Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques

1. Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques Iryna Kuchma, EIFL-OA Programme manager www.eifl.net Attribution 3.0 Unported

2. Comment démarrer? Bureau d’étude de projet / Comité de gestion / Groupe de travail s'engage le niveau élevé de gestion

3. Comment démarrer? (2) Impliquer les parties prenantes clés: les recteurs, la gouvernance des universités, le personnel académique, le personnel des bibliothèques, personnel de soutien technique et d'autres

4. Trois hypothèses 1. La direction a approuvé la mise en oeuvre d’une archive ouverte institutionnelle 2. Un serveur est en place pour accueillir de l'archive ouverte 3. Conduire et diriger

5. Action 1 former l'équipe (par exemple, consultant externe, le spécialiste de propriete intellectuelle, catalogueur, spécialiste de la numérisation, informatique, etc)

6. Action 2 Identifier les 1 à 4 “champions” de la faculté pour travailler avec eux en premier Impliquez-les dans vos réunions et rendez-les partie prenante de l'équipe mise en œuvre

7. Action 3 Procéder à une analyse des besoins et établir un rapport Example: Needs Analysis: http://bit.ly/IVaD0X

8. Action 4 Évaluer les logiciels disponibles et décider quel logiciel utiliser Rejoindre les listes de diffusion (mailing lists)

11. DSpace Système : UNIX-like, Windows, MacOS X Langue(s) de l'interface : français, anglais, autres Licence : BSD

12. DSpace (2) DSpace est un logiciel libre qui permet la construction d'archives électroniques ouvertes Le logiciel est fréquemment utilisé par les Universités ou les Organismes de recherche pour stocker des collections d'articles, de thèses ou de livres

13. DSpace (3) DSpace est un logiciel Java / PostGreSQL ou Oracle au choix Deux interfaces web sont disponibles : l'interface JSPUI qui utilise JSP et l'API de Servlet Java, et l'interface XMLUI basée sur Apache Cocoon et sur les standards XML et XSLT

14. DSpace (4) Le logiciel permet de gérer des communautés et des sous-communautés d'utilisateurs, de gérer des collections de documents électroniques Différents workflows de publication sont possibles, comprenant l'autoarchivage

15. DSpace (5) Les processus de dépôt sont définis pour chaque collection et les tâches sont assignées par des alertes mail Les droits d'accès à une collection peuvent être limités à une communauté d'utilisateurs Les embargos d'accès sont gérés automatiquement

16. DSpace (6) Les principales fonctions d'administration sont les suivantes : - identification des utilisateurs (Identification possible via la base, LDAP, Shibboleth ou par l'adresse IP) - gestion des droits des utilisateurs (utilisateur, déposant, administrateur de collection)

17. DSpace (7) - gestion des documents / items - gestion des collections / communautés - gestion des droits d'accès (accès réservé ou libre, embargo) - imports et exports par lot - statistiques

18. DSpace (8) Interopérabilité Au niveau architecture logicielle, DSpace adopte le modèle de référence OAIS Chaque document (item) est identifié par un numéro unique persistant, utilisant le système des handles

19. DSpace (9) Les métadonnées de chaque document sont affichées au format Dublin Core, d'autres formats sont possibles Les métadonnées de l'archive sont exposées selon le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting)

20. DSpace (10) Liste de diffusion ou de discussion, support et forums https://listes.services.cnrs.fr/wws/info/dspace-fr (français) http://www.dspace.org/ (anglais) http://wiki.dspace.org/ (anglais)

27. Action 5 Commencer à penser au nom de l'archive ouverte

28. Action 6 Décider de la façon dont les communautés et les collections seront structurées

30. Action 7 Définir les processus

32. Action 8 Discuter des questions de licences et droits d'auteur avec le département juridique

33. Les listes de contrôle de planification 1. Qu'est-ce qu'une archive ouverte institutionnelle et ce que cela signifie pour vous? 2. Avez-vous défini votre vision et les objectifs? 3. Quel est le contenu cible?

34. Les listes de contrôle de planification (2) 4. Comment allez-vous gérer la duplication, le transfert de ressources et de métadonnées? 5. Votre institution a t-elle une stratégie de gestion de l'information?

35. Les listes de contrôle de planification (3) 6. Avez-vous défini les rôles et les responsabilités pour le développement de votre archive ouverte institutionnelle? 7. Quel genre de statistiques et de rapports de gestion voulez vous de votre archive ouverte institutionnelle?

36. Les listes de contrôle de planification (4) 8. Avez-vous décidé des types de rapport statistiques d'utilisation? 9. Avez-vous vérifié que vos métadonnées sont conformes aux normes requises pour l'interopérabilité?

37. Les listes de contrôle de planification (5) 10. Avez-vous envisagé les workflows au sein de votre archive ouverte et la mise en place des mécanismes appropriés pour traiter des contenus entrants?

38. Action 9 Compiler un business plan et le présenter à la direction Example: Proposal http://bit.ly/KbvJV3 Example: Business Plan http://bit.ly/IQ4LBg Example: Implementation Timeline http://bit.ly/oysMEX

39. Action 10 Établir un accord avec le service informatique pour definir un niveau de service

40. Action 11 Commencer à travailler sur la politique

43. Action 12 Identifier les membres qui participeront à l'évaluation Entrainement à l’utilisation du logiciel Serveur de déploiement - serveur de développement - serveur d’assurance de la qualité - serveur de production

44. Action 13 Créer des communautés de chercheurs et des collections de documents Avec l’aide des champions, faire une démonstration au personnel des bibliothèques et de la communauté Faire des présentations et communications!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

47. Merci! Questions? iryna.kuchma@eifl.net www.eifl.net