGAMENTO • ASSESSORIA (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

18. MEDIDORES DE DESEMPENHO a. Responsável pela implementação : GESTOR Criar Medidores de Desempenho (exemplo:BSC) para avaliar o andamento do processo quanto a consecução dos objetivos. Perspectiva de Processos Internos Perspectiva de Indicadores Financeiros Perspectiva de Clientes Perspectiva de Aprendizado e Crescimento b. Responsável pelo suporte : Área de Controle Monitorar resultados dos medidores e dar suporte ao gestor na busca de solução (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

19. ESTRUTURA LÓGICA DO BSC Resultados financeiros Alcance de metas Perspectiva Financeira Aumento de Participação Mercado e Fidelidade clientes Perspectiva Clientes Perspectiva Processos Processos ágeis e controlados Perspectiva Funcionários Funcionários satisfeitos e capacitados (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

20. RECONHECIMENTO/PENALIDADES • ATINGIR OBJETIVOS OPERACIONAIS • ATINGIR OBJETIVOS DE CONTROLE • COMPROMISSO COM PLANO DE AÇÃO (AÇÕES, DATAS) • COMPROMISSO COM MELHORIA DOS PROCESSOS E CONTROLES RECONHECIMENTO . MAIOR BONUS . OPORTUNIDADE DE CARREIRA . MAIOR VISIBILIDADE • NÃO TER CONTROLES • NÃO SEGUIR PROCEDIMENTOS • NÃO ALCANÇAR OBJETIVOS DE CONTROLE • NÃO MELHORAR PROCESSOS AÇÕES (CRITÉRIO DA DIRETORIA) . PERDA DE FUNÇÃO . ADVERTÊNCIA . SUSPENSÃO . DESLIGAMENTO (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

21. PERFIL DAS FRAUDES(2010 Consultoria “Big Four”) CargoNível de Instrução Diretoria: 4% Médio : 39% Chefia : 21% Gerentes : 22% Superior: 61% Adm. : 53% Prejuízos Sexo Abaixo de R$ 40 K : 34,14% Entre R$ 40/199 K: 9,76% Feminino: 32% Entre R$ 200/1.000 K: 29,27%Masculino: 68% Acima de R$ 1.000 K: 26,83% Outros dados estatísticos: Idade: 65% entre 26 e 40 anos Tempo de casa: 61% entre 3 e 10 anos Empresas fraudadas: 68% (universo de 1000 empresa públicas e privadas) Valores recuperados: 6% Causas (as duas principais): Inadequação de controles: 64% Ausência de responsabilidade por controles: 22% Meios: 29% falsificação de cheques e documentos 25% desvio de ativos 14% fornecedores fantasmas 12% prestação de contas 2% propinas As 1000 maiores empresas do Brasil: Prejuízo estimado em U$ 60 B por ano (PIB do Uruguai ou Cuba) (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

22. Projeto Controles • Promover treinamento adequado aos gestores de processos-chave e processos críticos • Efetivar a análise dos processos-chave e processos críticos organizacionais • Análise dos controles internos praticados nesses processos e as necessárias alterações 4. Implementar o conceito de medição de processos 5. Reestruturar o plano de Auditoria Interna e o programa de Controles Internos (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

23. A Importância da Área de Controles • DISSEMINAR OS PRINCÍPIOS E PRÁTICAS DE AUDITORIA E CONTROLES • TER COMO FOCO DE SEUS TRABALHOS OS PROCESSOS CHAVE E CRÍTICOS • QUESTIONAR REGRAS, NORMAS, PROCEDIMENTOS, INSTRUÇÕES NORMATIVAS ETC. CONSIDERADAS INEFICIENTES • “ABRAÇAR” O PAPEL DE ASSESSORIA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO • ANALISAR E PROPOR A ELIMINAÇÃO DE BUROCRACIA DESNECESSÁRIA • AVALIAR, JUNTO COM OS GESTORES, OS PRINCIPAIS RISCOS EM PROCESSOS • MONITORAR A IMPLEMENTAÇÃO DOS PLANOS DE AÇÃO COMPROMISSADOS • SER REFERÊNCIA INTERNA SOBRE ASSUNTOS RELACIONADOS A CONTROLE Controle Interno Preventivo Auditoria Interna Verificativa Assessoria (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

24. A GJ CONSULT Ltda A GJ Consult Ltda. foi constituída em maio de 2000. Seu sócio principal, Gerardo Lemos do Amaral Jr. é graduado em Ciências Econômicas pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), tendo curso de pós-graduação em Engenharia Econômica pela PUC-Rio e curso de extensão em “Financial Controls” pela Pace University, New York, USA. Trabalhou 25 anos na IBM Brasil, tendo ocupado, entre outros cargos executivos, as gerencias dos departamentos de Auditoria, Controles Internos e Processos, Tesouraria, Controladoria e RH. Através da GJ Consult conduziu mais de 300 treinamentos, conferências, “work-shop’s” para cerca de 7000 funcionários de empresas públicas e privadas, tais como, Universidade de Campinas (UNICAMP), Tribunal de Justiça do Estado do Mato Grosso, Cablelettra do Brasil, Borden Indústrias Químicas, Universidade Estácio de Sá, Sebrae Nacional, Caixa Econômica Federal, Agência de Fomento do Estado do Amazonas, BR- Petrobrás Distribuidora, SENAC, ECAD Rio de Janeiro, CHESF, Casas Pernambucanas, Ministério do Planejamento, Poupança do Exército (POUPEX), Governo do Distrito Federal, Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, Banco do Brasil, Universidade Federal do ABC, Banco do Brasil, Tribunal Regional Federal 2ª Região etc. Prestou consultoria na área de controles, auditoria e reengenharia de processos para dezenas de empresas públicas e privadas, tais como Cablelettra do Brasil, Tribunal de Justiça do Estado do Mato Grosso, Sinal Construtora, Prudential do Brasil Seguros de Vida, Escritório Barbosa, Mussnich e Aragão, Companhia de Fomento do Estado da Bahia (Desembahia), Cia. Vale do Rio Doce, Grupo Lachmann de Navegação, Integral Agenciamento Marítimo, Construtora Consladel etc. É autor do livro,“Sistema Gerencial de Controle” publicado pela “Publit Editora” (www.publit.com.br), já em sua segunda edição. (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

25. SENHA WI FI 1057 (21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br