III Congreso de Fiscalización sobre Rendición de Cuentas Transferencia del Control Previo

1. CONFERENCIA III Congreso de Fiscalización sobre Rendición de Cuentas Transferencia del Control Previo la Experiencia Venezolana Panamá, Cuidad de Panamá 4-5 de octubre de 2011 Arq. Marcelo Cartaya

2. ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL

3. Poder ejecutivo Poder Legislativo Poder Judicial CRBV 2001 Poder Electoral Poder ciudadano Marco Constitucional

4. Ministerio Público Defensoría del Pueblo Contraloría General de la Republica Marco Constitucional Poder Ciudadano

5. CGR Rectoría del SNCF Control externo Control Interno SUNAI CGR Cont estados Cont Municip UAI Marco Constitucional

6. Competencias CGR • Potestad Auditora • Potestad Investigativa • Determinación de sanciones administrativas • Potestad asesora • Control Previo de Gastos • Control Previo de pagos • Registro y control de empleados públicos • Centralización de cuentas • Balance de la Hacienda Pública • Habilitación de libros

7. Transferencia de Competencias • Control Previo de Gastos • Control Previo de pagos • Registro y control de empleados públicos • Centralización de cuentas • Balance de la Hacienda Pública • Habilitación de libros

8. Transferencia de Competencias Objetivos • Cumplir con lo establecido en la LOCGR • Transferir a la administración activa funciones que le son propias y el control de calidad de sus procesos • Facilitar nuevo enfoque auditor de la función contralora

9. Transferencia de Competencias En dos fases • 1ª fase: Transferencia de la CGR a los OCF de la administración • Ley Orgánica de la CGR, año 1995 • 2ª fase: Transferencia de los OCF a la administración activa • Ley Orgánica de la CGR y SNCF, año 2001

10. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ra fase • El control previo será ejercicio por los órganos de control interno de los entes de la administración pública • La CGR realizará el Control Previo hasta el 31/12/96 • OCIs: aplicación de los artículos 21 y 23 relacionado con el control previo de gastos y pagos a partir del 01/01/97 LOCGR Diciembre 1995

11. Extremos del control previo O.C.F. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ª fase • VERIFICAR, ANTES DE LA CELEBRACION DE LOS ACTOS QUE IMPLIQUEN COMPROMISOS FINANCIEROS PARA LA REPUBLICA O DE LA EJECUCION DE PAGOS CORRESPONDIENTES: • QUE EL GASTO Y PAGO ESTEN CORRECTAMENTE IMPUTADOS • QUE EXISTA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA • QUE SE DEN LAS GARANTIAS NECESARIAS • QUE LOS PRECIOS SEAN JUSTOS Y RAZONABLES • QUE SE APLIQUE LA LEY DE LICITACIONES Y OTRAS DISPOCISIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS • QUE LOS PAGOS REALIZADOS CORRESPONDAN A GASTOS EFECTUADOS Y COMPROBADOS, ASI COMO A CREDITOS PROPIOS DE SUS TITULARES

12. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase LOCGRSNC establece: Artículo 125. “Los órganos de control fiscal externo señalado en los numerales 2 al 4 del artículo 43 de esta ley, se abstendrán de practicar actividades de control previo cuando se aseguren previa evaluación, que el sistema de control interno del respectivo ente territorial garantiza el cumplimiento de los requisitos señalados en él artículos 38 de esta Ley”.

13. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase LOAFSP, en su artículo 190 establece: “Las unidades de control interno de los órganos de control interno de los organismos del poder ejecutivo y de los entes de la administración nacional descentralizada enumerados en el articulo 6 de esta Ley, deberán reestructurarse como órganos de auditoría interna dentro del lapso previsto en el artículo 187 y las funciones de control interno serán integradas a los procesos y resignadas a los órganos administrativos competentes” En su artículo 187 prevé como fecha de la reestructuración el 31de diciembre de 2002

14. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase LOCGRSNCFestablece: Artículo 38. “El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos,… deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes…”

15. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase LOCGRSNCFestablece: Artículo 39. “Los gerentes, jefes, jefas o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, así como de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.…”

16. 16 EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA

17. CRITERIOS • Que la transferencia no origine daños en el patrimonio publico • Suficiencia y eficacia de las dependencias receptoras. • Mejoramiento y estandarización de los procesos a transferir. • Garantía de información confiable y oportuna a través de sistemas de información. • Implementación consorciada. • Cumplimiento de los extremos previstos en el control previo

18. INTERPRETACION DE CONTROL PREVIO • TAMIZ • EVITA: • SOBREPRECIOS. • MALVERSACIÓN DE FONDOS. • CONTRATAR SIN GARANTÍAS SUFICIENTES PARA LA REPÚBLICA. • INCUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD EN ADQUISICIONES DE COMPROMISOS FINANCIEROS. • SOBREGIROS PRESUPUESTARIOS. • PAGOS INDEBIDOS. • CONTROL DE CALIDAD • PERMITE: • DETECTAR FALLAS EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS (AGRUPANDO MOTIVOS DE OBJECIÓN) • FORMULAR RECOMENDACIONES QUE INTRODUZCAN MEJORAS EN DICHOS PROCESOS. • GENERADOR DE INFORMACION CONFIABLE Y OPORTUNA • PERMITE: • DETECTAR DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS.

19. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PROCESO SITUACION DE TRANSICION SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA DESCONGELAMIENTO RECONGELAMIENTO (DOLOR) (CURA) NUEVO EQUILIBRIO EQUILIBRIO INICIAL VALLE DE DESESPERACION

20. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA CGR CRITERIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE COMPETENCIA ADMON EVALUACIÓN DEBILIDADES FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS DIAGNÓSTICO PROCESOS MEJORADOS Y ESTANDARIZADOS POSIBLES ESTRATEGIAS METODOLOGIA

21. METODOLOGIA • PLAN DE ACCION • ACTIVIDADES • ESTRATEGIAS • TACTICAS DIAGNÓSTICO INCIDENCIAS INTERNAS INCIDENCIAS EXTERNAS

22. Requerimientos mínimos • Legales • Reglamento interno • Organizativos • Manuales de procedimientos • Recursos • Humanos • Infraestructura • Tecnología • sistemas

23. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSDE CONTROL INTERNO • Existencia prevista en instrumento jurídico adecuado (Reglamentos Orgánico e Interno) • 2. Estructuralmente adscrito al órgano que ejerza la máxima autoridad del organismo (Ministro)

24. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSDE CONTROL INTERNO 3. Competencias prescritas en el instrumento normativo adecuado (Reglamento Interno) 4. Reglamento interno refleje las competencias que le atribuyen los artículos 21, 23 y 126 de la LOCGR.

25. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSDE CONTROL INTERNO 5. Dotado de personal en cantidad y perfil para el ejercicio de las funciones atribuidas al OCI, de acuerdo al volumen y tipo de tramitaciones 6. Mecanismos adecuados para garantizar el control integral de la contabilidad del presupuesto de gastos del ente.

26. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSDE CONTROL INTERNO 7. Sistemas y procedimientos apropiados para garantizar respuesta oportuna a asuntos sometidos e información confiable para la evaluación de la gestión del ente. 8. Dotado de espacio físico adecuado para su funcionamiento.

27. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSDE CONTROL INTERNO 9. Normas de personal para regular la relación de empleo publico del auditor interno, con disposiciones relativas a su designación 10. Procedimientos de personal para garantizar al auditor interno administrar con eficiencia y eficacia el recurso humano

28. Situación actual Transición Situación deseada TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIOFASES • Fase 1: Acuerdo y estrategia • Fase 2: Diagnóstico • Fase 3: Plan de transferencia • Fase 4: Transferencia • Fase 5: Seguimiento

29. 29 FASE 1 ACUERDO Y ESTRATEGIA

30. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA Reuniones o jornadas de trabajo • Acordar y definir competencias • Definir procesos • Acordar y definir líderes del ente que transfiere y del que recibe la competencia • Establecer compromisos • Acordar fases de la transferencia

31. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA Definir procesos • Misión y objetivos • Insumos o entradas • Proveedores • Actividades o tareas del proceso • Producto • Valor agregado • Destinatario, cliente o usuario

32. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA Acordar y definir equipos con líderes del ente que transfiere y el que recibe • Responsable por parte del ente que transfiere • Responsable por parte del ente que recibe • Equipo interdisciplinario e inter organización

33. 33 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 2 DIAGNÓSTICO

34. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO Fase 2-1: Recopilación de información • Factores internos • Factores del entorno • De la experiencia del control previo • Tipificar problemas y fallas recurrentes • Evaluar causas de los mismos

35. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO Recopilación de información • Del ente que recibe la competencia • Factores internos • Factores del entorno que inciden en la toma de decisiones del ente • Del ente que transfiere la competencia • Conocimiento en control previo • Sistemas/normas/instrumentos • Experiencia en el ejercicio del Control Previo

36. 2.- PROCESOS 1.- GENTE 3.- ESTRUCTURA FACTORES INTERNOS 5.- SISTEMAS 4.- CULTURA INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

37. 1.- SOCIAL 2.- CLIENTES 3.- APOYO FINANCIERO 4.- COMPETIDORES 10.- CIENCIA -TECNOLOGIA 5.- AGENTES REGULADORES ENTORNO DE LA ORGANIZACION 9.- MERCADO LABORAL 8.- CONDICIONES ECONOMICAS 7.- POLITICA 6.- SUMINISTROS INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

38. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO Fase 2-2: Análisis e interpretación de la información • Análisis DOFA y plan de estrategias • Evaluación de fallas - análisis de causas • Determinación de competencias y responsables

39. INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS • ESTRUCTURA ORGANIZATIVA • PROCESOS SUBSTANTIVOS • SISTEMA DE CONTROL INTERNO • RECURSOS HUMANOS • TECNOLOGIA • CONOCIMIENTOS • RECURSOS ECONOMICOS • CULTURA DIAGNOSTICO INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

40. Situación de Recepción

41. 41 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 3 PLAN DE TRANSFERENCIA

42. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA Evaluar porqués y tomar medidas programando acciones para la transición: • Que mejorar • Acción para mejorar • Quien • Cuando • Cómo

43. ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS GENTE SISTEMAS ANALISIS ESTRATEGICO

44. ANALISIS ESTRATEGICO ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS PROCESOS ESTRUCTURA

45. ANALISIS ESTRATEGICO ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS CULTURA

46. FUERZAS IMPULSORAS FUERZAS RESTRICTIVAS GENTE SISTEMAS CLIENTES REGULACIONES POLITICAS NACIONALES POLITICAS ORGANIZACIONALES LEYES Y REGLAMENTOS CONDICIONES ECONOMICAS APOYO FINANCIERO MERCADO LABORAL TECNOLOGIA CULTURA ORGANIZACIONAL ANALISIS ESTRATEGICO

47. CONTROL INTERNO : ESTRUCTURA J K L J K L J K L 1.-AMBIENTE DE CONTROL: 4.-PROCEDIMIENTOS DE CONTROL SISTEMAS DE CONTROL CLARIDAD EN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A B C D PARTICIPACION DE OPERATIVOS EN LA PLANIFICACION SEGREGACION DE FUNCIONES DE CONTROL CLIMA ORGANIZACIONAL DE CONTROL DOCUMENTACION DE LAS ACTUACIONES DE CONTROL DISTRIBUCION DE CARGAS DE TRABAJO DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD 2.- ENFOQUE DIRECTIVO 3.- REGISTRO DE INFORMACION 5.- PLANIFICACION Y CONTROL 6.- ORGANO DE CONTROL INTERNO J K L J K L J K L J K L ACTITUD DE LA DIRECTIVA: POLITICAS CONTABLES PLANES Y PRESUPUESTOS SOLICITUDES DE AUDITORIA A B C D E F G H I J K DELEGACION DE COMPETENCIAS SISTEMAS CONTABLES FLEXIBILIDAD EN LA ORGANIZACION SEGUIMIENTO A PLANES OBJETIVOS O METAS FLUJO INFORMACION AL NIVEL OPERATIVO VOLUMEN DE REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACION FORMULACION DE RECOMENDACIONES FLUJO INFORMACION DEL NIVEL OPERATIVO TECNOLOGIA INFORMATICA INFORMES DE AUDITORIA INFORMACION AL NIVEL DIRECTIVO RAPIDEZ RESPUESTA AL NIVEL OPERATIVO GENERACION DE ALERTAS ESTUDIOS Y DIAGNOSTICOS PLANIFICACION INTERNA INTERELACION DE LOS CONTROLES ESTABLECIMIENTO DE PERIODOS DEFINICION DE MISION Y OBJETIVOS INTERACCION CON PLANIFICACION RELACION CON LA AUDITORIA INTERNA CALIDAD DE LOS REPORTES CLARIDAD DE METAS VINCULACIÓN CON EL CIRCUITO PRODUCTIVO PROPORCION DE SUPERVISORES CLARIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENTE INFORMADA DE PLANIFICACION SISTEMA DE INDICADORES AGILIDAD SISTEMA DE AUTORIZACIONES: DOCUMENTOS DE RESPALDO CONTROL AVANCES POR OBJETIVOS ACCESO INFORMACION ESTADISTICA CAPACIDAD DEL PERSONAL CLIMA LABORAL CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION ESPIRITU DE CONTROL INTERNO NORMATIVIDAD REGISTRO SIMULTANEO INFRAESTRUCTURA MEDIDAS CORRECTIVAS

48. TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA • Que mejorar • Según las causas de las fallas evaluadas • Acción para mejorar • Estrategia de acuerdo al DOFA realizado • Quien • Definir responsable de la acción • Cuando • Definir el lapso para ejecutar la acción programada • Cómo • Definir estrategias y tácticas para lograr las mejoras previstas: cursos, manuales, modificaciones legales…

49. OPORTUNIDADES AMENAZAS FORTALEZAS DEBILIDADES UNIDAD DE ANALISIS : ________________________________________________________ ALCANCE:_____________________________________________________________________ CODIGO DE ACTUACION:______________________ ELABORADO POR: ____________________________ FECHA: ______________________________________ CONTROL DE GESTION ANALISIS ESTRATEGICO CA.4.01

50. 50 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 4 TRANSFERENCIA