Kuinka tietojärjestelmä muutti toimintatapoja ?

1. Kuinka tietojärjestelmä muutti toimintatapoja? Eija Hämäläinen sairaanhoitaja KYS Gastroenterologinen tutkimusosasto

2. Gastroenterologinen tutkimusosasto • Tehdään mm. erilaisia ruuansulatuskanavan tähystyksiä. • V. 2002 tutkimuksia tehtiin yhteensä 4966. • Gastroskopioita 2461 • Kolonoskopioita 1474 • Sigmoideoskopioita 578 • ERCP:ta 181 • Endosonografioita 45 • Enteroskopioita 35 Eija Hämäläinen

3. Gastroenterologinen tutkimusosasto • Potilaat tulevat tutkimuksiin joko lähetteellä polikliinisesti tai päivystyksenä / kiireellisenä (30-35 %) joltakin KYSin osastolta. • Henkilökunta: • 5 sisätautilääkäriä + 7 kirurgia • osastonhoitaja + 5 sairaanhoitajaa • osastonsihteeri + konekirjoittaja Eija Hämäläinen

4. MediMaker 6.0 • MediMaker 6.0 on terveydenhuollon multimediaan liittyvän diagnostiikan ja hoidon tietojärjestelmä. • Peruslähtökohtana on multimedian digitaalinen tuottaminen, arkistointi ja konsultaatiot. • MediMaker kattaa yleisimmät lääketieteelliset kuvantamisteknologiat. Esim. endoskopiakuvat voidaan arkistoida ja liittää osaksi lausuntoa. Eija Hämäläinen

5. MediMaker 6.0:n käyttö gastrolla: • Tuotantokäyttöön tarkoitettu versio asennettiin yhdelle työasemalle 28.10.2002. • Viimeiset asennukset tammikuun alkupäivinä 2003. • Nyt (lähes) kaikki gastrolla tehtävät endoskopiakopialausunnot tehdään MediMakerilla. • Vuoden alusta kaikkien gastroskopialausuntojen pakolliset tiedot on tallennettu MediMakeriin (tilastot). Eija Hämäläinen

6. MediMakerin vaikutukset Gastrolla • Potilaan hoitoprosessia ei uuden järjestelmän käyttöönotto ole muuttanut. • Muutokset ovat kohdistuneet Gastron henkilöstön työnkuviin. Eija Hämäläinen

7. MediMakerin vaikutukset Gastrolla • Endoskopioiden dokumentointi muuttui. • Muutoksia useimpien ammattiryhmien työnkuviin. • Lääkäri: • tekee lausunnon ”klikkailemalla” • PAN-pyyntö sanellaan • Konekirjoittaja: • kirjoitustyö on vähentynyt • (endoskopia)- ja PAN-pyyntö kirjoitetaan Eija Hämäläinen

8. MediMakerin vaikutukset Gastrolla • Osastonsihteeri: • päivystyspotilaat kirjataan ajanvaraus-järjestelmään • postitustyö vähentynyt • Sairaanhoitaja: • esitäyttää lausuntopohjan • tietojen tallentaminen eri järjestelmiin vähenee? Eija Hämäläinen

9. MediMakerin käyttö Gastrolla: • Lähetteen tultua lääkäri sanelee pyynnön tähystykseen. • Konekirjoittaja luo potilaalle uuden endoskopialausuntopohjan ja kirjoittaa lääkärin saneleman pyynnön esitiedot kohtaan. • Potilaan tultua tähystykseen sairaanhoitaja valitsee konekirjoittajan luoman lausuntopohjan tai jos sitä ei ole, luo uuden lausuntopohjan. Eija Hämäläinen

10. MediMakerin käyttö Gastrolla: • Sairaanhoitaja esitäyttää lausuntopohjan. • Tähystyksen aikana näytöillä näkyy videokuvaa, josta lääkäri ottaa still-kuvia jalkapolkimella. • Tähystyksen jälkeen lääkäri tekee gastroskopialausunnon joko potilaan ”siistiytyessä” heti tähystyksen jälkeen tai potilaan kotiutuksen jälkeen. Eija Hämäläinen

