แนวทางการควบคุมภายในการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS โดย ผกายมาศ วิเศษพาณิชย์

1. แนวทางการควบคุมภายในการปฏิบัติงานในระบบ GFMISโดยผกายมาศ วิเศษพาณิชย์

2. ขอบเขตการนำเสนอ • การ Encrypt File • การกำกับดูแลการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS สำหรับผู้บริหาร • ประเภทของการควบคุมการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS • ช่องทางความเสี่ยง • แนวทางการควบคุมและการตรวจสอบ

3. GFMIS Government Fiscal Management Information System

4. e-Procurement BIS DPIS AFMIS e-Payroll , e-Pension ของกรมบัญชีกลาง ของกรมบัญชีกลาง ของ สงป. ของ สกพ. (e-catalog,e-shopping list ของส่วนราชการ e-Auction) กระบวนงานในระบบ GFMIS MIS (ระบบสารสนเทศ) MIS - BW SEM Operating System SAP R/3 (GFMIS) FI ระบบการเงินและบัญชี ประกอบด้วย RPระบบรับและนำส่งเงิน APระบบเบิกจ่าย FAระบบสินทรัพย์ถาวร GL ระบบบัญชีแยกประเภท PO ระบบจัดซื้อจัดจ้าง FM ระบบงบประมาณ CO ระบบต้นทุน HR ระบบทรัพยากรบุคคล

5. ระบบบริหารงบประมาณ ระบบงาน การจัดทำงปม.ประจำปี การจัดทำ (ปรับปรุง) แผนการใช้จ่ายเงิน/แผนการปฏิบัติงาน การโอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ การติดตามผล การปฏิบัติงาน การติดตามผล การใช้จ่ายเงิน สำนัก งบประมาณ ฐานข้อมูลงบประมาณในระบบ BIS ของสำนักงบประมาณ รับข้อมูลงบประมาณ ที่จัดสรรและ เปลี่ยนแปลงจาก GFMIS สรก.ทำ ข้อมูล ผลการ ปฏิบัติงาน สงป.จัดทำข้อมูล งปม.ที่แต่ละ ส่วนราชการได้รับ ตามกฎหมาย ส่วนราชการ สงป.เรียกดู ข้อมูลผลการ ปฏิบัติงาน BIS ส่งข้อมูล งปม. ที่ได้ รับอนุมัติจาก BIS เข้า SAP R/3 ส่วนราชการจัดทำ (ปรับปรุง) แผนการใช้จ่ายเงิน/แผนการ ปฏิบัติงานใน BPS ส่งผ่านข้อมูล งปม. ที่จัดสรร และโอนเปลี่ยนแปลงจาก SAP R/3 ไปเข้า BIS รับข้อมูล งปม. ที่ได้รับอนุมัติ รับข้อมูล งปม. ตาม แผนการใช้จ่ายเงิน (งาน/โครงการ) ส่วนราชการ/ สงป./บก. ติดตามผล การใช้จ่าย เงินงบประมาณ ส่วนราชการ/สงป./บก.จัดสรร งปม. - งบ สรก. สรก.ดำเนินการได้เอง - งบกลาง สรก.ขอทำความตกลง กับ สงป. สงป.ดำเนินการ - งบกลางที่อยู่ในความรับผิดชอบ ของ บก. บก.ดำเนินการ ส่วนราชการ/สงป./บก.โอนเปลี่ยนแปลง งปม. - อยู่ในอำนาจ สรก. สรก.ดำเนินการ - อยู่ในอำนาจ สงป. สงป.ดำเนินการ - อยู่ในอำนาจ บก. บก.ดำเนินการ ฐานข้อมูลงบประมาณในระบบ GFMIS การจัดซื้อ/จ้าง และการเบิกจ่ายเงิน การกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี และรายการค่าใช้จ่ายค้างเบิกข้ามปี

6. หนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน การปฏิบัติงานตามระบบ GFMIS หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.3/ว 98 ลงวันที่ 3 กันยายน 2547 เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับบัตรกำหนดสิทธิการใช้ GFMIS Smart Card) หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0409.3/ว 115 ลงวันที่ 30 กันยายน 2547 เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติในการเบิกจ่ายเงินและการนำเงินส่งคลังตาม ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) หนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนมาก ที่ กค 0410.3/ว 454 ลงวันที่ 16 พฤศจิกายน 2548 เรื่อง การส่งรายงานประจำเดือนจากระบบ GFMIS หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0410.3/ว 6 ลงวันที่ 6 มกราคม 2549 เรื่อง การบันทึกข้อมูลการนำส่งเงินในระบบ GFMIS

7. หนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน การปฏิบัติงานตามระบบ GFMIS (ต่อ) หนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนมาก ที่ กค 0410.3/ว 86 ลงวันที่ 9 มีนาคม 2549 เรื่อง แนวทางการควบคุมการปฏิบัติงานทางการเงินและบัญชีผ่าน Excel Loader ในระบบ GFMIS สำหรับผู้บริหาร หนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค 0409.3/ว 35 ลงวันที่ 3 พฤษภาคม 2549 เรื่อง ซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้งานของบัตรกำหนดสิทธิการใช้ (GFMIS Smart Card) รหัสผู้ใช้งาน (User Name) และรหัสผ่าน (Password) หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0409.3/ว 88 ลงวันที่ 4 ตุลาคม 2549 เรื่อง แนวทางการปฏิบัติงานในระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐด้วย ระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) ให้มีความรอบคอบรัดกุมยิ่งขึ้น หนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่ กค 0410.3/ว 106 ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2549 เรื่อง รายงานสรุปการขอเบิกเงิน

8. หนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน การปฏิบัติงานตามระบบ GFMIS (ต่อ) ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2551

9. การใชงานในระบบ GFMIS • ระบบ SAP (Terminal GFMIS) เปนการบันทึกรายการโดยตรงเข้าระบบ สําหรับหนวยงานที่มี GFMIS Terminal • ใช Excel Form จากระบบ Excel Loader สําหรับหนวยงานที่ไมมี GFMISTerminal เพื่อบันทึกเขาระบบผาน Web Excel Loader 3. Interface ขอมูลเขามาจากระบบอื่นของหนวยงานที่มีระบบอิเล็กทรอนิกสของตนเอง

10. การนำเข้าข้อมูลสู่ระบบการนำเข้าข้อมูลสู่ระบบ • GFMIS TERMINAL • Excel Loader • Interface • Token Key

11. Excel Loader

12. Authorization Excel Loader’s Concept ประเภทของ Authorization Excel Loader

13. ขั้นตอนการทำงาน Excel Loader User ID: Lxxxxxxxxxx/ Rxxxxxxxxxx • การขอรับแบบฟอร์ม EXCEL LOADER • (ผ่าน Excel Loader หรือ Web Report) 2. การกรอกแบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ตามประเภทการใช้งาน) 3. การ Encrypt แบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ป้องกันการแก้ไขแบบฟอร์ม Excel) User ID: Exxxxxxxxxx 4. การนำส่งแบบฟอร์ม EXCEL LOADER (ทำการ Encrypt File เรียบร้อยแล้ว) User ID: Lxxxxxxxxxx User ID: Lxxxxxxxxxx/ Rxxxxxxxxxx 5. การแสดงรายงานการนำเข้าข้อมูล

14. การ Encrypt แบบฟอร์ม Excel เพื่ออนุมัติแบบฟอร์ม Excel Loader โดยใช้ User ID และ Password ของผู้มีอำนาจอนุมัติ เมื่อทำการ Encrypt แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ แบบฟอร์ม Excel Loader จะต้องทำการ Encrypt จึงจะ สามารถนำส่งได้

15. ขั้นตอนการ Encrypt File • ก่อนทำการ Encrypt จะต้องทำการบีดอัดไฟล์ หรือทำการ Zip File ด้วยการคลิกขวาที่ชื่อไฟล์ที่เป็น Excel แล้วเลือก • send to compressed (zipped Folder) • (ดังรูปที่ 1) 2. ทำการ Encrypt ตามขั้นตอนดังรูปที่ 2 ถึง รูปที่ 7

16. รูปที่ 1 การ Zip file 1 2 3

17. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel • เข้าสู่โปรแกรมโดยเลือก Start  Programs  PackExcel รูปที่ 2 1

18. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel รูปที่ 3 3. เลือกแฟ้มเอกสาร (Folder) ที่เก็บแบบฟอร์ม โดย 2. เลือกแบบฟอร์ม Excel Loader กดปุ่ม ที่ต้องการ Encrypt โดยกดปุ่ม 4. เลือกแบบฟอร์ม Excel Loader ที่ต้องการ Encrypt จะปรากฏจอภาพ 5. กดปุ่ม เพื่อบันทึกแบบฟอร์มเข้า PackExcel สำหรับเลือกแบบฟอร์ม 3 2 4 5

19. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel รูปที่ 4 7. เลือกแฟ้มเอกสาร (Folder) สำหรับเก็บแบบฟอร์ม 6. เลือกปลายทางที่ต้องการจะเก็บ ที่ถูกEncrypt แล้ว โดยกดปุ่ม แบบฟอร์มที่ถูก Encrypt แล้วโดย 8. ระบุชื่อ Encrypt file กดปุ่ม 9. กดปุ่ม เพื่อกลับไปที่โปรแกรม PackExcel 7 6 8 9

20. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel รูปที่ 5 10. กดปุ่ม เพื่อเข้าสู่จอภาพ 11. ระบุรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่านของผู้ อำนาจอนุมัติ Excel Loader โดยจะ อนุมัติแบบฟอร์ม Excel Loader ต้องยืนยันรหัสผ่านทุกครั้ง 12. กดปุ่ม เพื่อดำเนินการต่อไป 11 12 รหัสผู้ใช้สำหรับการอนุมัติ เป็นดังนี้Exxxxxxxxxx 10 รหัสหน่วยเบิกจ่าย

21. วิธีการ Encrypt แบบฟอร์ม Excel รูปที่ 6 13. ระบบจะให้ยืนยันเพื่อเริ่มทำการ Encrypt แบบฟอร์ม ให้กดปุ่ม 13 การ Encrypt แบบฟอร์มสำเร็จเรียบร้อย แสดงสถานะ การ Encrypt แบบฟอร์ม

22. วิธีการออกจาก PackExcel วิธีการออกจาก Encrypt รูปที่ 7 14. หลังจากทำการ Encrypt แบบฟอร์มแล้ว ให้กดปุ่ม หรือกด เพื่อปิดหน้าจอ และ ออกจากโปรแกรม PackExcel 14

23. แบบฟอร์ม Excel ที่ผ่านการ Encrypt วิธีการออกจาก PackExcel

24. การกำกับดูแลการปฏิบัติงานการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน ในระบบ GFMIS สำหรับผู้บริหาร

25. ขอบเขตและข้อจำกัด “ภายใต้รายงานจาก Web Report” *จะต้องมีการปรับปรุงต่อไป*

26. รายงานจากWeb Report

27. วัตถุประสงค์ • เพื่อให้ผู้บริหารใช้เป็นแนวทางในการกำกับและควบคุมการปฏิบัติงาน • เพื่อช่วยป้องกันการทุจริต • เพื่อให้เกิดระบบการควบคุมการจัดเก็บเอกสารที่ดี

28. ส่งหลักฐานให้คลังจังหวัดอนุมัติและยืนยันส่งหลักฐานให้คลังจังหวัดอนุมัติและยืนยัน แบบขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย และ ผข.01 สำเนาเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของคู่สัญญา สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนการค้า รายงาน SAP R/3 ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ส่วนราชการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุ สร้างข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ GFMIS (ผข.01) จัดทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO), (บส.01)

29. องค์ประกอบข้อมูลหลักผู้ขายองค์ประกอบข้อมูลหลักผู้ขาย ข้อมูลหลักผู้ขาย • ที่อยู่ - ชื่อ ที่อยู่ • การควบคุม - รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี • รายการการชำระเงิน - บัญชีธนาคาร ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลองค์กรทางการจัดซื้อ • ข้อมูลการจัดซื้อ - สกุลเงิน (THB) • ข้อมูลทางบัญชี - บัญชีกระทบยอด • รายการการชำระเงิน - เงื่อนไขการชำระเงิน ข้อมูลรหัสหน่วยงาน

