Kommunal synpunktshantering

1. Kommunal synpunktshantering Digital Fox AB Digital Fox AB Stampgatan 38 41101 Göteborg info@digitalfox.se

2. Digital Fox AB • Fokus på synpunktshantering sedan 2006!

3. Referenskommuner Värmdö Mölndal Burlöv Hultsfred Lomma Vetlanda Stenungssund Tjörn Markaryd Bengtsfors Södertälje Perstorp Skövde Sigtuna Landskrona Karlskoga Kävlinge Svedala Hjo

4. Projektplanförinförande Support Inom 24 timmar, prata alltid med rätt person!

5. Kundfördelar • Kunskapsnätverk • Årliga användarträffar. • Årlig jämförelsestatistik. • Ta del av material från andra kommuner. • Slipp uppfinna hjulet på nytt!

6. Varför synpunktshantering? • Kvalitetsarbete • Förebygga och rätta fel. • Lära av misstag. • Underlag för förbättringsarbete. • Synpunkter hanteras enhetligt och systematiskt. • Medborgardialog • Utveckla dialog med brukarna. • Tydliggöra vart allmänheten vänder sig med synpunkter och klagomål. • Brukare och allmänhet känner att synpunkter tas emot, åtgärdas och följs upp.

7. Vad krävs för att lyckas? • Synsätt och värderingar förankrade hos personalen. • Personalen känner till rutiner och policy. • Allmänheten känner till att synpunktshantering finns och vad det innebär. • Synpunkter skall: • Betraktas som värdefull information • Vara lätta att framföra • Behandlas systematiskt • Analyseras löpande • Redovisas löpande

8. DF Respons™ – det anpassningsbara verktyget Digital Fox AB Stampgatan 38 41101 Göteborg info@digitalfox.se

9. Process för synpunktergenerellt

10. Exempelprocess för synpunktermedborgarperspektiv Registrator Handläggare Dokumentation Synpunktslämnare DF Respons 1. Synpunkt registreras, t.ex. via kommunens hemsida 2. Registrator meddelas automatiskt 3. Mottagningsbekräftelse till synpunktslämnare 4. Handläggare utses och meddelas 6. Svar till synpunktslämnare 7. Om önskas, synpunkter publiceras automatiskt 5. Resultat och åtgärder dokumenteras

11. Insamling & Registrering • Alla synpunkter registeras i en gemensam databas oavsett hur de kommer in. • Berörd registrator/handläggare meddelas per e-post.

12. Integreras med hemsidan DF Respons

13. Handläggning & återkoppling • Automatiska svarsmallar för mottagningsbekräftelse och svar. • Automatiska påminnelser när ett ärende drar ut på tiden. • Kategorisering.

14. Statistik & Beslutstöd • Analysverktyg • Rapporter • Medborgare • Politiker • Automatisk publicering • Synpunkt & svar • Postlista

15. Statistik & beslutsstöd

16. Fördelning mellan förvaltningarna

17. Publicering & redovisning • Återkoppling till medborgarna. • Även anonyma synpunktslämnare kan få ett svar. • Automatisk publicering på kommunens hemsida. • Automatiskt när ärendet avslutas. • Eller när handläggaren väljer.

18. Vad tycker våra kunder? • Annica Carter, Hjo Kommun ”Det bästa med Digital Fox är att de är anspråkslösa. Det gör det tillåtet att vara som man är i kontakten med dem. Det är skönt att ha kontakt med folk som inte utgör sig för att sitta inne med alla svaren men som ändå kan hjälpa en att hitta svaren på alla ens frågor!När vi valde system var våra alternativ att antingen använda vårt diarium eller att köpa in ett system som var specifikt anpassat för synpunktshantering. Diariet gick inte att använda på ett funktionellt sätt för detta ändamål så det alternativet uteslöts. Vid en jämförelse med övriga leverantörer visade sig DF vara både billigast och mest lämpat för våra behov.”

19. Vad tycker våra kunder? • Brittmarie Ahlm, Karlskoga kommun"Anledningen till att vi valde DF Respons var användarvänligheten för sällananvändarna. Att det håller ser vi nu i efterhand. Långt ifrån alla användare har gått utbildningen, men de klarar av att svara på synpunkter i systemet ändå."

20. Vad tycker våra kunder? • Marie Göransson, Kävlinge kommun"Digital Fox har ett professionellt bemötande där de tar sig tid till att lyssna av och komma med synpunkter/förslag. Återkopplingen mellan fråga till svar har hela tiden varit mycket snabb vilket vi har uppskattat.De två främsta faktorerna till att vi valde just DF Respons var främst att systemet var användarvänligt samt att priset var bra."

21. Vad tycker våra kunder? • Ola Eknor, Markaryds kommun"Vi är mycket nöjda med samarbetet vi haft med Digital Fox. Programmet fungerar över förväntan och det har hela tiden blivit bättre och bättre. Bemötandet och servicen som vi fått från Digital Fox har också vida överträffat våra förväntningar."

22. Vad tycker våra kunder? • Göran Pettersson, Tjörns kommun"Tjörns kommun köpte från början in systemet DF Respons för att hantera kommunens synpunkter och klagomål. Efter att vi börjat arbeta i systemet insåg vi potentialen att kunna bygga ytterligare modeller för andra tillämpningar. DF Respons visade sig vara ett mycket kraftfullt verktyg för detta ändamål. Vi har idag utvecklat en väl fungerande ärendehantering för: avvikande händelser, barnolycksfall och VA-info. Vid skrivandets stund arbetar vi med att utveckla ytterligare modeller.En viktig förutsättning för att lyckas utveckla nya modeller är god lyhördhet från leverantören. Denna finns verkligen! Tack vare Digital Fox flexibilitet har vi fått våra krav väl uppfyllda och där med lyckats komma vidare i vårt utvecklingsarbete.”

23. Digital Fox AB • Kontakta oss för mer information: • Linus Grinsvall • http://www.digitalfox.se • Linus.grinsvall@digitalfox.se • 070-25 25 112 • Andreas Ernstad • Andreas.ernstad@digitalfox.se • 070-647 08 17