11. Integraatiot muihin käytössä oleviin järjestelmiin • MediMaker-Musti-liittymien toteutus on työn alla: • Yhteys ajanvaraukseen toimii, potilaan henkilötiedot siirtyvät UPO:sta MediMaker-lausuntopohjaan. • Toimenpide- ja laskutusliittymien toteutuminen vielä epäselvää; eivät toteudu suunnitellulla tavalla. • MediMaker-QPATI integraatioselvitys tehdään osana PlugIT-hanketta. • "toteutuessaan helpottaa monen työtä" Eija Hämäläinen

12. ”Järjestelmän” ongelmia: • Muutosvastarinta • Osaston henkilökunnalla ei ollut riittävästi tietoa projektityöskentelystä • Osaston väki mukaan suunnitteluun • Toiminnan suunnitteluun toi rajoituksia määrärahojen niukkuus. • Oli vaikeaa luoda toimintamalli, jossa jokainen täyttää lausunnosta omat osionsa omilla käyttäjätunnuksillaan, koska tutkimushuoneessa on käytössä yksi pääte. Eija Hämäläinen

13. ”Järjestelmän” ongelmia: • Käyttäjätuen vähäinen määrä: • Kirjallisia käyttöohjeita ei ollut käytössä. • Monet asiat opittiin yrityksen ja erehdyksen kautta; kokeilemalla. • Henkilökunnan koulutus: • Käyttäjäkoulutus mahdollisimman lähellä ohjelman todellista käyttöönottoa. • Koulutusaikataulut tulisi sopia pitkällä aikavälillä, jotta ne sopisivat mahdollisimman monelle eikä potilasaikoja jouduta perumaan. Eija Hämäläinen

14. ”Järjestelmän” ongelmia: • Uuden ohjelman opetteleminen ja samanaikaisesti uusien työskentelytapojen opetteleminen kiireisen työn ohessa koettiin raskaaksi. • Samanaikaisesti ohjelman käyttöönoton yhteydessä testattiin liittymien toimivuutta ja lausuntopohjaa kehitettiin toimivammaksi. • ”10 ensimmäistä lausuntoa vie enemmän aikaa” Eija Hämäläinen

15. ”Järjestelmän” ongelmia: • Alkuvaiheessa kaksi päällekkäis-järjestelmää • Toimenpide- (ja laskutustiedot) tallennetaan MediMakerin lisäksi UHO- että TUORE-järjestelmiin. • ”Kielivaikeudet” atk-asiantuntijoiden kanssa • Järjestelmän ”tilttaus” • Motiliteetin kuvaus Eija Hämäläinen

16. Järjestelmän edut: • Kuva kertoo paljon • ”Lausunto on helppo ja nopea tehdä!” • pienillä lisäyksillä informaatio paranee • 80%-85% gastroskopiosta normaaleja • Kontrolliskopiossa vertailukuvat • Tapauskuvasto • opetus, luennot Eija Hämäläinen

17. Järjestelmän edut: • Tilastot • esim. skooppien käyttökerroista => laitehankinnat • Konsultaatiomahdollisuus • Luotettava, objektiivinen dokumentointi Eija Hämäläinen

18. Jatkokehittäminen • Ohjelman eri osioiden hyödyntäminen • Tapauskuvasto,tilastot, tehtävät • Osastot tekevät endoskopiapyynnöt MediMakerilla • MediMakerin käyttö esim. teholla ja röntgenissä • Työpöytäintegraation? avulla potilaan tietojen käsittely eri järjestelmissä helpommaksi • esim. INR-vastauksen hakeminen lausuntopohjaan Eija Hämäläinen

19. Jatkokehittäminen • MediMakerista linkki potilasohjeisiin? • Videointi • Hoitotyön tiedot MediMakeriin? • Endoskopialausuntojen digitaalinen sanelu? • Kuvakonsultaatiot ja lähetteet terveyskeskuksista tai muista sairaaloista lienevät tulevaisuudessa mahdollisia. Eija Hämäläinen