30. หลักฐานประกอบที่สำคัญหลักฐานประกอบที่สำคัญ • สัญญา หรือหนังสือสั่งซื้อสั่งจ้าง • สำเนาเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของคู่สัญญา • สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี/บัตรประชาชน • สำเนาหนังสือจดทะเบียนการค้า “ผู้ขายจะต้องลงลายมือชื่อ รับรองเอกสารดังกล่าว”

31. กรณีเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขายกรณีเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลักผู้ขาย “จะต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องประกอบรายการทุกครั้ง”

36. การตรวจสอบก่อนการ Encrypt File

37. แบบฟอร์มใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (บส.01) PO เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของผู้ขาย/คู่สัญญา แบบ บส.01 จำนวนเงิน

38. การตรวจสอบรายงานประจำวันการตรวจสอบรายงานประจำวัน • ชื่อและข้อมูลธนาคารของผู้ขาย • รายการและจำนวนเงิน • วันที่บันทึกรายการ กับวันที่ทำสัญญา

39. รายงาน SAP R/3 จากการนำส่ง แบบ บส 01

40. เอกสาร • รายงาน SAP R/3 (บส.01,01-1) • สัญญา • ใบขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย /เปลี่ยนแปลง • หลักฐานประกอบรายการ

41. ระบบการเบิกจ่ายเงินAP : Account Payable • จ่ายตรงเข้าบัญชีเจ้าหนี้ • เบิกเงินเข้าบัญชีหน่วยงานเพื่อจ่ายต่อ

42. AP : Account Payable ระบบการเบิกจ่ายเงิน กรมบัญชีกลาง (2) ธนาคารแห่งประเทศไทย (3) สั่งจ่ายผ่านระบบธนาคารแห่งประเทศไทย โอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากผู้รับเงิน ตรวจสอบและอนุมัติรายการขอเบิก Online บัญชีเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ (4) บัญชีหน่วยงาน (4) หน่วยผู้เบิก (1) บันทึกรายการขอเบิกในระบบ GFMIS

43. ขั้นตอน • ได้รับใบแจ้งหนี้/หลักฐานขอเบิกเงิน • ดำเนินการขออนุมัติ ได้รับอนุมัติ • บันทึกรายการนำส่งเข้าระบบ • จ่ายตรงผู้ขาย • จ่ายเข้าบัญชีหน่วยงาน 4. ตรวจสอบประจำวัน

44. กรณีจ่ายตรงผู้ขาย • ตรวจสอบ • ขออนุมัติเบิกจ่ายเงิน • ประสานเจ้าหนี้ เพื่อยืนยันข้อมูลบัญชีเงินฝากธนาคาร • ใบเสร็จรับเงิน

45. การตรวจสอบใบขอเบิก หรือ ขบ.ก่อนการ Encrypt File

46. จำนวนเงินต้องตรงกับหลักฐานขอเบิกจำนวนเงินต้องตรงกับหลักฐานขอเบิก แบบฟอร์ม ขบ.01

47. รายงาน SAP R/3 ที่ได้จากการนำส่ง แบบ ขบ 01

48. รายการที่ต้องตรวจสอบ • ชื่อเจ้าหนี้ตรงกับสัญญาหรือหนังสือสั่งซื้อสั่งจ้าง และรายงาน บส.01 • จำนวนเงินขอเบิกเพื่อจ่ายให้เจ้าหนี้ตรงกับสัญญา และใบแจ้งหนี้ • วันที่บันทึกรายการต้องหลังจากตรวจรับของแล้ว

49. เอกสาร • รายงาน SAP R/3 (บส.01,01-1/ขบ.01) • สัญญา • ใบขออนุมัติข้อมูลหลักผู้ขาย /เปลี่ยนแปลง • ใบตรวจรับ • รายงานสถานะการเบิกจ่ายเงิน(G53C) • ใบเสร็จรับเงิน

50. กรณีขอเบิกเข้าหน่วยงานกรณีขอเบิกเข้าหน่วยงาน • ตรวจสอบ • ขออนุมัติเบิกเงิน แนบใบขอเบิกเงิน และหลักฐานที่เกี่ยวข้อง • ตรวจสอบยอดเงินกับธนาคารก่อนจ่ายเช็ค • ใบเสร็จรับเงิน • ต้องบันทึกรายการจ่ายเงินในระบบทุกครั้ง